Phương pháp tính theo mức sản phẩm Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm Phương pháp tính theo mức của sản phẩm tương tự Hồn thiện bộ máy đảm nhiệm cơng tác hậu cần vật tư

tư là hàng hóa nên nhu cầu vật tư cũng có những đặc điểm của nhu cầu hàng hóa nói chung. Tuy vậy vật tư hàng hóa cơng nghiệp khác nhau căn bản với
hàng hóa tiêu dùng cá nhân ở cơng dụng của nó.

1.2.1.2 Phương pháp xác định nhu cầu vật tư

Nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp được xác định theo 4 phương pháp sau :
Thứ nhất phương pháp trực tiếp
:
Theo phương pháp này việc xác định nhu cầu dựa vào mức tiêu dùng vật tư và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Phương pháp này có 4 cách tính :

a. Phương pháp tính theo mức sản phẩm

: Nhu cầu được tính bằng cách lấy mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm nhân với số lượng sản phẩm sản xuất.
Cơng thức : N
sx
=
∑
Q
sf
m
sf
Trong đó: N
sf
: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ Q
sf
: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch M
sf
: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm

b. Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm

: Nhu cầu được tính bằng cách tổng cộng tính giữa mức tiêu dùng vật tư cho 1 chi tiết sản
phẩm nhân với số lượng chi tiết sản phẩm Công thức :
N
ct
=
∑
Q
ct
m
ct
Trong đó : N
ct
: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kỳ Q
ct
: Số lượng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kỳ kế hoạch. M
ct
: Mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm .
10

c.Phương pháp tính theo mức của sản phẩm tương tự

: Áp dụng phương pháp này trong trường hợp, kỳ kế hoạch doanh nghiệp dự định sản xuất
trong những sản phẩm mới nhưng sản phẩm này chưa có mức sử dụng vật tư. Cơng thức :
N
sx
= Q
sf
m
tt
K Trong đó :
N
sx
: Nhu cầu vật tư dung để sản xuất sản phẩm trong kỳ. Q
sf
: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. M
tt
: Mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự. K: Hệ số điều giữa hai loại sản phẩm .

d. Phương pháp tính theo mức của sản phẩm đại diện

: cách tính này áp dụng cho trường hợp sản phẩm sản xuất có nhiều cỡ loại khác nhau
nhưng khi lập kế hoạch vật tư chưa có kế hoạch sản xuất cho từng cỡ loại cụ thể mà chỉ có tổng số chung.
Cơng thức : N
sx
= Q
sf
m
dd
Trong đó : N
sx
: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ. Q
sf
: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. m
dd
: Mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện. Trong đó: m
dd
được chọn dựa vào mức bình qn m
bq
. Cơng thức :
m
bq
=
∑ ∑
Kj Kj
j m .
Trong đó : m
j
: Mức tiêu dùng vật tư của loại sản phẩm thứ i. K
j
: Tỉ trọng loại sản phẩm thứ I trong tổng số.
11
Thứ hai phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phần chế tạo sản phẩm
Nhiều loại sản phẩm như sản phẩm của ngành công nghiệp thực phẩm, sản phẩm đúc, sản phẩm bê tông … được sản xuất từ nhiều loại nguyên, vật
liệu khác nhau. Với những sản phẩm thuộc loại này thì nhu cầu được xác định theo ba bước:
Bước 1: Xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Cơng thức:
N
t
=
∑
Q
i
H
i
Trong đó : N
t
: Nhu cầu vật tư để thực hiện KH tiêu thụ sản phẩm trong kỳ kế hoạch. Q
i
: Khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ. H
i
: Trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i. Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính
đến tổn thất trong q trình sử dụng. Cơng thức :
N
vt
=
K Nt
Trong đó : N
vt
: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch. K: Hệ số thu thành phẩm
Bước 3: Xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hóa N
i
= N
vt
h
i
Trong đó: Nhu cầu vật tư thứ i
Tỉ lệ của loại vật tư thứ i
12
Thứ ba phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng
Theo phương pháp này nhu cầu được tính theo công thức như sau: N
sx
=
T Pvt
Trong đó: P
vt
: Nhu cầu hàng hóa cần có cho sử dụng T: Thời hạn sử dụng
Thứ tư là phương pháp tính theo hệ số biến động
Theo phương pháp này để tính nhu cầu vật tư cần dựa vào thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch,
phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư, từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo, cụ thể theo cơng thức :
N
sx
= N
bc
T
sx
H
tk
Trong đó : N
bc
: Số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo T
sx
: Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch H
tk
: Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo

1.2.2 Lập kế hoạch

1.2.2.1 Khái niệm:

Lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó.
Lập kế hoạch hậu cần vật tư bảo đảm cho sản xuất ở doanh nghiệp là toàn bộ những hoạt động diễn ra hàng ngày của phòng quản trị vật tư nhằm
đảm bảo đầy đủ kịp thời và đồng bộ vật tư cho sản xuất. Khi có kế hoạch, doanh nghiệp sẽ sử dụng tốt hơn và hợp lý hơn nguồn vật tư kỹ thuật của
mình. Là cơng cụ đắc lực trong việc phối hợp sử dụng các nguồn vật tư. Giảm được sự chồng chéo, lãng phí trong q trình sản xuất kinh doanh. Kế hoạch
13
góp phần nâng cao năng suất lao động và trình độ kỹ thuật của sản xuất, từ đó tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

1.2.2.2 Kế hoạch vật tư quý:

Để lập được kế hoạch quý, người lập kế hoạch cần phải có đầy đủ các tài liệu về kế hoạch sản xuất quý, định mức tiêu hao vật tư cho từng sản phẩm
sản xuất trong quý, tồn kho thực tế, lượng vật tư dự kiến nhập và xuất từ thời điểm lập kế hoạch cho tới cuối quý, dự trữ cuối quý.
Có thể lập kế hoạch bảo đảm vật tư trong quý theo biểu sau :
T ên
và qui
c ác
h vậ
t t ư
Đ ơn
vị tí
nh Đ
ơn gi
á Nhu cầu trong quý
Nguồn vật tư Giá trị thành tiền
mua vật tư
C ho
sả n
xuấ t s
ản phẩ
m
C ho
xâ y
dự ng
C ác
nhu cầ
u khá
c Cho dự
trữ
N gà
y H
iệ n
vậ t
C ộng
nhu cầ
u
T ồn
đầ u
quý
Đ ộng
vi ên
ti ềm
lự c
nội bộ
M ua
the o
đặ t hà
ng Trong đó
chia theo các tháng
I II
III T
rong quý
Chia theo các tháng
I II
III
1 2
3 4
5 6
7 8
9 10
11 12
13 14
15 1
6 1
7 1
8 19

1.2.2.3 Kế hoạch hậu cần vật tư tháng:

Đối với nhiều quy cách vật tư, phòng kinh doanh chỉ cần lập kế hoạch hậu cần vật tư trong quý và theo dõi thực hiện kế hoạch đó. Còn đối với những vật
tư chính thì phòng kinh doanh phải lập kế hoạch hậu cần vật tư tháng. Kế hoạch hậu cần vật tư tháng khác với kế hoạch vật tư quý ở chỗ có các cuộc phản ánh
thừa thiếu vật tư và những biện pháp giải quyết thừa thiếu đó.
14
Kế hoạch hậu cần vật tư tháng
Tên và quy
cách vật tư
Đơn vị
tính Nhu
cầu trong
tháng Nguồn vật tư
Kết quả
Tổng số
Tồn kho
đàu kỳ
Chỉ tiêu
mua trong
tháng Tháng
trước chuyển
sang Thiếu hụt
Dư quá mức Số
lượng Biện
pháp giải
quyết Số
lượng Biện
pháp giải
quyết 1
2 3
4 5
6 7
8 9
10 11

1.2.3 Tổ chức mua sắm vật tư và những vấn đề liên quan

Tổ chức quá trình mua vật tư: Quá trình mua

1.2.3.1 Xác định nhu cầu

Đối với các doanh nghiệp, việc xác định nhu cầu vật tư là do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận khác có liên quan.
Trình tự xác định nhu cầu vật tư bao gồm những bước công việc sau đây: Một là: Giai đoạn chuẩn bị, trong giai đoạn này cần phải thực hiện các
công việc sau: nghiên cứu và thu thập thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất, chuẩn bị các phương án sản xuất kinh doanh, rà soát và bổ sung hệ
thống chỉ tiêu mức tiêu dùng vật tư. Hai là: Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch và
lượng vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp. Lượng tồn kho đầu kỳ được thường được tính theo phương pháp ước tính
O
đk
= O
tt
+ N
h
- X Trong đó:
O
đk
: Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch. O
tt
: Tồn kho thực tế tịa thời điểm lập kế hoạch.
15 Xác định
nhu cầu Tìm và lựa
chọn nhà cung ứng
Thương lượng và
đặt hàng Theo dõi
đặt hàng và nhận
hàng
Đánh giá những kết
quả
Không thỏa mãn Thỏa mãn
N
h
: Lượng vật tư ước nhập kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch. X: Lượng vật tư ước xuất ta kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch.
Ba là: Giai đoạn tính tốn các loại nhu cầu vật tư của doanh nghiệp. Đây là giai đoạn quan trọng, là cơ sở để xác định lượng vật tư cần mua về cho
doanh nghiệp. Bốn là: Xác định số lượng vật tư cần phải mua về, lượng vật tư cần mua
về cho doanh nghiệp được tính theo phương pháp cân đối, nghĩa là:
∑
ij
N =
∑
ij
P Trong đó:
∑
ij
N : Tổng nhu cầu về loại vật tư thứ i nhằm thỏa mãn mục đích j của doanh nghiệp.
∑
ij
P : Tổng các nguồn về loại vật tư i được đáp ứng bằng nguồn j

1.2.3.2 Tìm và lựa chọn nhà cung ứng

Về tìm kiếm nhà cung ứng : Có nhiều nguồn thơng tin để tìm kiếm nhà cung ứng, như thơng qua các trang vàng trong danh bạ điện thoại, hội chợ
triển lãm, đại diện thương mại, phụ trương gập và catalô. Về lựa chọn người cung ứng : Thông qua các tiêu chuẩn như chất lượng,
giá cả, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý mà doanh nghiệp lựa chọn người cung ứng. Việc đánh giá đơn vị cung ứng có thể thực hiện theo phương
pháp cho điểm với mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp.

1.2.3.3 Thương lượng và đặt hàng

Thương lượng: Là giai đoạn quan trọng của quá trình mua. Những mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là :
- Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật các sản phẩm độ dung sai sản phẩm, độ bền và phương tiện kiểm tra.
- Xác định giá cả
16
- Xác định hình thức trả tiền - Điều kiện giao hàng .
- Thời hạn giao hàng và hình phạt khi giao hàng chậm. Đặt hàng : Là một hành động pháp lý của người mua với người cung
ứng. Tài liệu này được soạn thảo thành nhiều bản, hai bản cho người cung ứng, một bản phục vụ cho việc nhận đơn hàng, một bản cho bộ phận dịch vụ
kế toán, một bản cho cửa hàng kiểm tra việc nhận hàng và một bản sau cùng lưu ở bộ phận dịch vụ mua hàng. Đơn đặt hàng là tài liệu giao dịch mang tính
hợp đồng. Cho nên điều quan trọng là văn bản này phải thật rõ ràng và không được sai và có thể hiểu sai

1.2.3.4 Tổ chức chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp và tiếp nhận vật tư

Tổ chức chyển đưa vật tư về doanh nghiệp: tùy thuộc vào từng doanh nghiệp có thể nhận hàng tại kho của nhà cung ứng và tự chuyển vật tư về kho
của mình hay nhận hàng tại kho của doanh nghiệp mình. Tiếp nhận vật tư về cả số lượng và chất lượng:
Vật tư chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho phải qua khâu tiếp nhận về số lượng, chất lượng và hóa đơn. Mục đích của việc tiếp nhận là kiểm
tra số lượng và chất lượng vật tư cũng như xác định rõ trách nhiệm của những đơn vị và những người có liên quan đến lơ hàng nhập. Việc tổ chức tiếp nhận,
bảo quản và giao hàng ở kho doanh nghiệp thường được tiến hành theo một quy trình và cơng nghệ nhất định.
Hình thức kiểm tra hàng hóa về số lượng : - Giao nhận hàng bằng trọng lượng, số lượng, thể tích thì cân, đong, đo, đếm.
- Giao nhận theo hầm đối với xà lan, tàu thủy, nguyên toa đối với tàu hỏa thì khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển, chủ hàng phải liêm phong cặp chì toa
trước mặt người phụ trách phương tiện vận tải. Khi trả hàng, nếu dấu niêm phong vẫn nguyên vẹn thì doanh nghiệp khơng phải kiểm tra tỷ mỉ về số lượng vật tư.
17
- Nếu giao nhận theo mớn nước thì căn cứ vào dấu vạch trên phương tiện để xác định số lượng vật tư.
Kiểm tra chất lượng vật tư : Được tiến hành với mức độ khác nhau tùy thuộc vào tính chất lý, hóa của từng loại vật tư.
Các phương pháp kiểm tra khác nhau có thể cho ta những kết quả khác nhau cho nên cần phải thống nhất hàng hóa nhận chở theo phương pháp nào
thì khi giao hàng cũng theo phương pháp ấy. Điều đó cũng phải quy định thống nhất trong các hợp đồng vận chuyển, mua bán.
Nếu khi kiểm tra số lượng và chất lượng xong thấy không phù hợp với các chứng từ đi kèm theo hàng thì phải lập biên bản kiểm nghiệm. Đây là cơ
sở pháp lý để giải quyết những tranh chấp sau này trong mua bán hàng hóa.

1.2.4 Dự trữ và bảo quản vật tư

Khái niệm: Dự trữ là sự ngưng đọng tạm thời của sản phẩm hàng hóa xã hội trong q trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng, được giữ lại để bán
và tiêu dùng sau này. Trong quá trình vận động của mình, vật tư hàng hóa chuyển từ lĩnh vực
sản xuất sang lĩnh vực lưu thông và từ lưu thông lại quay về sản xuất, tạo nên sự tuần hoàn của sản phẩm hàng hóa. Do vậy,theo đặc điểm và q trình chu
chuyển hàng hóa dự trữ chia thành dự trữ lưu thông và dự trữ sản xuất.

1.2.4.1 Khái niệm dự trữ sản xuất:

Dự trữ sản xuất là tất cả các tư liệu sản xuất đã ở hoặc thuộc về đơn vị sản xuất, đang chờ đợi để bước vào quá trình sản xuất. Dự trữ sản xuất bảo
đảm cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục không bị gián đoạn.

1.2.4.2 Các bộ phận cấu thành dự trữ sản xuất:

Dự trữ sản xuất bao gồm ba bộ phận : Dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm và dự trữ chuẩn bị.
18
Dự trữ thường xuyên: dùng để đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệp được tiến hành liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau. Dự trữ này có đặc
điểm là đại lượng của nó biến động từ tối đa đến tối thiểu, đạt tối đa khi nhập lô hàng mới, tối thiểu khi bắt đầu nhập lô hàng mới vào.
Dự trữ bảo hiểm cần thiết cho các trường hợp sau đây: + Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch.
+ Lượng vật tư nhập thực tế ít hơn so với mức dự kiến trong khi chu kỳ cung ứng và tiêu dùng bình quân ngày đêm vẫn không đổi.
+ Chu kỳ cung ứng thực tế dài hơn trong lúc lượng hàng cung ứng và mức tiêu dùng bình quân ngày đêm như trước.
Dự trữ chuẩn bị: Tất cả các loại vật tư khi về đến doanh nghiệp và trước khi đưa vào sử dụng trong doanh nghiệp, đều phải được sơ chế mới có thể sử
dụng được như phân loại, ghép đồng bộ vật tư, sàng lọc, ngâm tẩm, sấy khô, pha cắt đập nhỏ và những sơ chế vật tư khác, trước khi đưa vào tiêu dùng sản
xuất thì cần có thời gian chuẩn bị do đó cần phải tính dự trữ chuẩn bị.

1.2.4.3 Định mức dự trữ sản xuất

Định mức dự trữ sản xuất là sự quy định đại lượng vật tư tối đa phải có theo kế hoạch, để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành được liên tục và đều đặn.
Sau đây là phương pháp tính tốn các bộ phận hợp thành dự trữ sản xuất. a. Phương pháp định mức dự trữ thường xuyên
Dự trữ thường xuyên tối đa, tuyệt đối tính theo cơng thức: D
thx max =
m.t Trong đó:
D
thx max
: Đại lượng dự trữ thường xuyên tối đa tính theo hiện vật m: Mức tiêu dùng vật tư bình quân một ngày đêm
Dự trữ thường xun cũng có thể tính theo lượng hàng đặt mua một lần. Vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là: với chỉ tiêu mua sắm vật tư đã được
19
xác định, phải đặt mua một lần là bao nhiêu để cho chí phí thu mua, vận chuyển và bảo quản lơ hàng đó đạt mức thấp nhất. Ta ký hiệu:
N: nhu cầu trong năm về loại vật tư tính dự trữ. C: tồn bộ chi phí cho lơ hàng.
C
1
: phần chi phí thu mua. C
2
: chi phí bảo quản một đơn vị hàng dự trữ trong năm, chi phí này có thể tính bằng so với giá trị hàng dự trữ tính trung bình trong một năm.
D: lượng hàng đặt mua trong một lần. g: đơn giá mua.
Yêu cầu đặt ra là: C = C
1
D N
+ g N + C
2
2 D
min Vi phân phương trình theo D và cho bằng 0 ta có:
b. Phương pháp định mức dự trữ bảo hiểm Dự trữ bảo hiểm tương đối có hai phương pháp tính:
Phương pháp 1: căn cứ vào thời gian cần thiết để khôi phục lại dự trữ thường xuyên sử dụng hết, trước khi nhập lơ hàng mới về doanh nghiệp để
tính dự trữ. Trong trường hợp đó dự trữ được tính theo cơng thức: t
bh =
t
1
+ t
2
+ t
3
Trong đó: t
1
- Thời gian cần thiết cho doanh nghiệp chuẩn bị lô hàng xuất gấp theo yêu cầu của khách hàng.
t
2
- Thời gian hàng trên đường . t
3
- Thời gian cần thiết để doanh nghiệp sản xuất tiếp nhận hàng và chuẩn bị đưa vào sản xuất.
20
Phương pháp 2 : Dựa vào các số liệu cung ứng thực tế cho kỳ báo cáo, rút ra những lần có chu kỳ cung ứng thực tế lớn hơn chu kỳ cung ứng bình
quân, cộng các kết quả lại rồi chia cho số lần lệch, theo công thức: Chênh lệch cao hơn chu kỳ cung ứng bình qn
n Trong đó: n là số lần chênh lệch cao hơn.
c. Phương pháp định mức dự trữ chuẩn bị Để tính dự trữ chuẩn bị người ta dựa vào thời gian cần thiết để chuẩn bị
vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất mà xác định. Đại lượng dự trữ sản xuất tuyệt đối bằng tổng dự trữ thường xuyên, dự
trữ bảo hiểm,dự trữ chuẩn bị đặc biệt: D
sản xuất
= D
th;x
+ D
b;h
+ D
ch’b
Hoặc: D
sản xuất
= m t
th;x
+ t
b;h
+ t
ch’b
Định mức dự trữ sản xuất theo danh mục vật tư tổng hợp gọi là định mức dự trữ tổng hợp tính theo chỉ tiêu tuyệt đối, bằng tổng các định mức dự
trữ cụ thể tuyệt đối. Còn chỉ tiêu tương đối ngày của định mức tổng hợp tính bằng cách chia chỉ tiêu tuyệt đối của định mức tổng hợp cho mức tiêu dùng
vật tư bình quân trong một ngày đêm của các chủng loại, quy cách vật tư cụ thể trong loại hoặc nhóm vật tư tổng hợp.

