1. Trang chủ >
  2. Công Nghệ Thông Tin >
  3. Tin học văn phòng >

Thủ tục quản lý văn bản

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (537.05 KB, 181 trang )


3.3.3.Thủ tục chuyển sao văn bản
Văn bản trước khi phát hành phải được đánh số , ghi ngày tháng, đầy đủ chữ ký, con dấu; phải vào sổ theo dõi.
Khi chuyển văn bản phải gửi đúng tuyến, không gửi vượt cấp. Khơng được ghi ý kiến của mình vào văn bản của cấp dưới để chuyển
lên cấp trên, mà phải dùng Cơng văn hoặc Tờ trình để ghi ý của mình. Đối với văn bản chuyển ngang cấp hoặc cấp dưới nội bộ, có thể ghi ý kiến vào văn
bản bút phê nhưng phải ghi rõ ngày tháng, chức vụ, họ tên. Thủ tục chuyển văn bản áp dụng các ký hiệu sau:
+ Dấu khẩn: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc + Dấu mật: mật. tối mật, tuyệt mật
Dấu chỉ mức độ được đóng dưới phần trích yếu của văn bản. Dấu mật, khi chuyển đóng 2 bì thư.
Ngồi bì thứ hai ghi ký hiệu A - B - C A nghĩa là tuyệt mật: Chỉ có cá nhân người có trách nhiệm được biết.
B nghĩa là tối mật: Cá nhân, đơn vị có trách nhiệm được biết. C nghĩa là mật: Cá nhân, đơn vị có quan hệ cơng tác được biết.

3.3.4. Thủ tục quản lý văn bản


Công tác Công văn giấy tờ đóng một văn trò khơng nhỏ vào hoạt động quản lý ở một tổ chức, cơ quan.
Công văn, giấy tờ sau đây gọi tắt là “Công văn” được chia thành hai loại cơ bản sau:
+ Công văn, thư từ, tài liệu do cơ quan nhận được của các nơi khác gửi đến gọi tắt là “Công văn đến”
+ Công văn, tài liệu do cơ quan gửi cho nơi khác gọi tắt là “Công văn đi”. Những sổ sách ghi chép, những bản thảo các loại Công văn, những tài
liệu dùng trong nội bộ cơ quan gọi tắt là “giấy tờ của cơ quan”. Việc quản lý Công văn rong cơ quan được phân định như sau:
31
- Thủ trưởng chịu trách nhiệm giải quyết kịp thời các “Cơng văn đến” của các cơ quan.
-Thủ trưởng có thể ủy nhiệm cho cán bộ cấp dưới giải quyết một số loại Cơng văn.
- Mỗi cơ quan nói chung phải có một cán bộ phụ trách quản lý “ Công văn đi”, “Công văn đên” nhằm giúp thủ trưởng.
Quản lý “Công văn đi”, “Công văn đên” được quy định cụ thể như sau: - Đối với “Công văn đi”: kể từ lúc người có trách nhiệm đã ký, phải được
gửi đi ngay trong ngày Công văn được ký hoặc chậm nhất là ngày hôm sau. - Đối với “Công văn đến” : kể từ lúc người phụ trách tiếp nhận Công
văn của cơ quan đã ký nhận, phải được phân phối tới tay người có trách nhiệm nghiên cứu hoặc giải quyết trong thời hạn ngắn nhất.
Điều 11 trong điệu lệ công tác Công văn giấy tờ và lưu trữ đã đề rõ nguyên tắc: “Tất cả “ Công văn đi” do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan ký,
đều phải được chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó phòng hành chính xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trước khi đưa ký và gửi đi”.
Những cơng việc chính của cơng tác Cơng văn là: -Nhận và vào sổ “Công văn đến”
- Xem và phân phối “Công văn đến” - Theo dõi việc giải quyết Công văn
- Nghiên cứu Công văn - Khởi thảo Công văn
- Sửa chữa, dự thảo, duyệt bản thảo - Đánh máy Công văn, xem lại bản đánh máy
- Ký Công văn - Vào sổ và gửi “Công văn đi”
- Làm sổ ghi chép tài liệu - Làm các loại biên bản
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ. 32
Trên đây là những yêu cầu, quy định và nguyên tắc chung nhất cho công tác quản lý Công văn. Song thực tiễn cho thấy rằng, công tác quản lý
Cơng văn đòi hỏi một sự cụ thể, chi tiết hơn nhiều. Cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý Công văn không đơn giản chỉ làm đầy đủ thủ tục tiếp nhận Cơng
văn mà còn phải: - Phân loại Công văn Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Thông báo… để
tiện cho việc tra cứu. - Giao Công văn đúng đối tượng đơn vị, Đảng, cơng đồn, đồn thanh
niên… để tránh thất lạc. - Nắm mức độ khẩn về thời gian Công văn cần triển khai, thực hiện
ngay hay dài ngày. - Biết nội dung công tác mà Công văn yêu cầu Công văn yêu cầu triển
khai thực hiện chủ trương, Công văn yêu cầu báo cáo hay yêu cầu phối hợp… Số lượng Công văn mỗi một cơ quan tiếp nhận là rất lớn. Về nguyên
tắc, thủ trưởng phải chịu trách nhiệm về việc xử lý các loại Công văn. Song hiện tượng thủ trưởng bị “quá tải” trong công việc là rất phổ biến, và như vậy,
hiện tượng “chậm” thậm chí “sót” là có thể xảy ra. Để đảm bảo cơng tác Cơng văn có hiệu quả, cán bộ quản lý Công văn phải nắm chắc số lượng “Cơng văn
đến”, phải phân loại tỉ mỉ và có ghi chú rõ ràng cho từng loại Công văn như: - Công văn phải triển khai thực hiện
- Công văn yêu cầu trả lời - Công văn yêu cầu báo cáo
- Thời gian thực hiện, trả lời, báo cáo… Để giải quyết kịp thời Công văn, cán bộ quản lý Công văn ở địa vị cơ
sở nên lên kế hoạch cụ thể kế hoạch tuần, kế hoạch tháng cho việc giải quyết hệ thống Công văn. Thông qua kế hoach này, cán bộ quản lý văn bản
gián tiếp “nhắc ” cán bộ lãnh đạo có trách nhiệm “giải quyết” đúng hạn các loại Cơng văn theo thẩm quyền của mình.
33
Trong thực tế công tác, do tác phong qua loa tùy tiện mà khơng ít văn bản nhiều từ dùng sai, thậm chí có sự nhầm lẫn về thời gian thực hiện chương
trình kế hoạch mà khơng được phát hiện. Một số văn bản còn sai cả ký hiệu chức danh thẩm quyền ký gây ra hiểu lầm. Chẳng hạn phó giám đốc khi ký
khơng ký hiệu KT ký thay; phó hiệu trưởng khi ký văn bản lại soạn là : TL Hiệu trưởng…
3.4. Ngôn ngữ soạn thảo văn bản 3.4.1. Ngôn ngữ và văn phong

Xem Thêm
Tải bản đầy đủ (.doc) (181 trang)

×