4 Giao tiếp giữa các bên tham gia (Communication Plan)

Kế hoạch triển khai hệ IT Leader, Nhà

thống thiết bị mạng

thầu hệ thống

mạng

Tiến độ triển khai hệ thống BP IT, Nhà thầu

mạng

hệ thống mạng



BP tài chính, Project Sponsor

GĐ Dự án



19/T8



Meeting



IT Leader



23/T8

08/T9



đến Meeting



10 mạng với nhà thầu



Nghiệm thu



GĐ Dự án, bộ Project Sponsor

phận Tài chính



09/T9



Meeting



11



hệ thống IT Leader, Nhà

thầu hệ thống

mạng

Kế hoạch triển khai hệ IT Leader, Nhà Telecom Leader

thống máy tính và server

thầu hệ thống

máy tính và

server

Tiến độ triển khai hệ thống BP IT, Nhà thầu

máy tính và server

hệ thống máy

tính và server



GĐ Dự án, bộ Project Sponsor

phận Tài chính



09/T9



Meeting



IT Leader



09/T9

15/T9



& Meeting



13 tính và server với nhà thầu



GĐ Dự án, bộ Project Sponsor

phận Tài chính



16/T9



Meeting



14



Nghiệm thu hệ thống máy IT Leader, Nhà

thầu hệ thống

máy tính và

server

Kế hoạch triển khai hệ Telecom

thống tổng đài

Leader,

Nhà

thầu tổng đài

Tiến độ triển khai hệ thống BP Tổng đài,

tổng đài

Nhà thầu tổng

đài

Kế hoạch triển khai hệ Telecom

thống Contact Center

Leader,

Nhà

thầu tổng đài

Tiến độ triển khai hệ thống BP Tổng đài,

Contact Center

Nhà thầu tổng

đài

Nghiệm thu hệ thống tổng Telecom

đài và Contact Center với Leader,

Nhà

nhà thầu

thầu tổng đài



GĐ Dự án, bộ Project Sponsor

phận Tài chính



17/T9



Meeting



Telecom Leader



22/T9



Meeting



GĐ Dự án, bộ Project Sponsor,

phận Tài chính

BP IT, BP Đào

tạo

Telecom Leader GĐ Dự án



14/T10



Meeting



26/T10



Meeting



GĐ Dự án, bộ Project Sponsor

phận Tài chính



27/T10



Meeting



8

9



12



15

16

17

18



Dự án thành lập Trung tâm chăm sóc khách hàng CMC Blue Care Center



GĐ Dự án



GĐ Dự án



GĐ Dự án



Trang 38



19



Cơ cấu lại hệ thống nhân

sự cho Trung tâm



20



Operation

Leader



BP Đào tạo



GĐ Dự án, bộ Project Sponsor

phận Tài chính



23/T9

13/T10



Đào tạo và huấn luyện BP Đào tạo

nhân sự



Training Leader,

GĐ Dự án,

Project Sponsor



13/T10

08/T11



21



Vận hành chạy thử nghiệm



Project Sponsor, GĐ Kinh Doanh

nhân viên tham

gia vào Ban Dự

án



28/T10

08/T11



22



Go Live hệ thống



Project Sponsor, Các cơ quan

toàn bộ nhân truyền

thông,

viên công ty

thông tin, các

đại diện của nhà

sản xuất



09/T11



Leader các bộ

phận liên quan

thuộc Ban Dự

án, nhà thầu

tổng đài

CEO, GĐ Dự

án, Leader các

bộ phận thuộc

Ban Dự án, Các

nhà thầu



& Meeting

đến Meeting hàng

tuần vào thứ 5

& Meeting



Public Meeting



3.4.2 Các cuộc họp đột xuất

Ngoài những cuộc họp định kỳ như đã mô tả ở trên thì Ban quản lý dự án sẽ có thể có những cuộc họp đột xuất để xử lý những

tình huống phát sinh ngoài ý muốn. Các cuộc họp sẽ được tổ chức như sau:

Các bên tham gia:

• Các Stakeholder có liên quan đến vấn đề cần giải quyết

• Giám đốc dự án

Phương thức họp:

•

•

•

•



Voice Call Conference

Video Conference

Web Conference

Meeting



Dự án thành lập Trung tâm chăm sóc khách hàng CMC Blue Care Center



Trang 39



3.5 Nhận diện và quản lý rủi ro (Risk Management Plan)

Khả năng

xảy ra

L



ID



Vấn đề rủi ro



1



Nội thất mang vào là nội

thất đã hoàn thiện do đó

không vừa thang máy



2



Tiến độ triển khai nội thất,

sửa chữa mặt bằng chậm do

thiếu hàng hóa, công cụ,

nhân lực

Việc triển khai nội thất, sửa

chữa mặt bằng làm hư hỏng

1 số công trình khác thuộc

tòa nhà

Hệ thống cáp truyền dẫn

điện và mạng bị suy hao

Tiến độ giao hàng thiết bị

mạng bị chậm, trễ



H



6



Triển khai cấu hình hệ

thống mạng không đúng

yêu cầu, chậm tiến độ



L



Hướng giảm thiểu hoặc giải

quyết rủi ro

Nội thất mang vào là dạng

nội thất chưa được ráp, cầu

thang bộ luôn sẵn sàng cho

việc vận chuyển

Nhà

thầu Qui định phạt tiền trong

nội thất

trường hợp chậm tiến độ có

lỗi từ nhà thầu



M



5



Nguyên nhân từ

Bên trong Bên ngoài

Nhà

thầu

nội thất



3



4



L



Nhà

thầu Đưa vào ràng buộc nhà thầu

nội thất

phải hoàn công hoặc bị phạt

khi làm hư hỏng công trình

khác

Nhà thầu hệ Test suy hao từng node cáp

thống mạng điện, mạng trước khi tiến

hành nghiệm thu

Nhà thầu hệ Qui định phạt tiền trong

thống mạng trường hợp chậm giao hàng

có lỗi từ nhà thầu



M



BP. IT



Dự án thành lập Trung tâm chăm sóc khách hàng CMC Blue Care Center



Người giám sát

BP. Operation



BP. Operation

và GĐ Dự án

BP. Operation

và GĐ Dự án

BP. IT

BP.IT và GĐ

Dự án



Yêu cầu BP. IT cấu hình giả IT Leader

lập trên Simulator trước khi

tiến hành chính thức trên

thiết bị



Trang 40



7



Tiến độ giao hàng thiết bị

server và máy tính bị chậm

trễ



M



Nhà thầu hệ Qui định phạt tiền trong BP. IT và GĐ

thống mạng trường hợp chậm giao hàng Dự án

có lỗi từ nhà thầu



8



Triển khai cấu hình hệ

thống Server và PC chậm

tiến độ do không cập nhật

công nghệ



L



9



Tiến độ giao hàng thiết bị

tổng đài chậm trễ



H



Nhà

thầu Qui định phạt tiền trong GĐ Dự án và

tổng đài

trường hợp chậm giao hàng Telecom

có lỗi từ nhà thầu, yêu cầu có Leader

hệ thống chạy tạm



10



Cấu hình hệ thống Contact

Center chậm trễ, không

đúng tiến độ, không đúng

yêu cầu



H



11



Việc đào tạo nhân viên

không đúng tiến độ



L



Nhà

thầu Yêu cầu Demo hệ thống với GĐ Dự án và

tổng đài

các tính năng yêu cầu trước BP Tổng đài

khi ký hợp đồng chính thức,

yêu cầu nhà thầu đưa các

nhân viên có đủ năng lực (thể

hiện qua chứng chỉ), phạt tiền

nếu tiến độ chậm

Ưu tiên tuyển dụng nhân viên GĐ Dự án

có kinh nghiệm; kịch bản

training phải được đưa trước

cho điện thoại viên và giám

sát viên



12



Mất cắp thiết bị, vật liệu



M



BP. IT



BP

Operation

và Đào

tạo



Yêu cầu nhân viên tham gia IT Leader

các khóa huấn luyện của

hãng theo định kỳ dành riêng

cho CMC Group và phải thi

đạt chứng chỉ trước khi cấu

hình hệ thống



Các

thầu



nhà Trang bị Camera giám sát, cử BP Operation

người tham gia quản lý onsite



L: Thấp; M: Trung bình; H: Cao

Dự án thành lập Trung tâm chăm sóc khách hàng CMC Blue Care Center



Trang 41