Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (183.28 KB, 33 trang )
2.2. Soạn thảo công văn
• - Khái niệm.
• - Công văn là thư công dùng để liên hệ giao dịch
giải quyết công việc mang tính hành chính với
nhiều cơ quan :
• - Các loại công văn :
• + Công văn đề nghị, yêu cầu
• + Công văn trả lời, phúc đáp
• + Công văn chỉ đạo, hướng dẫn
• + Công văn đôn đốc, nhắc nhở
• + Công văn mời họp…
- Yêu cầu soạn thảo công văn
+ Về thể thức
+ Bố cục
+ Hiểu nội dung công việc (vấn đề). Ví dụ: PĐT
Trường Kinh tế-Luật soạn thảo công văn gửi Công ty
điện thoại Viettel đề nghị về việc tiếp nhận sv của Khoa
Quản trị kinh doanh đến thực tập. Phòng Đtạo Trường
cần gửi tới Cty các thông tin như:
- Số lượng sv thực tập
- Thời gian thực tập
- Nội dung thực tập
- Ý nghĩa và yêu cầu của đợt thực tập đối với sv
2.2.1. Soạn thảo công văn đề nghị
• Mở đầu
• Trình bày mục đích, lý do (cơ sở) dẫn đề
nghị.
• Nội dung :
• - Trình bày các đề nghị (yêu cầu).
• - Cam kết nếu cần.
• Kết thúc :
• Mong muốn được quan tâm giải quyết.
- Công văn đề nghị cần đưa ra những đề
nghị cụ thể, đề nghị càng cụ thể càng nhanh
chóng được giải đáp.
Không nên diễn giải dài dòng mà nên
trình bày lý do đề nghị. Sau đó trình bày
những vấn đề chi tiết mà cơ quan, đơn vị
muốn đề nghị, cuối thư đưa ra đề nghị muốn
được giải quyết. Ví dụ:Công văn đ/nghị xin
kinh phí sửa chữa Tham khảo– Congvanmau:/D
• - Nội dung đề nghị phải có tính thuyết phục. Muốn
vậy người viết công văn phải hiểu rõ nội dung cần
đề nghị, trình bày cho người giải quyết công văn
thấy rằng các ý kiến đề nghị là cần thiết
• VD: Công văn đề nghị xin kinh phí mua sắm
trang thiết bị trong cơ quan, người soạn thảo phải
trình bày được các ý:
+ Các trang thiết bị cần để phục vụ công việc.
+ Số lượng các trang thiết bị cần có (trình bày trực
tiếp trong công văn hoặc có phụ lục kèm
+ Số tiền để mua sắm.
+ Đề nghị khác nếu co
• - Công văn đề nghị cũng cần thiết phải có
giọng dứt khoát (nhất là loại công văn đề
nghị thực hiện công việc).
• - Công văn đề nghị luôn luôn phải trình bày
một cách lịch sự
2.2.2. Soạn thảo công văn trả lời
Mở đầu (đi thẳng vào đề) có 3 cách :
1) Trả lời công văn số …..
2) Xác nhận đã nhận được vb về vấn đề gì, xin trả
lời.
3) Phúc đáp công văn số
Nội dung :
Trả lời trực tiếp vấn đề được hỏi theo thứ tự vấn
đề được nêu trong công văn đề nghị.
Phần nào chưa đủ rõ, chưa trả lời được – cần nêu
rõ lý do và hẹn trả lời.
Kết thúc : – Bằng một câu xã giao : Sẵn sàng trả
lời nếu còn vấn đề nào chưa rõ.
SOẠN THẢO CÔNG VĂN TRẢ LỜI, NGƯỜI
SOẠN THẢO PHẢI HIỂU RÕ VĂN BẢN ĐỀ
NGHỊ
VD: TrảĐỂ
lờiTRẢ
công LỜI
văn đề nghị xin kinh phí sửa chữa
các phòng (phòng họp, phòng tiếp dân, phòng tiếp
khách…) của văn phòng.
- Nếu đồng ý sẽ duyệt số tiền là bao nhiêu hoặc duyệt
theo đề nghị của ủy ban.
- Nếu không đồng ý cần trình bày rõ lý do
+ Hết kinh phí.
+ Không có trong kế hoạch đầu năm
+ Hoặc vì một lý do nào đó
+ Có thể chỉ ra hướng giải quyết đê VP thực hiện
Tham – Congvanmau:/D
VD: Trả lời công văn của VP đề nghị xin kinh
phí mua sắm trang thiết bị trong cơ quan,
- Nếu đồng ý: đồng ý các trang thiết bị nào (số
lượng trang thiết bị, số tiền)
- Nếu không đồng ý: cần nêu lý do, vì sao?
+ Không có kinh phí
+ Trang thiết bị không phù hợp.
+ Công việc không cần thiết có trang thiết bị.
+ Chờ xin tính toán và phân bổ lại
+ Nội quy cơ quan quy định không mua sắm.
Tham – Congvanmau:/D