Bảng 3.3: Bảng đánh giá mức độ quan trọng của các bước tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

5



Làm thủ tục hải quan



3.25



3



4



6



Thuê phương tiện vận tải



3.00



2



4



7



Giao nhận và kiểm tra



1.25



1



2



8



hàng hóa

Khiếu nại và xử lý hợp



3.42



3



4



đồng

( Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra )

Trong đó 4 là rất quan trọng, 3 là quan trọng, 2 là bình thường, còn 1 là khơng

quan trọng.

Nhìn vào bảng số liệu 3.3: Đánh giá mức độ quan trọng của các bước trong quy

trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty Hồng Lâm ta có thể thấy :

Cơng ty đã quan tâm, coi trọng hầu hết các bước trong quy trình tổ chức thực hiện hợp

đồng nhập khẩu. Điểm trung bình được các nhân viên trong cơng ty đánh giá dao động

trong khoảng từ 3.00 đến 3.42 là ở mức khá coi trọng, khá quan tâm. Tuy nhiên riêng

bước giao nhận và kiểm tra hàng hóa có điểm trung bình đánh giá là 1.25 tức là ở mức

chưa coi trọng khâu này trong quy trình thực hiện hợp đồng. Hơn nữa độ chênh lệch

điểm số của các phiếu điều tra là không cao, chứng tỏ độ tin cậy của các phiếu điều tra

này là khá cao. Từ những điều này có thể khẳng định là nguyên nhân dẫn đến tình

trạng yếu kém trong cơng tác giao nhận và kiểm tra hàng hóa của cơng ty Hồng Lâm

một phần rất lớn là do sự không quan tâm đến công tác này.

3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Theo kết quả của phiếu điều tra cho thấy bước xin giấy phép nhập khẩu cơng ty

thực hiện tốt với điểm trung bình đánh giá ở mức 3.5 và độ chênh lệch trong sự đánh

giá giữa những người được khảo sát là không lớn. Do đó có thể khẳng định rằng cơng

ty Hồng Lâm khơng gặp khó khăn gì trong cơng tác xin giấy phép nhập khẩu. Đây là

kết quả của sự quan tâm đến cơng tác này và kinh nghiệm tích cóp lâu năm của cơng

ty.

Do đặc thù của hàng hóa nhập khẩu của công ty chủ yếu là nguyên liệu, phụ gia

thực phẩm do đó để nhập khẩu được cơng ty cần phải công bố tiêu chuẩn chất lượng

sản phẩm trước khi nhập khẩu. Hồ sơ xin giấy phép bao gồm:



23



- Bản công bố tiêu chuẩn sản phẩm.

- Bản tiêu chuẩn cơ sở do thương nhân ban hành.

- Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân Việt Nam hoặc Giấy phép thành lập

Văn phòng đại diện của cơng ty sản xuất nước ngồi.

- Phiếu kết quả kiểm nghiệm. Riêng nước khoáng thiên nhiên phải có thêm phiếu

kết quả xét nghiệm đối với nước nguồn.

- Mẫu có gắn nhãn và nhãn hoặc dự thảo nội dung ghi nhãn sản phẩm phù hợp

với quy định pháp luật về nhãn.

- Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện vệ sinh, an toàn thực

phẩm.

- Bản sao Giấy chứng nhận sở hữu nhãn hiệu hàng hóa (nếu có).

- Bản sao biên lai nộp phí.

- Giấy chứng nhận y tế.

3.2.2 Mở L/C

Theo kết quả của phiếu điều tra cho thấy điểm trung bình của bước mở L/C là

3.08 nằm trong khoảng tốt. Hơn nữa độ chênh lệch về điểm số giữa những người được

hỏi là khơng nhiều. Do đó ta khẳng định rằng cơng ty Hồng Lâm đã thực hiện tốt

nghiệp vụ mở L/C. Cơng ty khơng gặp khó khăn gì trong việc mở L/C do mối quan hệ

tốt với ngân hàng và kinh nghiệm của các nhân viên phụ trách công việc này.

Tất cả hợp đồng nhập khẩu của cơng ty Hồng Lâm đều thanh tốn theo hình

thức L/C khơng hủy ngang. Ngân hàng mà công ty lựa chọn để mở L/C là ngân hàng

Vietcombank. Đây là ngân hàng lớn, có nhiều giao dịch với các ngân hàng trên thế

giới, thuận tiện cho công ty trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng.

Việc mở L/C được công ty tiến hành ngay sau khi ký hợp đồng nhập khẩu. Đơn

xin mở L/C ( theo mẫu in sẵn của ngân hàng ) được hoàn thiện dựa trên các điều khoản

của hợp đồng.

Đơn xin mở L/C cùng với các chứng từ khác như: bản sao hợp đồng nhập khẩu,

giấy cam kết thanh tốn của cơng ty, ủy nhiệm chi được chuyển tới ngân hàng mở L/C.

Ủy nhiệm chi gồm: một ủy nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về mở L/C, một ủy

nhiệm chi để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Thơng thường phí trả cho

việc mở L/C là 0.3% giá trị hợp đồng, tuy nhiên có trường hợp giá trị lớn thì lên tới



24



0.35% - 0.4% giá trị hợp đồng. Phần ký quỹ tùy theo thỏa thuận ký kết giữa công ty và

nhà xuất khẩu, thông thường là 10%, có trường hợp khơng ký quỹ, có trường hợp là

100%.

Bảng 3.4 Biểu phí dịch vụ tại ngân hàng Vietcombank

Tỷ lệ ký quỹ

Ký quỹ 10%

Ký quỹ 100%

Ký quỹ 0%

Tổng L/C mở



Năm 2012

76

17

5

98



Năm 2013

103

15

8

126



Năm 2014

123

17

6

146



( Nguồn: phòng KT-TC cơng ty)

Trong vòng ba năm trở lại đây công ty đã ký được 370 hợp đồng nhập khẩu,

trong đó có 81.62 % hợp đồng ký quỹ 10%, 13.24% ký quỹ 100% còn lại khơng ký

quỹ.

Khi L/C được đối tác nước ngoài chấp nhận và tiến hành giao hàng, họ sẽ xuất

trình bộ chứng từ giao hàng hóa theo yêu cầu của L/C tới ngân hàng mở. Ngân hàng

kiểm tra, nếu thấy phù hợp sẽ tiến hành trả tiền cho nhà xuất khẩu. Nếu có gì sai sót so

với hợp đồng nhập khẩu thì ngân hàng sẽ gửi cho công ty một bản liệt kê sai xót, nếu

cơng ty có thể chấp nhận đó thì công ty đồng ý cho ngân hàng trả tiền cho nhà xuất

khẩu, nếu cơng ty khơng đồng ý thì ngân hàng sẽ khơng thanh tốn và gửi tồn bộ

chứng từ cho nhà xuất khẩu để họ sửa.

Trong quá trình mở L/C công ty sẽ chú trọng tới nội dung của L/C được mở,

nhằm tránh những sai lệch xảy ra, L/C sẽ không được bên đối tác chấp nhận gây tổn

thất cho công ty trong việc chỉnh sửa L/C, ảnh hưởng khơng tốt tới q trình tiếp theo.

3.2.3 Th phương tiện vận tải

Theo phiếu điều tra cho thấy điểm trung bình của bước th phương tiện vận tải

tại cơng ty Hồng Lâm được các nhân viên đánh giá ở mức tốt với số điểm là 3.25

điểm. Sự chênh lệch trong điểm đánh giá của các nhân viên là không cao. Do đó ta có

thể kết luận cơng ty Hồng Lâm đã thực hiện tốt nghiệp vụ thuê tàu, lưu cước. Công ty

khơng gặp khó khăn gì lớn trong nghiệp vụ này do kinh nghiệm tích lũy lâu năm và

quan hệ đã xây dựng được với các hãng tàu.



25



Công ty thường nhập khẩu chủ yếu theo phương thức FOB hoặc EXW do đó

cơng ty thường phải chủ động trong th phương tiện vận tải. Hãng vận tải sẽ gửi một

đơn đăng ký thuê tàu cho công ty để công ty điền những thông tin cần thiết như tên

hàng, số lượng, số chuyến vận chuyển, giá trị hợp đồng..

Đến ngày giờ quy định đại diện của hãng vận tải sẽ chất hàng lên tàu, hãng sẽ

cấp một vận đơn chứng minh hàng đã xếp lên tàu và giao cho đại diện của công ty.

Hãng tàu có nhiệm vụ chuyên chở hàng tới cảng đến và giao cho cơng ty, sau đó cơng

ty sẽ thanh tốn cho hãng tàu. Trong cơng ty có tới 90% khối lượng hàng hóa chun

chở bằng đường biển, còn lại 10% là nhập khẩu bằng máy bay. Sau khi ký hợp đồng

với nhà xuất khẩu thì cơng ty sẽ tiến hành lựa chọn hãng tàu chuyên chở. Công ty

thường thuê của các hãng tàu nước ngoài như: Maesisk, Sealand, K-Line ngồi ra cơng

ty còn sử dụng đại lý hãng vận chuyển như : SDC, ALC, Viettrans...

3.2.4 Mua bảo hiểm hàng hóa

Theo kết quả của phiếu điều tra cho thấy việc mua bảo hiểm của công ty được

các nhân viên đánh giá ở thang điểm là 3. Tức là tốt. Mặt khác sự chênh lệch điểm số

mà các nhân viên đánh giá là khơng cao. Do đó độ tin cậy của sự đánh giá này là khá

cao. Cho nên ta có thể khẳng định cơng ty thực hiện bước mua bảo hiểm hàng hóa là

tốt. Cơng ty khơng gặp khó khăn gì trong cơng tác mua bảo hiểm cho hàng hóa

Do cơng ty chủ yếu nhập hàng hóa theo phương thức FOB hoặc EXW nên công

ty phải tự mua bảo hiểm cho hàng hóa. Khi mua bảo hiểm cho hàng hóa cơng ty

thường mua bảo hiểm theo điều kiện A hoặc C. Đối với lô hàng nào giá trị thấp hoặc ít

rủi ro cơng ty sẽ mua bảo hiểm loại C, còn đối với những hàng hóa có giá trị cao, nguy

cơ rủi ro lớn hơn công ty sẽ mua bảo hiểm loại A.

Thời gian đầu công ty thường mua bảo hiểm nước ngồi do nhà xuất khẩu giới

thiệu, còn hiện tại công ty thường mua bảo hiểm từ các công ty bảo hiểm trong nước

như: Bảo Việt, PVIC, PIJCO để tiện cho việc khiếu nại và đòi bồi thường khi xảy ra sự

cố.

Bảng 3.5 Tỷ lệ mua bảo hiểm theo các điều kiện

Điều kiện bảo hiểm

Điều kiện A

Điều kiện C



Năm 2012

Năm 2013

Năm 2014

94.54%

93,92%

90.73%

5,46%

6,08%

9.27%

( Nguồn: sổ lưu tỷ lệ mua bảo hiểm của công ty)

26