1. Trang chủ >
  2. Công Nghệ Thông Tin >
  3. Tin học văn phòng >

Soạn thảo Biên bản Soạn thảo Diễn văn hội nghị

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (537.05 KB, 181 trang )


6.4. Soạn thảo Biên bản


Khái niệm Biên bản Biên bản là loại văn bản ghi chép lại một sự việc, một hoạt động theo
đúng thời gian, không gian, trạng thái mà sự việc, hành động diễn ra. Biên bản hội nghị có tác dụng miêu tả diễn biến, ghi lại các ý kiến, ghi lại các kết
luận, quyết định của hội nghị. Trong quản lý Nhà nước, Biên bản còn là cơ sở pháp lý để cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền ban hành Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thống báo trong quá trình điều hành quản lý Nhà nước.
Yêu cầu của Biên bản Biên bản phải ghi nhận lại sự việc một cách đầy đủ, chính xác, trung
thực và khách quan. Người lập Biên bản, ở chừng mực nào đó, là người có thẩm quyền và chịu trách nhiệm trước pháp luật khi lập Biên bản.
Loại Biên bản: -Biên bản ghi lại sự kiện, sự cố
-Biên bản bàn giao, nghiệm thu, kiểm kê tài sản -Biên bản hội nghị.
91

6.5. Soạn thảo Diễn văn hội nghị


Khái niệm về diễn văn Diễn văn không phải là văn bản quản lý Nhà nước. Diễn văn là bài phát
biểu mang tính nghi thức, do cấp trên hay thủ trưởng cơ quan đọc hoặc nói. Diễn văn biểu thị ý tưởng của nười nói, tác giả chuyển đến người nghe
đối tượng tình cảm, tư tưởng, nhận định, đánh giá hoạt động của đơn vị, phong trào, giai đoạn… và vạch hướng chỉ đạo.
Vai trò của Diễn văn Như đã nói ở trên, diễn văn về mặt chính thức khơng phải là Chỉ thị,
khơng phải văn bản quản lý của cấp trên đối với cấp dưới. Song thực tế diễn văn lại có vai trò, trong một số trường hợp nào đó, như là một sự chỉ đạo, một
Chỉ thị, một tháo gỡ cho cấp dưới. Yêu cầu đối với diễn văn
Xuất phát từ thực tiễn, một nhà quản lý phải nắm được “thuật diễn thuyết”. Quản lý về bản chất mà nói là làm việc với con người và thông qua
con người mà đạt được mục tiêu quản lý của mình. Nói một cách ngắn gọn là : Quản lý, thực ra là bảo người khác làm theo ý mình. Mà đọc diễn văn và
thông qua diễn văn, nàh quản lý truyền đạt ý tưởng, thu hút lôi cuốn đối tượng nhận thức được ý tưởng và hành động để đạt mục tiêu quản lý.
Nhà lãnh đạo, với vị trí của mình, trước hết là người đứng đầu hệ thống, người đại diện cao nhất cho mọi lợi ích của hệ thống, và như vậy trong
hoạt động quản lý, người lãnh đạo phải thể hiện mình khơng chỉ là một nhà chính trị, nhà chun mơn mà còn phải là một nhà giáo dục, nhà tâm lý, luôn
là trung tâm thu hút mọi người. Một trong những điều kiện để đánh giá thể hiện sự thu hút là thông qua các bài phát biểu, thơng qua những cuộc diễn
thuyết trong tình huống cụ thể. Để làm được công tác tư tưởng, nhà quản lý pahỉ am hiểu tâm lý con
người, trong công việc không cứng nhắc, khô khan bởi nhà quản lý muốn dẫn
92
dụ con người đến với cái hay, cái đẹp, cái đúng, cái chân, cái thiện, phải cảm hóa, làm cho họ tâm đắc mà hướng theo.
Khi phát biểu diễn thuyết, điều trước tiên phải thu hút được người nghe. Thu hút bằng cách nào?
-Hãy qua giọng nói mà thu hút người nghe. Giọng nói là “tiếng vọng” của tâm hồn. Hãy nói say sưa, tự tâm. Lúc
cần, giọng sẽ phải lên bổng, xuống trầm, lúc gay gắt, lúc đầy vẻ thông cảm lắng đọng thiết tha.
-Hãy đừng ngần ngại sử dụng các động tác, các cử chỉ như: ánh mắt, vung tay, lắc mình. Nét mặt biến thái theo tình tiết lời nói… sẽ giúp người
“diễn thuyết” thu hút được khán giả theo ý mình Hãy qua nét mặt mà người nghe nhận thấy buồn –vui- lên án.
-Hãy cho họ thật qua các ví dụ sống động. Sự thật khơng cần nói nhiều, chỉ cần nêu và đánh giá
-Hãy làm cho người nghe phải cười, thậm chí những tràng cười kèm theo tiếng vỗ tay.
Hãy tìm cách diễn đạt thật dí dỏm: đơn giản cũng được dí dỏm hóa, phức tạp cũng phải được dí dỏm hóa.
-Hãy đừng diễn đạt đơn điệu Kho từ ngữ rất phong phú đa dạng vì vậy đừng ngại điểm thơ ca, nên chịu khó
dùng thành ngữ. Nếu tất cả các ý của bài phát biểu đều được xuất phát băng thành ngữ thì còn gì bằng.
-Hãy đừng nói dài Người ta phê rằng: Nói dài là nói dai và sẽ nói dại. Cố gắng diễn đạt
thật có trọng tâm, chọn vài vấn đề, tránh lan man dàn trải. -Hãy để cho người nghe soi thấy bóng mình trong bài phát biểu.
Điều này là cần thiết, bởi lẽ thành tích của đơn vị khơng chỉ do lãnh đạo, không chỉ do những nhân tố tích cự tạo ra mà do tất cả mọi thành viên
93
của tập thể tạo thành. Nói đến lợi ích hãy đề cập đến cả ba loại lợi ích: Cá nhân, tập thể và Nhà nước
-Hãy đừng “chê” quá gay gắt. Có “phê”, bởi “phê” để tìm ra bài học. Song hãy cố gắng tạo ra khơng
khí động viên, phấn khích vì khung cảnh ở đây là hội nghị. Thực tế soạn và đọc diễn văn là công việc không dễ dàng chút nào.
Khó khăn ở chỗ người quản lý phải: -Có trình độ ngơn ngữ, văn học nhất định
-Nắm tâm lý đối tượng cụ thể -Có năng khiếu về “ăn nói” ở mức độ nào đó
Và như vậy, để “diễn thuyểt” thành công, nhà quản lý cần phải tậo trung vào những khía cạnh sau:
-Xác định được đối tượng đối tượng thuộc lứa tuổi, nghề nghiệp, trình độ, chun mơn, giới, địa vị xã hội…
-Đánh giá được mức độ trang trọng của hội nghị nhiều quan chức tới dự, hội nghị đơng người, phòng họp được bài trí trang trọng…
-Xác định thời lượng đọc diễn văn nắm được điều này để chọn lượng thơng tin, cách trình bày phù hợp
-Xác định trọng tâm của vấn đề mà hội nghị đề cập. Bố cục của bài diễn văn
-Phần mở đầu: Nêu ý nghĩa, vai trò của vấn đề sẽ đề cập: tỏ lời chào mứng.
-Phần nội dung: Nêu quá trình thực hiện, q trình phát triển, kết quả, thành tích nổi bật của đơn vị. Biểu tượng khen ngợi những vấn đề, nhân tố
mới. Nêu khó khăn, tồn tại cần khắc phục. -Phần kết thúc: Biển hiện sợ động viên, bày tỏ sự cảm ơn và kêu gọi sự
hợp tác.
94

6.6. Soạn thảo Báo cáo


Xem Thêm
Tải bản đầy đủ (.doc) (181 trang)

×