1.2.5 Cấp phát vật tư

Các nội dung của công tác cấp phát vật tư: - Lập hạn mức cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng.
- Lập các chứng từ cấp phát vật tư. - Tổ chức giao vật tư cho các đơn vị nội bộ.
- Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư.

1.2.5.1 Lập hạn mức cấp phát vật tư

21
∑
T
bh
=
Hạn mức cấp phát vật tư là lượng vật tư tối đa quy định cấp cho phân xưởng trong một thời hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ sản xuất được giao.
Hạn mức cấp phát vật tư được tính theo cơng thức sau: H = N
t.ph
± N
t.ch.ph
+ D – O Trong đó:
H: hạn mức cấp phát vật tư, tính theo đơn vị hiện vật. N
t.ph
: nhu cầu vật tư cho sản xuất thành phẩm. N
t.ch.ph
: nhu cầu vật tư cho thay đổi tại chế phẩm sản phẩm dở dang . D: nhu cầu vật tư cho dự trữ ở phân xưởng.
O: tồn kho đầu kỳ.
1.2.5.2 Lập chứng từ cấp phát vật tư
Sau khi lập hạn mức vật tư, cán bộ hậu cần vật tư tiến hành lập chứng từ cấp phát vật tư. Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng hai loại chứng từ
cấp phát vật tư sau:
Mẫu số 02 – VT Đơn vị:………
Địa chỉ:……...
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày… tháng… năm…
Mẫu số 02- VT
Ban hành theo quyết định số 186-TCCDDKT
ngày1431995 của Bộ Tài Chính
Nợ: …………. Có: ………….
Họ tên người nhận hàng:..................địa chỉ bộ phận............................... Lý do xuất kho:............................................................................................
Xuất tại kho:.................................................................................................
22
STT Tên, nhãn hiệu quy
cách phẩm chất vật tư sản phẩm,
hàng hóa Mã số
Đơn vị tính
Số lượng Yêu
cầu Thực
xuất Đơn
giá Thành
tiền A
B C
D 1
2 3
4 Cộng
x x
x x
x X
Xuất ngày….. tháng….. năm……. Phụ trách bộ
phận sử dụng Phụ trách
cung tiêu Người nhận
Ký, họ tên Thủ kho
Ký, họ tên Ký, họ tên
Ký, họ tên
Mẫu số 04 – VT Đơn vị:………….
Địa chỉ:…………. Mẫu số 04 – VT
Ban hành theo Quyết định số 186- TCCĐK
ngày 1431995 của Bộ Tài Chính
Số: ……………….. PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Ngày … tháng … năm …….. Nợ: ……….
Có: ………..
23
S T
T Tên, nhãn
hiệu quy cách
phẩm chất vật
tư sản phẩm,
hàng hóa Mã
số Đơn
vị tính
Hạn mức
được duyệt
trong tháng
Số lượng
Ngày Ngày Ngày Cộng Đơn
giá Thành
tiền
A B
C D
1 2
3 4
5 6
7 Cộng
x x
X x
x x
x x
X
Người nhận ký Xuất ngày …. Tháng … năm…….
Phụ trách bộ phận sử dụng
Ký, họ tên Phụ trách cung tiêu
Ký, họ tên Thủ kho
Ký, họ tên

1.2.5.3 Chuẩn bị và tổ chức giao vật tư

Khi vật tư về doanh nghiệp khơng phải bất cứ loại nào cũng có thể sử dụng ln, có một số loại, được chuẩn bị trước khi đưa vào sản xuất. Mục
đích của việc chuẩn bị này là cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng những vật tư dưới dạng thuận tiện nhất nhàm sử dụng vật tư đạt hiệu quả kinh tế cao.
Bên cạnh đó chuẩn bị vật tư còn làm cho nhân viên bộ phận hậu cần vật tư đi sát với tình hình sản xuất.
Có 2 phương thức giao vật tư ở doanh nghiệp : Phương thức giao vật tư tại kho doanh nghiệp : Phân xưởng căn cứ vào
các chứng từ cấp phát cử người cùng các phương tiện vận tải đến kho doanh nghiệp nhận vật tư và chuyển về.
Phương thức giao vật tư tại nơi làm việc: Phòng hậu cần vật tư trên cơ sở lịch cấp phát vật tư hoặc yêu cầu của các đơn vị sử dụng để cấp phát.

1.2.6 Thanh quyết toán vật tư

24
Thanh quyết toán vật tư sử dụng trong doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp. Nó cho biết lượng vật tư sử
dụng có tiết kiệm hay khơng, có đúng theo định mức hay khơng. Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng 3 phương pháp sau để quyết
toán vật tư: Phương pháp kiểm kê theo định kỳ:
C = O
dk
+ X - O
ck
E = Q.m – C Trong đó:
C : lượng vật tư chi thực tế. O
dk
: lượng vật tư tồn kho đầu kỳ thực tế. O
ck
: lượng vật tư tồn kho cuối kỳ. X : lượng vật tư thực xuất từ kho doanh nghiệp cho đơn vị tiêu dùng.
E : tiết kiệm hay bội chi vật tư. Q : Số lượng sản phẩm sản xuất được.
m : Mức tiêu dùng vật tư. Nếu E 0 là tiết kiệm, E 0 là bội chi vật tư .
Phương pháp đơn hàng: là việc quyết toán vật tư bằng cách so sánh thực chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện đơn hàng.
Phương pháp quyết tốn theo từng lô hàng cấp ra: Doanh nghiệp cấp phát vật tư theo mức quy định để đơn vị tiêu dùng phục vụ sản xuất. Sau khi
hoàn thành nhiệm vụ, công nhân giao lại thành phẩm cùng với số lượng vật tư khơng sử dụng hết.

1.2.7 Đánh giá tình hình sử dụng vật tư

Phân tích tình hình sử dụng vật tư có thể theo nhiều nội dung khác nhau như việc sử dụng vật tư có đúng mục đích khơng, có đúng mức khơng, tình
hình thu hồi và sử dụng phế liệu như thế nào.
25
H =
Q C
Trong đó: H : hao phí vật tư thực tế cho một đơn vị sản phẩm.
C : Số vật tư thực tế chi ra. Q : Số lượng sản phẩm sản xuất.
Yêu cầu của phân tích tình hình sử dụng vật tư khơng chỉ dừng lại ở việc nắm tình hình sử dụng vật tư mà còn phải tìm ra những ưu khuyết điểm, tìm
ra nguyên nhân của mọi sự bội chi hay tiết kiệm vật tư để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời.

1.3 Những yếu tố ảnh hưởng tới công tác hậu cần vật tư ở doanh nghiệp

1.3.1 Yếu tố khách quan

Trình độ khoa học cơng nghệ
Hiện nay cơng nghệ mới liên tục ra đời và công nghệ mới ra đời sẽ có những tính năng tác dụng tốt hơn công nghệ cũ và sẽ tạo điều kiện thuận lợi
hơn cho các hoạt động của doanh nghiệp trong đó có cả hậu cần vật tư. Nhân tố này phản ánh tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực sản xuất và sử
dụng vật tư như chế tạo những máy móc có tính năng kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới hay sử dụng tiết kiệm.
Công nghệ mới cũng có thể gây ra những bất lợi cho các doanh nghiệp, nó có thể làm cho sản phẩm của họ bị lạc hậu so với những sản phẩm khác
trên thị trường, điều này sẽ làm giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Vì thế doanh nghiệp cần phải chú ý tới việc áp dụng những
tiến bộ khoa học công nghệ, đặc biệt là cần chú ý tới việc đổi mới cơng nghệ để có thể sản xuất những sản phẩm có chất lượng cao, tuy nhiên khi doanh
nghiệp đầu tư vào việc đổi mới công nghệ cũng cần chú ý tới một vấn đề là:
26
nếu cơng nghệ đó nhanh chóng lạc hậu thì khơng nên đầu tư vào một công nghệ đã gần đạt đến khả năng tột đỉnh của nó mà hãy đợi đến khi có một cơng
nghệ mới ra đời, bởi nếu đầu tư vào cơng nghệ đó thì sử dụng chưa được bao lâu nó đã trở thành lạc hậu.
Nguồn cung ứng
Để doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi thì doanh nghiệp cần phải có nguồn cung ứng tốt, bởi khi doanh nghiệp
chuyên môn sản xuất thì đầu vào của doanh nghiệp này lại là đầu ra của doanh nghiệp khác, như vậy để đầu ra tốt thì đầu vào cũng phải tốt, có nghĩa
là đầu vào tốt sẽ tạo điều kiện cho công tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp được tiến hành tốt. Vì thế viêc lựa chọn nhà cung ứng là rất quan trọng, doanh
nghiệp cần tìm và lựa chọn một người cung ứng đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời và đồng bộ vật tư với số lượng và chất lượng đảm bảo những yêu cầu của
doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải có quan hệ tốt với người cung ứng, có quan hệ tốt nhà cung ứng se có rất nhiều lợi thế.

