- Các thanh công cụ thường dùng:

Tài liệu Tin học đại cương



Bộ môn Tin học



1.3.4. Thước và đơn vị chia trên thước

Thước dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các tab,... Word có

hai thước: thước ngang (Horizontal Ruler) nằm phía trên và thước dọc (Vertical Ruler) nằm

phía bên trái. Đơn vị của thước có thể là inch hoặc centimeters (cm). Để thay đổi đơn vị chia

trên thước dùng tùy chọn: Tools\Options\General\Measurement units.

Cũng giống như các thanh công cụ, bạn có thể bật/tắt thước trên màn hình bằng lệnh

View\Ruler.

1.3.5. Thanh trạng thái (Status bar):

Thanh trạng thái nằm ở đáy của cửa sổ Word. Thanh trạng thái cho biết các thông tin

như: trang hiện hành (Page 2), tổng số trang của văn bản hiện hành (2/8), vị trí con trỏ so

với mép giấy (ví dụ At 21.1 cm), toạ độ của con trỏ tính theo hàng, cột (ví dụ Ln 31 Col

1), chế độ gõ văn bản là viết chồng hay viết đè (OVR)...

Bật/tắt thanh trạng thái: Chọn lệnh Tools\Options\View, trong phần Show chọn/bỏ

chọn mục Status bar.

1.3.6. Thanh cuộn ngang và đứng (horizontal/Vertical scrollbar)

Trên cửa sổ làm việc của Word có hai thanh cuộn: thanh cuộn đứng đặt ở bên phải

cửa sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều dọc; thanh cuộn ngang nằm ở đáy dùng để cuộn

văn bản theo chiều ngang.

Bật/Tắt hiển thị các thanh cuộn:

Bước 1: Chọn lệnh: Tools \ Options \ View.

Bước 2: Trong phần Show chọn/bỏ chọn Horizontal scroll bar để bật/tắt thanh

cuộn ngang, chọn/bỏ chọn Vertical scroll bar để bật/tắt thanh cuộn đứng.

1.3.7. Vùng soạn thảo văn bản

Vùng soạn thảo văn bản dùng để nhập văn bản vào. Khi nhập văn bản, nếu có từ nào

vượt quá lề của văn bản Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dòng tiếp theo. Muốn chủ

động xuống dòng thì phải bấm Enter (ngắt đoạn).

Khi nhập văn bản đầy trang, Word sẽ tự động cuộn sang trang mới (ngắt trang

mềm). Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ

tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).



Phần 3: Microsoft Word 2003



Trang 64



Tài liệu Tin học đại cương



Bộ môn Tin học



CHƯƠNG 2.

CÁC LỆNH XỬ LÝ TẬP TIN VÀ IN ẤN

2.1. CÁC THAO TÁC TRÊN TẬP TIN

Phần mở rộng mặc nhiên của tập tin Word là .DOC (Document).

2.1.1. Mở tập tin mới

Lệnh File\New (nút công cụ

bắt đầu soạn thảo.



, phím gõ tắt Ctrl+N) dùng để mở một tập tin mới để



2.1.2. Mở tập tin đã có trên đĩa

Lệnh File\Open (nút công cụ

, phím gõ tắt Ctrl+O) dùng để mở tập tin đã có sẵn

trên đĩa. Bạn cần phải chỉ định vị trí của tập tin (ổ đĩa, đường dẫn) và tên tập tin cần mở

trong hộp thoại Open như minh hoạ trong hình sau trước khi click nút lệnh Open.



Hình 3.4 Hộp thoại mở một tập tin mới



2.1.3. Lưu tập tin vào đĩa

, phím gõ tắt Ctrl+S) dùng để lưu trữ tập tin hiện hành

Lệnh File\Save (nút lệnh

vào đĩa. Khi chọn lệnh này có hai trường hợp xảy ra:

Bước 1: Nếu tập tin chưa có tên thì phải đặt tên. Word sẽ cho hiển thị hộp thoại

Save as, bạn cần phải xác định thư mục chứa tập tin và đặt tên tập tin trong hộp

thoại này.



Phần 3: Microsoft Word 2003



Trang 65



Tài liệu Tin học đại cương



Bộ môn Tin học



Bước 2: Nếu tập tin đã có tên (nghĩa là đã có lưu ít nhất một lần) Word sẽ tiến

hành lưu lại nội dung đang có mà không hỏi gì thêm.



