Qui mô của bài toán quản lý th viện nói chung Chức năng nghiệp vụ của th viện

đọc, tài liệu để có kế hoạch bổ sung, huỷ bỏ tài liệu và gửi thông báo cho bạn đọc quá hạn.

III. Qui mô của bài toán quản lý th viện nói chung

Với bài toán quản lý sách mợn trong phòng đọc của th viện đợc thiêt kế theo các thông tin sau:
+ Thông tin đầu vào: - Danh sách bạn đọc mợn sách
- Danh sách các loại sách - Mã chủ đề
- Mã sách - Số lợng sách
+ Thông tin đầu ra: - Số lợng sách còn trong th viện
- Số lợng bạn đọc mợn sách quá hạn cha trả - In giấy báo hết hạn mợn sách của bạn đọc
- Số lợng sách của từng độc giả mợn quá hạn - Số lợng sách quá cũ để loại bỏ

IV. Chức năng nghiệp vụ của th viện

+ Bổ sung tài liệu: Th viện đợc bổ sung sách từ nhiều nguồn mua hay đ- ợc tài trợ từ nhiều cơ quan trong và ngoài nớc.
+ Xử lý tài liệu: Công việc này gồm phân loại tài liệu, miêu tả tài liệu, làm phích. Đây là các khâu không thể thiếu trong công việc quản lý. Việc
phân loại tài liệu thì tuỳ thuộc vào từng th viện khác nhau theo nh khảo sát tại trờng HVKTQS thì dựa theo 2 bảng phân loại :
- DDC: Bảng phân loại thập tiến của Dewey - PTB: Bảng phân loại do th viện Quốc gia biên soạn
Việc miêu tả tài liệu gồm hai thao tác chính đó là định từ khoá, tóm tắt nội dung.
Làm phích là công đoạn cuối cùng trong khâu xử lý của th viện. Từ những thông tin đã có ngời ta tiến hành in hệ thống phích miêu tả cho sách
5
phục vụ cho mục đích tra cứu sau này. Phích chứa các thông tin về cuốn sách nh tên sách, tên tác giả, số đăng ký cá biệt.
+ Tổ chức phục vụ: Hoạt động tổ chức phục vụ đợc lãnh đạo th viện giao cho phòng phục
vụ. Nội dung chính của hoạt động phục vụ là: - Tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho
- Quản lý sách và bạn đọc Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ bạn đọc, các kho của th viện
đợc nghiên cứu kỹ và tiến hành tổ chức sắp xếp tài liệu một cách hợp lý, thuận lợi cho nhân viên th viện trong công tac phục vụ. Bạn đọc có thể mợn
tài liệu thông qua phiếu yêu cầu của mình tại hệ thống phòng mợn. + Quản lý sách và độc giả : Công việc quản lý sách và độc giả đợc thực
hiện chủ yếu ở các phòng đọc và phòng mợn thể hiện trong việc cho độc giả mợn sách và nhận sách trả của độc giả. Mỗi bạn đọc có một phiếu mợn để
nhân viên có thể quản lý sách độc giả mợn. Qui trình mợn sách:
- Độc giả xuất trình thẻ mợn - Nhân viên kiểm tra thẻ, các tiêu chuẩn khác theo nội quy số sách mợn
không quá 5 cuốn, kiểm tra sách có trong kho hay không. - Nếu đủ điều kiện , nhân viên ghi các thông tin trên sách vào phiếu m-
ợn của độc giả. - Độc giả ghi thông tin vào phiếu theo dõi mỗi quyển sách có một
phiéu theo dõi, phiếu này sẽ giúp nhân viên nắm đợc số lần luân chuyển của sách, từ đó biết đợc nhu cầu của độc giả.
Qui trình trả sách: - Độc giả xuất thẻ và sách.
- Nhân viên kiểm tra sách thông tin trên sách, tình trạng sách,thời gian. Nếu có vi phạm nội quy, độc giả sẽ bị xử phạt theo qui định.
Thống kê định kỳ: Theo định kỳ hàng năm th viện phải tiến hành thống kê bạn đọc, loại
tài liệu theo năm để giúp lãnh đạo đánh giá tình hình phục vụ bạn đọc, tài liệu để có kế hoạch bổ sung, huỷ bỏ tài liệu và gửi thông báo cho bạn đọc
đòi tài liệu.
6

V. Ngôn ngữ sử dụng