Tổ chức công tác kế toán 1. Chế độ kế toán

a. Kế toán trởng
Là ngời có trình độ chuyên môn về kế toán và do Giám đốc tuyển chọn. Kế toán trởng là ngời giúp việc cho Giám đốc trong phạm vi hội đồng tài chính
kế toán của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán
của công ty trớc hội đồng thành viên và trớc pháp luật. Kế toán trởng là ngời trực tiếp chịu trách nhiệm giao dịch với cơ quan
thuế, ngân hàng về các hoạt động tài chính chịu sự kiểm tra giám sát của hội đồng thành viên và giám đốc công ty.
b. Kế toán tổng hợp Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu, bảng biểu của các kế toán viên,
theo dõi tình hình bán hàng và tài khoản của công ty tại ngân hàng Cuối kì quyết toán lập bảng cân đối các tài khoản, lập báo cáo kết quả
hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính. c. Thủ quỹ
Là ngời nắm giữ ngân sách của công ty, theo dõi tiền mặt tại quỹ, là ng- ời trực tiếp cất giữ, bảo quản và chi các khoản doanh thu bán hàng, trực tiếp
xuất tiền cho các khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh khi có lệnh
của cấp trên
d. Kế toán thanh toán công nợ Theo dõi công nợ của khách hàng của công ty đồng thời phản ánh tình
hình thanh toán tiền với ngân hàng một cách chính xác đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành
2.5.2. Tổ chức công tác kế toán 2.5.2.1. Chế độ kế toán
Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán mới từ ngày 111996 theo nghị quyết số 1141TCCĐKT của Bộ tài chính theo mô hình kế toán của doanh
nghiệp vừa và nhỏ. Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng tại công ty là đồng Việt Nam, kỳ kế toán tính
theo tháng, niên độ kế toán tại công ty đợc tính theo năm. Cuối mỗi niên độ kế toán, giám đốc và kế toán trởng tổ chức kiểm tra công tác kế toán, kiểm tra việc
ghi chép sổ kế toán, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp và tiến hành đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán đồng thời tổ chức lập và phân
tích báo cáo tài chính. 2.5.2.2. Hình thức sổ kế toán
Hình thức kế toán mà công ty Thép Thăng Long áp dụng là hình thức nhật kí chung.
Các loại sổ kế toán công ty sử dụng: + Nhật kí chung
+ Sổ cái + Sổ, thẻ kế toán
Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ ở công ty thép Thăng Long
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ nhật ký chung
Sổthẻ kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính
1 1
2
3
4
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng tõ gèc phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt, phiÕu thu, phiÕu chi, giấy báo nợ, giấy báo có kế toán hạch toán số liệu vào các sổ,
thẻ hạch toán chi tiết sổ theo dõi tiền mặt, thẻ kho, tiền gửi ngân hàng đồng
thời ghi vào sổ nhật ký chung.Từ nhật ký chung lấy số liệu để lên sỉ c¸i sỉ c¸i
TK 111, sỉ c¸i TK 156, sỉ cái TK 131 . Tổng hợp số liệu từ các sổ cái, kế
toán lên bảng cân đối tài khoản. Cuối kì lập báo cáo kế toán.
2.5.3.Phơng pháp kế toán
Công ty Thép Thăng Long áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, lấy số liệu thực tế tại phòng kế toán và
nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
2.6. Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty thép Thăng Long 2.6.1. Hình thức bán hàng
Công ty chỉ áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán buôn và bán lẻ:
2.6.1.1. Bán buôn Trong hình thức bán buôn, công ty bán buôn theo hai phơng thức: bán
buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng. Bán buôn là phơng thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phơng
thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hoá với số lơng lớn, tránh hiện tợng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tợng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần
dây da chiếm dụng vốn của công ty. Bán buôn thờng dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đã kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phơng thức này,
hoat động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác kinh doanh của công ty Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng. Mức giá bán giới
hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đa ra. Khi khách hàng mua hàng với số lợng lớn thì có thể áp dụng phơng pháp giảm giá để khuyến khích
khách hàng mua nhiều.
Về phơng thức thanh toán, công ty săn sàng chấp nhận mọi phơng thức thanh toán của khác hàng, thanh toán bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân
phiếu và ngoại tệ. 2.6.1.2. Bán lẻ
Hiện nay công ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, thủ
kho phải lập báo cáo bán hàng để đua lên phòng kế toán kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và lênh giao hàng
2.6.2. Quy trình xuất kho hàng hoá + Bớc 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng lệnh giao hàng đợc lập theo mẫu sè
01SKT + Bíc 2: LËp phiÕu xt kho
Thđ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số l-
ợng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột số lợng theo yêu cầu. Phiếu xuất kho đợc lập thành 4 liên: 1 liên lu tai quyển thủ kho giữ và
vào sổ, 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán, 1 liên chuyển về đơn vị báo cấp hàng.
+ Bớc 3: Phê duyệt xuất kho. Phiếu xuất kho đợc chuyển lên cho những ngời có thẩm quyền phê duyệt.
Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám ®èc kÝ vµo giÊy xt kho
+ Bíc 4: thđ kho xuất hàng Căn cứ vào phiếu xuất kho đã đợc phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất
hàng và ghi số lợng thực vào cột số lợng thực xuất thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã đợc cung cấp trên lệnh
giao hàng về ngời nhận hàng mới đợc xuất hàng. Ngời nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng.
.+Bớc 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho.
+Bớc 6: Bảo vệ kiểm tra hàng hoá khi xe ra cổng và kí nhận vào giấy xuất kho đồng thời phải vào sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng.
+Bớc 7: Chuyển chứng từ cho kế toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ đợc chuyển về cho kế toán bao gồm 1 quyển cho kế toán đơn vị, 1 quyển liên chuyển cho kế
toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ. + Bớc 8: Quyết toán công việc.
Kế toán và thủ kho thờng xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc.
Sơ đồ 11: Quy trình xuất kho hàng hoá
.
Ví dụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 28 tháng 12 năm 2004, của cửa hàng Thuỷ Quang, nhân viên bán hàng lập lênh giao hàng nội dung nh sau:
LƯnh giao hµng
LËp phiÕu xt kho
Chun chøng tõ cho kế toán
Thủ kho xuất
Đại diện nhận hàng ký xác nhận
BGĐốc phê duyệt
Bảo vệ kiêm tra
Quyết toán công việc
Sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng
No
No Yes
Yes
Biểu số 02: Lệnh giao hàng
Công ty thép Thăng Long
BM: 01BH-TL Số: 280
Lệnh giao hàng
Tên khách hàng: Chú Quang Cửa hàng Thuỷ Quang Điện thoại: 038 871 933 Địa chỉ: Xóm 4 Văn Sơn - Đo Lơng Nghệ An . Xuất tại kho: Tam Trinh
Tên lái xe: Anh Hải Sè xe: 37H – 9924 Điện thoại: STT Tên hàngquy cách
Đơn vị Số lợng Đơn giá
Thành tiền 1
Ô Kẽm
20271,6szmsco Cây
240 85.400
20.496.000 2
Ô kẽm
20271,9VG Cây
113 94.300
10.655.900 3
Ô kẽm
26341,6 szmsco Cây
88 108.700
9.565.600 4
Ô kẽm
26341,9VG Cây
80 119.500
9.560.000 Tổng cộng:
50.277.500 Số tiền bằng chữ: Năm mơi triệu hai trăm bảy mơi bảy nghìn năm trăm đồng
Hình thức thanh toán: Thanh toán hết bằng tiền mặt tại kho Tam Trinh Phơng thức giao nhận: Trên xe bên mua tại kho Tam Trinh
Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 28122004 tại kho Tam Trinh
Các lu ý khác: Lệnh giao hàng đợc gửi đi lúc:
..giờ .phút
.ngày 28122004

