Quy trình khai thác

bh43b thành nên quỹ bảo hiểm dùng để chi trả, bồi thờng, thanh toán cho các chi phí
khác, tạo lợi nhuận cho Công ty.

1.1. Quy trình khai thác

Lu đồ quy trình khai thác nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới đợc thể hiện ở Phụ lục 1, bao gồm các bớc sau:
B ớc 1
: Tiếp thị, nhận đề nghị bảo hiểm.
- Khai thác viên có nhiệm vụ thờng xuyên tiếp xúc với khách hàng, gửi hoặc trao đổi các thông tin nhằm giới thiệu về công ty, về các nghiệp vụ bảo
hiểm và đáp ứng nhu cầu bảo hiểm của khách hàng.
- Khai thác viên chủ động khai thác nguồn tin từ khách hàng hoặc qua các cơ quan quản lý, đại lý, môi giới, cơ quan thông tin đại chúng, tìm cách
gặp gỡ trực tiếp với những ngời chịu trách nhiệm chính trong doanh nghiệp về việc thu xếp bảo hiểm xe cơ giới để t vấn cho khách hàng lựa chọn loại hình
bảo hiểm phù hợp.
- Nhận đề nghị bảo hiểm trực tiếp từ khách hàng, thông qua đại lý hoặc môi giới. Đề nghị này có thể bằng văn bản hoặc bằng các hình thức khác.
B ớc 2
: Thu nhập, phân tích thông tin, điều tra rủi ro.
Sau khi thu thập đợc các thông tin về khách hàng, khai thác viên cần: - Phân tích các thông tin:
+ Ngành nghề và lĩnh vực hoạt động, kinh doanh, khả năng tài chính của khách hàng, tình trạng nợ phí của khách hàng.
+ Yêu cầu của khách hàngvề dịch vụ đang khai thác số xe tham gia bảo hiểm, mục đích sử dụng, chủng loại, tình trạng xe, phạm vi vận chuyển, phạm
vi bảo hiểm, điều kiện điều khoản, mức trách nhiệm bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, phơng thức thanh toán, phơng thức bồi thờng .
+ Trớc đây đã tham gia bảo hiểm cha? Nếu có, đã tham gia bảo hiểm
với công ty bảo hiểm nào? lý do tham gia tại PTI. + Tình hình tổn thất trớc đây.
43
bh43b Kết quả của các phân tích này sẽ là cơ sở để quyết định triển khai các b-
ớc tiếp theo. - Điều tra rủi ro: Khai thác viên đánh giá, điều tra rủi ro trên cơ së xem
xÐt. + Thêi gian sư dơng cđa xe.
+ TÇn suất và thời gian hoạt động của xe. + Phạm vi hoạt động của xe.
+ Chủng loại hàng hoá, cách thức vận chuyển hàng hoánếu có - Trong trờng hợp cần thiết, đối với các đối tợng bảo hiểm phức tạp hoặc
có khả năng xảy ra tổn thất lớn thì phải tổ chức giám định đánh giá, điều tra rủi ro hoặc thuê các cơ quan chức năng chuyên môn giám định.
B ớc 3
: Xem xét phân cấp.
Trên cơ sở kết quả phân tích các thông tin có liên quan ở bớc 2, khai thác viên và lãnh đạo Đơn vị đánh giá quy mô và mức độ phức tạp của dịch vụ,
đối chiếu với quy định về phân cấp khai thác để xác định các bớc tiến hành tiếp theo.
- Trờng hợp dịch vụ bảo hiểm thuộc quyền phân cấp, đơn vị thực hiện b- ớc tiếp theo nh bớc 4.
- Trờng hợp dịch vụ bảo hiểm không thuộc quyền phân cấp, đơn vị thực hiện bớc tiếp theo nh bớc 2.
B ớc 4
: Chào phí bảo hiểm. - Lên phơng án chào phí bảo hiểm.
+ Khai thác viên lập phơng án căn cứ vào: Nhu cầu bảo hiểm của khách hàng.
Lịch sử tổn thất. Tình hình cạnh tranh và xu hớng của thị trờng.
