a) Lịch sử hình thành Phông: ( 1957-1964)

Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



2. Phòng bí thư phụ trách:

Thư tín riêng của Tổng ủy, yết kiến, Tiếp tan và nghi lễ chính thức, chương

trình đi thăm viếng và kinh lý.

3. Công cán ủy viên tham chính VP có NV:

Liên lạc với báo chí và thông tin, sửa soạn các cuộc họp và hội nghị những

việc do Tổng ủy giao riêng.

4. Ban giao tế và An ninh:

Đặt dưới quyền của một trưởng ban, có nhiệm vụ tổ chức tiếp đón các thượng

sách ngoại quốc và giao dịch với các ký giả, hướng dẫn các quan khách đi thăm các

sở thuộc PTUDĐ, liên lạc với quân đội, cảnh sát công an để lo việc an ninh và trật

tự cho các sở thuộc PTUDĐ.

II. Các Nha Sở Nội thuộc:

1. Nha Hành Chính:

a. Sở Hành chính Tổng quát gồm:

- Phòng CV và Lưu trữ phụ trách: Công văn đi, đến, phân phối CV, trình ký,

lưu trữ hồ sơ.

- Phòng HCTQ và Sưu tầm: Giải quyết vấn đề hành chính tổng quát và pháp

chế của phủ, sưu tầm tài liệu chuyên môn, báo cáo định kỳ và bất thường.

b. Sở Nhân viên:

Phòng 1: Phụ trách nhiệm vụ chính nghạch, khế ước và công nhật

Phòng 2: Về nhân viên phù động

Nhiệm vụ của 2 phòng: Quản trị nhân viên, huy chương, kiểm soát, phân

phối nhân viên, huấn luyện, áp dụng luật lao động cho NV

2. Nha Tài chính gồm: 2 Sở

a. Sở kế toán ngân sách gồm 2 phòng:

Phòng lương bổng và kế toán tổng quát nhiệm vụ soạn thảo ngân sách, điều

chỉnh và phối hợp các dự án, ngân sách trung tâm, kế toán ước chi và chuẩn chi,

thanh toán các chứng từ tài chính và quỹ ứng trước, ủy ngân, lương bổng nhân viên.

b. Sở Tiếp vận gồm 3 phòng:

Phòng vật liệu, phòng tiếp tế, phòng chuyển vận

Nhiệm vụ: Đấu thầu, mua sắm, tiếp nhận và phân phối vật liệu, dụng cụ kiểm

soát các hoạt động mua sắm vật liệu, dụng cụ các trung tâm, ngoại trừ các công cụ

và cơ giới, kế toán vật liệu vào sổ mục lục tài sản chung, phân phối việc sử dụng các

phương tiện chuyển vận, nhất là cho các di dân, tiếp tế cho các trung tâm cho di tới

nơi đã định cư.

3. Nha Di dân và Định cư gồm: 2 Sở

a. Sở Di định Cư gồm:

Phòng tuyên truyền và phòng di định cư

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

24



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



Nhiệm vụ: Lo việc di dân và định cư đến các trung tâm, cổ vũ việc di dân

tuyên truyền cho dân biết những khả năng kinh tế và khả năng khai thác của các

trung tâm.

b. Sở Kiểm tra và Thống kê gồm: 2 phòng

Phòng kiểm tra và phòng Thống kê

Nhiệm vụ: Kiểm tra dân số tại các trung tâm, thống kê dân số và số ruộng đất

đã khai thác, thống kê những kết quả đã thâu lượm được trong công việc dinh điền.

4. Sở Ươm cây và Hạt giống gồm: 2 phòng

Ươm cây và Hạt giống

Nhiệm vụ: Liên lạc với Bộ canh nông để xin cung cấp, nhượng lại hoặc tìm

mua ở ngoài hay xin ngoài viện các hạt giống, cây ươm và phân bón, phân phối các

thứ kể trên đến các trung tâm

III. Các Trung Tâm:

Các trung tâm đều thuộc PTUDĐ, mỗi trung tâm đặt dưới quyền điều khiển

của 1 quản đốc, xếp ngang hàng với giám đốc nha không có nhiều sở, mỗi trung tâm

có thể gồm một hay nhiều tỉnh.

IV. Nha Kỹ Thuật: gồm 2 sở

a. Sở khuếch – Nông:

Giúp trung tâm thực hiện các dự án đã được duyệt y, trang bị dụng cụ cần

thiết cho công việc khuếch nông, phối hợp với các cơ quan khác để cải thiện ruộng

đất và tăng cường diện tích sản xuất.

b. Sở Kế hoạch:

Sưu tầm các tài liệu về kỹ thuật, lập các dự án khai khẩn ruộng đất.

V. Quốc gia Nông cụ Cơ giới Cuốc:

Là đơn vị độc lập do HĐQT và một giám đốc đảm nhiệm. Tổ chức và điều

hành theo sắc lệnh số 44 – KH ngày 26/3/1956

VI. Nha Thanh tra Hành chính Tài chính và Kỹ thuật:

Trực thuộc phó TT, có nhiệm vụ theo dõi, báo cáo lên tổng thống việc thi

hành các công tác về hành chính và kỹ thuật, kiểm soát phó các nông cụ cơ giới.

Năm 1958 Nha Nông Sở cải tổ thành Nha Nông cụ Cơ giới cuộc theo sắc

lệnh số 133 – TTp ngày 28/2/1958 và đặt trực thuộc PTUDĐ

Nha Công cụ Giới cuộc gồm: Sở Khai thác và Sở Công cụ

Nghị định số 185 – BCTNT/NĐ ngày 30/4/1962 của Bộ Cải tiến Nông thôn

đặt PTUDĐ và Nông vụ dưới quyền điều khiển của một tổng ủy trưởng gồm có:

Văn phòng, Cơ quan TW, Cơ quan địa phương.

I. Văn Phòng:

a. Phòng Chính danh:

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

25



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



Có nhiệm vụ điều tra về tài chính và hành chính, khai thác các báo cáo và lập

thống kê, thông tin và hướng dẫn học tập, kiểm tra tài nguyên, động viên quân sự,

tiếp khách, trình bày các văn kiện

b. Ban An ninh:

Tiểu ban Tin tức, Tiểu ban Kiểm tra, Tiểu ban Huấn luyện có nhiệm vụ thu

thập tin tức, tổ chức và điều hòa khai thác việc bảo vệ an ninh, kiểm tra lực lượng và

vũ khí, đào tạo, huấn luyện cán bộ quân sự dinh điền

c. Sở Thượng vụ:

Phụ trách cải tiến dân sinh đồng bào thượng, gồm 2 phòng: Phòng Chương

trình và Phòng Quản trị

II. Cơ Quan Trung Ương: gồm 5 nha

- Nha Tài chính và Hành chính

- Nha Nông vụ

- Nha Dinh điền

- Nha Nông cụ Cơ giới

- Nha Di dân và Nông cư

A. Nha Tài chính và Hành chính gồm:

1. Phòng văn thư, gồm Ban văn thư phụ trách văn thư toàn phủ

2. Ban đánh máy, vô tuyến, điện thoại

3. Sở Tài chính gồm 2 phòng:

a. Phòng Ngân sách và Kế toán lương bổng: chia làm 3 ban

- Ban ngân sách:

Soạn thảo các ngân sách, kiểm soát việc thi hành, ước chi và chuẩn chi, lập

báo cáo về tính hình tái chính và ngân sách.

- Ban Kế toán Lương bổng:

Thanh toán chi tiêu về vật liệu và lương bổng

- Kế toán Lưu động:

Kiểm soát và phân phối kinh tế của các nha, sở, điều chỉnh và CM chi tiêu

Dinh điền cũ, theo dõi, đôn đốc tại chỗ tình hình kế toán Dinh điền vùng, khu, kế

toán đặc biệt của các sở khai thác và sản xuất, đồn điền vv…đồn điền thới hòa cù

lao ông còn, ruộng tự túc Bình tuy…và kế toán của Nha Nông cụ.

b. Phòng Thực phẩm và Vật liệu gồm 2 ban:

Ban Thực phẩm và Ban Vật liệu có nhiệm vụ khảo giá, đấu thầu, khẩu ước,

phiếu đặt hàng, lưu trữ phân phối vật liệu, kế toán vật liệu, quản trị tài sản, tiếp liệu

cho các cơ quan PTUDĐ và Nông Vụ lưu trữ Nha NCCGC có t/c tiếp liệu riêng.

