1. Trang chủ >
  2. Công Nghệ Thông Tin >
  3. Tin học văn phòng >

4.2.4. địa danh, ngày tháng 4.2.6. trích yếu 4.2.7. nơi nhận

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (537.05 KB, 181 trang )


Phơng ; cỡ ; kiểu chữ [Vntime ; 13; Đứng]
Ví dụ: Số 52QĐ - UB
Số 01 QĐ - TCCB Chú ý:
1.Nếu văn bản khơng có tên loại Cơng văn thì phần số, ký hiệu văn bản được trình bày theo thứ tự: Phần số, tên cơ quan ban hành văn bản và
cuối cùng là tên đơn vị soạn thảo. Ví dụ: Số 01UB - VP
Số 900 VPCP - HC Số 05 KTQD -HCTH
2.Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì sau phần số là năm ban hành văn bản.
Ví dụ: Số 142003NĐ - CP
4.2.4. Phần địa danh, ngày tháng
Địa danh chính là nơi cơ quan đóng. Ngày, tháng, năm là thời điểm vào sổ, đăng ký phát hành. Phần địa
danh, ngày tháng ghi dưới tiêu ngữ, góc phải. Sau địa danh có dấu phẩy. Ví dụ : Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2008
Phông ; cỡ ; kiểu chữ [ Vntime ; 13; nghiêng]

4.2.5. Tên văn bản


Tên văn bản đặt dưới phần địa danh, ngày tháng, đặt ở giữa trang. Tên loại văn bản in hoa đậm.
Phông ; cỡ ; kiểu chữ [VntimeH ; 14 ; Đậm]
Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH CHỈ THỊ
THƠNG TƯ
43
4.2.6. Phần trích yếu
Trích yếu là câu văn ngắn gọn, tóm tắt chính xác, đầy đủ nội dung chính hoặc nêu mục đích của văn bản. Đối với văn bản có tên gọi, phần trích
yếu đặt dưới tên loại văn bản. Đối với Công văn, phần trích yếu đặt dưới phần số và ký hiệu Bắt đầu phần trích yếu có chữ vv về việc.
Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ vv ban hành Quy chế ghi nhãn hàng hóa lưu thơng trong nước và hàng
hóa xuất nhập khẩu
Trình bày phơng, cỡ chữ, kiểu chữ: . Phần trích yếu cho văn bản có tên [Vntime ; 14 ; Đậm]
. Phần trích yếu cho Công văn [Vntime ; 13 ; Đứng]
4.2.7. Phần nơi nhận
Nơi nhận ghi tên cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành văn bản. Tên cơ quan, cá nhân phối hợp thực hiện văn bản và tên cơ quan, cá nhân
để biết, để báo cáo, để theo dõi. Phần nơi nhận ghi ở cuối, góc trái và được trình bày theo kiểu gach đầu dòng.
Chú ý: 1.Phần nơi nhận cũng chính là số lượng phát hành văn bản.
2.Khơng nhầm giữa nơi nhận và nơi gửi. Nơi gửi ghi trên đầu văn bản, dưới địa danh ngày tháng áp dụng cho Cơng văn, văn bản khơng có tên loại.
1.Nơi nhận: Ghi thứ tự từ cấp trên đến cấp dưới 2.Riêng Quyết định ghi:
-Như điều…thường là điều cuối -Các cơ quan khác
-Lưu. 3.Phần nơi nhận thường ghi thêm mục đích vào bên cạnh tên cơ quan.
-…để báo cáo -…để phối hợp
44
-…để thực hiện Trình bày phơng chữ: cỡ chữ, kiểu chữ:
+ Hai chữ “Nơi nhận”: [Vntime ;12;Nghiêng - Đậm]
+ Các dòng dưới hai chữ “Nơi nhận”: [Vntime ; 11 ; Đứng]