Kết quả điều tra, đánh giá rủi ro và biên bản giám định điều tra rủi ro.
44
bh43b + Để có phơng án bảo hiểm gửi cho khách hàng, khai thác viên cần:
Bàn bạc thảo luận với khách hàng để đa ra các ý kiến t vấn
về quản lý rủi ro, đề phòng hạn chế tổn thất trong trờng hợp cần thiêt.
Lựa chọn điều kiện, điều khoản bảo hiểm thích. Nên đa ra
nhiều phơng án để khách hàng lựa chọn và t vấn hớng dẫn khách hàng thực hiện.
Tính phí theo các điều kiện, điều khoản tơng ứng.
- Chào phí và đàm phán.
+ Khai thác viên thực hiện chào phí bảo hiểm với khách hàng. Việc chào phí bảo hiểm có thể thông qua từng bớc tuỳ theo tình huống khai thác
hoặc yêu cầu của khách hàng:
Chào phí qua điện thoại.
Gặp gỡ chào trực tiếp.
Bằng văn bản: Fax, email, hoặc chuyển văn bản bằng các phơng tiện
khác.
+ Nội dung chính của bản chào phí:
Tên, địa chỉ của ngời đợc bảo hiểm.
Đối tợng bảo hiểm.
Phạm vi bảo hiểm.
Thời hạn bảo hiểm.
Số tiền bảo hiểm, phí bảo hiểm, điều kiện thanh toán phí.
Các quy tắc, điều kiện, điều khoản bảo hiểm dự kiến sẽ áp dụng
Thời hạn hiệu lực của bản chào phí.
45
bh43b + Đàm phán: việc đàm phán có thể đợc thực hiện trớc, cùng lúc hoặc
sau khi chào bảo hiểm cho khách hàng. Quá trình này có thể đợc lặp đi lặp lại nhiều lần cho đến khi khách hàng xem xét chấp thuận hoặc từ chối.
B ớc 5
: Theo dõi sự chấp nhận của khách hàng.
- Tiếp tục bám sát khách hàng để nhận đợc các thông tin phản hồi về bản chào phí.
- Nếu khách hàng cần thêm thông tin và có yêu cầu khác, khai thác viên xem xét khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Trong trờng hợp đon
vị khai thác không đủ thẩm quyền giải quyết các yêu cầu của khách hàng thì báo cáo Công ty để có phơng án trả lời cho khách hàng.
B ớc 6
: Tiếp nhận yêu cầu bảo hiểm chính thức từ khách hàng.
- Khi khách hàng chấp thuận một phơng án đã đàm phán, khai thác viên nhận yêu cầu bảo hiểm chính thức từ khách hàng. Yêu cầu bảo hiểm này có
thể là giấy yêu cầu bảo hiểm theo mẫu của PTI hoặc các hình thức khác đợc quy định cụ thĨ theo híng dÉn khai th¸c cđa tõng nghiƯp vơ.
- Khi nhận đợc giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng, khai thác viên cần kiểm tra lại các nội dung trên giấy yêu cầu bảo hiểm. Nếu phát hiện còn
sai sót hoặc cha phù hợp, khai thác viên đề nghị khách hàng tự sửa và hoàn chỉnh lại. Giấy yêu cầu bảo hiểm phải có chữ ký của ngời có thẩm quyền, tr-
ờng hợp pháp nhân phải có thêm con dấu.
B ớc 7
: Phát hành hợp đồng bảo hiểm, chuyển giao cho khách hàng và lập hồ sơ lu.
- Khai thác viên tiến hành soạn thảo, trình ký hợp đồng bảo hiểm. Nội dung hợp đồng phải tuân thủ theo nội dung bản chào phí và các thoả thuận đã
đàm phán.
- Phát hành hợp đồng bảo hiểm theo hớng dẫn khai thác nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới.
- Chuyển giao hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng và các bộ phận liên quan theo quy định của công ty.
- Lu hồ sơ: lu bộ hồ sơ khai thác đầy đủ.
46
bh43b
B ớc 8
: Theo dõi việc thực hiện hợp ®ång.
- Thu phÝ vµ theo dâi thu phÝ. + Thu phí: Yêu cầu khách hàng thanh toán phí bảo hiểm đồng thời với
việc chuyển giao hợp đồngbảo hiểm cho khách hàng. Phí bảo hiểm có thể trả theo các hình thức:
Tiền mặt, séc.
Chuyển khoản.
Đối trừ.

Việc thu phí phải đợc thực hiện theo quy định thu chi tài chính của công ty.
+ Theo dõi thu phí và tình hình nợ đọng phí của khách hàng.
Khai thác viên phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán phí bảo hiểm.
Việc gia hạn thanh toán phí bảo hiểm và chấp nhận nợ phí đợc thực
hiện theo quy định của công ty.
- Theo dõi thực hiện hợp đồng. Sau khi phát hành và chuyển giao hợp đồng cho khách hàng, khai thác
viên tiếp tục theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng. + Quản lý hợp đồng:
Đối với hợp đồng bảo hiểm dới phân cấp: Khai thác viên lu 1 bộ hồ
sơ khai thác đầy đủ tai đơn vị.
Đối với hợp đồng bảo hiểm trên phân cấp: Các đơn vị gửi về phòng
Quản lý nghiệp vụ công ty 1 bộ hồ sơ khai thách đầy đủ bản sao.
+ Trong trờng hợp hợp đồng bảo hiểm phát sinh có sai xót hoặc khi khách hàng có những thay đổi hợp lý, cần phải tiến hành sửa đổi bổ sung hợp
dồng bảo hiểm bằng giâý sửa đổi bổ sung. Việc phát hành văn bản sửa đổi bổ sung đợc tiến hành nh phát hành hợp đồng bảo hiểm.
47
bh43b + Trờng hợp khách hàng yêu cầu hoàn phí hoặc trong 2 bên yêu cầu huỷ
đơn, khai thác viên thực hiện theo đúng quy định của công ty. + Quản lý rủi ro và đề phòng hạn chế tổn thất: tiếp tục theo dõi quản lý
hợp đồng, rủi ro nhận bảo hiểm. Tiến hành thực hiện đề phòng hạn chế tổn thất theo các quy định của công ty.
+ Theo dõi để bổ sung các thông tin có liên quan vào lý lịch khách hàng.
1.2. Kết quả khai thác bảo hiểm vật chất xe cơ giới và TNDS của chủ xe đối với ngời thứ ba
Khác với các loại sản phẩm khác, sản phẩm bảo hiểm là sản phẩm dịch vụ đặc biệt bởi nó chỉ là sự cam kết của Công ty PTI Hải Phòng với ngêi tham
giangêi mua vỊ viƯc båi thêng hay tr¶ tiỊn bảo hiểm cho những tổn thất thuộc phạm vi bảo hiểm. Nh vậy, bảo hiểm là sản phẩm vô hình mà cả ngời
bán và ngời mua không thể cảm nhận đợc hình dáng, kích thớc, màu sắc,...
Hơn nữa sản phẩm bảo hiểm là sản phẩm không mong đợi bởi Công ty PTI Hải Phòng không mong đợi sự kiện bảo hiểm xảy ra để phải bồi thờng và
ngời tham gia bảo hiểm cũng không mong đợi sự kiện bảo hiểm xảy ra với mình để đợc nhận tiền bảo hiểm, họ mua bảo hiểm chỉ mong có một tấm lá
chắn cho mình trong lúc không may gặp phải rủi ro.
Bởi vậy, việc khai thác bảo hiểm rất khác so với việc khai thác các sản phẩm thông thờng khác.
Trớc hết, cần nghiên cứu thị trờng nhằm mục đích xác định nhu cầu trên thực tế của thị trờng, khả năng của khách hàng, xu hớng của thị trờng trong
thời gian tới cũng nh các đối thủ đang cạnh tranh với Công ty PTI Hải Phòng trên thị trờng để có biện pháp thích hợp cho việc khai thác vừa đảm bảo hiệu
quả cao và với chi phí thấp.