4. Sở Hành chính

a. Phòng Nhân viên

b. Phòng HCTQ

B. Nha Nông vụ gồm: Ban Văn thư, Sở Túc mễ, Sở Nông phẩm, Sở Khuyến

nông, Sở Bảo vệ Mùa màng

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

26



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



C. Nha Dinh Điền gồm: Ban Văn thư, Sở Khuếch nông Dinh điền, Sở ươm cây

và Hạt giống và 4 ban chuyên môn: Ban Thổ nhưỡng, Cao su, Tơ sợi, Thuốc lá và

Hóa mầu phụ.

D. Nha Nông cụ Cơ giới:

Tu bổ và sửa chữa các dụng cụ cơ giới ( nông cụ, cơ xa…của Bộ CTNT,

Quản trị, điều động…những công cụ của phủ.

Tổ chức của Nha Công cụ Cơ giới gồm: Ban văn thư, phòng kế toán, sở dụng

cụ, sở tiếp liệu, sở khai thác

E. Nha Di dân và Nông cư gồm:

Ban văn thư, Sở công chánh, Sở kiến thiết lương thôn, sở y tế, sở di dân và

kiểm tra.

F. Cơ quan Dinh điền địa phương gồm: Các vùng, khu, địa điểm dinh điền, các

Ty nông cụ, các Toán khai thác lưu động.

Sắc lệnh số 9 – TTp ngày 12/11/1963 bãi bỏ PTUDĐ và Nông vụ thuộc Bộ

Cải tiến Nông thôn và Thiết lập Phủ Tổng ủy Dân sinh Nông thôn

Đến Sắc lệnh số 9 – TTp ngày 12/11/1963 bãi bỏ Phủ Tổng uỷ Dinh Điền

và Nông vụ thuộc Bộ Cải tiến Nông thôn và Thiết lập Phủ Tổng ủy Dân sinh Nông

thôn



Phương án phân loại và lập hồ sơ Phông Phủ Tổng Uỷ Dinh

Điền



Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông;

-



Căn cứ vào tình hình thực tế tài liệu của phông;



-



Căn cứ vào yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác, sử dụng tài liệu;

Tài liệu phông Phủ Tổng ủy Dinh điền được phân loại theo phương án : Mặt



hoạt động – thời gian; cụ thể như sau :

I- TÀI LIỆU CHUNG

1. Tài liệu chỉ đạo

2. Kế hoạch, báo cáo, biên bản

3. Ấp chiến lược, thượng vụ, thống kê

4. Khen thưởng ( ân thưởng, chương mỹ bội tinh, bằng khen)

II- TỔ CHỨC

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

27



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ

1. Tổ chức bộ máy

2. Tổ chức nhân sự

III- HÀNH CHÍNH

1.Hành chính tổng quát

2.Văn thư- lưu trữ

3. Học tập

4. Bầu cử

5. Đoàn

6. Thăm viếng

7. Y tế của phủ



IV- TÀI CHÍNH -KẾ TOÁN

1. Tài liệu chỉ đạo chung

2. Ngân sách, kế toán lương bổng

- Ngân sách

- Ước chi và chuẩn chi

- Báo cáo về tài chánh và ngân sách

3. Thực phẩm, vật liệu, tặng phẩm

- Thực phẩm

- Vật liệu

- Khảo giá, đấu thầu, khế ước tương thuận

- Khẩu ước, phiếu đặt hàng

- Tiếp nhận, lưu trữ, phân phát vật liệu

- Kế toán vật liệu, quản trị tài sản

4. Tiếp liệu ( xe cộ, xăng nhớt)

V- DI DÂN

1. Bàn giao các địa điểm dinh điền

2. Thành lập các địa điểm dinh điền

3.Địa phương hóa các địa điểm dinh điền



Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

28



GVHD: Nguyễn Thị Trà