Giải pháp I: Tiếp tục hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 :

I.2. Nghiên cứu và vận dụng kinh nghiệm của các doanh nghiệp, tổ chức

đã áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.

Việc áp dụng ISO 9001: 2000 vào hoạt động quản lý chất lợng tại hầu hết các

doanh nghiệp đang còn là rất mới mẻ, do đó Công ty rất cần nghiên cứu kinh

nghiệm của các doanh nghiệp đi trớc. Thực tế đã chứng minh: việc học hỏi kinh

nghiệm của các doanh nghiệp rất có ích không chỉ trong lĩnh vực quản lý chất lợng

mà cả trong hoạt động sản xuất xây dựng của Công ty. Qua kinh nghiệm học hỏi

đợc Công ty có thể chia sẽ những thành công để áp dụng có hiệu quả tiêu chuẩn này

vào quản lý chất lợng tại Công ty, đồng thời thấy đợc những hạn chế và họ đã dùng

biện pháp gì để khắc phục nhằm vận dụng linh hoạt những biện pháp này trong việc

khắc phục nhợc điểm của Công ty nếu Công ty mắc phải những hạn chế tơng tự.

Qua nghiên cứu và tổng kết kinh nghiệm áp dụng tại một số Công ty, có những

kinh nghiệm sau có thể sẽ giúp ích cho Công ty trong việc xây dựng mô hình quản

lý chất lợng của mình :

Thứ nhất, Lãnh đạo các Công ty luôn chỉ đạo các hoạt động sát với chính

sách chất lợng đã công bố. Đặc biệt, sự cam kết chắc chắn và lòng quyết tâm của

lãnh đạo sẽ là yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy sự thành công.

Thứ hai, Các Công ty đều biết tập trung nguồn lực phù hợp với hệ thống:

+ Duy trì máy móc thiết bị, phơng tiện phù hợp cho quá trình sản xuất

+ Đảm bảo chất lợng nguyên liệu, vật t đầu vào một cách đều đặn thờng

xuyên.

Thực hiện việc đánh giá, lựa chọn nhà thầu phụ một cách bài bản để đảm bảo

chất lợng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.

- Chuẩn bị tốt nguồn nhân lực bằng việc tổ chức tốt việc huấn luyện, đào tạo

nâng cao tay nghề, kiến thức quản lý cho toàn thể CBCNV. Có chiến lợc đào tạo và

sử dụng nguồn nhân lực một cách đúng đắn, sáng tạo.

- Không ngừng nâng cao trình độ cho các chuyên gia đánh giá chất lợng nội

bộ.

Thứ ba, Lập kế hoạch và tổ chức tốt việc đánh giá chất lợng nội bộ theo

hiện trạng của tổ chức.

Thứ t, Thực hiện và kiểm soát chặt chẽ các hành động khắc phục, phòng

ngừa, tránh sai sót xảy ra trong toàn bộ quá trình hoạt động.

Thứ năm, Tổ chức họp điều hành hàng tuần để giải quyết các vấn đề còn

tồn tại của hệ thống. Đây là công việc rất quan trọng mà các Công ty đã duy trì đợc.

Vì việc giải quyết các vấn đề tồn tại sẽ đợc cấp lãnh đạo cao nhất xem xét giải

quyết sớm và triệt để.

Để duy trì hệ thống, các Công ty đều tiến hành giải quyết tốt một số vấn đề:



61



+ Thực hiện đúng lịch trình đánh giá, giám sát sau khi đợc chứng nhận. Theo

tiến trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, tổ chức cấp giấy chứng nhận sẽ tiến

hành đánh giá giám sát 6 tháng một lần để đánh giá lại hệ thống, xem xét hệ thống

còn thực sự hoạt động và còn phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 mà Công ty

chứng nhận hay không.

+ Chủ động mời cơ quan đánh giá chất lợng hệ thống theo đúng lịch trình đã

đề ra. Muốn vậy, các Công ty phải làm tốt các khâu chuẩn bị các điều kiện và chủ

động mời bên tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá hệ thống của mình.

I.3. Xem xét tính hiệu lực của hệ thống qua các kỳ đánh giá chất lợng nội

bộ.

Thông qua các kỳ đánh giá chất lợng nội bộ, tính hiệu lực của hệ thống sẽ đợc kiểm tra, xem xét lại. Có thể coi việc kiểm tra này nh một cuộc kiểm toán nội bộ

đối với hiệu năng của hệ thống quản lý chất lợng trong Công ty.

