3 Những nội dung cơ bản của Quản trị NNL trong doanh nghiệp

thống những yêu cầu về NNL để bảo đảm rằng doanh nghiệp sẽ có đúng số người

có đủ các kỹ năng theo đúng nhu cầu”. ( R. Wayne Mondy) [12, tr 53]

Tóm lại "Hoạch định nguồn nhân lực là xác định được nhu cầu & đáp ứng

nhu cầu về nguồn nhân lực cho doanh nghiệp"

Quá trình hoạch định nguồn nhân lực cần được thực hiện gắn liền với quá

trình hoạch định và thực hiện các chiến lược và chính sách kinh doanh khác của

doanh nghiệp. Quá trình hoạch định nguồn nhân lực thường được thực hiện theo 7

bước sau:

 Phân tích môi trường, xác định mục tiêu & chiến lược cho doanh nghiệp

 Phân tích hiện trạng quản trị nhân lực trong doanh nghiệp

 Dự báo khối lượng công việc theo mục tiêu kế hoạch SXKD

 Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực theo kế hoạch trung hạn, dài hạn

 Phân tích so sánh quan hệ cung – cầu nhân lực & đề ra chính sách, chương

trình, kế hoạch

 Thực hiện các chính sách, chương trình, kế hoạch về quản trị nhân lực theo

bước 5 đề ra.

 Kiểm tra, giám sát, đánh giá tình hình thực hiện

1.3.1.2 Phân tích công việc

“Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác

định điều kiện tiến hành các nhiệm vụ, trách nhiêm, quyền hạn khi thực hiện công

việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công

việc” [6, tr 68]

“Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các

nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức”

.(Wayne mondy and Robert) [ 12, tr 71]

Khi phân tích công việc cần xây dựng được 2 tài liệu cơ bản là bản mô tả công

việc và bản tiêu chuẩn công việc. Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức

năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu

kiểm tra giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả

công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu

được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Bản tiêu chuẩn công việc là



16



văn bản liệt kê nhưng yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh

nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và đặc điểm cá nhân

thích hợp nhất cho công việc. Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được

doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.

Mục đích phân tích công việc là:

• Nhân viên thực hiện những việc gì ?

• Khi nào công việc hoàn tất ?

• Công việc được thực hiện ở đâu ?

• Công nhân viên làm công việc đó như thế nào ?

• Tại sao phải thực hiện công việc đó ?

• Để thực hiện công việc đó cần hội tụ đủ những tiêu chuẩn trình độ nào ?

Phân tích công việc là công cụ hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp đang

cần có sự cải tổ, hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao

hiệu quả sản xuất kinh doanh. Lợi ích của việc phân tích công việc trong hoạt động

quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp được thể hiện trong sơ đồ sau:



Phân tích công việc



Bản mô tả công việc



Tuyển

dụng, lựa

chọn



Đào tạo,

huấn luyện



Bản tiêu chuẩn công việc



Đánh giá

nhân viên



Xác định

giá trị công

việc



Trả công,

khen

thưởng



Hình 1-1: Lợi ích của phân tích công việc [7, tr 70]

Để thực hiện việc phân tích công việc, xây dựng bản mô tả công việc và

bản tiêu chuẩn công việc được chính xác, trước hết nhà quản trị cần thu thập

các tông tin như:

•



Các yếu tố về điều kiện làm việc, vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực,

tiêu hao năng lượng, những rủi ro, tổ chức lao động, tiền công...



•



Các hoạt động, thao tác thực tế của nhân viên tại nơi làm việc, cách thức làm

17



việc với máy móc thiết bị, các mối quan hệ trong công việc, cách thức làm

việc với khách hàng

•



Trình độ, các kỹ năng, kinh nghiệm, sức khoẻ.. nhân viên cần phải có



•



Về máy móc, thiết bị tại nơi làm việc, quy trình công nghệ



•



Tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc

Việc phân tích công việc có thể được thực hiện theo trình tự các bước như sau:



•



Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc từ đó xác định, hình thức thu

thập thông tin



•



Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản có sẵn từ các bộ phận trong doanh nghiệp



•



Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các bước công việc then chốt để

phân tích công việc



•



Bước 4: áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích

công việc



•



Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin



•



Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Để thực hiện việc thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc, thường sử



dụng các phương pháp như sau:

•



Phỏng vấn: phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện



trực tiếp với từng cá nhân, từng nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc hoạc

với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó.

