Quá trình hình thành và phát triển Chức năng, nhiệm vụ của công ty Chức năng của công ty

chơng II
thực trạng về phân tích tình hình và hiệu quả kinh doanh xuất khẩu tại công ty xuất nhập
khẩu tạp phẩm hà nội I. Giới thiệu khái quát về công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm hà
nội Tên công ty: Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội
Tên giao dịch: tocontap Trụ sở: 36 Bà Triệu Quận hoàn kiếm Hà Nội

1. Quá trình hình thành và phát triển

Tổng công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội đợc thành lập ngày 531956, trực thuộc Bộ Công Thơng. Trong nền kinh tế tập trung với
quy mô là một tổng công ty, công ty là một doanh nghiệp chủ đạo của
nhà nớc trong hoạt động ngoại thơng. Với hơn 10 lần tách nhập, tổ chức của công ty có nhiều sự thay đổi:
tách dần một số bộ phận để thành lập các công ty khác nh: Artexport, Bartex, Textimex, Mecanimex
Theo quyết định số 333TM TCCB về việc sắp xếp lại các Doanh
nghiệp nhà nớc do Bộ Thơng Mại ban hành ngày 31031993, tổng công ty đợc đổi thành Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội.
Đây là một công ty có bề dầy lịch sử buôn bán quốc tế lâu năm nhất ở Việt Nam. Công ty đã xác lập mối quan hệ kinh tế quốc tế với trên
70 nớc và khu vực trên toàn thế giới. Hoạt động của công ty không chỉ
Hà nội 2004 31
hạn chế trong lĩnh vực XNK đơn thuần mà đã mở rộng ra nhiều lĩnh vực khác nh: tiếp nhận gia công, lắp ráp, sản xuất theo mẫu mã kiểu
dáng mà khách hàng yêu cầu, đổi hàng, hợp tác đầu t xí nghiệp để sản xuất hàng XNK, đại lý nhập khẩu, chuyển khẩu
Các chi nhánh công ty trong và ngoài nớc thuộc công ty: + Chi nhánh tocontap tại TPHCM: 1168D - Đờng 312 Quận 11
+ Chi nhánh tocontap tại Hải Phòng: 96A Nguyễn Đức Cảnh + Xí nghiệp tocan chuyên sản xuất chổi quét sơn, con lăn tờng liên
doanh với Canada. + Các văn phòng đại diện tại Đức, Nga, Séc, Hungari
Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập có t cách pháp nhân tự chủ về mặt tài chính, có tài khoản VNĐ và ngoại tệ tại ngân hàng và có con dấu
riêng, công ty hoạt động theo luật pháp nớc Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa
Việt Nam và theo điều lệ tổ chức của công ty.

2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Chức năng của công ty

Trong cơ chế thị trờng, công ty đợc trao quyền tự chủ kinh doanh, tìm kiếm bạn hàng, tự hạch toán kinh doanh và đảm bảo kinh doanh có lãi.
Ngoài ra, công ty phải tiếp tục hoàn thành các chỉ tiêu do Bộ Thơng Mại
Hà nội 2004 32
Chi nhánh TPHCM
Công ty XNK tạp phẩm Hà Nội
Xí nghiệp tocan
Chi nhánh Hải Phòng Đại diện công ty
tại Đức, Nga, Hungari, Séc
giao cho. Tạo lập tốt các mối quan hệ hợp tác kinh doanh lâu dài, đảm bảo tăng trởng vốn và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Mục đích kinh doanh của công ty là thông qua các hoạt động XNK, sản xuất, liên doanh, hợp tác đầu t sản xuất để khai thác có hiệu quả
nguồn vật t nguyên liệu và nhân lực của đất nớc, đẩy mạnh sản xuất và xuất khẩu tăng thu ngoại tệ cho đất nớc.
- Nội dung hoạt động:
+ XNK các mặt hàng tạp phẩm và vật t, nguyên liệu để phục vụ nhu
cầu sản xuất và tiêu dùng trong nớc do công ty khai thác từ mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nớc và do công ty tự sản xuất và liên doanh,
liên kết hợp tác đầu t với tổ chức và cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế.