Các cuộc đánh giá nội bộ đợc tiến hành theo kế hoạch đã đề ra, thờng là giữa

các kỳ đánh giá giám sát của cơ quan chứng nhận nhằm tìm ra những sai sót của hệ

thống nhằm khắc phục kịp thời trớc kỳ đánh giá giám sát để duy trì đợc chứng chỉ

ISO 9001: 2000. Ngoài ra có thể tổ chức các cuộc đánh giá bất thờng cũng nhằm

xem xét tính hiệu lực của hệ thống để thực hiện một số các yêu cầu cần thiết nh:

+ Khi có nhu cầu cần thiết lập mối quan hệ hợp đồng và do bên đối tác yêu

cầu có cuộc đánh giá nội bộ để họ có đợc bản kết quả đánh giá (hoặc có thể họ có

đại diện trong đoàn đánh giá), từ đó có thể tạo ra sự tin tởng của khách hàng đối với

hệ thống quản lý chất lợng của Công ty (tuy nhiên điều này còn tuỳ thuộc vào kết

quả đánh giá).

+ Khi trong Công ty có sự thay đổi đáng kể về c cấu tổ chức, nhân lực mà sự

thay đổi đó có ảnh hởng đến hệ thống chất lợng. Việc tổ chức đánh giá nội bộ lúc

này nhằm đánh giá hiệu quả của sự thay đổi đó có đạt yêu cầu và mục đích đã đề ra

hay không.

+ Khi độ an toàn, tính năng sử dụng và độ tin cậy của sản phẩm đang có nguy

cơ hoặc bị nghi ngờ là không phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật, không đúng theo thiết

kế. Việc đánh giá lúc này vừa đảm bảo đợc khả năng kiểm soát chất lợng sản phẩm

đồng thời đánh giá hiệu quả của hoạt động của hệ thống quản lý chất lợng trong một

giai đoạn nhất định.

Các cuộc đánh giá nên tiến hành một cách bất thờng, nh vậy sẽ đảm bảo tính

khách quan hơn hiệu qủa hoạt động của hệ thống. Tuy nhiên, vẫn cần thiết phải đảm

bảo đầy đủ các thủ tục của quy trình đánh giá chất lợng nội bộ: cần bổ nhiệm trởng

ban đánh giá, các thành viên trong đoàn đánh giá, phạm vi đánh giá, các biên bản

cần thiết của cuộc đánh giá.



62



2. Giải pháp II:Nâng cao hiểu biết và ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân

viên trong Công ty.

II.1. Tổ chức các lớp học về ISO 9001: 2000 cho CBCNV trong Công ty.

Việc tổ chức các lớp học về ISO 9001: 2000 nhằm nâng cao trình độ của

CBCNV Công ty khi thực hiện công việc đồng thời để nhắc nhở, nâng cao hiểu biết

và ý thức tốt hơn về hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 của

Công ty. Nội dung của các bài giảng cho các lớp học không chỉ nhằm giới thiệu

chung về tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 mà còn nhằm giới thiệu ngày càng sâu hơn,

rộng hơn về hệ thống văn bản ISO 9001: 2000 của Công ty. Bởi vì bộ tiêu chuẩn ISO

9001: 2000 khi ban hành chỉ có các yêu cầu chung, rất ngắn gọn, nhng khi đợc xây

dựng thành hệ thống văn bản của Công ty thì đó thực sự là một công trình đợc tập

thể ban lãnh đạo và ban chỉ đạo ISO 9001: 2000 biên soạn, với rất nhiều hớng dẫn

thực hiện, các biểu mẫu mà mọi ngời khó có thể biết hết và thực hiện hoàn toàn

đúng. Tuy nhiên cũng tuỳ theo từng loại hình lớp học mà cần bố trí, sắp xếp nội

dung cho phù hợp.

+ Đối với những lớp học ngắn ngày (thờng là một hoặc hai buổi làm việc),

đối tợng đợc đào tạo là công nhân trực tiếp sản xuất hoặc nhân viên một số phòng

ban nghiệp vụ thì nên có nội dung ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu, chủ yếu mang tính

tuyên truyền phổ biến nhằm nâng cao ý thức cho ngời lao động.

+ Đối với những lớp học dài ngày hơn, đối tợng đào tạo là các chuyên gia

đánh giá chất lợng nội bộ, các thành viên trong hệ thống quản lý chất lợng, cán bộ

phụ trách các phòng ban, các xởng sản xuất thì nội dung đào tạo sâu rộng hơn để

ngời đợc đào tạo hiểu biết sâu sắc hơn về hệ thống quản lý chất lợng.

+ Ngoài ra nên có những buối học mang tính chuyên đề cho từng bộ phận

sản xuất, nghiệp vụ để có điều kiện giải thích sâu hơn về các quy trình trong hệ

thống văn bản của ISO 9001: 2000 đang đợc thực hiện tại Công ty. Đặc biệt là các

quy trình, hớng dẫn, biểu mẫu, có liên quan đến đơn vị đó.