1.3.2 Yếu tố chủ quan

Quy mố sản xuất của doanh nghiệp
Quy mô sản xuất của doanh nghiệp lớn hay nhỏ sẽ quyết định mức độ phức tạp của công tác hậu cần vật tư bảo đảm cho sản xuất ở doanh nghiệp.
thật vậy, nếu như quy mơ sản xuất lớn thì lượng vật tư cân nhiều hơn vì thế cơng tác hậu cần vật tư cũng sẽ phức tạp hơn.
Tình hình tài chính của doanh nghiệp
Bất cứ doanh nghiệp nào để có thể tiến hành sản xuất kinh doanh đều cần phải có chi phí, chính vì thế tài chính được coi là dong máu chảy vào các hoạt
động và công tác hậu cần vật tư cũng vậy. Nếu sức mạnh tài chính của cơng ty là lớn thì cơng tác hậu cần vật tư của doanh nghiệp cũng sẽ được tiến hành
suôn sẻ, ngược lại nếu như tài chính của cơng ty yếu kém thì cơng tác hậu cần
27
vật tư của doanh nghiệp cũng gặp nhiều khó khăn. Như vậy cơng tác hậu cần vật tư cũng phải phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Trình độ cán bộ lập và thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư
Con người là yếu tố quyết định và quan trọng trong mọi cơng việc nói chung và trong cơng tác hậu cần vật tư nói riêng. Lực lượng lao động hậu cần
vật tư từ nhân viên quản lý đến nhân viên kho, vận chuyển, bảo quản đều phải có sự phối hợp ăn ý với nhau, kết quả lao động của người này sẽ là điều kiện
để người khác hồn thành cơng việc.
Chương II: Thực tế công tác hậu cần vật tư ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh

2.1 Khái qt về Cơng ty Q trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh là một công ty có tư cách pháp nhân riêng. Hoạt động của công ty chịu sự quản lý của Sở kế hoạch
và đầu tư Thành phố Hà Nội. Tên gọi đầy đủ
: Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh. Tên giao dịch
: Công ty cổ phần xây dựng quốc tế Quang Minh.
28
Địa chỉ : Số 8 tổ 22, phường Phương Liên, quận Đống Đa,
Hà Nội. Điện thoại
: 8.524113 Fax: 84.5723455 Email
: quangminhintuorismhotmail.com
Tài khoản thuộc : Ngân hàng nông NN PTNT Chi nhánh Thăng
Long số 4 Phạm Ngọc Thạch. MST
: 0101007851. Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh nằm tại số 8 tổ 22
phường Phương Liên, quận Đống Đa, Hà Nội. Khi mới thành lập cơng ty có tên là: cơng ty trách nhiệm hữu hạn Tân Lập Tan Lạp company Limited.
Công ty trách nhiện hữu hạn Tân Lập được thành lập theo quyết định số: 0102000273 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 31 tháng 03 năm
2000. Có trụ sở chính tại số 8 tổ 22 phường Phương Liên – Đống Đa – Hà Nội. Tuy mới thành lập, nhưng công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Lập đã
thừa kế các hoạt động khảo sát, thiết kế thi cơng móng cơng trình của trung tâm kỹ thuật nền móng cơng trình – trường Đại học Xây Dựng – Hà Nội.
Công ty là nơi tập hợp đội ngũ kỹ sư, cán bộ và công nhân lành nghề. Đã có nhiều kinh nghiệm và hoạt động chuyên sâu trong việc xử lý thi cơng nền
móng cơng trình trên địa bàn cả nước. Trong mấy năm vừa qua, công ty đã liên tục phấn đấu và phát triển,
luôn bổ sung những thiết bị, phương tiện thi công tiên tiến, áp dụng công nghệ xây dựng mới, hiện đại, không ngừng nâng cao năng suất, sáng kiến cải
tiến kỹ thuật, và đào tạo tiếp nhận thêm một đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ sư, cơng nhân lành nghề, có trình độ chuyên môn giỏi phẩm chất tốt, đủ năng lực
đáp ứng được với sự phát triển đi lên không ngừng của công ty.
29
Từ hoạt động sản xuất kinh doanh và sự đầu tư đúng hướng công ty TNHH Tân Lập đã tạo cho mình một uy tín lớn mà khơng phải bất kỳ một
doanh nghiệp nào cũng làm được. Trong thời gian gần đây phát huy tiềm lực khoa học kỹ thuật của đội
ngũ cán bộ công nhân trong công ty và sự hợp tác đắc lực của Đại Học Xây Dựng, Công ty đã đi sâu vào tổ chức đảm nhiệm thi công được các hạng mục
lớn với chức năng: - Thi công bằng phương pháp ép đối tải với máy móc có lực ép lớn đến 300 tấn.
- Liên kết khảo sát thiết kế phần móng cơng trình trọng điểm bằng kỹ thuật chuyên sâu và các máy móc hiện đại.
- Liên kết thực hiện thí nghiệm sức chịu tải của cọc với tiêu chuẩn chuyên ngành bằng các loại máy tiên tiến hàng đầu nước ta.
- Liên kết thực hiện đúc cọc bê tong các loại với năng lực sản xuất 1.500 m ngày.
Công ty là đơn vị hạch tốn độc lập. Có đội ngũ cán bộ và công nhân kỹ thuật lành nghề, lại được cộng tác của chuyên gia đầu ngành của trường
Đại học Xây Dựng, chắc chắn rằng sẽ đảm nhiệm được việc thi cơng, xử lý nền móng các cơng trình với khẩu hiệu đề ra:
“ Chất lượng - Tiến độ - Giá cả ”
Chính vì vậy cơng ty đã ln đạt được tốc độ tăng trưởng và tích lũy cao hàng năm, có uy tín lớn trong q trình thi cơng các cơng trình lớn và nhỏ trên
tồn quốc, có chỗ đứng chắc chắn trên thị trường xây dựng, cơng ty có đủ năng lực nhận thầu và hồn thành mọi cơng trình xây dựng, đảm bảo tiến độ thi
cơng, chất lượng cơng trình, đảm bảo tính mỹ thuật, giá thành hợp lý. Công ty đã áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến, hiện đại, đưa công
nghệ mới vào sản xuất như: Trạm trộn bê tông, ráo PAL chịu lực, bơm bê tông cố định hoặc di động, các thiết bị đào lắp và vận chuyển hiện đại, thiết bị thi
30
công chuyên dụng như: ép cọc, công nghệ đúc…., áp dụng tiêu chuẩn của Nhật Bản, Mỹ, Úc và của Châu Âu để thi công đảm bảo chất lượng, kỹ mỹ thuật,
đảm bảo vệ sinh mơi trường và an tồn vệ sinh lao động. Trong cơ chế thị trường hiện nay, công ty đã tham gia đấu thầu và thắng
thầu rất nhiều cơng trình, đã và đang thi cơng nhiều cơng trình có quy mơ lớn, cơng ty ln đạt được tốc độ tăng trưởng và tích lũy cao hàng năm. Công ty
TNHH Tân Lập là nhà thầu xây dựng khá mạnh và có uy tín trong việc xử lý nền móng, có đủ năng lực nhận thầu và hồn thành mọi cơng trình xây dựng
đảm bảo chất lượng, tiến độ cơng trình. Với sự phấn đấu khơng mệt mỏi và nỗ lực của tồn thể cán bộ cơng nhân viên, công ty đã đạt được kết quả sản xuất
đáng khích lệ trong sản xuất kinh doanh thể hiện qua kết quả sản xuất năm sau cao hơn năm trước.
Sau một thời gian dài hoạt động cùng sự phát triển của đất nước của khu vực, công ty đã quyết định thay đổi tên công ty, lấy tên là: CÔNG TY CỔ
PHẦN XÂY DỰNG VÀ DU LỊCH QUANG MINH. Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh được Sở kế hoạch đầu tư Hà Nội công nhận vào
tháng 7 năm 2007 và tiếp tục đi vào hoạt động, kế thừa toàn bộ cơ sở vật chất cũng như mơ hình hoạt động trước đây.
Tổ chức bộ máy của Công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cơng ty là một hình thức liên kết tồn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và đội ngũ cán bộ công nhân của doanh nghiệp nhằm
đảm bảo sử dụng các nguồn lực này một cách hợp lý, có hiệu quả để đạt được các mục tiêu đặt ra của công ty.
Theo chức năng và nhiệm vụ trên Công ty đa xây dựng một hệ thống quản lý phù hợp nhằm đảm bảo việc tổ chức quản lý có hiệu quả, đạt mục tiêu
tổ chức gọn nhẹ. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty bao gồm: -Hội đồng quản trị
31
-Ban giám đốc của cơng ty: +Giám đốc
+Một phó giám đốc -Các phòng ban nhiệm vụ của cơng ty gồm có:
+Phòng kế tốn tài chính +Phòng kế hoạch kỹ thuật
+Phòng điều hành +Phòng hành chính
+Phòng đấu thầu và quản lý dự án -Các đội trực thuộc xây dựng của công ty:
+Đội xây dựng số 1 + Đội xây dựng số 2
+ Đội xây dựng số 3 + Đội xây dựng số 4
+ Đội xây dựng số 5 + Đội xõy dng s 6
32
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
HI ĐỒNG QT
P.KỸ THUẬT P.KẾ TỐN
P.HÀNH CHÍNH
ĐỘI THI
CƠNG 1
ĐỘI THI
CƠNG 2
ĐỘI THI
CÔNG 3
ĐỘI THI
CÔNG 4
ĐỘI THI
CÔNG 5
ĐỘI THI
CÔNG 6
XƯỞNG ĐÚC BÊ TƠNG
ĐỘI THÍ NGHIỆM
ĐỘI VẬN TẢI
P.ĐIỀU HÀNH SẢN XUẤT
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CƠNG
TY
P.ĐẤU THẦU QLDA
GIÁM ĐỐC
33
Tất cả các bộ phận có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ cũng như có những tác động qua lại, hỗ trợ với nhau trong từng cơng việc. Đó là một sự
kết hợp hài hòa, hợp lý trong cơng việc để có được kết quả tốt trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Hội đồng quản trịHĐQT:
là cơ quan quản lý Cơng ty có tồn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích,
quyền lợi của Cơng ty
.
HĐQT có trách nhiệm định hướng chiến lược phát triển và phương án đầu tư của Công ty thông qua việc hoạch định các chính
sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời kỳ phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Phòng điều hành
: Giám đốc Cơng ty, 01 Phó Giám đốc. Giám đốc là người điều hành và có quyền quyết định cao nhất về tất cả các vấn đề liên
quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Phó Giám đốc là người
giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Giám đốc uỷ
quyền và phân cơng theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Cơng ty.
Phòng kỹ thuật
: Phòng kế hoạch kỹ thuật ngồi chức năng tham mưu giúp Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc công ty trong công tác quản lý kế
hoạch và báo cáo thống kê, quản lý vật tư và sản xuât công nghiệp, lập các biện pháp thi công, quản lý thi cơng, quản lý tiến độ,... còn phải đảm bảo
cơng tác quản lý kỹ thuật chất lượng, quản lý tiến độ thi cơng các cơng trình, ứng dụng cơng nghệ mới và tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Xây
dựng, giám sát kế hoạch sản xuất, kinh doanh. Quản lý các hợp đồng thầu và thủ tục pháp lý. Cung cấp hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chuyªn Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
34
Phũng k toỏn
: L phũng chức năng giúp việc cho Hội đồng Quản trị và giám đốc công ty trong việc tổ chức, chỉ đạo cơng tác Tài chính - Kế tốn
trong tồn cơng ty theo đúng quy chế tài chính và điều lệ cơng ty. Hàng năm, Phòng tài chính kế tốn đã bám sát và hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được
giao: Kiểm sốt chi phí sản xuất kinh doanh, phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh, tài chính chặt chẽ, phục vụ nhu cầu chi tiêu kịp thời và đầy đủ, báo cáo
kịp thời chính xác các chứng từ hợp đồng kinh tế, lập và gửi báo cáo thống kê, báo cáo tài chính hàng quý và cuối niên độ kế toán để gửi lên Hội đồng
Quản trị và ban giám đốc cơng ty. Ngồi ra Phòng tài chính kế tốn còn đảm bảo hồn thành tốt cơng tác lên kế hoạch tài chính, báo cáo đột xuất các phát sinh.
Phòng tổ chức hành chính
: Nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt với sự phát triển sống còn của một cơng ty. Nắm bắt được tinh thần đó, Phòng
tổ chức hành chính cơng ty thể hiện tinh thần làm chủ và khả năng hoạt động độc lập cao trong việc trợ giúp cho Hội đồng quản trị và ban Giám đốc cơng
ty quản lý, và hoạch định các chính sách phát triển nguồn nhân lực, cũng như đảm bảo tốt môi trường làm việc và đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ
cán bộ công nhân viên. Không ngừng được đào tạo nâng cao về trình độ chuyên mơn, được làm việc trong mơi trường có tính chun nghiệp và kỷ
luât, được hưởng đầy đủ mọi quyền lợi và chính sách khen thưởng cơng minh dành cho người lao động, ... là lời hứa của công ty gửi tới cán bộ cơng nhân
viên của mình.
Phòng đấu thầu và quản lý dự án
: là phòng tham mưu cho giám đốc tổ chức triển khai, chỉ đạo về mặt tiếp thị và kinh tế, thường xuyên quan hệ
với các cơ quan hữu quan, khách hàng trong và ngoài nước để nắm bắt kịp thời các dự án đầu tư báo cáo cho lãnh đạo cơng ty để có kế hoạch tiếp thị
tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ca cụng ty. Tham gia lm
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
35
h s u thu theo ni dung mi thầu của bên A. Phối hợp với phòng kế hoạch kỹ thuật, dự thảo hợp đồng với khách hàng.
Mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh:
Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc sản xuất kinh doanh nhằm mục tiêu đạt lợi nhuận tối đa. Có nhiệm vụ
chấp hành tốt các quy chế chính sách pháp luật của nhà nước quy định. Hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách cho nhà nước. Tổ chức phát huy khai thác sử
dụng có hiệu quả cơng suất thiết bị kinh doanh có lãi, có tích luỹ để tái mở rộng sản xuất của cơng ty.
Bảng 1: Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty trong thời kỳ 2004 – 2007
Đơn vị: nghìn đồng CHỈ TIÊU
NĂM 2004 NĂM 2005
NĂM 2006 NĂM 2007
1. Tổng tài sản 5.381.145
5.952.393 6.417.190
6.985.156 2. Tài sản có lưu động
3.722.089 3.438.552
4.201.051 5.025.146
3. Tổng nguồn vốn 5.381.145
5.952.393 6.417.190
6.985.156 4. Nợ phải trả ngắn hạn
2.385.981 2.958515
3.428.680 3.865.482
5. Doanh thu 3.053.979
3.345.432 4.251.913
4.987.561 6. Lợi nhuận
976.593 1.026.952
1.346.152 1.561.152
7. Lợi nhuận sau thuế 925.147
998.305 1.310.229
1.508.216
nguồn: Phòng kế tốn tài chính
Phân tích 2 chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận
Doanh thu và lợi nhuận là hai chỉ tiêu quan trọng đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Trong những năm vừa qua với sự cố gắng của
tồn bộ cán bộ cơng nhân viên và ban giám đốc công ty đã đạt được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Cụ thể kết quả đó được chứng
minh qua bảng sau:
Chuyªn Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
36
Bang 2: Kt qu hot động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2004 – 2005
Chỉ tiêu
Tình hình thực hiệntr.đồng Tốc độ tăng
2004 1
2005 2
2006 3
2007 4
21 32
43 Tr.đ
Tr.đ Tr.đ
DT 3.05
4 3.34
6 4.25
1 4.987 292
9.6 905
27 736
17.3 LN
976 1.02
7 1.34
6 1.561
51 5.2
319 31
215 16
Nguồn: Phòng kế tốn tài chính Từ bảng số liệu trên có thể đưa ra một số nhận xét sau:
- Với những phấn đấu nỗ lực không ngừng của tồn thể cán bộ cơng nhân viên và ban giám đốc của công ty doanh thu của công ty đã tăng qua các
năm. Năm 2005, giá trị doanh thu tăng so với năm 2004, đạt 3.346 triệu đồng tăng 292 triệu tương ứng với tốc độ tăng là 9.6. Đến năm 2006, giá trị
doanh thu tăng cao so với năm 2005, doanh thu đạt 4.251 triệu đồng tăng 905 triệu tương ứng với 27. Nhưng đến năm 2007 giá trị doanh thu có tăng nhưng
tốc độ tăng thấp hơn so với tốc độ tăng của năm 2006, cụ thể là doanh thu đạt 4.987 triệu đồng tăng 736 triệu so với năm 2006 tương ứng với 17.3.
- Về lợi nhuận: trong những năm đất nước đang trong quá trình hội nhập kinh tế với khu vực và thế giới, bên cạnh những thuận lợi cũng có rất
nhiều khó khăn do quá trình hội nhập của đất nước. Trong tình hình như thế có rất nhiều doanh nghiệp trong tồn bộ nền kinh tế nói chung trong nghành
xây dựng gặp rất nhiều khó khăn, làm ăn thua lỗ thì Cơng ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh với những cố gắng của mình vẫn kinh doanh có
lãi. Năm 2005, mức lợi nhuận đạt 1.027 triệu đồng tăng 51 triu so vi nm
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
37
2004, tăng 5.2 so với năm 2004. Cũng như doanh thu, lợi nhuận năm 2006 đạt 1.346 triệu đồng tăng 319 triệu so với năm 2005 tương ứng với 31, đây
là năm mức lợi nhuận có tốc độ tăng cao nhất trong những năm vừa qua. Đến năm 2007 mức lợi nhuận tăng chậm hơn so với năm vừa qua, mức lợi nhuận
đạt 1.561 triệu đồng, tăng 215 triệu so với năm 2006 tương ứng với 16. Tóm lại trong 4 năm vừa qua thì kết quả hoạt động kinh doanh của
công ty trong năm 2004 là tương đối tốt với kết quả cụ thể như sau: doanh thu đạt 3.054 triệu đồng, mức lợi nhuận là 976 triệu. Năm 2005 kết quả có khả thi
hơn so với năm trước với số liệu cụ thể như sau: doanh thu đạt được cao hơn so với năm 2004 là 292 triệu tương ứng 9.6, mức lợi nhuận cũng tăng
nhưng với tốc độ thấp hơn sau với tốc độ doanh thu. Năm 2006 doanh thu và mức lợi nhuận có tốc độ tăng cao nhất trong 4 năm gần đây với tốc độ tăng
doanh thu là 27 lợi nhuận là 31 so với năm 2005. Đến năm 2007 là năm công ty gặp nhiều khó khăn, với nhiệm vụ trung tâm là phấn đấu hoàn thành
mọi thủ tục cần thiết để thực hiện Cổ phần hố. Cơng ty theo chủ chương của Đảng và Nhà nước, nên hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty có phần bị
sao nhãng, do đó kết quả hoạt động kinh doanh của công ty không đạt được như năm trước với tốc độ tăng doanh thu là 17.3 thấp hơn so với năm trước,
còn lợi nhuận có tốc độ tăng 16 cũng thấp hơn so với năm 2006 tốc độ tăng của năm 2006 là 31.
Hình 1 : Biểu đồ kết quả sản xuất kinh doanh của Cơng ty giai đoạn 2004 – 2007
Chuyªn Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
38
3054
976 3346
1027 4251
1346 4987
1561
500 1000
1500 2000
2500 3000
3500 4000
4500 5000
Tr.đồng
Năm DT
LN
Đặc điểm sản phẩm của công ty
Cơng ty sản xuất các nhóm sản phẩm chủ yếu sau: - Cột điện li tâm, cột điện ứng suất trước li tâm các loại từ 8m – 20m.
- Ống thốt nước các loại với đường kính từ 200 – 2500mm - Bê tông thương phẩm các loại mác từ 10Mpa – 60Mpa.
- Các cấu kiện bê tông ứng suất trước như cọc vng, cọc tròn, dầm... Panel các loại.
Trong mỗi nhóm sản phẩm trên bao gồm rất nhiều sản phẩm với các kích thước, độ sụt tải trọng... khác nhau, đáp ứng được nhu cầu đa dạng của
khách hàng và đều được sản xuất trên các may móc, thiết bị của Nhật, Hàn, Nga, Việt Nam.
Các sản phẩm của cơng ty phần lớn đều được tiêu chuẩn hố, quy trình hố nhằm đảm bảo sự ổn định và đồng nhất sản phẩm, đồng thời tạo được uy
tín, sự tin cậy đối với khách hàng. Chính sách sản phẩm và dịch vụ của cơng ty tập trung vào chính sách giá cả hợp lý, cùng với dịch vụ cung ứng ngày càng
hoàn thiện hơn và nhằm đáp ứng nhu cầu ng b ca khỏch hng.
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng M¹i
39
2.2 Phân tích thực trạng cơng tác hậu cần vật tư 2.2.1 Tình hình xác định nhu cầu vật tư
Việc xác định nhu cầu vật tư ở Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh do phòng kế hoạch kỹ thuật đảm nhiệm. Với đặc trưng của công
ty là sản xuất bê tông đúc sẵn là chính, đây là loại sản phẩm được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liêu khác nhau như xi măng, sắt thép, cát, đá sỏi…
Chính vì thế trong những năm vừa qua công ty sử dụng phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phẩm chế tạo sản phẩm. Nhu cầu được tính theo ba
bước: Bước 1: Xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
Cơng thức: N
t
=
∑
Q
i
H
i
Trong đó : N
t
: Nhu cầu vật tư để thực hiện KH tiêu thụ sản phẩm trong kỳ kế hoạch.
Q
i
: Khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ. H
i
: Trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i. Bước 2: Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính
đến tổn thất trong q trình sử dụng.Cơng thức : N
vt
=
K Nt
Trong đó : N
vt
: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch. K: Hệ số thu thành phẩm
Bước 3: Xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hóa N
i
= N
vt
h
i
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
40
Trong ú: Nhu cu vật tư thứ i
Tỉ lệ của loại vật tư thứ i

2.2.2 Tình hình lập kế hoạch

Kế hoạch hậu cần vật tư lập ra dựa trên nhu cầu sản xuất và định mức vật tư cho từng sản phẩm.
Kế hoạch hậu cần vật tư tại Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm, phòng kế hoạch vật
tư có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng
kỳ kỳ có thể là tháng, quý, năm . Ngoài ra phòng kế hoạch vật tư còn phải thực hiện các việc liên quan đến vấn đề ký kết hợp đồng kinh tế
với các đơn vị khác như: Marketing, quảng cáo sản phẩm, đưa các kế hoạch tham dự các hội chợ. Phòng kế hoạch phải tạo mối liên hệ chặt
chẽ với khách hàng sẵn sàng cung ứng đầy đủ sản phẩm cho khách hàng. Ngoài việc phải lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, phòng kế hoạch
vật tư còn phải tổ chức sản xuất, đảm bảo cung ứng nguồn vật tư cần thiết cho sản xuất. Phải tính toán chi tiết lượng vật tư dự trữ, bảo hiểm
cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kỳ. Phòng kế hoạch vật tư thông qua định mức tiêu hao vật tư do phòng
điều hành sản xuất đưa ra và căn cứ vào số lượng sản phẩm kỳ kế hoạch, lượng phế phẩm thu hồi kỳ trước, lượng phế phẩm phát sinh cho
phép rồi lập kế hoạch hậu cần vật tư. Sau khi lập kế hoạch hậu cần vật tư trong kỳ đưa lên trình giám đốc, nếu được giám đốc phê chuẩn phòng
kế hoạch vật tư tiến hành thực hiện công tác hậu cần vật tư cho quá trình sản xuất của toàn công ty sao cho quá trình sản xuất được diễn ra
liên tục và đảm bao tiờn ụ thi cụng.
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng M¹i
41
Bảng 3: Bảng tiến độ cung ứng vật tư tháng 32007
S tt
Tên vật tư đvt
Nhu cầu
Kế hoạch
mua Lần 1
Lần 2 SL
Ngày về dự kiến
Ngày về thực tế
So sánh tt
dk SL
Ngày về dự kiến
Ngày về thực tế
So sánh
ttdk
1 Bê tông thương phẩm mác 250
m
3
43 45 20 1503 1503
0 25 2803 280
3 2 Bê tông thương
phẩm mác 350 m
3
7 8
4 1403 1303 -1
4 2703 270
3 3
Cát xây m
3
15 16 10 1603 1603
6 2703 280
3 +1
4 Cốp pha
m
3
160 165 90 1503 1503 0 75 2803
280 3
5 Thép các loại
kg
1059 1065 90
1403 1203 -2
165
2803 270
3 -1
6 Ván gỗ
m
3
360 365
190
1303 1303
175
2903 290
3 7
Xi măng tấn
16 20 10 1503 1503
0 10 2703 280
3 +1
Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật Qua bảng trên ta thấy tiến độ thi cung ứng vật tư thực tế của công ty hầu
hết đáp ứng đúng như kế hoạch đề ra, thậm chí sớm hơn dự kiến 1, 2 ngày. Có một số trường hợp chậm hơn so với kế hoạch đề ra là 1 ngày, là do nguyên
nhân khách quan. Với việc thực hiện đúng theo quy trình cung ứng đã đề ra giúp công ty bảo đảm được tiến độ cung ứng vật tư.

2.2.3 Tình hình tổ chức mua sm vt t

Qua trinh mua vt t:
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
42
Phong kờ hoach k thut da vao kờ hoạch thi công và tình hình thực hiện công trình và tình hình sản xuất thực tế năm trước xác định nhu cầu vật tư
về cả chủng loại, khối lượng và chất lượng từng loại. Sau đó trình lên giám đốc, giám đốc xem xét và phê duyệt. Sau khi đã được phê duyệt phòng kế toán tài
chính sẽ chuyển tiền cho phòng kế hoạch kỹ thuật tiến hành mua sắm vật tư. Sau khi xác định nhu cầu vật tư cần mua trong kỳ, cán bộ vật tư sẽ tiến
hành thu thập thông tin và đánh giá các nhà cung ứng. Với các vật tư chính như thép, xi măng, thì cần lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng được các yêu cầu
của chủ đầu tư. Còn với các vật tư như cát, đá sỏi thì cần đạt tiêu chuẩn kỹ thuật do bộ xây dựng ban hành hoặc theo TCVN6284-5-1997. Với các loại
vật tư này công ty tận dụng các nhà cung ứng tại địa phương – nơi mà công trình đang thi công để giảm thiểu chi phí vận chuyển, và chi phí cho việc lưu
kho vật tư và bảo quản vật tư. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng, cán bộ phụ trách mua sắm vật
tư sẽ liên hệ với nhà cung ứng đó giao dịch và đàm phán các điều khoản trong hợp đồng, khi đã thỏa thuận xong thì tiến hành ký kết hợp đờng mua vật tư.
Sau đó chuẩn bị phương tiện để chuyển vật tư về kho của công ty và chuẩn bị kho tàng để tiếp nhận vật tư trong trường hợp trong hợp đồng thỏa thuận công
ty đảm nhận vận chuyển vật tư, còn nếu trong hợp đồng thỏa thuận công ty không chịu trách nhiệm chuyển vật tư mà nhà cung ứng phải chuyển
vật tư đến tận kho cơng ty thì cơng ty chỉ cần chuẩn bị người và kho để tiếp nhận vật tư.
Bảng 4: Bảng Kế hoạch mua sắm thiết bị máy móc của công ty năm 2007
stt Tên thiết bị
Kế hoạch Nước sản xuất
Thực tế 1
Máy ép cọc thủy lực 03
Việt Nam 03
Chuyªn Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
43
2 Cn cu
02 Nga
02 3
Mỏy trộn 01
Việt Nam 01
4 Máy hàn
06 Việt Nam
06 5
Cẩu tháp 01
Hàn Quốc 01
6 Máy khoan phá bê
tông 02
Nhật – Hàn Quốc
02
Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật Nói chung năm 2007 việc thực hiện kế hoạch mua sắm thiết bị của cơng
ty là hồn thành 100 theo đúng kế hoạch.
Bảng 5: Bảng kế hoạch mua sắm vật tư của công ty năm 2007
Stt Tên vật tư
đvt Kế hoạch
Thực tế SL
T.tiền SL
t.tiền 1 Bê tông thương phẩm mác 250
m
3
351 202176
351 202176
2 Bê tông thương phẩm mác 350 m
3
25 14750
26 15340
3 Cát xây m
3
197 10638
197 10638
4 Cốp pha m
3
1747 599221
1746 598870
5 Thép các loại kg
12712 1144080
12712 1144080
6 Ván gỗ m
3
4215 451005
4215 451005
7 Xi măng tấn
172 106812
172 106821
Nguồn: phòng kế hoạch kỹ thuật Theo bảng trên thì cơng tác mua sắm của cơng ty được tiến hành tốt tuy
nhiên còn có một số loại vật tư khi thực hiện mua vẫn có tình trạng mua thừa hoặc thiếu nhưng số lượng thừa thiếu là không đáng kể. Đây sẽ là điều kiện
để công ty hồn thành tốt các cơng trình thi cơng, đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời và đồng bộ vật tư cho các đội sản xuất, và là điều kiện để tiến hành
thực hiện tiết kiệm vật tư. Tổ chức tiờp nhõn vt t:
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
44
Cụng tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua và bộ
phận quản lý vật tư. Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại vật tư về đến công ty đều phải tiến hành thủ tục nhập kho, việc thu mua cung cấp vật tư
cho sản xuất của công ty đều do phòng kế hoạch kỹ thuật đảm nhiệm. Phòng kế hoạch kỹ thuật có nhiệm vụ xem xét tất cả các sổ sách, hợp
đồng trong kỳ sản xuất. Khi vật tư được nhà cung ứng vận chuyển đến kho của công ty, đại diện
phòng kế hoạch sau khi nhận được hóa đơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định
chấp nhận hay ko chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì đại diện phòng kế hoạch kỹ thuật làm thủ tục tiến hành nhập kho.
Trước tiên vật tư mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Trường hợp vật tư
không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn thì lập thêm một liên kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư để giải
quyết. Đại diện phòng kế hoạch kỹ thuật phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên giám đốc, phải chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. Còn nếu chất
lượng cũng như số lượng của vật tư không có gì sai sót thì thủ kho tiến hành nhập kho theo đúng thủ tục.
Trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch kỹ thuật lập phiếu nhập kho thành ba liên, có thể lập chung
nhiều loại vật tư cùng loại, cùng kho hoặc có thể riêng cho từng loại, trong đó một liên giao cho người nhập, một liên giao cho phòng kế hoạch kỹ thuật, một
liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư, còn hóa đơn của người bán được chuyển lên phòng kế toán để làm thủ tục thanh toan.

2.2.4 Tỡnh hỡnh d tr vt t

Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
45
Bng 6: Bang tụng hp mụt sụ loai vật tư chính
stt Tên vật tư
đvt Đgiá
TB 2007
Tồn đầu kỳ Nhập
Xuất Tồn cuối kỳ
SL T.tiền
SL T.tiền
SL T.tiền
SL T.tiền
1 Bê tông thương
phẩm mác 250 m
3
576 13
7488 351
202176 358
206208 6
3456 2
Bê tông thương phẩm mác 350
m
3
590 1
590 26
15340 26
15340 1
590 3
Cát xây m
3
54 7
378 197
10638 199
10746 5
270 4
Cốp pha m
3
343 63
21609 1746
598870 1751
600593 58
19894 5
Thép các loại kg
9 1194
7 10752
3 12712
114408 12786
115074 11207
100863 6
Ván gỗ m
3
107 154
16478 4215
451005 4263
456141 106
11342 7
Xi măng tấn
621 6
3726 172
106812 175
108675 3
1863 15779
2 252892
1 254844
3 138270
Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật Công tác bảo quản:
Vật tư sau khi tiếp nhận sẽ được chuyển vào kho để bảo quản trước khi sử dụng. Do hạn chế về điều kiện mặt bằng thi công, việc bố trí kho kín hay
kho hở trên công trường đều dựa trên nguyên tắc các vật liệu thiết bị được tập kết đến chân công trình trước khi sử dụng tối đa là bảy ngày.
Do lượng vật tư phục vụ cho thi công công trình xây dựng có khối lượng lớn và chủng loại rất đa dạng, mặt khác các công trình được thi công
ngoài trời, tại nhiều địa điểm khác nhau nên chịu ảnh hưởng rất nhiều của thời tiết cũng như các yếu tố tự nhiên khác. Do đó, công tác bảo quản vật tư tại
công ty rất được chú trọng. Ở công ty sử dụng các loại kho sau: - Kho động: là kho mà vật tư được di chuyển từ đầu này sang đầu khác
của kho nhờ tác động của một lực để tới nơi cần cấp phát. Kho có hai lối đi cần thiết cho việc di chuyển vật t.
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
46
- Kho kin, kho hở: Do các đặc tính khác nhau của các loại vật tư mà công ty sử dụng cả hai loại vật tư này.
Kho hở: Là loại kho mà kết cấu của chúng là bộ khung có mái lợp chống được mưa nắng, phần tường bao quanh chủ yếu là để bảo vệ. Với các
loại vật tư cồng kềnh mà chất lượng không bị ảnh hưởng nhiều bởi yếu tố thời tiết mà công ty đặt trong các kho hở.
Kho kín: Là loại kho có thể ngăn cách với mức độ nhất định ảnh hưởng trực tiếp của môi trường bên ngồi tới các hàng hóa dự trữ, bảo quản trong
kho, vì thế loại kho này thường có phần mái, tường bao quanh phải kín chống được các tác động của tự nhiên như nắng mưa, mối mọt, ẩm ướt, với các kho
này công ty để bảo quản các vật tư như xi măng, xăng dầu. Bãi: Còn được gọi là các kho lộ thiên, các bãi không có mái và tường
bao quanh mà chỉ có phần móng được gia cố để chịu được trọng lực, loại kho này dùng để dự trữ và bảo quản những loại hang hóa ít bị ảnh hưởng trực tiếp
ở điều kiện ngoài trời. Ở công ty thường dùng các bãi để chứa các loại vật tư như cát, đá, sỏi…
- Do các công trình đều ở xa nhau và có nhu cầu sử dụng vật tư khác nhau nên công ty sử dụng kho phân tán đặt tại mỗi công trình. Điều này giúp
công ty lập kế hoạch mua sắm vật tư chính xác hơn do các đội công trình sẽ căn cứ vào tiến độ thi công, tình hình dự trữ vật tư tại kho và nhu cầu sử dụng
vật tư để đề xuất khối lượng mua sắm vật tư lên công ty. Hệ thống kho bãi của công ty được rải khắp các nơi, không tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho
việc cấp phát vật tư, và bảo quản vật tư, tuy nhiên bên cạnh đó cũng gây khó khăn trong việc quản lý vật tư do vật tư không tập trung ở một nơi mà rải rác
ở nhiều nơi khác nhau. Tình hình sử dụng và bảo quản một số loai vt t chinh cua cụng ty
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
47
Nhin chung cụng ty luụn cụ gng bao quản vật tư sao cho hao hụt là thấp nhất. Tuy nhiên trong quá trình thi công vẫn còn tồn tại những hao hụt
mất mát nhiều loại vật tư là điều khó tránh khỏi, và những hao hụt mất mát đó là do các nguyên nhân sau:
Sắt thép: hao hụt sắt thép là do cắt và nối thép, sau khi cắt nối còn các mẩu sắt thép thừa không đủ độ dài nên không sử dụng được, công ty phải bỏ
đi thành phế liệu. Cát, sỏi: Trong quá trình bảo quản do tác động của điều kiện tự nhiên
như mưa gió, làm cho lượng cát sỏi bị hao hụt một lượng không nhỏ. Ngoài ra các bãi chứa cát sỏi không cố định trong suốt quá trình thi công nên cát sỏi bị
hao hụt do rơi vãi và dính sót trên nền bãi. Xi măng: Trong quá trình bảo quản không thế tránh được tình trạng xi
măng bị hút ẩm nên bị vón cục, không sử dụng được. Mặc dù cơng ty đã tìm cách bảo quản như để xi măng ở trong kho kín và để ở nưoi thống mát, và có
giá kê ở dưới để tránh bị nước tràn vào sàn kho làm vón cục xi măng.
Bảng7: Bảng Tình hình sử dụng và bảo quản vật tư của công ty trong năm 2007
Stt Tên vật tư
Đvt Xuất
Hao hụt 1
Bê tông thương phẩm mác 250
m
3
358 4
1.05 2
Bê tông thng phõm mac 350
m
3
26 1
3.85
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng M¹i
48
3 Cát xây
m
3
199 12
6.03 4
Cớp pha m
3
1751 90
5.14 5
Thép các loại Kg
127860 420
0.33 6
Ván gỗ m
3
4263 70
1.64 7
Xi mămg tấn
175 3
1.72
Ng̀n: đợi thi cơng trình Nhìn vào bảng trên ta thấy, sự hao hụt vật tư trong sản xuất của công ty
năm 2007 là chấp nhận được, bởi như những ngun nhân kể trên thì hao hụt là khó tránh. Theo bảng trên thì cát xây là vật tư bị hao hụt nhiều nhất phần
trăm hao hụt là 6.03 , nguyên nhân của sự hao hụt lớn này là do cát để ở bãi và bị dính sót lại ở bãi. Ngay sau cát xây là cốp pha, cốp pha hao hụt là
5.14, nguyên nhân của sự hao hụt này cốp pha sau khi sử dụng một vài lần thì có những thanh bị hỏng hoặc gẫy khơng tiếp tục sử dụng được nữa. Cũng
theo bảng trên thì ta thấy thép là loại có độ hao hụt ít nhất phần trăm hao hụt là 0.33 , có được điều này là do công nhân đã biết tận dụng những mầu
thép thừa do cắt nối thép sử dụng vào những việc khác. Còn những loại khác như bê tơng, xi măng thì đều hao hụt ở mức bình thường khoảng 1 – 2.

2.2.5 Tình hình cấp phát vật tư

Lập hạn mức cấp phát vật tư: Công tác lập hạn mức vật tư do phòng kế hoạch kỹ thuật đảm nhiệm.
Dựa vào tình hình sử dụng vật tư thực tế của các đội thi công trong năm báo cáo, cán bộ phòng kế hoạch kỹ thuật lập hạn mức cấp phát vật tư cho từng đội
sản xuất. Công ty thực hiện cấp phát vật tư tại kho công ty, tức là cán bộ vật tư của các đội sản xuất trực tiếp lên phòng kỹ thuật viết hóa đơn rồi dùng hóa
đơn đã được ký nhận đó trực tiếp xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật tư theo đúng số lượng, chất lượng quy cach a ghi trong hoa
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng M¹i
49
đơn. Thơng thường, trong từng kỳ sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kỳ, công ty còn có rất nhiều kế hoạch sản xuất bổ xung, dựa vào
các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó, giám đốc ký lệnh sản xuất rồi chuyển đến phòng kế hoạch kỹ thuật yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất,
phòng kế hoạch tính toán lượng vật tư bổ xung cho các đội sản xuất rồi chuyển xuống cho các đội. Các đội thực hiện các thủ tục lĩnh vật tư tại kho theo quy định
rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra.