+ Nhận XNK uỷ thác, làm đại lý, môi giới mua bán các mặt hàng cho các tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế trong nớc và nớc ngoài
theo quyết định của nhà nớc và Bộ Thơng Mại. + Tổ chức sản xuất gia công hàng XNK, liên doanh liên kết hợp tác
đầu t sản xuất, tiêu thụ sản phẩm với các tổ chức trong và ngoài nớc. Nhiệm vụ của công ty
+ Xây dựng và tổ chức có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh trong đó có kế hoạch xuất nhập khẩu
+ Tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc, đơnvị liên doanh áp dụng các biện pháp có hiệu quả để nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất nhập
khẩu + Tự tạo nguồn vốn, đảm bảo tự trang trải về mặt tài chính, bảo toàn
vốn, đáp ứng yêu cầu phục vụ phát triển kinh tế và XNK của đất nớc. Quản lý sử dụng theo đúng chế độ và có hiệu quả các nguồn đó.
+ Tiếp cận thị trờng, nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị tr- êng, c¶i tiÕn mÉu m·, øng dơng tiÕn bé khoa học kỹ thuật để nâng cao
Hà nội 2004 33
Phòng hành chính quản trị
chất lợng hàng hoá, tăng năng lực cạnh tranh cho hàng hóa đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nớc và nhu cầu xuất khẩu.
+ Tuân thủ các chế độ, chính sách, luật pháp quy định liên quan đến hoạt động của đơn vị. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế nói
chung, hợp đồng ngoại thơng nói riêng. Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng nớc ngoài phải sao chụp hợp đồng gửi cho phòng KTTC.
Tuân thủ sự quản lý của cấp trên thực hiện đúng nghĩa vụ với cơ quan cấp trên với nhà nớc.
+ Không ngừng cải thiện điều kiện lao động nhằm nâng cao năng suất lao động từ đó nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên và
hiệu quả kinh tế. 3. Tổ chức bộ máy quản lý s¶n xt kinh doanh
Khi chun sang kinh doanh thÝch ứng với nền kinh tế thị trờng, công ty cần phải có một bộ máy chỉ đạo kinh doanh ngọn nhẹ và nhạy
bén để các bộ phận trong cơ cấu tỉ chøc cã thĨ liªn hƯ mËt thiÕt víi nhau đảm bảo tính đồng bộ của toàn bộ hệ thống. Vì vậy, trớckia
tocontap có 10 phòng quản lý, 1992 có 7 phòng hiện nay sắp xếp thu gọn còn lại 4 phòng, đồng thời công ty cũng phải giải thể những phòng
kinh doanh kém hiệu quả, thành lập một số phòng kinh doanh mới năng động và hiệu quả hơn.
Hiện nay Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nh sau:
Hà nội 2004 34
Phòng hành chính quản trị
Phó tổng giám đốc Phòng tổ chức và
quản lý lao động Tổng giám đốc
Nhiệm vụ các phòng ban: + Tổng giám đốc là ngời đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trớc
pháp luật và bộ thơng mại về các hoạt động và hiệu quả kinh doanh toàn công ty. Điều hành quản lý công ty theo luật doanh nghiệp và các
quy định khác có liên quan theo thoả ớc lao động, hợp ®ång lao ®éng, quy chÕ ®iỊu khiĨn cđa c«ng ty.
+ Phó giám đốc là ngời trực tiếp giúp tổng giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trớc tổng giám đốc về
sự uỷ quyền đó. + Phòng tổ chức và quản lý lao động: tổ chức quản lý lao động của
công ty theo nhiệm vụ của công ty, yêu cầu điều động, sắp xếp bố trí lao động của tổng giám đốc trên cơ sở nắm vững các quy định về tổ
chức, lao động tiền lơng quy định của bộ luật lao động. Làm kế hoạch tuyển dụng lao động theo mục đích sản xuất kinh
doanh, giải quyết khiếu nại, vớng mắc về quyền lợi của ngời lao động trong công ty, bảo vệ chính trị nội bộ phòng gian bảo mật.