Việc nghiên cứu thị trờng bao gồm: - Xác định số lợng xe cơ giới trên địa bàn Hải Phòng, và một số tỉnh lân
cận nh Hải Dơng, Quảng Ninh cùng số xe đã tham gia bảo hiểm nhằm xem
xét tiềm năng của Công ty mình có thể khai thác đợc bao nhiêu.
48
bh43b - Xác định mức sống của dân c trong khu vực là cao hay thấp để xác
định mức trách nhiệm bảo hiểm nhằm đa ra biểu phí phù hợp với khả năng tài chính của khách hàng cũng nh đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.
- Xác định mức độ nhận thức của dân c về bảo hiểm để có kế hoạch tuyên truyền quảng cáo, một mặt đa các thông tin cần thiết về sản phẩm đến
cho khách hàng, mặt khác nâng cao nhận thức, tầm quan trọngcủa việc tham gia bảo hiểm xe cơ giới cho ngời dân.
- Xem xét trên thị trờng hiện có bao nhiêu Công ty bảo hiểm ?,cùng chiến lợc khuyếch trơng của họ để đa ra đối sách thích hợp nhằm đảm bảo
chiếm đợc thị phần lớn và kinh doanh có hiệu quả.
Để tiến hành khai thác có 2 cách chủ yếu:
- Trực tiếp: Ngời bảo hiểm trực tiếp đa sản phẩm đến tay ngời mua
thông qua cán bộ trực tiếp làm việc tại Công ty PTI Hải Phòng. Theo cách này, khách hàng có nhu cầu tham gia bảo hiểm sẽ đến trực tiếp Công ty PTI Hải
Phòng để mua bảo hiểm. Nh vậy Công ty có thể trực tiếp tìm hiểu nhu cầu của khách hàng cũng nh mức phí a chuộng, mặt khác cung cấp các thông tin cần
thiết cho khách hàng. Tuy nhiên cách khai thác này trên thực tế thờng chỉ đợc số lợng nhỏ. Do đó ngời ta thờng sử dụng cách thứ 2.
- Gián tiếp: Thông qua môi giới hoặc đại lý. Môi giới bảo hiểm là một
cá nhân hay tổ chức thực hiện hoạt động cung cấp thông tin, t vấn cho bên mua bảo hiểm về sản phẩm bảo hiểm, điều kiƯn b¶o hiĨm, møc phÝ b¶o hiĨm, doanh
nghiƯp b¶o hiĨm và các công việc liên quan đến việc đàm phán, thu xếp và thực hiện hợp đồng bảo hiểm theo yêu cầu của bên mua bảo hiểm. Đối với
nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới hiện nay ở PTI Hải Phòng chủ yếu thông qua mạng lới đại lý. Đại lý bảo hiểm là một cá nhân hay tổ chức đợc doanh nghiệp
bảo hiểm uỷ quyền trên cơ sở hợp đồng đại lý để tiến hành mời chào, bán bảo hiểm, thu xếp ký kết hợp đồng bảo hiểm, thu phí bảo hiểm nhân danh doanh
nghiệp bảo hiểm. Với mạng lới chân rết, đại lý có thể đem sản phẩm tới tận tay khách hàng tại các cơ quan, doanh nghiệp hay có thể là tại gia đình tạo nên sự
thuận tiện cho khách hàng khi muốn tham gia bảo hiểm. Qua các năm hoạt động, hiện nay Công ty đã có một đội ngũ đại lý có trình độ, thủ tục tham gia
bảo hiểm ngày càng đợc đơn giản hoá, tạo điều kiên thuận lợi cho khách hàng.
49
bh43b Một điểm đáng quan tâm khi khai thác bảo hiểm xe cơ giới khác với các
loại hình bảo hiểm khác đó là: Trên cùng một xe cơ giới có thể triển khai cùng một lúc các nghiệp vụ bảo hiểm khác nhau. Do vậy, để đảm bảo quyền lợi cho
khách hàng cũng nh đạt hiệu quả khai thác cao, các khai thác viên của PTI Hải Phòng cần thuyết phục khách hàng tham gia nhiều nghiệp vụ bảo hiểm. Làm
nh vậy một mặt giảm đợc các chi phí khai thác trên một đầu xe, mặt khác công tác giải quyết bồi thờng về sau cũng đợc dễ dàng hơn, tránh việc tổn thất do tai
nạn của khách hàng nằm ngoài phạm vi bảo hiểm.
Muốn vậy, các khai thác viên của PTI Hải Phòng cần giải thích cho khách hàng về phạm vi, trách nhiệm của nhà bảo hiểm trong mỗi nghiệp vụ,
qua đó nêu ra các lợi ích khác nhau của viƯc tham gia b¶o hiĨm trong tõng nghiƯp vơ. Tõ đó tự bản thân khách hàng thấy đợc quyền lợi của mình và sẽ
nảy sinh nhu cầu tham gia tất cả các nghiệp vụ bảo hiểm.
Trong những năm gần đây, nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới đang từng bớc đạt đợc những kết quả đáng khích lệ. Số lợng đầu xe tham gia bảo hiểm cũng
nh doanh thu phí bảo hiểm không ngừng gia tăng trong các năm. Điều đó đợc thể hiện qua số liệu bảng 3:
Bảng 3: Tình hình khai thác bảo hiểm xe cơ giới tại PTI Hải Phòng
50
bh43b
giai đoạn 2001-2004
Chỉ tiêu Đơn vị
Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
Số xe thực tế lu hành Chiếc
121. 056 162.852
195.249 213.738
- xe máy Chiếc
110.651 151.815
183.357 201.182
- ôtô ChiÕc
10.405 11.037
11.892 12.556
Sè xe tham gia b¶o hiĨm ChiÕc
982 2.313
5.275 8.055
- xe máy Chiếc
- 108
2.174 3.892
- ôtô Chiếc
982 2.205
3.101 4.163
Doanh thu phí bảo hiểm Tr.đồng
757 1.411
2.620 3.980
- xe máy Tr.đồng
- 12
182 314
- ôtô Tr.đồng
757 1.399
2.438 3.666
Tỷ lệ xe tham gia BH 0,81
1,42 2,70
3,77 - xe máy
- 0,07
1,18 1,93
- ôtô 9,44
19,98 26,08
33,15 Tốc độ tăng xe tham gia
- 135,53
128,06 52,70
- xe máy -
- 1912,96
79,02 - ôtô
- 124,54
40,63 34,25
Tốc độ tăng doanh thu -
86,39 85,68
51,90 - xe máy
- -
1416,67 72,53
- ôtô -
84,81 74,27
50,37
Nguồn: Báo cáo tổng kết cuối năm Công ty PTI Hải Phòng Qua bảng ta thấy tỷ lệ tham gia bảo hiểm tăng dần qua các năm, đối với
xe ôtô, trong năm 2001 tỷ lệ xe ôtô tham gia bảo hiểm là 9,44, sang đến năm 2002 tỷ lệ này tăng lên là 19,98 đến năm 2003 tỷ lệ xe ôtô tham gia bảo
hiểm lại tăng lên 26,08 và năm 2004 tăng là 33,15. Trong năm 2005, PTI Hải Phòng cần phải có các biện pháp hiệu quả để thu hút thêm số lợng xe tham
gia bảo hiểm cả ở trong ngành lẫn ngoài ngành. Riêng đối với xe máy, trong năm 2002, tỷ lệ xe máy tham gia bảo hiểm đạt 0,07. Sang năm 2003, tỷ lệ xe
máy tham gia bảo hiểm đạt 1,18 và năm 2004 tỷ lệ này đạt 1,93. Tuy đây là nghiệp vụ bảo hiểm quan trọng nhng số lợng xe máy tham gia còn rất thấp
do trên địa bàn Hải Phòng các Công ty bảo hiểm ra đời sớm hơn đã chiếm thị phần quá lớn nh Bảo Việt, PJICO, Cho nên, trong năm 2005 PTI Hải Phòng
51
bh43b cần phải tích cực hơn trong công tác khai thác và đồng thời phải có sự phối
hợp chặt chẽ với cơ quan công an để kiểm soát tốt số lợng đầu xe tham gia bảo hiểm.