4.2.8. Chữ ký và con dấu


+ Phần chữ ký Chữ ký thể hiện tính pháp lý của văn bản. Ký phải đúng thẩm quyền.
Thơng thường một văn bản chỉ có một chữ ký trừ văn bản liên tịch. Cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng, người ký ghi nhân danh cơ quan ban
hành văn bản. Cơ quan làm việc theo chế độ tập thể, qua bầu cử thì người ký phải thay mặt cơ quan đó.
Phân cấp thẩm quyền ký: -Thủ trưởng và phó thủ trưởng của đơn vị ký những văn bản có nội
dung quan trọng. -Cán bộ phụ trách dưới thủ trưởng cơ quan một cấp có thể được ủy
quyền ký một số văn bản thơng thường giao dịch. -Việc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản hoặc ghi trong Quy
chế làm việc của cơ quan. Các ký hiệu khi ký:
Nhân danh cơ quan ký Giám đốc
Ký tên - đóng dấu Cấp phó khi ký thay ghi ký hiệu KT ký thay
KT Giám đốc Phó Giám đốc
Ký tên - đóng dấu Cấp được ủy quyền ký phải ghi TL thừa lệnh
TL Giám đốc Trưởng phòng TCCB
45
Ký tên - đóng dấu Thay mặt cơ quan ký phải ghi TM thay mặt
TM Chính phủ Thủ tướng
Ký tên – đóng dấu Ngồi ra, đối với các trường hợp “ Quyền thủ trưởng” hoặc được thừa
ủy nhiệm của Thủ trưởng đề phải ghi rõ Q.Giám đốc
Ký tên - đóng dấu T U Q Giám đốc
Trưởng phòng HCTH Ký tên - đóng dấu
Chú ý: 1.Về mặt pháp lý, một văn bản do cấp trưởng, cấp phó, cấp được ủy
quyền ký, đều có giá trị như nhau. 2.Là sai nếu ghi như sau:
Phó Giám đốc Ký tên - đóng dấu
TL Giám đốc Phó phòng TCCB
3.Khi ký cần lưu ý các yếu tố sau: -Thẩm quyền ký
-Chức danh -Chữ ký
-Họ và tên 4.Cần tránh chồng chéo: Cấp phó ký mà cấp trưởng khơng biết.
Trình bày phơng ; cỡ ; kiểu chữ -Thể thức ký [Vntime ; 13; Đậm]
Ví dụ: TM Chính phủ
46
-Chức vụ người ký [Vntime ;14 ; Đậm]
Ví dụ: Thủ tướng Chính phủ
-Họ, tên người ký [Vntime ; 14; Đậm]
Ví dụ: Phan Văn Khải
+ Phần con dấu Theo Nghị định số 621993NĐ – CP, có 2 loại con dấu:
-Con dấu có hình quốc huy -Con dấu khơng có hình quốc huy
Các cơ quan được dùng con dấu co hình quốc huy chính phủ cũng đã có văn bản quy định cụ thể:
Điều 4: “Các cơ quan tỏ chức muốn khắc và sử dụng con dấu có biểu tượng riêng hoặc chữ nước ngoài phải được Bộ Nội vụ cho phép”.
Điều 10: “ Mỗi cơ quan tổ chức chỉ được dùng một con dấu loại giống nhau”.
Sử dụng con dấu: Sau khi được ký tên, đóng dấu vào văn bản để thể hiện tính hợp pháp
và tính xác thực của văn bản. Khi đóng dấu, chú ý đóng ngay ngắn để bảo đảm tính nghiêm túc của văn bản; đóng dấu trùm lên 13 phía trái cảu chữ ký.
Theo quy định, mực dấu đóng trên các văn bản quản lý Nhà nước có màu đỏ tươi. Chỉ cần đóng dấu lên văn bản sau khi đã có chữ ký cảu thẩm quyền. Cần
lưu ý: con dấu thể hiện tính pháp lý và tính quyền lực, do vậy phải cẩn trọng trong việc quản lý con dấu.
Ở một số cơ quan như Bộ, ủy ban nhân dân có văn phòng với con dấu riêng thì phải xác định rõ trường hợp dùng con dấu Bộ, UBND hoặc dấu văn
phòng cho chính xác theo đúng chức năng và thẩm quyền. Chẳng hạn văn bản của UBND mà đóng dấu văn phòng hay ngược lại là khơng đúng.
Nếu trong đơn vị có Ban hay Hội đồng mà khơng có dấu riêng thì khơng nên để tên các Ban, Hội đồng này là tên cơ quan ban hành văn bản.
+ Con dấu chỉ mức độ:
7c 47
Văn bản quản lý Nhà nước trong một số trường hợp được đóng thêm dấu ghi mức độ bí mật và khẩn cấp của văn bản.Các dấu này được đóng ở góc
trên bên trái, dưới chỗ ghi trích yếu của Cơng văn. Có 3 mức độ chỉ sự bí mật: Mật – tối mật – tuyệt mật
Có 3 mức độ chỉ sự khẩn cấp: Khuẩn – thượng khẩn – hỏa tốc -Dấu “mật” : Quy định cá nhân, đơn vị quan hệ cơng tác được biết.
Ngồi bì tư có ký hiệu chữ “C” -Dấu “tối mật”: Quy định các nhân, đơn vị có trách nhiệm được biết.
Ngồi bì thư có ký hiệu chữ “B”. -Dấu “tuyệt mật”: Quy định chỉ cá nhân, người có trách nhiệm được
biết. Ngồi bì thư có ký hiệu chữ “A”. Khi gửi tài liệu mật, khơng gửi chung trong một phong bì với tài liệu
thường phải vào sổ “tài liệu mật” riêng. Tài liệu “mật” ngồi bì đóng dấu chữ “C” in hoa, nét đậm. Khơng đóng
dấu “mật” chữ “mật” đóng lên văn bản. Tài liệu “tuyệt mật, tối mật” phải giữ bằng 2 phong bì. Bì trong: ghi rõ
số, ký hiệu của văn bản, tên người nhận, đóng dấu mức độ mật. Nếu tài liệu tuyệt mật thì đóng dấu: “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Bì ngồi: ghi
như gửi tài liệu thường, đóng dấu chữ “A” nếu là tài liệu tuyệt mật, chứ “B” nếu là tài liệu tối mật Không đóng dấu “tuyệt mật, tối mật”.
Ghi chú: + Phần nội dung văn bản được trình bày theo phơng, cỡ , kiểu chữ là :
[Vntime ; 14 ; đứng] + Chỉ mức độ mật, được trình bày : [Vntime ; 13; đâm]
+ Chỉ mức độ khẩn, được trình bà: [Vntime ; 13 ; đậm]
7c 48
Mẫu 2
MẪU TRÌNH BÀY CƠNG VĂN Kết cấu
Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm
5a 4
1
2
3
5b
10a 9a
10b 12
6
9b 13
7a
7c 8
14
11
20-25mm
49
30-35 mm 15-20mm
Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung cơng văn hành chính
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số
điện thoại, số Telex, số Fax ================
50

CHƯƠNG V VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VÀ CÁCH SOẠN THẢO


Xem Thêm
Tải bản đầy đủ (.doc) (181 trang)

×