•



Bảng câu hỏi nhân viên: được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu



thập thông tin phân tích công việc, bảng câu hỏi liệt kê các câu hỏi đã được chuẩn

bị kỹ lưỡng từ trước, phát cho nhân viên điền các câu trả lời. Tổ kết câu trả lời của

nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực

hiện trong doanh nghiệp.

•



Quan sát tại nơi làm việc: Cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi



tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phực tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm

khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy

móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực

hiện công việc.

ngoài ra còn có thể sử dụng một số phương pháp như:

•



Ghi chép lại trong nhật ký công việc



•



Bảng danh sách kiểm tra



18



•



Phối hợp các phương pháp

1.3.2 Tuyển dụng nhân lực

1.3.2.1 Khái niệm:

- Tuyển dụng nhân sự là quá trình tiềm kiếm và lựa chọn nhân sự để thỏa



mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ xung lực lượng lao động cần thiết để

thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.

Tuyển dụng nhân sự gồm hai khâu: Tìm kiếm nhân sự (tuyển mộ) và lựa

chọn nhân sự (tuyển chọn)

Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những người có khả năng từ

nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm

Tuyển chọn nhân viên là quá trình rà soát tiêu chuẩn, nghiên cứu hồ sơ, trắc

nghiệm, phỏng vấn sơ bộ, chuyên sâu, khám sức khoẻ để tìm được ứng cử viên phù

hợp với chỗ làm việc còn trống hoặc chỗ làm việc mới của doanh nghiệp.

Tuyển mộ là tập trung các ứng viên lại, còn tuyển chọn là quyết định

xem trong số các ứng viên đó ai là người hội đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho

doanh nghiệp.

Tuyển dụng nhân sự là một quá trình phức tạp, việc tuyển dụng được thực

hiện đối với tất cả các vị trí trong doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân sự phải có sự

tham gia của các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng, bộ phận quản lý nhân sự, và nhà

quản trị cấp cao (nếu là vị trí quan trọng). Tuyển dụng nhân sự là trách nhiệm của

tất cả các nhà quản trị trong doanh nghiệp.

1.3.2.2 Vai trò của tuyển dụng nhân sự:

Tuyển dụng nhân sự có vai trò quan trọng không chỉ với doanh nghiệp, đối

với người lao động mà còn đối với cả xã hội

- Tuyển dụng nhân sự giúp doanh nghiệp bổ xung nguồn nhân lực phù hợp

với yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh

- Giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả nhất

- Giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và sử dụng có hiệu quả các

nguồn lực khác của doanh nghiệp

- Tạo tiền đề cho việc bố trí sử dụng, đào tạo và phát triển nhân sự trong

doanh nghiệp

- Tạo không khí thi đua, cạnh tranh trong nội bộ người lao động



19



- Giúp người lao động hiểu rõ hơn và được định hướng bởi các triết lý, quan

điểm của nhà quản trị, mục tiêu của doanh nghiệp.

- Sử dụng các nguồn lực xã hội một cách hữu ích

- Tăng số lượng lao động xã hội có việc làm, có thu nhập, giảm tỷ lệ thất nghiệp

- Giảm các tệ nạn xã hội

1.3.2.3 Các nguồn tuyển dụng:

Tuyển dụng nhân sự có thể thực hiện từ các nguồn khác nhau, cả bên trong

lẫn bên ngoài doanh nghiệp

*. Nguồn bên trong doanh nghiệp: là các lao động đang làm việc trong

doang nghiệp nhưng lại có nhu cầu và khả năng thuyên chuyển để đảm nhận một

công việc khác. Tuyển dụng từ nguồn nhân sự bên trong doanh nghiệp có ưu điểm

là

- Sử dụng có hiệu quả hơn nguồn nhân lực hiện có

- Tạo cơ hội thăng tiến cho người lao động trong doanh nghiệp

- Tạo ra sự thi đua tích cực

- Người lao động có khả năng hội nhập nhanh, có lòng trung thành

- Chi phí tuyển dụng thấp.

Nhược điểm là:

- Hạn chế về chất lượng và số lượng ứng viên

- Gây xáo trộn về mặt tổ chức

- hình thành nhóm nhân sự không thành công, dẫn đến bi quan, chán nản

hoặc có hành động tiêu cực.

*. Nguồn bên ngoài doanh nghiệp: Tuyển dụng từ nguồn nhân sự bên ngoài

doanh nghiệp có ưu điểm là

- Nguồn ứng viên phong phú, đa dạng

- Người lao động thuần nhất hơn, người sử dụng lao động có điều kiện đào

tạo từ đầu

- Người lao động mới có nhiều động cơ làm việc.

Nhược điểm:

- Người lao động chưa quen môi trường làm việc

- Chi phí tuyển dụng cao

- Mất nhiều thời gian làm quen với công việc hơn

1.3.2.4 Các bước tuyển dụng:



20



Xác định công việc cần tuyển dụng

Thông báo tuyển dụng

Thu nhận và xử lý hồ sơ

Tổ chức thi tuyển

Đánh giá ứng viên

Quyết định tuyển dụng

Hội nhập nhân viên mới

Hình 1.2: Các bước tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp [12, 85]

*. Xác định công việc cần tuyển dụng: mục đích của việc xác định công việc cần

tuyển dụng là:

- Công việc cần tuyển dụng là công việc lâu dài hay thời vụ

- Công việc đòi hỏi những kiến thức chuyên môn như thế nào

- Người lao động cần thực hiện nhiệm vụ gì?

- Các tiêu chuẩn, yêu cầu công việc

- Mối quan hệ với các vị trí khác trong doanh nghiệp

Để xác định công việc cần tuyển dụng cần có bảng mô tả công việc và

bảng tiêu chuẩn công việc.

Bảng mô tả công việc sẽ thể hiện các nội dung như:

+ Nhận diện về công việc

+ Mô tả thực chất công việc

+ Các mối quan hệ khi thực hiện công việc

+ Điều kiện làm việc

+ Chức năng nhiệm vụ khi đảm nhận công việc

+ Tiêu chuẩn người lao động

21



Bảng tiêu chuẩn công việc sẽ thể hiện các nội dung như:

+ Tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, văn hóa, ngoại ngữ...

+ Tiêu chuẩn về kinh nghiệm công tác

+ Tiêu chuẩn về tuổi tác, giới tính, ngoại hình

+ Tiêu chuẩn về hoàn cảnh gia đình

+ Tiêu chuẩn về cá tính, đạo đức

*. Thông báo tuyển dụng; mục đích là thu hút được ứng viên từ nhiều

nguồn khác nhau giúp cho việc tuyển dụng được thuận lợi hơn. Quá trình thực hiện

thông báo tuyển dụng gồm có:

+ Thiết kế thông báo tuyển dụng một cách rõ ràng, chi tiết, gây ấn tượng,

đầy đủ nội dung

+ Xác định đích cần thông tin (dựa vào nguồn định tuyển)

+ Triển khai thông báo tuyển dụng rộng rãi thông qua các phương tiện như:

Phương tiện thông tin đại chúng, các trường đào tạo nghề, tại trụ sở doanh nghiệp...

*. Thu nhận và xử lý hồ sơ: mục đích là kiểm tra sự phù hợp về tiêu chuẩn

của các ứng viên tham gia tuyển dụng, loại bỏ các ứng viên không phù hợp, tiết

kiệm chi phí cho doanh nghiệp cũng như cho các ứng viên.

Nội dung của việc thu nhận và xử lý hồ sơ gồm có:

+ Nhận hồ sơ, ghi vào sổ xin việc

+ Phân loại chi tiết hồ sơ được tiến hành theo từng vị trí tuyển dụng

+ Nghiên cứu và xử lý hồ sơ

+ Xây dựng báo cáo phân tích và đánh giá ứng viên dựa trên kết quả nghiên

cứu hồ sơ

+ Quyết định danh sách ứng viên tham gia thi tuyển

*. Tổ chức thi tuyển: mục đích là lựa chọn ứng viên tốt nhất có thể đảm

nhận công việc có nhu cầu tuyển dụng và phát hiện mâu thuẫn giữa khả năng của

ứng viên và hồ sơ.

Hình thức thi tuyển có thể thực hiện theo cách thi viết để kiểm tra kiến

thức, phỏng vấn trực tiếp các ứng viên hoặc kết hợp cả hai hình thức trên.

Yêu cầu khi tổ chức thi tuyển là:

+ Nội dung thi tuyển phải được hoạch định trước, phải phù hợp với vị trí

cần tuyển dụng

+ Các câu hỏi không được cứng nhắc, cần linh hoạt trước câu trả lời của

22



ứng viên, không nên sử dụng câu hỏi buộc ứng viên phải trả lời có hoặc không.

+ Tạo bầu không khí cởi mở trong thi tuyển

+ Tôn trọng các ứng viên, tạo điều kiện cho các ứng viên tranh luận

+ Sử dụng thống nhất bộ câu hỏi với các ứng viên

+ Ghi lại những chú ý về từng ứng viên

*. Đánh giá các ứng viên: mục đích là đánh giá các ứng viên một cách

chính xác, khách quan trên tất cả các mặt.

Nội dung của việc đánh giá các ứng viên là:

+ Xây dựng các tiêu thức đánh giá

+ Xác định thang điểm cho từng tiêu thức

+ Đánh giá các ứng viên theo từng tiêu thức và xác định tổng số điểm của

mỗi ứng viên

+ So sánh và lựa chọn ứng viên

*. Quyết định tuyển dụng: mục đích là ra quyết định bằng văn bản chính

thức tuyển dụng hay loại bỏ các ứng viên

Để quyết định tuyển dụng chính xác cần chú ý xem xét một cách hệ thống

thông tin về các ứng viên, phát triển bản tóm tắt về các ứng viên.

Quyết định tuyển dụng có thể được ban hành theo kiểu đơn giản hoặc kiểu

thống kê cho điểm.

*. Hội nhập nhân viên mới: mục đích là giúp những người được tuyển dụng

nhanh tróng tiếp cận công việc và nhanh tróng hòa nhập với tập thể

Hội nhập với doanh nghiệp để kích thích lòng tự hào về doanh nghiệp ở các

nhân viên mới thông qua việc giới thiệu cho họ về lịch sử, truyền thống, thành tựu

của doanh nghiệp....

Hội nhập với công việc tạo cơ hội cho nhân viên mới thử sức với công việc,

bộc lộ hết khả năng cũng như hạn chế và làm nảy sinh tinh thần đồng đội giữ nhân

viên mới và nhân viên cũ.

1.3.3 Tạo động lực trong lao động

Tạo động lực trong lao động là tạo cho người lao động có nhu cầu, có khát

vọng và sự tự nguyện vươn lên, tạo ra sự công bằng giữa đóng góp và hưởng thụ,

tạo cho họ mục tiêu phấn đấu phù hợp.

Khi nguời lao động có được động lực trong lao động thì năng suất lao động sẽ

cao và tinh thần sáng tạo và có nhiều sáng kiến cải tiến công việc.

23



Đối với lãnh đạo trong doanh nghiệp, nhu cầu của nhân viên là một vấn đề

cần quan tâm hàng đầu, vì nhu cầu có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt

động của con người. Sự thoả mãn nhu cầu là động lực thúc đẩy hoạt động của

mỗi cá nhân và tập thể, nhu cầu qui định xu hướng lựa chọn ý nghĩa, tình cảm

và ý chí của con người.

Nhu cầu tinh thần cơ bản của con người là mong muốn có được địa vị, được

mọi người chú ý, tôn trọng, được bảo đảm nghề nghiệp, có cơ hội thăng tiến, nhu

cầu về cuộc sống hoà bình, công bằng xã hội, v.v....

Abraham Maslow đã chia nhu cầu của con người ra làm 5 loại, xếp từ thấp

đến cao theo thứ tự: nhu cầu vật chất, nhu cầu an toàn, nhu cầu xã hội, nhu cầu kính

trọng và nhu cầu tự hoàn thiện. Ông cho rằng con người có xu hướng đi tìm sự thoả

mãn các nhu cầu này từ thấp đến cao. Lãnh đạo doanh nghiệp cần phải căn cứ vào

nhu cầu thực sự cần được thoả mãn của lao động để dựa vào đó khuyến khích họ

thực hiện các mục tiêu quản trị. Chi tiết nhu cầu của con người theo Abraham

Maslow thể hiện trong hình dưới đây:



Nhu cầu tự

hoàn thiện



Nhu cầu tôn trọng



Nhu cầu xã hội



Nhu cầu an toàn



Nhu cầu sinh lý



Hình 1.3: Tháp hệ thống nhu cầu của Abraham Maslow(1941)



24



Nhưng bất kể ở mức nhu cầu nào, đối với doanh nghiệp, người lao động đều

có những nhu cầu cơ bản sau đây:

 Công việc ổn định, điều kiện làm việc hợp lý để có thể phát huy tốt

nhất sở trường làm việc của mình hay nói cách khác người lao động muốn có

được công việc, mà tại đó họ có được sự ổn định, an toàn và có thể cống h iến

nhiều nhất cho xã hội.

 Người lao động mong muốn được cấp trên đánh giá được năng lực, tài

năng, thành tích trong công việc mình đảm trách.

 Người lao động mong muốn được học tập, có cơ hội thăng tiến trong nghề

nghiệp, mong muốn có cơ hội làm công việc quan trọng, thú vị hơn.

 Người lao động mong muốn sự công bằng, muốn tham gia hợp tác, cống

hiến với tư cách là thành viên của doanh nghiệp, v.v....

Để đáp ứng nhu cầu của người lao động, bên cạnh các việc cần làm khác, nhất

thiết phải có chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để duy trì và phát

triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu, chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Các học thuyết tạo động lực

• Thuyết hệ thống nhu cầu của Maslow: ( Nhu cầu sinh lý => nhu cầu an toàn

=> nhu cầu xã hội => nhu cầu được tôn trọng => nhu cầu tự hoàn thiện. Nhà quản

trị phải phát hiện được nhu cầu.

• Thuyết tăng cường tích cực của B.F Skiner : Khen thưởng tốt hơn phạt, thời

gian từ khi có thành tích ->thưởng càng ngắn, càng tốt

• Thuyết kỳ vọng của Victor Vroom: Tạo cho người lao động kỳ vọng vào

thành tích, nỗ lực để đạt được thành tích

• Thuyết công bằng của J. Stacy Adam

Quyền lợi của cá nhân/sự đóng góp cá nhân = quyền lợi của người

khác/đóng góp của người khác

• Thuyết mục tiêu của Edwin Locke

Làm việc hướng tới mục tiêu là nguồn gốc sinh ra động lực

Các phương thức tạo động lực trong lao động

• Xác định nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện cho nhân viên; đánh giá thường

xuyên & công bằng mức độ hoàn thành nhiệm vụ; khuyến khích người LĐ làm việc

25



tốt hơn.

• Tạo điều kiện để người lao động hoàn thành nhiệm vụ; cung cấp đủ các điều

kiện cần thiết; loại bỏ các trở ngại cho việc thực hiện nhiệm vụ của người lao động

• Kích thích lao động bằng tiền lương, tiền công; tăng lương tương xứng với

trình độ làm việc; tổ chức các phong trào thi đua thưởng bằng vật chất và tinh thần;

bổ nhiệm đề bạt vào các vị trí thích hợp

1.3.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển

kinh tế xã hội của một quốc gia nói chung cũng như đối với mỗi doanh nghiệp nói

riêng. Nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp ngày càng

tăng nhanh cùng với sự phát triển nhanh tróng của công nghệ, và sự cạnh tranh khốc

liệt trong môi trường hội nhập quốc tế.

Đào tạo được xem như là yếu tố cơ bản nhằm đáp ứng các mục tiêu chiến

lược của doanh nghiệp. Giờ đây, chất lượng nhân viên đã trở thành một trong những

lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất của các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Thực tế

đã chứng minh đầu tư vào nguồn nhân lực có thể mang lại hiệu quả cao hơn hẳn so

với đầu tư đổi mới trang bị kỹ thuật và các yếu tố khác của quá trình

• Đào tạo (đào tạo kỹ năng) được hiểu là các hoạt động dạy & học tập nhằm

giúp cho NLĐ có thể thực hiện hiểu quả hơn chức năng, nhiệm vụ được giao hiện

tại

Đào tạo và đào tạo lại nguồn nhân lực là một nội dung nhằm phát triển năng

lực làm việc của người lao động trong doanh nghiệp, chuẩn bị cho người lao động

thực hiện chức năng, nhiệm vụ tốt hơn, giúp người lao động am hiểu hơn về công

việc và tạo điều kiện thuận lợi cho họ thích hợp nhanh hơn, hiệu quả hơn với những

thay đổi của môi trường SXKD.



26