Hệ thống thơng tin là gì?

CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

KHO 1.1 Tổng quan về HTTT quản lý kho hàng
1.1.1 Hệ thống thơng tin là gì?
HTTT là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhấtc ác thành tựu của công nghệ, của tin học vào tổ chức. Xấy dựng thành công một HTTT không thể
theo một thực đơn sẵn có. Trước hết cần phải hiểu biết về tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về cơng nghệ thơng tin, về q trình hình thành và phát
triển các HTTT để dự kiến một HTTT thích hợp cho nó. Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theo cách hiểu
của các nhà tin học thì: HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ
tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào Input của HTTT được lấy ra từ các nguồn Sources và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó
cùng các dữ liệu được lưu trữ trước đó. Kết quả sử lý Output được chuyển đến các đích Destination hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liu
Storage.
4
Nguồn Đích
Thu thập Xử lý và
luu trữ Phân phát
Kho dữ liƯu
Mơ hình hệ thống thơng tin 1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức
Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng: phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo nghiệp vụ mà nó
phục vụ. Phân loại theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra:
+ HTTT xử lý giao dịch TPS Transaction Processing System: là một HTTT nghiệp vụ. Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành.
Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức.
VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí mơn theo học của sinh viên học chế tín
chỉ , cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế
+ HTTT quản lý MIS Management Information System: là HTTT quản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra
5
thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước.
VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường….
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS Decission Suport Sýtem là một hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng
hợp dữ hiệu và tiến hành phân tích bằng các mơ hình để trợ giúp ra quyết định cho các nhà quản lý.
+ Hệ thống chuyên gia ES Expert System là một hệ thống trợ giúp ra quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiêm của các
chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị nhưng thiết bị cảm nhận để thuc các thôgn tin từ những nguồn khác nhau. Hệ thống có thể sử lý
và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực. Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA Information System
for Competititive Advantage được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng là
những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác cùng ngành công nghiệp…trong khi 4 loại HTTT trên
được sử dụng chủ yếu cho các bộ phận trong tổ chức. Hệ thống này là công cụ đắc lực thực hiện các ý dồ chiến lược
• Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT
6
Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Tài chính chiến lược
Marketing chiến lược
Nhân lực chiến lược
KD và sx chiến lược
Tài chính chiến thuật
Marketing chiến thuật
Nhân lực chiến thuật
KD và sx chiến thuật
Tài chính tác
nghiệp Marketing
tác nghiệp Nhân lực
tác nghiệp KD và sx
tác nghiệp
1.1.3Mơ hình biểu diễn Hệ thống thơng tin
Cùng với HTTT có thể được mơ tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mơ tả. có 3 mơ hình đã được đề cập đến để mơ tả cùng 1 HTTT. Đó là
mơ hình logic, mơ hình vật lý ngồi và mơ hình vật lý trong. Mơ hình logic: mơ tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý
phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và thống tin mà hệ thống sản sinh ra.
Mơ hình vật lý ngồi: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như hình thức đầu vào và
đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…
Mơ hình vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật
1.2 Quá trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý 1.2.1 Phương pháp phát triển của một HTTT
Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hồ hợp vào trong các hoạt
động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một HTTT là 1 đối tượng phức tạp, vận đông trong
môi trường cũng rất phức tạp. Có 3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển HTTT:
7
Hệ thống
thơng tin văn
phòng
•
Ngun tắc 1: Sử dụng các mơ hình
Một HTTT bao gồ 3 mơ hình: mơ hình logic, mơ hình vật lý ngồi, mơ hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng
chúng ta thấy 3 mơ hình này quan tâm tới HTTT từ các góc độ khác nhau.
•
Ngun tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hố. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt
chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên.
•
Ngun tắc 3: Chuyển từ mơ hình vật lý sang mơ hình
logic khi phân tích và chuyển từ mơ hình logic sang mơ hình vật lý khi thiết kế.
Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng ngun tắc chuyển từ mơ hình vật lý sang mơ hình logic khi phân tích và chuyển từ
mơ hình logic sang mơ hình vật lý khi thiết kế Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại. Nguồn
dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả 3 nguồn này cung cấp chủ yếu sự mơ tả mơ hình vật lý ngoài của hệ
thống

1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT