Về tổ chức công tác văn thư cơ quan:

Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



Ví dụ : Trung tâm đã ban hành công văn về việc trình duyệt và kí văn bản với

nội dung cụ thể để công tác văn bản được nhanh chóng và chính xác

2. Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan:

a) Việc quản lý văn bản đến:

− Những cơ quan thường gửi văn bản đến trung tâm Lưu trữ quốc gia II là Bộ

Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

− Số lượng văn bản đến trong năm 2009 là văn bản 620 văn bản.

− Do số lượng văn bản đến ít nên Phòng đã lập duy nhất một sổ công văn đến

để đăng ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau.

− Việc đăng ký văn bản đến bằng cả hai phương pháp: truyền thống và hiện

đại là dùng sổ và phần mềm quản lý văn bản hành chính của Cục Văn thư và Lưu

trữ nhà nước.

Quy trình tiếp nhận :

Văn bản đến của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II từ nhiều nguồn khác nhau,

nhưng tất cả được tiếp nhận tại bộ phận văn thư cơ quan. Văn bản đến được gửi

bằng đường bưu điện, bằng Fax. Trường hợp nhận được những văn bản quan trọng,

hoặc do yêu cầu của nơi gửi văn bản có kèm Phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu,

ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản.

Văn thư tiến hành kiểm tra sơ bộ bì văn bản xem có đúng địa chỉ và còn

nguyên vẹn không sau đó phân loại và bóc bì. Trừ những bì thư có gửi đích danh thì

không bóc bì mà chuyển trực tiếp cho người nhận.

Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu đến để xác nhận văn bản đã qua văn

thư, ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến.

Vào sổ công văn đến và phần mềm quản lý văn bản hành chính. Ghi lại

những thông tin cơ bản của văn bản.

Tiếp theo trình Lãnh đạo ký, xem xét cho ý kiến phân phối chuyển giao đồng

thời ấn định số lượng bản cần sao chụp.

Sau đó nhân viên văn thư vào sổ đăng ký công văn đến một lần nữa ghi nơi

nhận văn bản rồi phân phối. Sao chụp văn bản nếu có và chuyển giao văn bản theo ý

kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

14



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



Hiện nay Trung tâm Lưu trữ quốc gia II không lập Sổ chuyển giao văn bản

đến nên người nhận văn bản ký tên vào cột ký nhận trong sổ đăng ký. Văn bản đến

ngày nào được chuyển giao ngay trong ngày đó.

b) Việc quản lý văn bản đi:

− Những loại văn bản mà cơ quan thường soạn thảo và ban hành là Quyết định,

Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, Công văn.

− Mẫu các loại văn bản đó (xem phụ lục số 7)

− Do số lượng văn bản đi ít nên Phòng Hành chính – Tổ chức đã lập duy nhất một

sổ công văn đi để đăng ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau. Mẫu sổ này

giống với mẫu sổ hướng dẫn tại công văn. 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng

7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

 Quy trình ban hành văn bản (văn bản nội bộ và văn bản ra ngoài):

Nếu cần ban hành văn bản, Trưởng hoặc Phó của các đơn vị tiến hành dự

thảo văn bản theo thẩm quyền và nội dung cần giải quyết, đúng thể thứ và kĩ thuật

trình bày văn bản theo quy định hiện hành.

Trước khi trình Giám đốc kí chính thức, người soạn thảo phải rà soát lại nội

dung và thể thức văn bản, trưởng đơn vị có văn bản cần ban hành xem lại một lần

cuối và ký tắt vào chữ “Lưu:VT”. Chữ ký tắt không to hơn chữ của văn bản để đảm

bảo tính thẫm mỹ của văn bản ban hành.

Trưởng phòng ký xong, trình lãnh đạo ký. Sau đó văn thư cho số và ngày,

tháng văn bản.

Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu cơ quan để văn bản có hiệu lực thi

hành. Đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đóng dấu chỉ mức độ khẩn,

mật (nếu có). Đối với những văn bản có kèm phụ lục thì đóng thêm dấu treo lên tiêu

đề của phụ lục.

Đăng ký văn bản vào sổ công văn đi với các thông tin. Sau đó đăng ký tiếp

vào phần mềm quản lý văn bản hành chính.

Làm thủ tục, chuyển phát văn bản đi. Tùy theo kích cỡ văn bản mà chọn lựa

bì cho phù hợp. Ngoài bì ghi rõ tên cơ quan, địa chỉ nơi nhận. Văn bản luôn được

chuyển đi trong ngày, chậm nhất là trong ngày hôm sau. Nếu là văn bản khẩn thì

Fax văn bản đến nơi nhận trước sau đó gửi văn bản sau.

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

15



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



 Lưu văn bản đi:

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II lưu văn bản đi theo thời gian, cụ thể là theo

từng năm.

Tất cả các văn bản đi của Trung tâm trước khi gửi đi đều được giữ lại 02 bản

có đầy đủ thể thức. Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành,

một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Bản lưu phải là bản chính.

Bản giữ lại này được đục lỗ và kẹp vào file lưu văn bản đi theo thứ tự thời

gian và số đăng ký nhằm phục vụ cho việc tra cứu trong quá trình xử lý công việc

hiện tại.

Cuối năm, sau khi kết thúc công việc của một năm thì phải phân loại văn bản

và lưu vào hồ sơ theo vấn đề và thời gian rồi nộp lưu để phục vụ cho việc tra cứu

lâu dài.

3. Tình hình tài liệu của cơ quan

Qua khảo sát tình hình thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II thì số lượng

tài liệu hiện có là 50m/giá

Tài liệu trong phông trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có thời gian bắt đầu và

kết thúc là : Năm 1976 – 2010

- Khối lượng tài liệu : Gồm 2000 đơn vị bảo quản, tương đương 50m.

- Thành phần và nội dung tài liệu :

Thành phần tài liệu trong phông chủ yếu là tài liệu hành chính, bao gồm các

loại sau :

+ Báo cáo công tác

+ Tài liệu về nâng cấp các phông tài liệu : tài liệu Hán Nôm, Phong

kiến Pháp thuộc, tài liệu Mỹ Ngụy.

+ Tài liệu về công tác khai thác, sử dụng tài liệu.

+ Tài liệu về công tác tin học.

+ Tài liệu về công tác thu thập.

+ Tài liệu về công tác bảo quản.

+ Tài liệu về công tác tổ chức.

+ Tài liệu về công tác hành chính – quản trị.

Ngoài ra, còn có tài liệu về kế toán tài vụ : các tập chứng từ …, dạng này

chiếm tỷ lệ không nhiều.

Nội dung các tài liệu trên phản ánh hoạt động của từng đơn vị trong phông,

chủ yếu vẫn là công tác bảo quản và phục vụ nghiên cứu của độc giả.

- Tình trạng tài liệu trong phông :



Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

16



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



+ Tài liệu được thu thập khá đầy đủ, đã lựa chọn được tài liệu có giá trị vĩnh

viễn để chuẩn bị giao nộp vào lưu trữ lịch sử.

+ Tài liệu đã được phân loại, lập hồ sơ hoàn chỉnh.

+ Tình trạng vật lý : tài liệu từ năm 1976 -1990 tài liệu giòn, chữ mờ, tài liệu

các năm về sau tương đối tốt.

4. Tình trạng thực hiện các nội dung nghiệp vụ

4.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu

Theo quy định của Nhà nước, tài liệu của các đơn vị tổ chức trong cơ quan,

sau khi giải quyết xong công việc thì phải lập hồ sơ công việc, được giữ lại tại các

bộ phận chuyên môn và một năm sau phải nộp vào lưu trữ cơ quan.

Mặc dù những năm gần đây công tác thu thập tài liệu hiện hành có được quan

tâm chú ý, từng bước đã chấn chỉnh và có kế hoạch thường xuyên hằng năm. Nhưng

chưa thật sự nghiêm túc triệt để. Do một số cán bộ còn giữ lại tại bộ phận của mình

để phục vụ cho công việc nghiên cứu hoặc nộp lưu lẻ tẻ không đồng bộ và thống

nhất, gây khó khăn cho công tác chỉnh lý và khai thác sử dụng tài liệu.

Cơ quan đã thực hiện chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Thủ tục giao nhận tài liệu khi nộp lưu của Trung tâm phải có biên bản bàn giao

giữa Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử

4.2 Công tác xác định giá trị tài liệu

TTLTQG II làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu, tất cả tài liệu có giá trị, tài

liệu hết giá trị đều được Hội Đồng Xác định giá trị tài liệu làm việc nghiêm túc và

báo cáo lên Cục Lưu Trữ Nhà Nước thẩm định, cho ý kiến, hiện tại cơ quan đang

vận dụng văn bản số: 879 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước năm 2006 làm cơ sở

để thực hiện việc xác định giá trị tài liệu.

Hiện tại cơ quan đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu.

* Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

Nguyễn Văn Quân: Phó giám đốc kiêm trưởng phòng Hành chính

Nguyễn Thị Dung: Trưởng phòng Chỉnh lý

Nguyễn Thị Thanh Thủy: Cán bộ lưu trữ

4.3 Công tác chỉnh lý



Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

17



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ nhằm để

phân loại. Sắp xếp hệ thống tài liệu theo phương án khoa học đã chọn phù hợp với

tình hình thực tế của cơ quan.

Hiện tại cơ quan đã thực hiện chỉnh lý tài liệu rồi

Đối với những phông lưu trữ đã chỉnh lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

các giai đoạn chỉnh lý như: Chuẩn bị chỉnh lý, trực tiếp chỉnh lý, kết thúc chỉnh lý,

không khác gì so với những văn bản của cục chỉ đạo và lý thuyết mà em đã được

học. Nhưng tùy thuộc vào tình hình tài liệu, cán bộ lưu trữ có thể kết hợp các bước

lại với nhau để đưa ra các bước chủ đạo nhằm rút ngắn thời gian chỉnh lý nhưng vẫn

đem lại hiệu quả nhanh và chính xác.

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là đơn vị có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng,

hoạt động liên tục cho tới nay nên phương án phân loại tài liệu là phương án : Thời

gian – Cơ cấu tổ chức.

Những tài liệu chủ yếu được giữ lại trong quá trình chỉnh lý chủ yếu là khối

tài liệu đang trong quá trình quản lý.

Ví dụ: Tài liệu của Phòng Kế toán, giữ sổ sách kế toán chứng từ, kế toán còn

trong niên độ sử dụng. Ngoài ra cũng có các loại tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh

lý là những văn bản hình thành trong hoạt động phục vụ tạm thời của các cá nhân

như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, đơn xin nghỉ phép…

Những tài liệu loại ra (trùng thừa, hết giá trị…) thì được lập bảng thống kê và

làm thủ tục tiêu hủy.

3.4 Công tác thống kê

Cơ quan thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương

pháp, các công cụ và các biểu mẫu chuyên môn của ngành để xây dựng, theo dõi và

tổng hợp số lượng, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong kho lưu

trữ:

Việc thống kê tài liệu được thực hiên hằng năm. Cơ quan đã thực hiên công

tác thống kê toàn bộ tài liệu trong kho lưu trữ và từng phông về công cụ chuyên

môn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã sử dụng bộ thẻ để dễ dàng tra tìm tài liệu.

Ngoài ra, trong quá trình thống kê tài liệu, có thể kết hợp việc thống kê

những tài liệu hết giá trị như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, thư mời họp, lịch công

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

18



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



tác…hình thành trong quá trình chỉnh lý để loại ra, tổng hợp thành các nhóm theo

phương án phân loại và được thống kê bằng danh mục tài liệu hết giá trị, cuối cùng

là thống kê theo từng năm của tài liệu loại.

Trong công tác thống kê tài liệu lưu trữ hiện nay lưu trữ cơ quan đã sử

dụng các loại sổ sách sau:

+ Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Là dùng để thống kê tình hình nhập tài liệu vào

lưu trữ cơ quan, biết được số lượng tài liệu, thời gian tài liệu, đặc điểm tài liệu, cấu

tạo sổ nhập tài liệu bao gồm 10 cột.

+ Mục lục hồ sơ: Là công cụ thống kê chủ yếu được lập ra để thống kê

từng đơn vị bảo quản, để nắm được số lượng và cố định vị trí các hồ sơ có đơn

vị bảo quản mục lục hồ sơ là công cụ để tra tìm tài liệu của cơ quan.

+ Sổ thống kê tạm thời: Dùng để thống kê tất cả tài liệu lưu trữ có trong kho

lưu trữ, lập sổ thống kê tạm thời ta sẽ nắm được số lượng và tình hình tài liệu hiện

có, tránh được những mất mát cho tài liệu.

+ Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ: Dùng để thống kê tình hình giao nộp và tiêu

hủy tài liệu. Trường hợp này ngoài việc thống kê còn phải làm biên bản kem theo.

+ Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ: Dùng để thống kê tài liệu xuất khỏi kho

có thời hạn. Qua số xuất ta nắm được số lượng tài liệu xuất, xuất cho cá nhân, đơn

vị nào mượn để còn thu hồi lại, nắm được tình hình lưu trữ của độc giả.

- Khi thống kê cán bộ lưu trữ đã dựa vào các đơn vị thống kê tài liệu theo giá

và thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu kịp thời có kế hoạch cho các khâu

nghiệp vụ hàng năm, báo cáo thống kê tình hình tài liệu cho Cục Văn thư và Lưu trữ

Nhà nước, về trang thiết bị, máy điều hòa, nhiệt độ về công tác bảo quản tài tài liệu.

3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa

học kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ công tác

bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II luôn là nhiệm vụ cấp thiết và

được đặt lên hàng đầu cùng với công tác phòng chống cháy nổ. Qua thời gian thực

tập tại đây, em đã trực tiếp khảo sát và thấy được kĩ thuật bảo quản kết hợp với công

tác phòng chống cháy nổ hết sức hiện đại của trung tâm, đã khiến em học hỏi và mở

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

19



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



rộng thêm kiến thức về công tác bảo quản tài liệu không chỉ ở Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia II nói riêng và tất cả trung tâm lưu trữ khác nói chung.

Về phương tiện bảo quản, để bảo quản tài liệu được an toàn và kéo dài tuổi

thọ, phương tiện và trang thiết bị được nhắc đến đầu tiên là kho tàng, kệ giá và hệ

thống máy lạnh, máy điều hòa nhiệt độ không khí trong từng phòng, kho bảo quản.

Ngoài ra, còn được trang bị khá đầy đủ các loại hút bụi, máy điều hòa nhiệt

độ luôn được các công nhân kỹ thuật trực, hệ thống cháy nổ tự động khi có hỏa

hoạn xảy ra nhằm sơ cấp cứu kịp thời tài liệu còn các loại cặp ba dây, hộp đựng tài

liệu là loại hộp hiện đại phi axit…

Tình hình bảo quản đối với tài liệu hành chính tốt, định kỳ thường xuyên

chế độ bảo quản cho tất cả các khối tài liệu trong kho lưu trữ hiện hành vẫn được

trang bị khá đầy đủ trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu khỏi mối mọt và ẩm

mốc…Hằng năm, việc phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm mốc ở kho được trung

tâm thực hiện tốt.

Các biện pháp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II ứng dụng để bảo quản tài

liệu:

- Sắp xếp, kiểm kê tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc

nắm chắc số lượng, chất lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tra

cứu và lấy tài liệu trong kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn.

- Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự đã đánh trong công tác chỉnh

lý

- Sắp xếp từ trên xuống dưới, từ trái qua phải đúng nhu lý thuyết mà em đã học

- Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá

- Duy trì nhiện độ, độ ẩm ánh sáng, phòng chống mối mọt, côn trùng nấm mốc

- Tu bổ tài liệu, phục chế những tài liệu hư hỏng

Thường xuyên mở các lớp đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, công nhân viên

chức về công tác phòng chống cháy nổ

- Ngoài việc đầu tư cho những biện pháp bảo quản tài liệu như trên, cơ quan

còn căn cứ vào Lệnh bảo quản của tài liệu lưu trữ đề ta những quy định, nội quy phù

hợp, trên cơ sở đó quán triệt tinh thần của cán bộ công nhân viên chức trong cơ

quan thực hiện tốt việc bảo quản tài liệu lưu trữ.

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

20



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



- Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã

thực hiện khá hoàn chỉnh những quy định của Nhà nước giao cho. Đồng thời, mỗi

cán bộ trong trung tâm đều có ý thức bảo vệ tài liệu, đó không chỉ là lợi ích chung

của mỗi người, mỗi nhà mà còn là của cả đất nước

3.6 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu

-



Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp cho các cơ



quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, cá nhân những tài liệu cần thiết từ các tài liệu

lưu trữ nhằm phục vụ mục đích kinh tế - chính trị - văn hóa – khoa học kỹ thuật

-



Hiện tại cơ quan đã xây dựng nội quy nghiên cứu sử dụng tài liệu, nội quy



phục vụ khai thác, nội quy kho.

-



Các loại công cụ tra cứu tài liệu có trong phòng kho lưu trữ của trung tâm



như: Mục lục hồ sơ, các bộ thẻ nhằm để đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu lưu trữ của

cơ quan.

-



Khả năng sử dụng tài liệu là tra tìm mục lục hồ sơ trên giấy và cả trên vi tính.



-



Các hình thức tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ của trung tâm: Tại



phòng đọc và cung cấp các bản sao chứng từ, công văn theo yêu cầu của cơ quan, tổ

chức và cá nhân.

Khi sử dụng tài liệu này của Trung tâm thì: Đối với cơ quan tổ chức bên ngoài

phải có giấy giới thiệu hoặc phải làm đơn xin khai thác tài liệu của chính quyền địa

phương.

-



Mục đích nghiên cứu sử dụng tài liệu là phục vụ nghiên cứu công tác, công



tác nhà đất, đất đai, thành tích kháng chiến.

-



Khả năng đáp ứng của cơ quan đối với việc nghiên cứu sử dụng tài liệu:



Nhanh chóng, chính xác, kịp thời.

-



Quy định cho mượn tài liệu là cho mượn tại phòng đọc, đối với cán bộ



chuyên viên tại cơ quan. Tất cả tài liệu cho mượn tại trung tâm đều được

photocoppy hạn chế đưa hồ sơ gốc ra bên ngoài.

Đối với cá nhân bên ngoài đến khai thác sử dụng tài liệu chỉ được sao y sao

chụp.

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

21



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ

4.



GVHD: Nguyễn Thị Trà



Nhận xét: ưu điểm, hạn chế về công tác văn thư lưu trữ và

giải pháp khắc phục:



a/ Ưu điểm:

− Hiện nay công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thực

hiện rất tốt, đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, đảm bảo chính xác và đúng với

quy định của nhà nước.

− Việc ban hành các loại văn bản thực hiện đúng theo Thông tư liên tịch số

55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn

phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.

− Việc đăng kí văn bản vào sổ bằng cả hai cách truyền thống và hiện đại như

hiện nay của Trung tâm II là rất linh hoạt, giúp tra tìm văn bản nhanh chóng, chính

xác ngay cả khi một trong hai cách gặp khó khăn hay trục trặc.

− Bộ phận văn thư được biên chế trong Phòng Hành chính – Tổ chức, nơi làm

việc bố trí tiếp giáp với Phòng của Thủ trưởng cơ quan nên việc tiếp thu ý kiến chỉ

đạo được trực tiếp, thường xuyên nên công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm

đúng mực.

b/ Hạn chế:

Hiện nay, công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm II chỉ có một nhân viên phụ

trách nên công việc tương đối nhiều dẫn đến khó hoàn thành tốt nhiệm vụ và giải

quyết hết công việc trong một ngày và nếu trường hợp nhân viên văn thư có việc

bận xin nghỉ thì công việc sẽ bị tồn đọng.

c/ Giải pháp khắc phục:

Cơ quan nên bố trí thêm và xây dựng các chương trình đào tạo nâng cao

nghiệp vụ hơn nữa cho các cán cán bộ khác trong Phòng Hành chính – Tổ chức để

có thể kiêm nhiệm luôn công tác văn thư lưu trữ khi cần thiết.

Cán bộ lưu trữ ngoài kiến thức về lĩnh vực: Lịch sử, kinh tế, văn hóa, xã hội,

phải vững về chuyên môn nghiệp vụ, không ngừng trao đổi, học tập để thực hiện

công tác lưu trữ đạt được nhiều kết quả



Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

22



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



Trực tiếp thực hiện các công việc và báo cáo kết quả đạt được

của cơ quan phân công

Do chức năng của Phòng chỉnh lý tài liệu là chỉnh lý các Phông tài liệu thời

kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; các cơ quan, tổ chức Trung ương của chế độ Việt Nam

Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chư hầu có trụ sở đóng tại miền Nam Việt

Nam; các cơ quan Trung ương của Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt

Nam trước 30/4/1975; các cơ quan, tổ chức Trung ương của nước Việt Nam Dân

chủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và tư liệu của các nhân vật

lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu sau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng

Trị trở vào và xác định thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho.

Vì vậy em được thực hành về chỉnh lý tài liệu của Phông tài liệu Phủ Tổng Uỷ Dinh

Điền



Khái quát nội dung của Phông tài liệu Phủ Tổng Uỷ Dinh Điền

1957 -1964

a) Lịch sử hình thành Phông: ( 1957-1964)

Phủ Tổng uỷ Dinh Điền được thành lập năm 1957 bởi sắc lệnh số 103 – TTp

ngày 23/4/1957 và nghị định số 691/TTp/vp ngày 23/4/1957 của TTVNCH

Theo sắc lệnh và nghị định trên, PTUDĐ thi hành nhiệm vụ được giao phó qua các

cơ quan sau:

I.



Văn Phòng Gồm:

- Văn phòng chính danh

- Phòng bí thơ

- Ban giao tế và an ninh

II.

Nha, Sở Nội thuộc

III.

Các Trung Tâm

I.

Văn Phòng:

Đặt dưới quyền điều khiển của một đổng lý vp1 có 1 bí thư, 2 công cán ủy

viên và 2 chánh văn phòng phụ tá.

Văn phòng gồm:

1. Văn phòng Chính danh:

Thi hành đường lối chính trị của PTUDĐ. Hoạch định chương trình hoạt

động để thi hành các luân lệnh của chính phủ, phối hợp hoạt đỗng của các Nha, Sở

thuộc PTUDĐ, Công vụ mật và Công vụ dành riêng, liên lạc với PTT và các Bộ, thư

ký phiên họp CV mật.

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

23