Bảng 3.5 Tỷ lệ mua bảo hiểm theo các điều kiện

Hình thức mà cơng ty lựa chọn để mua bảo hiểm là mua theo chuyến, theo đó

cơng ty chỉ phải nộp cho cơng ty bảo hiểm một khoản phí bảo hiểm cho chuyến hàng

đó.

3.2.5 Làm thủ tục hải quan

Theo kết quả của phiếu điều tra và phỏng vấn trực tiếp nhân viên trong công ty

cho thấy: Công ty thực hiện bước làm thủ tục hải quan chưa được tốt cho lắm. Cụ thể

điểm trung bình được các nhân viên trong công ty đánh giá là 1.42 tức là chưa tốt.

Công ty còn gặp nhiều sai xót, nhầm lẫn trong khai báo hải quan và thơng quan hàng

hóa. Ngun nhân của vấn đề này khi điều tra thu được đó là do thủ tục hải quan quá

rườm rà, nhân lực trong công ty không đáp ứng được, mặt khác công ty chưa tạo được

mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan.

Quy trình làm thủ tục hải quan của cơng ty gồm 2 bước: khai báo, lập hồ sơ hải

quan và kiểm tra hàng hóa tính thuế.

Bước 1: Khai báo và lập hồ sơ hải quan qua hệ thống khai báo hải quan điện tử.

Để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành khai hải quan trên hệ thống

VNACCS/VCIS để thực hiện việc làm thủ tục hải quan khi hàng hóa đến cảng.

Khi cơng ty nhận được giấy báo hàng đến cảng, cán bộ phòng mua hàng của

cơng ty sẽ tiến hành khai hải quan điện tử các mặt hàng nhập khẩu, xác định mã số

hàng hóa, thuế suất, giá trị tính thuế theo quy định.

Nội dung tờ khai hải quan nhập khẩu hàng hóa bao gồm: loại hàng, tên hàng, số

lượng, khối lượng, giá trị hàng hóa, tên phương tiện vận tải, xuất xứ hàng hóa nhập

khẩu...

Vì việc áp mã số hàng hóa chi tiết rất dễ sảy ra nhầm lẫn ( mỗi mặt hàng có một

mã riêng, các xác định khó khăn ) gây thiệt hại về chi phí, ảnh hưởng tới tiến độ thực

hiện hợp đồng. Trong năm 2014 số khai báo sai chiếm tới 27% trong tổng số sai phạm

khi thực hiện hợp đồng của công ty.

Bước 2: Kiểm tra hàng nhập khẩu.

Được tiến hành sau khi hải quan tiếp nhận và cho đăng ký tờ khai, trình tự kiểm

tra diễn ra như sau:

- Kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải xem

hàng nhập về có còn ngun đai, ngun kiện khơng.



27



- Kiểm tra hàng hóa: Việc kiểm tra hàng hóa nhập khẩu nguyên liệu, thực phẩm

của cơng ty tại cảng nhiều khi rất khó khăn vì cơng ty thường nhập hàng hóa theo cả

Container, do vậy cơ quan hải quan thường căn cứ vào kết quả giám định, thử mẫu

hàng do công ty tiến hành giám định trước kiểm tra chất lượng hàng hóa.

- Tính lại số thuế mà cơng ty đã tự tính tốn.

Sau khi hồn thành các bước trên cơng ty nộp thuế nhập khẩu đối với những

trường hợp phải nộp thuế ngay và giải phóng hàng ra khỏi cảng.

Việc kiểm tra và tính tốn lại số thuế cơng ty tự tính do cơ quan hải quan thực

hiện đơi khi còn xảy ra sai xót gây tranh cãi giữa cán bộ xuất nhập khẩu của công ty và

cơ quan hải quan xong đều được khắc phục và giải quyết hợp lý.

3.2.6 Giao nhận và kiểm tra hàng hóa

Từ kết quả của phiếu điều tra và phỏng vấn nhân viên trong cơng ty ta có thể

khẳng định rằng bước giao nhận và kiểm tra hàng hóa trong cơng ty thực hiện chưa tốt,

với điểm trung bình được các nhân viên đánh giá là 1.17 thấp nhất trong các bước của

quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Cơng ty còn gặp khó khăn trong tiến

độ giao nhận hàng hóa, sự sai xót trong khâu kiểm tra hàng hóa. Nguyên nhân của vấn

đề này là do cơng ty chưa có đủ nguồn nhân lực có chun mơn trong vấn đề này, do

đó cơng ty phải thuê ngoài, phụ thuộc khá nhiều vào bên thứ ba và khó kiểm sốt được

năng lực của bên thứ ba.

Việc giao nhận công ty thường không làm mà sẽ ủy thác cho công ty cảng kinh

doanh thực hiện, tuy nhiên trong q trình nhận hàng cơng ty vẫn cử cán bộ phòng thu

mua giám sát thực hiện cùng.

Đây là khâu rất quan trọng, được thực hiện sau khi đã hồn thành tất cả các thủ

tục hải quan. Cơng việc này được thực hiện dưới sự giám sát, chứng nhận của các đại

diện cơ quan bảo hiểm, vận tải, hoặc có thể có đại diện của bên xuất khẩu.

Việc kiểm tra hàng hóa nhập khẩu cơng ty khơng tự làm mà ủy thác cho công ty

giám định Vinacontrol hoặc công ty giám định SGS thực hiện.

Trong trường hợp hàng hóa không phù hợp với hợp đồng, đại diện công ty, cơ

quan giám định lập biên bản. Nếu hàng hóa vẫn có thể chấp nhận được, cơng ty sẽ

chấp nhận lơ hàng và gửi công văn chấp nhận lô hàng sai xót, làm hợp đồng với hãng

vận tải để đưa hàng về kho.



28



Trong q trình kiểm hóa tại cảng, đại diện hải quan, chủ hảng, cơ quan giám

định sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, tính đồng bộ, ngun chì,

kiện...của hàng hóa nhập về.

Trong trường hợp hàng hóa có sai khác so với hợp đồng đã ký kết, cơng ty cùng

các cơ quan chức năng nhanh chóng lập hồ sơ khiếu nại.

Trong trường hợp hàng không phát hiện sai sót, phải nhanh chóng dỡ hàng xuống

kho cảng để đề phòng hỏng hóc mất mát.

3.2.7 Thanh tốn

Theo kết quả của phiếu điều tra và phỏng vấn trực tiếp nhân viên trong cơng ty

cho ta thấy việc thanh tốn trong cơng ty khơng gặp nhiều khó khăn. Cụ thể điểm

trung bình được các nhân viên trong cơng ty đánh giá ở mức 3.08 tức là khá tốt.

Nguyên nhân khi khảo sát là do đội ngũ nhân viên có chuyên môn trong vấn đề này

cùng với sự giúp sức của ngân hàng hợp uy tín, hợp tác lâu năm như Vietcombank.

Việc thanh tốn tại cơng ty được tiến hành như sau: Sau khi nhận được hàng

công ty sẽ tiến hành lập bộ chứng từ thanh toán hàng nhập khẩu sau đó thơng qua ngân

hàng Vietcombank sẽ gửi đến ngân hàng của người xuất khẩu, ngân hàng này sẽ

chuyển toàn bộ chứng từ này đến cho nhà xuất khẩu kiểm tra nếu nhà xuất khẩu thấy

bộ chứng từ phù hợp sẽ thơng qua ngân hàng xuất khẩu của mình gửi trả lại cho nhà

nhập khẩu.

Khi nhận được bộ chứng từ của nhà xuất khẩu công ty sẽ chấp nhận cho

Vietcombank trả tiền cho nhà xuất khẩu và tiến hành trả số tiền còn lại cho ngân hàng

theo quy định thỏa thuận.

Chứng từ thanh toán gồm những chứng từ cần thiết sau:

- Hợp đồng mua bán.

- Hóa đơn thương mại.

- Vận tải đơn.

- Giấy chứng nhận xuất xứ.

- Giấy chứng nhận chất lượng.

- Phiếu đóng gói.

Số tiền cơng ty phải thanh tốn cho ngân hàng bao gồm chi phí cho việc mở L/C

( 0.3% giá trị hợp đồng với những hợp đồng có giá trị dưới 50.000USD và 0.35% -



29



0.4% với những hợp đồng có giá trị trên 50.000USD ) và số tiền còn lại phải hồn trả

sau khi trừ đi phần đã trả khi ký quỹ.

Việc thanh tốn của cơng ty thực hiện tại ngân hàng Vietcombank thông qua tài

khoản của công ty số 1993085.

3.2.8 Khiếu nại và xử lý hợp đồng

Theo phiếu điều tra ta thấy được công tác khiếu nại và xử lý hợp đồng của công

ty được các nhân viên đánh giá là tốt ở mức điểm là 3.42. Điểm số do các nhân viên

đánh giá không chênh lệch nhau nhiều. Do đó ta có thể kết luận cơng ty khơng gặp khó

khăn trong cơng tác khiếu nạ và xử lý hợp đồng. Từ đây ta có thể thấy được nỗ lực của

công ty trong việc giải quyết các sai xót trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu và

kinh nghiệm của công ty trong vấn đề này.