Nhân viên bán hàng đề nghị Nhân viên kế toán kiểm tra Phª dut bëi
Ký, ghi râ hä tªn Ký, ghi râ hä tªn Ký, ghi râ hä tªn
BiĨu sè 03: Phiếu điều động phơng tiện
Công ty Thép Thăng Long
Phiếu điều động phơng tiện
Tên ngời đề nghị: Trần Văn Anh
Theo lênh giao hàng số 280 ngày 28122004
Tên khách hàng:..Cửa hàng Thuỷ Quang..
Địa chỉ: xóm 4 -Văn Sơn- Đô Lơng- Nghệ An Thời gian thực hiện: ngày 28122004 tên phơng tiện: ô tô 37H-9924
Nội dung điều động: từ kho Tam Trinh-Nghệ An Địa điểm thực hiện tại: kho Tam Trinh
Số lợng: 521 cây ống kẽm §G: TT: 700.000 Thành tiền bằng chữ: bẩy trăm ngàn đồng chẵn
Hà Nội ngày 28 tháng 12 năm 2004
Ngời đề nghị KÕ to¸n kiĨm tra Phª dut
Ký , hä tªn Ký , hä tªn Ký , hä tªn
Thđ kho Tam Trinh kiĨm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Hàng sẽ đợc xuất sau khi phiếu xuất kho đợc Ban giám đốc phê duyệt.
Lệnh giao hàng này cùng với 01 phiếu thu tiền mặt sẽ đợc chuyển về phòng kế
toán
Biểu số 04: Phiếu xuất kho
Đơn vị:công tyTTL
Phiếu xuất kho
Ngày 28- 12-2004
Số: 280 Nợ: 632
Có: 156 Mẫu số:02-VT
QĐsố 1141-TCCĐKT ngày 1-11-1995 của BTC
Họ tên ngời nhận hàng: Anh Hải Địa chỉ: lái xe bên mua
Lý do xuất kho:
bán cho cửa hàng Thuỷ Quang .

Xuất tại kho: Tam Trinh
.
Số
TT Tên nhãn hiệu, quy cách
phẩm chất hàng hoá Mã
số Đơn
vị tính
Số lợng Đơn
giá Thành
Tiền Yêu
Cầu Thực
Xuất B
C D
1 2
3 4
1 Ô kẽm
20271,6szmsco Cây
240 85.000 20.400.000 2
Ô kẽm
20271,9VG Cây
113 93.500 10.565.500 3
Ô kẽm
26341,6szmsco Cây
88 108.000 9.504.000
4 Ô kẽm
26341,9VG
Cây 80
119.000 9.520.000 Cộng
49.989.500 Tổng số tiền viết bằng chữ: Bốn mơi chín triệu chín trăm tám mơi chín
ngàn năm trăm đồng. Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng ngêi nhËn Thđ kho
Ký , hä tªn Ký , hä tªn Ký , hä tªn Ký , hä tên

2.6.3. Kế toán giá vốn hàng bán