Hình 3.5 Hộp thoại lưu lại với tên mới



2.1.4. Lưu tập tin vào đĩa với tên khác

Lệnh File\Save as dùng để lưu tập tin hiện hành vào đĩa với tên khác. Cách thực

hiện giống như khi lưu tập tin chưa đặt tên.

• Bảo vệ tập tin bằng mật khẩu

Bước 1: Chọn File > Save nếu tập tin chưa được lưu. File > Save As nếu tập tin đã

lưu.(Hình 3.6)

Bước 2: Chọn Tools > Security Options (Hình 3.7).

Bước 3: Nhập mật khẩu vào hộp Password to open (Hình 3.8)

Bước 4: Chọn OK và gõ lại mật khẩu lần nữa.



Phần 3: Microsoft Word 2003



Trang 66



Tài liệu Tin học đại cương



Bộ môn Tin học



Hình 3.7 Bảo mật tập tin bằng mật khẩu



Hình 3.8 Nhập mật khẩu bảo vệ



Phần 3: Microsoft Word 2003



Trang 67



Tài liệu Tin học đại cương



Bộ môn Tin học



2.1.5. Đóng tập tin

Lệnh File\Close dùng để đóng tập tin hiện hành. Trước khi đóng tập tin cần phải lưu

các cập nhật vào đĩa (nếu cần lưu trữ). Nếu đóng tập tin mà trước đó có cập nhật nhưng

chưa lưu, Word sẽ đưa ra cảnh báo sau chờ xác nhận.



Hình 3.6



- Yes: Lưu những cập nhật.

- No: Không lưu.

- Cancel: Hủy bỏ lệnh đóng tập tin.

2.2. IN ẤN

2.2.1. Định dạng trang

Bước 1: Dùng lệnh File\Page Setup để mở hộp thoại Page Setup.

Bước 2: Chọn lớp Margins để thiết lập các thông số về lề trang bao gồm:



Hình 3.6 Hộp thoại Page Setup

Phần 3: Microsoft Word 2003



Trang 68



Tài liệu Tin học đại cương



Bộ môn Tin học



-



Top/Bottom: Chừa lề trên/dưới.



-



Left/Right: Chừa lề trái/phải.



-



Header/Footer: Chừa từ mép giấy trên đến tiêu đề đầu/cuối trang.



-



Mirror Margins: dùng trong trường hợp muốn in dữ liệu để đóng thành sách. Khi

đóng lại các trang có thể mở ra đối diện nhau. Chọn Mirror Margins để lề của hai

trang được bố trí đối xứng qua gáy sách.



-



Orientation: Định hướng in: Portrait (in theo chiều dọc) hoặc Landscape (in

theo chiều ngang).

Bước 3: Chọn lớp Paper Size để định khổ giấy sử dụng và hướng in.



Hình 3.7



- Paper Size: Chọn khổ giấy. Thông thường là khổ giấy A4 (210x297 mm)

Bước 4: Click OK.

Lưu ý: Nếu muốn lưu lại các thiết lập đang chọn làm giá trị mặc nhiên thì bạn click

vào nút lệnh Default và chọn Yes.

2.2.2. Nhập tiêu đề (header) và hạ mục (footer) của trang văn bản



Tiêu đề trang là dòng văn bản ghi ở đầu trang. Hạ mục là dòng văn bản ghi ở cuối

trang. Ở các vị trí này chúng ta có thể chèn số trang và các thông tin khác nếu cần.

Phần 3: Microsoft Word 2003



Trang 69



Tài liệu Tin học đại cương



Bộ môn Tin học



Bước 1: Chọn lệnh View\Header and Footer, khi đó, trên màn hình xuất hiện thanh

công cụ Header and Footer:



Hình 3.8



Bước 2: Chọn nút



để chuyển qua lại giữa header và footer.



Bước 3: Nhập dòng văn bản muốn làm tiêu đề/hạ mục. Có thể định dạng văn bản có

trong tiêu đề/hạ mục giống như văn bản bình thường.

Bước 4: Có thể chọn nút

chèn giờ vào tiêu đề/hạ mục.



để điền số trang, nút



để chèn ngày, nút



để



Bước 5: Click nút Close để kết thúc việc nhập tiêu đề/hạ mục.

Nếu muốn điều chỉnh lại tiêu đề/hạ mục thì nhấp đúp lên tiêu đề/hạ mục và tiến hành

điều chỉnh giống như lúc nhập.

2.2.3. Xem trước nội dung tập tin

Lệnh File\Print Preview dùng để xem trước trang in trên màn hình. Văn bản khi

xem ở chế độ này cũng giống như khi in ra giấy.



Hình 3.9 Hộp thoại Print Preview



2.2.4. In nội dung tập tin ra máy in

Dùng lệnh File\Print, hoặc click nút công cụ

in nội dung của văn bản ra máy in.



Phần 3: Microsoft Word 2003



, hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+P để



Trang 70



Tài liệu Tin học đại cương



Bộ môn Tin học



Hình 3.10 Hộp thoại Print



Nếu nhấn nút

văn bản sẽ được in ra toàn bộ từ đầu đến cuối. Nếu dùng một trong

2 cách còn lại, Word sẽ mở hộp thoại Print và bạn có thể thiết lập một số thông số cần

thiết sau trước khi click OK để in.

Page Range: xác định phạm vi in.

All: in tất cả các trang của văn bản hiện hành.

Current page: chỉ in trang hiện hành (trang đang chứa con trỏ).

Pages: cho nhập số trang để in. Ví dụ muốn in các trang 1, 2, 3, 4 và 8 thì nhập: 16,8.

Print: Chỉ in trang lẻ (Odd pages), hoặc chỉ in trang chẵn (Even pages) hoặc toàn bộ

số trang trong phạm vi đã chọn (All pages in range).

Number of copies: số bản in, mặc nhiên là 1.



Phần 3: Microsoft Word 2003



Trang 71



Tài liệu Tin học đại cương



Bộ môn Tin học



CHƯƠNG 3.

NHẬP VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN

3.1. NHẬP VĂN BẢN

3.1.1. Các thành phần của văn bản

• Ký tự (character): là các chữ cái, chữ số và các ký tự đặc biệt.

• Từ (word): một từ kết thúc bởi một khoảng trống.

• Câu (sentence): một câu được kết thúc bởi các ký hiệu: dấu chấm (.), dấu chấm than

(!), dấu chấm hỏi (?).

• Đoạn (paragraph): một đoạn văn bản kết thúc bởi phím Enter.

• Trang (page): một trang kết thúc bởi dấu ngắt trang (page break). Có hai loại dấu

ngắt trang:

+ Dấu ngắt trang cứng (hard page) được chèn vào văn bản khi bấm phím

Ctrl+Enter.

+ Dấu ngắt trang mềm (soft page) do Word tự động qua trang khi văn bản vượt quá

chiều dài trang.

• Toàn bộ văn bản (document)

3.1.2. Các chương trình hỗ trợ gõ Tiếng Việt

Để gõ được văn bản Tiếng Việt có dấu, cần phải có một chương trình hỗ trợ gõ

Tiếng Việt như Unikey, VietKey, VietSpell,… cài đặt và chạy thường trú trong bộ nhớ

máy tính. Ngoài ra, bạn phải chọn bảng mã tiếng Việt phù hợp với font chữ đang sử dụng

và biết sử dụng một kiểu gõ dấu Tiếng Việt (VNI, Telex,…).

3.1.2.1. Các bảng mã thường sử dụng

Bảng mã



Font chữ tương ứng



Unicode



Arial, Tahoma, Times New Romans,…



VNI-Windows



Có tên bắt đầu bằng các ký tự VNI-. VD: VNI-Times, VNI-Book,…



TCVN3-ABC



Có tên bắt đầu bằng dấu chấm: .vnTime, .vnArialH,…



3.1.2.2. Các kiểu gõ tiếng Việt

Kiểu gõ VNI: Dùng các phím số bên trái bàn phím để gõ dấu theo quy ước sau:

Số



Dấu



Số



Dấu



1



Sắc



6



Mũ úp (â, ô, ê)



2



Huyền



7



Móc (ư, ơ)



3



Hỏi



8



Mũ ngửa (ă)



Phần 3: Microsoft Word 2003



Trang 72



Tài liệu Tin học đại cương



Bộ môn Tin học



4



Ngã



5



Nặng



Ví dụ: Sa81c



Sắc



Na85ng



9



Huyền Ho3i



Huye62n



Nặng



Dấu ngang (Đ, đ)



Hỏi Nga4



Hu7o7ng



Ngã



Hương



Kiểu gõ TELEX: dùng các ký tự ít sử dụng để gõ dấu. Qui ước như sau:

Ký tự



Dấu



Ký tự



Dấu



s



Sắc



aa, oo, ee



Mũ úp (â, ô, ê)



f



Huyền



w, uw, ow



Móc (ư, ơ)



r



Hỏi



aw



Mũ ngửa (ă)



x



Ngã



DD, dd



Dấu ngang (Đ, đ)



j



Nặng



Ví dụ: Sawcs



Sắc Huyeenf



Nawngj



Nặng



Huyền



Hwowng



Hoir



Hỏi



Ngax



Ngã



Hương



3.1.2.3. Cách nhập Tiếng Việt bằng chương trình Unikey

Bước 1: Khởi động Word. Chọn font chữ (click nút

công cụ và chọn một font tùy ý).

Bước 2: Khởi động chương trình Unikey. Nếu có biểu tượng



trên thanh

(đang ở chế độ gõ



dấu tiếng Việt) hoặc



(đang tắt chế độ gõ dấu) ở bên phải thanh tác vụ thì chương

trình đã được khởi động. Bạn cần phải chuyển sang chế độ gõ dấu Tiếng Việt (click

vào biểu tượng



) thì mới có thể gõ dấu được.



Bước 3: Click phải chuột vào biểu tượng chương trình, chọn bảng mã tương ứng

font chữ đã chọn.

Bước 4: Tương tự bước 3, chọn kiểu gõ.

Lưu ý:

- Bạn có thể chọn font chữ hay bảng mã trước đều được nhưng phải tương ứng

như đã trình bày trong phần 3.1.2.1.

- Nếu sử dụng các chương trình hỗ trợ gõ dấu khác thì bạn cũng thực hiện tương tự

như trên.

3.1.3. Nhập văn bản

Khi nhập văn bản, con trỏ tự động dịch chuyển sang phải. Khi con trỏ di chuyển

vượt quá lề phải qui định nó sẽ tự động xuống dòng tiếp theo. Muốn kết thúc đoạn thì gõ

Enter, khi đó Word sẽ tự động chèn vào dấu ngắt đoạn. Khi số dòng vượt quá chiều dài

trang thì Word tự động sang trang. Muốn chủ động qua trang khác khi trang hiện hành vẫn

còn thì gõ Ctrl+Enter.

Phần 3: Microsoft Word 2003



Trang 73



Tài liệu Tin học đại cương



Bộ môn Tin học



3.1.3.1. Các phím và lệnh di chuyển con trỏ

Phím



Công dụng



←→



Sang trái, sang phải một ký tự.



↑↓



Lên, xuống một dòng.



Home



Về đầu dòng hiện hành.



End



Đến cuối dòng hiện hành.



PageUp



Cuộn lên một trang màn hình.



PageDown



Cuộn xuống 1 trang màn hình.



Ctrl+PageUp



Về trang trước.



Ctrl+PageDown



Đến trang sau.



Ctrl+Home



Về đầu văn bản.



Ctrl+End



Đến cuối văn bản.



Ngoài ra, có thể dùng thanh trượt để cuộn văn bản và click chuột vào vị trí muốn di

chuyển đến.

3.1.3.2. Các phím và lệnh xoá

• Phím Delete: xoá một ký tự tại vị trí con trỏ, xoá một đối tượng được chọn.

• Phím Backspace: xoá một ký tự phía trước (bên trái) con trỏ.

• Lệnh Edit\Cut (Ctrl+X): xoá đối tượng được chọn và đưa vào Clipboard.

3.1.3.3. Lệnh Undo và Redo

hoặc tổ hợp phím Ctrl+Z) cho phép huỷ tác

Lệnh Edit\Undo (nút lệnh Undo

dụng của lệnh vừa thực hiện. Số lần Undo trong Word là không hạn chế cho đến thời điểm

lưu tập tin gần nhất.

Lệnh Edit\Redo (nút lệnh Redo

hiện lại các lệnh đã Undo.



hoặc tổ hợp phím Ctrl+Y) có công dụng thực



3.2. KHỐI VÀ CÁC LỆNH XỬ LÝ KHỐI

Khối là một đoạn văn bản liên tục được xác định bằng bàn phím hay thiết bị chuột.

Phần này cung cấp những kỹ năng thao tác trên một khối văn bản bao gồm: sao chép, di

chuyển cắt dán nhằm tăng tốc độ soạn thảo văn bản.

3.2.1. Chọn khối

• Chọn khối bất kỳ:

- Dùng bàn phím: đặt con trỏ ở điểm đầu cần chọn, ấn giữ nút Shift rồi dùng các

phím mũi tên để di chuyển đến vị trí cuối cần chọn.

- Dùng chuột: trỏ chuột vào đầu khối, ấn giữ chuột trái và kéo đến cuối khối.

Phần 3: Microsoft Word 2003



Trang 74