Đối với cơng ty trong q trình thực hiện hợp đồng nếu xuất hiện sai xót thì cơng

ty sẽ cùng các bên đàm phán chứ ít khi dùng hình thức tòa án để giữ hình ảnh của

mình trên thương trường quốc tế.

Tuy nhiên trong vòng 3 năm qua cơng ty phải giải quyết duy nhất một vụ khiếu

nại.

Bảng 3.6 Kết quả phát hiện sai phạm trong quá trình kiểm tra

Trường hợp sai phạm hợp đồng

Về số lượng

Về chất lượng

Về quy cách phẩm chất



Năm 2012



Năm 2013



Năm 2014



1

0

1

1

0

0

0

0

1

( Nguồn: Sổ thống kê số hợp đồng tại công ty )



- Trong trường hợp hàng có chất lượng hoặc số lượng khơng phù hợp thì công ty

khiếu nại bên bán.

- Trong trường hợp hàng bị tổn thất do vận chuyển hoặc do lỗi của người vận tải

thì cơng ty khiếu nại bên bán để bên bán khiếu nại hãng vận tải.

- Trong trường hợp hàng bị tổn thất do tai nạn bất ngờ, hoặc do lỗi của người thứ

ba gây ra, nếu mua bảo hiểm công ty sẽ khiếu nại hãng bảo hiểm.

Hồ sơ khiếu nại bao gồm:

- Bản chính đơn khiếu nại.

- Bản chính hoặc bản sao hóa đơn gửi hàng kèm theo tờ khai chi tiết.

- Bản chính vận đơn.

30



- Biên bản giám định.

- Giấy chứng nhận tàu giao hàng.

- Bản sao báo cáo hải quan.

- Thư đòi bồi thường.

3.3 Đánh giá chung về tình hình nhập khẩu của cơng ty

3.3.1 Thành tựu đạt được

Nhờ sự cố gắng của cán bộ công nhân viên trong cơng ty cũng như việc tn theo

quy trình nhập khẩu của quốc tế đã giúp công ty đạt được nhiều mục tiêu như tăng

doanh thu bán hàng, đời sống cán bộ nhân viên được cải thiện...Công tác thực hiện hợp

đồng nhập khẩu của công ty ngày càng được nâng cao. Trong đó thành cơng lớn nhất

phải kể đến thành công trong các khâu:

- Trong nghiệp vụ xin giấy phép nhập khẩu: Do kinh nghiệm lâu năm của công ty

trong việc xin giấy phép nhập khẩu hàng nguyên liệu, phụ gia thực phẩm nên cơng ty

hồn tồn khơng gặp trở ngại gì trong vấn đề này.

- Trong nghiệp vụ mở L/C và thanh tốn: Cơng ty cũng khá thành công trong hai

nghiệp vụ này. Công ty không gặp bất cứ trở ngại nào liên quan đến hai nghiệp vụ này

do quan hệ tốt với ngân hàng và đội ngũ nhân viên có năng lực trong cơng ty.

- Trong nghiệp vụ mua bảo hiểm: Do công ty chủ yếu nhập khẩu theo điều kiện

FOB hoặc điều kiện EXW do đó đây là khâu mà công ty thực hiện tốt nhất trong quy

trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Việc mua bảo hiểm của các hãng bảo

hiểm trong nước giúp cơng ty có thể giải quyết nhanh chóng khi xảy ra các sai phạm.

Điều này không chỉ giúp công ty ổn định kinh doanh khi xảy ra các rủi ro mà còn giúp

giảm một lượng nhỏ ngoại tệ thanh tốn cho nước ngồi. Đây là việc khá quan trọng

khi Việt Nam đang rất thiếu ngoại tệ trong quá trình phát triển của đất nước.

- Trong nghiệp vụ thuê tàu, lưu cước

Nghiệp vụ thuê tàu, lưu cước của công ty thực hiện khá tốt, khá bài bản do đặc

thù công ty thường nhập hàng hóa theo điều kiện FOB hoặc EXW nên cơng ty khá có

kinh nghiệm trong việc này. Cơng ty có quan hệ khá tốt với các hãng tàu hoặc đại lý

của hãng tàu, hơn nữa các nhân viên phụ trách vấn đề thuê tàu, lưu cước của cơng ty

rất chun nghiệp trong vấn đề này do đó sẽ tiết kiệm được thời gian, tiền bạc cho

công ty.



31