Những lớp đào tạo này nên tổ chức thờng xuyên, định kỳ, ngời phụ trách

giảng dạy có thể là các cán bộ phụ trách hệ thống quản lý chất lợng của Công ty, cán

bộ phụ trách các đơn vị trong Công ty, cũng có thể là các chuyên gia về một lĩnh vực

nghiệp vụ có liên quan đến quá trình sản xuất của Công ty.

Kết thúc mỗi khoá học cần có bài kiểm tra, đánh giá kết quả học tập của các

học viên, bài kiểm tra cũng tuỳ theo loại hình lớp học mà có nội dung kiểm tra thích

hợp. Có thể dùng bài kiểm tra viết hoặc trắc nghiệm kết hợp cả câu hỏi đóng và câu

hỏi mở.

II.2. Tăng cờng hành động của lãnh đạo Công ty.

ISO 9001: 2000 coi trách nhiệm về chất lợng đầu tiên và cao nhất thuộc về

lãnh đạo. Lãnh đạo cần ý thức đợc rằng việc xây dựng hệ thống chất lợng phù hợp



63



với ISO 9000: 2000 nói chung và với ISO 9001: 2000 nói riêng thực sự là một cuộc

cách mạng trong nếp quản lý của lãnh đạo. Quá trình này đòi hỏi sự quyết tâm và nỗ

lực toàn Công ty, trớc hết là sự quan tâm và cam kết của lãnh đạo. Qua thực tế áp

dụng và kinh nghiệm của các chuyên gia đều khẳng định. Sự quan tâm, quyết tâm và

hiểu biết của lãnh đạo về ISO 9001: 2000 là yếu tố có tầm quyết định cao nhất cho

việc áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 tại các doanh nghiệp. Tất nhiên

đó mới chỉ là yếu tố cần nhng cha đủ, mà còn cần hàng loạt các yếu tố hỗ trợ quan

trọng khác.

Nh vậy, trong việc áp dụng mô hình quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO

9001: 2000, hành động của lãnh đạo có tính chất quyết định đến việc áp dụng mô

hình ấy có thành công hay không. Qua những phân tích ở trên có thể nhận định rằng

thành công của lãnh đạo cha đáp ứng đợc với cam kết của mình. Điều này phần nào

do ảnh hởng của mô hình kiểm tra chất lợng sản phẩm để lại, tức là lãnh đạo vẫn có

quan niệm mọi vấn đề chất lợng đều thuộc về nhân viên kiểm tra chất lợng và chất lợng sản phẩm của họ thấp chủ yếu là do công nhân thiếu ý thức về chất lợng, thiếu

sự hiểu biết về trình độ sản xuất và non kém tay nghề. Song thực ra, đây là những

ngời nằm ngoài quá trình sản xuất nên không phát hiện đợc nguyên nhân sai hỏng

để giải quyết tận gốc và triệt để các sai hỏng và để công nhân thực sự làm tốt việc

của mình, các nhà quản lý trớc hết cần hoàn thành đợc quá trình đào tạo, huấn luyện

cho công nhân. Cụ thể họ cần:

- Hớng dẫn đầy đủ cho công nhân về quy trình sử dụng thiết bị.

- Hớng dẫn và huấn luyện cho họ ý thức tiến hành công việc.

Mặt khác, họ cần đề ra các biện pháp để nắm bắt đợc kết quả công việc của

những ngời thợ trực tiếp sản xuất, đồng thời đa ra các biện pháp điều chỉnh thiết bị

hoặc quá trình sản xuất khi phát hiện những điều bất hợp lý. Thực tế, những công

nhân trong Công ty cha đợc trang bị đầy đủ những điều kiện cần thiết để thực hiện

và hoàn thành các nhiệm vụ đợc giao, và vì vậy Công ty thay vì tìm đợc ngời chịu

trách nhiệm, tìm ngời đổ lỗi nh trớc đây nên tập trung vào kiểm tra và khắc phục

những vấn đề tồn tại trong công tác quản lý của mình. Đó là định hớng chung cho

công tác quản lý và để áp dụng hiệu quả mô hình quản lý chất lợng tại Công ty, công

tác quản lý nói chung và lãnh đạo cao nhất nói riêng cần giải quyết tốt những vấn

đề sau:

+ Tăng cờng hoạt động kiểm tra, đôn đốc, giám sát hiệu quả việc chấp hành

các quy trình của Công ty thông qua việc xây dựng hệ thống văn bản phù hợp và xây

dựng các phép đo lờng và phân tích dữ liệu để xác định hiệu quả hoạt động của

Công ty và tìm kiếm biện pháp cải tiến liên tục.

+ Lãnh đạo cần xác định, phân bổ trách nhiệm và quyền hạn hợp lý cho các

vị trí chuyên môn. Tất cả mọi ngời đều đợc trao những trách nhiệm và quyền hạn

nhất định để có thể hỗ trợ cho việc đạt đợc các mục tiêu chất lợng. Phân bổ trách



64