2.2.6 Thanh quyết tốn vật tư

Tại Cơng ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh, công tác thanh quyết toán vật tư được tiến hành thường xuyên và liên tục. Vật tư cấp cho đội
thi công để trực tiếp sản xuất sản phẩm đã kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là
quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này đem dùng vào việc khác, cho sản xuất sản phẩm khác, không tuân thủ kỷ luật công nghệ, không tận
dụng phế liệu phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược
lại, nếu các đội thi công sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng vật tư, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì ảnh hưởng
tốt đến công ty. Chính vì nhận thức được điều đó nên các cán bộ vật tư tại Công ty cổ
phần xây dựng và du lịch Quang Minh Liên tục tiến hành thanh quyết toán vật tư các đội sản xuất để từ đó tìm
ra hạn chế va nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí vật tư, sử dụng vật tư không đúng mục đích. Phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật tư là trách
nhiệm của phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công nhân, của các phòng và tóm lại là của cả công ty. Phòng kế hoạch kỹ thuật, là người chịu trách nhiệm quản
lý vật tư, không chỉ lo mua vật tư và cấp phát đủ sụ lng, chõt lng cho cac
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
50
ụi sn xut ma con co trach nhiờm thng xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật tư trong toàn công ty.
Khi vật tư đến từng đội sản xuất quản đốc chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng khi đưa vào sản xuất. Trong phân xưởng mỗi đội nhận vật tư sản
xuất phải chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến việc mất mát thiếu hụt vật tư. Trường hợp công nhân phát hiện thiếu hay thừa vật tư đều phải báo
cáo ngay với quản đốc. Nếu cán bộ vật tư của công ty kiểm tra, phát hiện có vấn đề gian lận thì lập biên bản kỷ luật, tùy theo mức độ từ nhắc nhở đến đuổi
việc. Còn nếu phân xưởng hay cá nhân nào thực hiện sản xuất tiết kiệm được nhiều vật tư thì cán bộ vật tư có quyết định khen thưởng.
Cán bộ vật tư trong công ty không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng vật tư trên cơ sỏ các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của công
ty cho các đội sản xuất sử dụng, báo cáo của các đội về tình hình sử dụng vật tư mà còn tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng vật tư ở các đội và từng
công nhân sử dụng để xác minh được sự đúng đắn của các tài liệu báo cáo, từ đó tìm ra các biện pháp giải quyết phù hợp với tình hình thực tế.
Bảng 8: Bảng thanh quyết toán vật tư năm 2007
stt Tên vật tư
Đv t
Tồn ĐK Thực
xuất Sử dụng
Tồn CK
1 Bê tông thương phẩm mác
250 m
3
13 358
354 6
2 Bê tông thương phẩm mác
350 m
3
1 26
25 1
3 Cát xây m
3
7 199
187 5
4 Cốp pha m
3
63 1751
1661 58
5 Thép các loại kg
11947 127860
127440 11207
6 Vỏn g m
3
154 4263
4193 106
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
51
7 Xi mng tn
6 175
172 3
Ngun: phũng k thuật
Nhìn vào bảng trên ta thấy lượng vật tư thực xuất và lượng vật tư sử dụng gần bằng nhau, điều này cho thấy tình hình sử dụng vật tư của công ty là khá tốt, sự hao
hụt trong sản xuất là điều khó tránh khỏi, tuy nhiên với sự cố gắng của các đội sản xuất và những người làm cơng tác hậu cần vật tư thì sự hao hụt là không đáng kể, đây
là sự cố gắng của tồn bộ cơng nhân viên của cơng ty.
Chương III: Những biện pháp hoàn thiện công tác hậu cần ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh
Những biện pháp chủ yếu được sử dụng:

3.1 Hoàn thiện bộ máy đảm nhiệm công tác hậu cần vật tư

Bất cứ một công việc nào khi thực hiện đều phải dựa vào yếu tố con người, công tác hậu cần vật tư cũng thế. Đó là những cán bộ của phòng vật tư
và bộ máy thực thi công tác hậu cần vật tư có được tổ chức hợp lý hay khơng có làm việc khoa học hay khơng và có sự phi hp nhp nhng gia cỏc b
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
52
phn hay khụng. Nhn thc c s cn thiết của những người làm công tác hậu cần vật tư, công ty trong thời gian qua đã tổ chức và thực hiện công tác
hầu cần vật tư khá tốt, tuy nhiên vẫn còn có những phần cần thay đổi, đặc biệt là cần tổ chức và sắp xếp hợp lý hơn bộ máy làm công tác hậu cần vật tư theo
hướng sau: + Bộ phận lập kế hoặch vật tư: cán bộ làm cơng tác này cần phải có sự
phối hợp chặt chẽ với nhau phòng kế tốn và phòng điều hành sản xuất để làm sao xây dựng được kế hoạch bảo đảm vật tư đạt được yêu cầu như vật tư
phải được cưmg ứng đủ về số lượng, đúng chất lượng, kịp về thời gian và phải đảm bảo được tính đồng bộ.
+ Bộ phận mua sắm vật tư: các cán bộ làm công việc này cần phải có kiến thức về kỹ thuật để có thể chọn được những loại vật tư đảm bảo được
những yêu cầu để ra, đồng thời cần phải có kỹ năng giao tiếp, giao dịch và đàm phán để hoàn thành tốt các bản hợp đồng. Chính vì những đòi hỏi trên,
cơng ty cần phải có những đợt tập huấn nghiệp vụ cho các cán bộ làm trong bộ phận mua sắm vật tư, để nâng cao nghiệp vụ của mình và hồn thành tốt
cơng việc được giao. + Bộ phận đảm nhận công tác tiếp nhận và tổ chức cấp phát vật tư cho
các đơn vị: đây là công việc đòi hỏi phải có sự cẩn thận và độ chính xác cao, do vậy những người làm công việc này đòi hỏi phải có sự kiên trì, cẩn thận và
nhất là cần có kinh nghiệp làm nghiệp vụ kho. Nghiệp vụ này đỏi hỏi phải có độ chính xác cao, vì thế hàng hóa khi
nhập vào hay xuất ra đều phải có giấy tờ đầy đủ, rõ ràng hợp lệ, phải được kiểm nhận chính xác chủng loại, chất lượng số lượng, và có biên bản xác
nhận việc tiếp nhận, biên bản này phải ghi chép rõ ràng đầy đủ và phải có chứng từ kèm theo. Nhất là việc sắp xếp vật tư vào kho phải đảm bảo tính
Chuyªn Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
53
khoa hc, sp xp sao cho việc lấy vật tư ra dễ dàng và việc nhập thêm vào cũng dễ dàng, và làm sao cho tiết kiệm được diện tích kho bãi nhất.
3.2 Hoàn thiện công tác mua sắm vật tư và tổ chức vận chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp
Do 100 vật tư công ty phải mua ngoài nên để lập được đơn hàng tốt thì phòng kế hoạch kỹ thuật phải tính được lượng vật tư phải nhập trong kỳ
chính xác nhất. Để thực hiện được công tác này cán bộ lập kế hoạch phải nắm rõ lượng tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ và lượng dự trữ. Do vậy cần có sự phối hợp
chặt chẽ giữa các phòng kế hoạch kỹ thuật, phòng kế toán cũng như sự nỗ lực của mọi cá nhân. Nhân viên lập đơn hàng phải có trách nhiệm trực tiếp đối
với công việc, cần có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng để mọi người cùng có ý thức cao với công việc của mình.
Trên cơ sở các nhà thầu đã lựa chọn, phòng kế hoạch vật tư tiến hành kí kết hợp đồng. Ký hợp đồng phải chặt chẽ và đảm bảo tính pháp lý nên cán bộ
vật tư phải là người có nhiều kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn vững. Hợp đồng phải nêu rõ các điều kiện về chất lượng, số lượng, phương
thức thanh toán, phương thức giao hàng, tránh tình trạng do thiếu kiến thức về thị trường và sản phẩm mà bị thua thiệt trong thực hiện hợp đồng làm ảnh
hưởng đến hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. Nghiêm túc thực hiện các điều khoản hợp đồng và theo dõi đốc thúc đối tác thực hiện hợp đồng.
Công tác chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp có thể thực hiện bằng hai phương án tập trung và phi tập trung. Thông thường phương pháp tập trung
thường đem lại hiệu quả cao hơn đối với doanh nghiệp sản xuất như Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh khi mua vật tư trong nước. Hình
thức này giải phóng công ty khỏi công tác vận chuyển, không phải có biện pháp bảo quản trong quá trình vận chuyển, đơn giản hóa thủ tục, góp phần
đáng kể trong việc giảm chi phí lưu thông và hạ gia thanh.
Chuyên Đề Thực Tập Khoa Thơng Mại
54
Nh võy toan bộ hoạt động vận chuyển công ty có thể phụ thuộc vào nhà cung cấp, hình thức này giải phóng công ty khỏi trách nhiệm vận chuyển
cũng như tiết kiệm được đáng kể nguồn vốn đầu tư cho phương tiện vận chuyển nếu công ty tự túc thực hiện. Tuy nhiên thêm vào đó công ty cần phải
tăng cường các hình thức mua hàng trước, thanh toán sau. Đây là biện pháp hữu hiệu để đơn vị hạn chế không thể chiếm dụng vốn của mình. Đồng thời
điều hành thu mua nhịp nhàng với tiến độ sản xuất để tránh tình trạng vật tư bị thiếu hụt không đáp ứng được nhu cầu sản xuất khi cần hoặc có những loại
vật tư tồn kho quá lâu gây ra thất thoát, giảm chất lượng, làm ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra.

3.3 Đa dạng hóa nguồn vật tư và khai thác hiệu quả các nguồn vật tư