Hà nội 2004 35
Phòng tổng hợp Phòng hành
chính quản trị Phòng tài
chính kế toán
Các đơn vị thuộc công ty
Phòng kinh doanh XNK1
XNK 8 Các chi nhánh
tại các tỉnh
+ Phòng tổng hợp: tổng hợp các vấn đề đối nội, đối ngoại sản xuất kinh doanh. Thu thập nắm bắt thông tin mới nhất trong và ngoài nớc có
liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tìm hiểu, tìm kiếm đối tác để hợp tác kinh doanh cho công ty,
phiên dịch, biên dịch các tài liệu giúp tổng giám đốc nắm đợc tình hình diễn biến hàng ngày.
Thống kê và lập bảng biểu hớng dẫn các đơn vị sản xuất kinh doanh, xây dựng kế hoạch quý, tháng, năm.
Tổng hợp và phân tích các dữ liệu, số liệu phát sinh, cung cấp cho tổng giám đốc kịp thời điều chỉnh sản xuất kinh doanh, làm các báo
cáo định kỳ trình tổng giám đốc, bộ chủ quản, các cơ quan quản lý nhà nớc có liên quan. Tập trung những ý kiến bằng văn bản công việc có
liên quan chung đến tổng giám đốc xem xét quyết định Theo dõi đôn đốc ghi sổ những hợp đồng kinh doanh xuất nhập
khẩu thông qua giấy phép và tờ khai hải quan để từ đó giám đốc có thể nắm chắc hoạt động XNK của các phòng kinh doanh. Hàng tháng vào
ngày 04 cung cấp các số liệu thực hiện kim ngạch của từng phòng để tính lơng.
+ Phòng kế toán tài chính: Với chức năng giám đốc đồng tiền thông qua việc kiểm soát quản lý
tiền vốn và tài sản của công ty. Phòng có chức năng:
Hớng dẫn các đơn vị sản xuất kinh doanh về nghiệp vụ mở sổ sách theo dõi hoạt động của đơn vị, theo quyđịnh của chế độ báo cáo
thống kê kế toán hạch toán nội bộ, theo quy định của công ty và hớng
dẫn của bộ tài chính.
Kiểm tra, kiểm soát các phơng án kinh doanh đã đợc Tổng giám đốc duyệt. Thờng xuyên đối chiếu chứng từ để các đơn vị hạch toán
chính xác. Tham gia góp ý và chịu trách nhiệm về các kiến nghị của
Hà nội 2004 36
mình về từng phơng án kinh doanh cụ thể xác định kết quả kinh doanh để tính trả lơng cho các đơn vị. Xây dựng phơng thức quy chế, hình
thức cho vay vèn, gi¸m s¸t theo dâi viƯc sư dơng vèn vay của công ty và bảo lãnh ngân hàng. Nắm chắc chu trình luân chuyển vốn của từng
hợp đồng, phơng án nhằm ngăn chặn nguy cơ sử dụng vốn kém hiệu quả, huặc mất vốn, không để tình trạng này xảy ra vì buông lỏng quản
lý, vi phạm nguyên tắc quản lý tài chính tiền tệ.
Lập quỹ dự phòng để giải quyết các phát sinh bất lợi trong sản xuất kinh doanh. Chủ động sử lý khi có những thay đổi về tổ chức nhân
sự lao động có liên quan đến tài chính.
+Phòng hành chính quản trị: chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính văn th lu trữ dữ liệu, hồ sơ chung, ph-
ơng tiện thiết bị đã mua sắm để phục vụ cho quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh trong toàn công ty có hiệu quả và tiết kiệm.
Ngoài ra phòng còn có chức năng khác nh: Cất trữ bảo quản, giữ gìn những tài sản hiện có không để h hỏng
mất mát, xuống cấp huặc xảy ra cháy nổ. Đề xuất mua sắm các phơng tiện làm việc và các nhu cầu sinh hoạt
của công ty, sửa chữa, bảo vệ an toàn cơ quan. Duy trì thời gian làm việc, giữ gìn vệ sinh đảm bảo môi trờng công
ty sạch đẹp. Đáp ứng nhu cầu cần thiết của lãnh đạo và các phòng ban trong công ty về điều kiện làm việc nh chống nóng, chống mất cắp và
có biện pháp ngăn ngừa kẻ trộm đột nhập vào cơ quan lấy tài liệu. + Phòng kinh doanh: với ngời đại diện là trởng phòng đợc giám
đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng, uỷ thác theo phơng án kinh doanh đã đợc giám đốc duyệt và phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc về sự uỷ
nhiệm đó.
Hà nội 2004 37
Phòng kinh doanh XNK1: chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng sản phẩm bằng giấy, từ giÊy nh bét giÊy, giÊy b¸o, vë, giÊy
than, giÊy in, các loại máy vi tính, máy in laser và phụtùng Phòng kinh doanh XNK 2: chuyên kinh doanh các loại văn phòng
phẩm, đồ dùng học sinh, dụng cụ thể thao. Các mặt hàng gốm sứ, mỹ nghệ sơn mài. Các loại đồ dùng bằng nhựa, các dụng cụ cầm tay trong
gia đình và cho công việc nội trợ, nhạc cụ, đồ chơi trẻ em. Phòng kinh doanh XNK 3: chuyên kinh doanh các mặt hàng may
mặc, hàng dệt kim, hàng len dạ, các nguyên vật liệu dùng cho ngành dệt nh bông tự nhiên, bông tổng hợp, tơ len tự nhiên, tơ len nhân tạo
Phòng XNK 4: chuyên kinh doanh các mặt hàng về thiết bị điện, điện tử hàng gia dụng, thiết bị văn phòng, cáp điện các loại
Phòng XNK7: chuyên kinh doanh các mặt hàng nông lâm sản Phòng XNK8: chuyên kinh doanh XNK các mặt hàng nông sản,
thuỷ sản, thủ công mỹ nghệ tạp phẩm. Ngoài các mặt hàng chuyên doanh nh trên các phòng còn XNK các
mặt hàng khác khi có nguồn hàng và thị trờng thích hợp đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
Để nâng cao hiệu quả phòng XNK 5 sát nhập vào phòng XNK 8. 4. Đội ngũ lao động của công ty
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội có 390 cán bộ công nhân viên bao gồm cả cán bộ quản lý. Năm nay so với năm trớc thì công ty
có không sự thay đổi về số lợng nhân viên nhng có sự thay đổi về nhân sự. Một số ngời đến tuổi đã về hu và những ngời trẻ tuổi vừa mới ra tr-
ờng đợc công ty nhận vào làm việc. Toàn bộ nhân viên trong công ty đều là những ngời có trình độ đại
học, cao đẳng huặc trung cấp. Mọi ngời từ giám đốc đến các nhân viên
Hà nội 2004 38
đều có tình thần làm việc tốt, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc góp phần tạo nên thành công của công ty nh ngày nay.
Từ khi thành lập đến nay, công ty đã từng bớc sắp xếp điều chỉnh phân công đúng ngời đúng việc, chọn lựa những sinh viên mới ra trờng
hay những ngời có năng lực nghiệp vụ chuyên môn để nhận vào làm tại công ty. Điều này không những giúp cho công ty có đợc đội ngũ lao
động năng động, sáng tạo làm việc có hiệu quả mà còn góp phần tạo công ăn việc làm cho ngời dân. Bên cạnh những ngời làm việc có kinh
nghiệm, kiến thức thì còn có một bộ phận những nhân viên trẻ năng động sáng tạo trong công việc đã tạo nên một không khí làm việc lành
mạnh, hăng say góp phần không nhỏ vào việc thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
Các nhân viên trong công ty đợc hởng chế độ lao động theo quy định: bảo hiểm, khen thởng, nghỉ phép, hởng lơng phù hợp với công
việc của mỗi ngời. Mức thu nhập bình quân của nhân viên trong công ty đợc trình bày qua biểu sau:
Qua bảng trên ta thấy đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng đợc nâng cao. Nh vậy các nhân viên trong công ty đợc quan tâm cả
về vật chất lẫn tinh thần, họ sẽ làm việc ngày càng tốt hơn để làm cho doanh nghiệp kinh doanh ngày một hiệu quả.
5. Tình hình thực hiện công tác tài chính 5.1