Trong năm 2003, tốc độ tăng trởng của xe máy tham gia bảo hiểm đạt 1912,96 so với năm 2002, điều này cho thấy tốc độ tăng là rất cao nhng thực
chất nó chỉ khẳng định bắt đầu từ năm 2003 mọi ngời mới biết đến PTI Hải Phòng và lúc này PTI Hải Phòng mới thực sự chiếm thị phần trong việc bán
bảo hiểm cho xe máy. Sang năm 2004, tốc độ tăng trởng đạt thêm 79,02 đây là kết quả đáng khích lệ vì năm 2004 là năm trên địa bàn Hải Phòng các Công
ty bảo hiểm cạnh tranh với PTI Hải Phòng tập trung khai thác bảo hiểm TNDS của xe máy rất mạnh. Mục tiêu của PTI Hải Phòng trong năm 2005 này sẽ phải
cố gắng nhiều hơn nữa nhằm chiếm đợc thị phần khả quan trong khai thác bảo hiểm TNDS đối với xe máy trên địa bàn Công ty hoạt động.
Đối với xe ôtô trong năm 2002, tốc độ tăng trởng của xe ôtô tham gia bảo hiểm đạt 124,54 so với năm 2001. Sang năm 2003, tốc độ tăng trởng đạt
40,63, tới năm 2004 tốc độ này là 34,25 đây là tốc độ cha đợc khả quan. Cũng có thể nhận thấy tốc độ tăng trởng của xe ôtô tham gia bảo hiểm qua các
năm bao giờ cũng nhỏ hơn tốc độ tăng trởng của xe máy, điều này là do số l- ợng xe ôtô lu hành có tốc độ tăng chậm hơn nhiều so với xe máy. Ta thấy tốc
độ tăng trởng xe ôtô tại PTI Hải Phòng ngày càng giảm, điều này chứng tỏ số lợng xe ôtô trong ngành đã tham gia bảo hiểm gần hết còn số lợng xe ôtô
ngoài ngành tham gia bảo hiểm còn hạn chế. Thị trờng bảo hiểm ôtô còn rất lớn, trong năm 2005 PTI Hải Phòng sẽ cần tăng cờng công tác khai thác hơn
nữa để đạt mức tăng trởng khả quan hơn.
Doanh thu phí nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới qua các năm cũng có tăng đáng kể. Đối với xe máy, doanh thu năm 2002 là 12 triệu đồng, năm 2003
doanh thu đạt 182 triệu đồng tăng 1416,67 so với năm 2002, đến năm 2004 tăng lên 314 triệu đồng, tăng 72,53 so với năm 2003. Đối với xe ôtô, năm
2001 doanh thu đạt 757 triệu đồng, sang năm 2002 đạt 1.399 triệu đồng, tăng 84,81 so với năm 2001. Năm 2003 đạt 2.438 triệu đồng, tăng 74,27 so với
năm 2002. Năm 2004 đạt 3.666 triệu đồng, tăng 50,37 so với năm 2003. Doanh thu phí bảo hiểm gốc của nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới đã góp phần
không nhỏ vào việc tăng tổng doanh thu của Công ty, tuy tốc độ tăng doanh
52
bh43b thu qua các năm có phần giảm sút song đó là thực tế khi mà thị trờng bảo hiểm
xe cơ giới tại Hải Phòng ngày càng phát triển nhng cạnh tranh giữa các Công ty bảo hiểm lại quá khắc nghiệt, trên địa bàn trớc đã có các Công ty bảo hiểm
lớn đã và đang hoạt động, đồng thời chiếm thị phần lớn từ lâu . Điều khích lệ đối với PTI Hải Phòng, một Công ty mới tham gia vào thị trờng bảo hiểm nhng
doanh thu cũng đã có tăng qua các năm.

1.3. Công tác thu phí bảo hiểm