Quy trình xử lý đơn hàng: Các bước thực hiện:

2. Xử Lý Đơn Hàng Và Đặc Trưng Của Hệ Thống Thực Hiện Đơn Hàng

2.1. Quy trình xử lý đơn hàng:

Quy trình xử lý đơn hàng là một hệ thống xử lý giao dòch quan trọng có chức năng ghi nhận xử lý đơn đặt hàng của khách hàng và chuẩn bò hoá đơn bán hàng
cũng như các số liệu cần thiết để phân tích tình hình bán hàng và kiểm tra tình trạng kho hàng.
Chức năng này đảm bảo cho việc theo dõi đơn đặt hàng cho đến khi hàng hoá được giao cho khách hàng.
Bên cạnh đó, hệ thống xử lý đơn đặt hàng tin học hoá cung cấp một phương thức nhanh chóng chính xác và hiệu quả để xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.
Sơ đồ quy trình xử lý đơn hàng:
Nguồn: I.7 – trang 123 Hình 4: Sơ đồ 1.4: Đường đi của một đơn hàng tổng quát
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 16
Khách hàng đặt hàng
Gi
ao hàng cho khách hàng
Vận chuyển hàng hoá
Chuyển đơn hàng
Danh mục hàng hoá
sẵn có
Kiểm tra công nợ
Kế hoạch sản xuất
Hồ sơ danh
mục hàng hoá
Nhận đơn
hàng Đơn đặt
hàng
Thực hiện đơn hàng
Hoá đơn
Chứng từ vận tải
Chuẩn bò xuất kho
Kế hoạch chuyển
hàng Sản xuất
Chú thích :

2.2. Các bước thực hiện:

Bước 1: Nhận yêu cầu đặt hàng từ khách hàng. Bước 2: Xem xét, chiết tính giá và chuyển đơn hàng.
Bước 3: Nhân viên bán hàng sẽ báo giá cho khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý thì bộ phận nhận đơn hàng sẽ kiểm tra thông tin liên quan đến đơn hàng khách
hàng, tình hình công nợ , danh mục háng hóa sẵn có, đặc điểm của đơn hàng cũ, .... Sau đó bộ phận quản lý sản xuất tiến hành lên kế hoạch sản xuất.
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ đơn hàng. Bước 5: Tiến hành thực hiện đơn hàng:
- Tiến hành sản xuất và các bước trong quy trình sản xuất.
- Lập hóa đơn liên quan
- Lập chứng từ vận tảinếu có
- Lên kế hoạch giao hàng
- Chuẩn bò xuất kho hàng hóa
- Tiến hành vận chuyển hàng hóa
- Giao hàng cho khách hàng
Bước 6: Thực hiện các dòch vụ sau bán với khách hàng, đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng.
Lưu ý: Thời gian hoàn thành việc giao hàng là lúc khách hàng đã nhập kho hàng hóa.
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 17 Thông tin trực tiếp
Thông tin gián tiếp Tài liệu ví dụ mẫu đơn hàng của công ty.
Qua sơ đồ cho thấy, đường đi của một đơn hàng phải qua nhiều khâu và xử lý nhiều thông tin có liên quan.
Vì vậy, cách thức truyền tin và xử lý thông tin có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ chu trình đặt hàng.
Hiện nay, để trao đổi thông tin, thực hiện đơn hàng, người ta sử dụng cách sau: thực hiện bằng tay, sử dụng điện thoại và truyền tin điện tử.
Mỗi phương pháp có những đặc điểm riêng, đựơc thể hiện theo bảng dưới đây:
Cấp độ
Hình thức của hệ thống
Tốc độ Chi phí thực
hiện Hiệu
quả Độ chính
xác 1
Thực hiện bằng tay Chậm
Thấp Thấp
Thấp 2
Thực hiện bằng điện thoại
Trung bình
Trung bình Tốt
Trung bình
3 Nối mạng điện tử
trực tuyến Nhanh
Đầu tư cao, chi phí thực
hiện thấp. Rất tốt
Cao
Khi quy mô sản xuất nhỏ, nhu cầu ít, quy trình này không quá phức tạp và có thể thực hiện bằng tay, nhưng khi sản xuất phát trriển, lượng hàng hoá cung cấp
nhiều về số lượng, phức tạp về chủng loại, rộng về thò trường và đòi hỏi chặt chẽ về thời gian, số hồ sơ, chứng từ như: đơn hàng, bảng giá, báo cáo hàng tồn kho,
phiếu yêu cầu, báo cáo cấp trên,… rất nhiều, thì việc xử lý bằng tay sao cho chính xác kòp thời là không khả thi, phải có sự giúp sức của máy vi tính.
SVTH: Trần Thò Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29
Trang 18

3. Những thông tin quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh