Nhận xét: ưu điểm, hạn chế về công tác văn thư lưu trữ và giải pháp khắc phục:

Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



Trực tiếp thực hiện các công việc và báo cáo kết quả đạt được

của cơ quan phân công

Do chức năng của Phòng chỉnh lý tài liệu là chỉnh lý các Phông tài liệu thời

kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; các cơ quan, tổ chức Trung ương của chế độ Việt Nam

Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chư hầu có trụ sở đóng tại miền Nam Việt

Nam; các cơ quan Trung ương của Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt

Nam trước 30/4/1975; các cơ quan, tổ chức Trung ương của nước Việt Nam Dân

chủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và tư liệu của các nhân vật

lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu sau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng

Trị trở vào và xác định thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho.

Vì vậy em được thực hành về chỉnh lý tài liệu của Phông tài liệu Phủ Tổng Uỷ Dinh

Điền



Khái quát nội dung của Phông tài liệu Phủ Tổng Uỷ Dinh Điền

1957 -1964

a) Lịch sử hình thành Phông: ( 1957-1964)

Phủ Tổng uỷ Dinh Điền được thành lập năm 1957 bởi sắc lệnh số 103 – TTp

ngày 23/4/1957 và nghị định số 691/TTp/vp ngày 23/4/1957 của TTVNCH

Theo sắc lệnh và nghị định trên, PTUDĐ thi hành nhiệm vụ được giao phó qua các

cơ quan sau:

I.



Văn Phòng Gồm:

- Văn phòng chính danh

- Phòng bí thơ

- Ban giao tế và an ninh

II.

Nha, Sở Nội thuộc

III.

Các Trung Tâm

I.

Văn Phòng:

Đặt dưới quyền điều khiển của một đổng lý vp1 có 1 bí thư, 2 công cán ủy

viên và 2 chánh văn phòng phụ tá.

Văn phòng gồm:

1. Văn phòng Chính danh:

Thi hành đường lối chính trị của PTUDĐ. Hoạch định chương trình hoạt

động để thi hành các luân lệnh của chính phủ, phối hợp hoạt đỗng của các Nha, Sở

thuộc PTUDĐ, Công vụ mật và Công vụ dành riêng, liên lạc với PTT và các Bộ, thư

ký phiên họp CV mật.

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

23



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



2. Phòng bí thư phụ trách:

Thư tín riêng của Tổng ủy, yết kiến, Tiếp tan và nghi lễ chính thức, chương

trình đi thăm viếng và kinh lý.

3. Công cán ủy viên tham chính VP có NV:

Liên lạc với báo chí và thông tin, sửa soạn các cuộc họp và hội nghị những

việc do Tổng ủy giao riêng.

4. Ban giao tế và An ninh:

Đặt dưới quyền của một trưởng ban, có nhiệm vụ tổ chức tiếp đón các thượng

sách ngoại quốc và giao dịch với các ký giả, hướng dẫn các quan khách đi thăm các

sở thuộc PTUDĐ, liên lạc với quân đội, cảnh sát công an để lo việc an ninh và trật

tự cho các sở thuộc PTUDĐ.

II. Các Nha Sở Nội thuộc:

1. Nha Hành Chính:

a. Sở Hành chính Tổng quát gồm:

- Phòng CV và Lưu trữ phụ trách: Công văn đi, đến, phân phối CV, trình ký,

lưu trữ hồ sơ.

- Phòng HCTQ và Sưu tầm: Giải quyết vấn đề hành chính tổng quát và pháp

chế của phủ, sưu tầm tài liệu chuyên môn, báo cáo định kỳ và bất thường.

b. Sở Nhân viên:

Phòng 1: Phụ trách nhiệm vụ chính nghạch, khế ước và công nhật

Phòng 2: Về nhân viên phù động

Nhiệm vụ của 2 phòng: Quản trị nhân viên, huy chương, kiểm soát, phân

phối nhân viên, huấn luyện, áp dụng luật lao động cho NV

2. Nha Tài chính gồm: 2 Sở

a. Sở kế toán ngân sách gồm 2 phòng:

Phòng lương bổng và kế toán tổng quát nhiệm vụ soạn thảo ngân sách, điều

chỉnh và phối hợp các dự án, ngân sách trung tâm, kế toán ước chi và chuẩn chi,

thanh toán các chứng từ tài chính và quỹ ứng trước, ủy ngân, lương bổng nhân viên.

b. Sở Tiếp vận gồm 3 phòng:

Phòng vật liệu, phòng tiếp tế, phòng chuyển vận

Nhiệm vụ: Đấu thầu, mua sắm, tiếp nhận và phân phối vật liệu, dụng cụ kiểm

soát các hoạt động mua sắm vật liệu, dụng cụ các trung tâm, ngoại trừ các công cụ

và cơ giới, kế toán vật liệu vào sổ mục lục tài sản chung, phân phối việc sử dụng các

phương tiện chuyển vận, nhất là cho các di dân, tiếp tế cho các trung tâm cho di tới

nơi đã định cư.

3. Nha Di dân và Định cư gồm: 2 Sở

a. Sở Di định Cư gồm:

Phòng tuyên truyền và phòng di định cư

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

24



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



Nhiệm vụ: Lo việc di dân và định cư đến các trung tâm, cổ vũ việc di dân

tuyên truyền cho dân biết những khả năng kinh tế và khả năng khai thác của các

trung tâm.

b. Sở Kiểm tra và Thống kê gồm: 2 phòng

Phòng kiểm tra và phòng Thống kê

Nhiệm vụ: Kiểm tra dân số tại các trung tâm, thống kê dân số và số ruộng đất

đã khai thác, thống kê những kết quả đã thâu lượm được trong công việc dinh điền.

4. Sở Ươm cây và Hạt giống gồm: 2 phòng

Ươm cây và Hạt giống

Nhiệm vụ: Liên lạc với Bộ canh nông để xin cung cấp, nhượng lại hoặc tìm

mua ở ngoài hay xin ngoài viện các hạt giống, cây ươm và phân bón, phân phối các

thứ kể trên đến các trung tâm

III. Các Trung Tâm:

Các trung tâm đều thuộc PTUDĐ, mỗi trung tâm đặt dưới quyền điều khiển

của 1 quản đốc, xếp ngang hàng với giám đốc nha không có nhiều sở, mỗi trung tâm

có thể gồm một hay nhiều tỉnh.

IV. Nha Kỹ Thuật: gồm 2 sở

a. Sở khuếch – Nông:

Giúp trung tâm thực hiện các dự án đã được duyệt y, trang bị dụng cụ cần

thiết cho công việc khuếch nông, phối hợp với các cơ quan khác để cải thiện ruộng

đất và tăng cường diện tích sản xuất.

b. Sở Kế hoạch:

Sưu tầm các tài liệu về kỹ thuật, lập các dự án khai khẩn ruộng đất.

V. Quốc gia Nông cụ Cơ giới Cuốc:

Là đơn vị độc lập do HĐQT và một giám đốc đảm nhiệm. Tổ chức và điều

hành theo sắc lệnh số 44 – KH ngày 26/3/1956

VI. Nha Thanh tra Hành chính Tài chính và Kỹ thuật:

Trực thuộc phó TT, có nhiệm vụ theo dõi, báo cáo lên tổng thống việc thi

hành các công tác về hành chính và kỹ thuật, kiểm soát phó các nông cụ cơ giới.

Năm 1958 Nha Nông Sở cải tổ thành Nha Nông cụ Cơ giới cuộc theo sắc

lệnh số 133 – TTp ngày 28/2/1958 và đặt trực thuộc PTUDĐ

Nha Công cụ Giới cuộc gồm: Sở Khai thác và Sở Công cụ

Nghị định số 185 – BCTNT/NĐ ngày 30/4/1962 của Bộ Cải tiến Nông thôn

đặt PTUDĐ và Nông vụ dưới quyền điều khiển của một tổng ủy trưởng gồm có:

Văn phòng, Cơ quan TW, Cơ quan địa phương.

I. Văn Phòng:

a. Phòng Chính danh:

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

25



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



Có nhiệm vụ điều tra về tài chính và hành chính, khai thác các báo cáo và lập

thống kê, thông tin và hướng dẫn học tập, kiểm tra tài nguyên, động viên quân sự,

tiếp khách, trình bày các văn kiện

b. Ban An ninh:

Tiểu ban Tin tức, Tiểu ban Kiểm tra, Tiểu ban Huấn luyện có nhiệm vụ thu

thập tin tức, tổ chức và điều hòa khai thác việc bảo vệ an ninh, kiểm tra lực lượng và

vũ khí, đào tạo, huấn luyện cán bộ quân sự dinh điền

c. Sở Thượng vụ:

Phụ trách cải tiến dân sinh đồng bào thượng, gồm 2 phòng: Phòng Chương

trình và Phòng Quản trị

II. Cơ Quan Trung Ương: gồm 5 nha

- Nha Tài chính và Hành chính

- Nha Nông vụ

- Nha Dinh điền

- Nha Nông cụ Cơ giới

- Nha Di dân và Nông cư

A. Nha Tài chính và Hành chính gồm:

1. Phòng văn thư, gồm Ban văn thư phụ trách văn thư toàn phủ

2. Ban đánh máy, vô tuyến, điện thoại

3. Sở Tài chính gồm 2 phòng:

a. Phòng Ngân sách và Kế toán lương bổng: chia làm 3 ban

- Ban ngân sách:

Soạn thảo các ngân sách, kiểm soát việc thi hành, ước chi và chuẩn chi, lập

báo cáo về tính hình tái chính và ngân sách.

- Ban Kế toán Lương bổng:

Thanh toán chi tiêu về vật liệu và lương bổng

- Kế toán Lưu động:

Kiểm soát và phân phối kinh tế của các nha, sở, điều chỉnh và CM chi tiêu

Dinh điền cũ, theo dõi, đôn đốc tại chỗ tình hình kế toán Dinh điền vùng, khu, kế

toán đặc biệt của các sở khai thác và sản xuất, đồn điền vv…đồn điền thới hòa cù

lao ông còn, ruộng tự túc Bình tuy…và kế toán của Nha Nông cụ.

b. Phòng Thực phẩm và Vật liệu gồm 2 ban:

Ban Thực phẩm và Ban Vật liệu có nhiệm vụ khảo giá, đấu thầu, khẩu ước,

phiếu đặt hàng, lưu trữ phân phối vật liệu, kế toán vật liệu, quản trị tài sản, tiếp liệu

cho các cơ quan PTUDĐ và Nông Vụ lưu trữ Nha NCCGC có t/c tiếp liệu riêng.

4. Sở Hành chính

a. Phòng Nhân viên

b. Phòng HCTQ

B. Nha Nông vụ gồm: Ban Văn thư, Sở Túc mễ, Sở Nông phẩm, Sở Khuyến

nông, Sở Bảo vệ Mùa màng

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

26



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



C. Nha Dinh Điền gồm: Ban Văn thư, Sở Khuếch nông Dinh điền, Sở ươm cây

và Hạt giống và 4 ban chuyên môn: Ban Thổ nhưỡng, Cao su, Tơ sợi, Thuốc lá và

Hóa mầu phụ.

D. Nha Nông cụ Cơ giới:

Tu bổ và sửa chữa các dụng cụ cơ giới ( nông cụ, cơ xa…của Bộ CTNT,

Quản trị, điều động…những công cụ của phủ.

Tổ chức của Nha Công cụ Cơ giới gồm: Ban văn thư, phòng kế toán, sở dụng

cụ, sở tiếp liệu, sở khai thác

E. Nha Di dân và Nông cư gồm:

Ban văn thư, Sở công chánh, Sở kiến thiết lương thôn, sở y tế, sở di dân và

kiểm tra.

F. Cơ quan Dinh điền địa phương gồm: Các vùng, khu, địa điểm dinh điền, các

Ty nông cụ, các Toán khai thác lưu động.

Sắc lệnh số 9 – TTp ngày 12/11/1963 bãi bỏ PTUDĐ và Nông vụ thuộc Bộ

Cải tiến Nông thôn và Thiết lập Phủ Tổng ủy Dân sinh Nông thôn

Đến Sắc lệnh số 9 – TTp ngày 12/11/1963 bãi bỏ Phủ Tổng uỷ Dinh Điền

và Nông vụ thuộc Bộ Cải tiến Nông thôn và Thiết lập Phủ Tổng ủy Dân sinh Nông

thôn



Phương án phân loại và lập hồ sơ Phông Phủ Tổng Uỷ Dinh

Điền



Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông;

-



Căn cứ vào tình hình thực tế tài liệu của phông;



-



Căn cứ vào yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác, sử dụng tài liệu;

Tài liệu phông Phủ Tổng ủy Dinh điền được phân loại theo phương án : Mặt



hoạt động – thời gian; cụ thể như sau :

I- TÀI LIỆU CHUNG

1. Tài liệu chỉ đạo

2. Kế hoạch, báo cáo, biên bản

3. Ấp chiến lược, thượng vụ, thống kê

4. Khen thưởng ( ân thưởng, chương mỹ bội tinh, bằng khen)

II- TỔ CHỨC

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

27



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ

1. Tổ chức bộ máy

2. Tổ chức nhân sự

III- HÀNH CHÍNH

1.Hành chính tổng quát

2.Văn thư- lưu trữ

3. Học tập

4. Bầu cử

5. Đoàn

6. Thăm viếng

7. Y tế của phủ



IV- TÀI CHÍNH -KẾ TOÁN

1. Tài liệu chỉ đạo chung

2. Ngân sách, kế toán lương bổng

- Ngân sách

- Ước chi và chuẩn chi

- Báo cáo về tài chánh và ngân sách

3. Thực phẩm, vật liệu, tặng phẩm

- Thực phẩm

- Vật liệu

- Khảo giá, đấu thầu, khế ước tương thuận

- Khẩu ước, phiếu đặt hàng

- Tiếp nhận, lưu trữ, phân phát vật liệu

- Kế toán vật liệu, quản trị tài sản

4. Tiếp liệu ( xe cộ, xăng nhớt)

V- DI DÂN

1. Bàn giao các địa điểm dinh điền

2. Thành lập các địa điểm dinh điền

3.Địa phương hóa các địa điểm dinh điền



Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

28



GVHD: Nguyễn Thị Trà



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



4. Tất cả các tài liệu nói về vấn đề di dân và định cư (lịch di chuyển di dân, xin đi di

dân, y tế di dân, …)

5. Các vấn đề trồng cây, phổ biến hướng dẫn, kỹ thuật canh tác, thi hành mọi

chương trình sản xuất dinh điền, cải tiến kỹ thuật sản xuất, ươm cây và hạt giống,thổ

nhưỡng, cao su, tơ sợi, thuốc lá và hoa màu vụ)

VI- NÔNG CỤ CƠ GIỚI CUỘC

1. Cày bừa

2. Uỉ đất

.



VII-THANH TRA

VIII- AN NINH DINH ĐIỀN

1) Trực tiếp thực hiện công việc chỉnh lý tài liệu:

Khi bắt đầu chỉnh lý tài liệu em được hướng dẫn và cần phải nắm vững các



bước chỉnh lý như:

Đầu tiên tài liệu được chia ra thành từng nhóm lớn theo phương án phân loại

của Phông từ nhóm I – VIII.

Tiếp theo từng nhóm lớn phân theo từng vùng, từng vấn đề. Sau đó chia tài

liệu theo từng năm.

Tài liệu trong 1 năm được phân thành nhóm vừa, nhỏ tương đương hồ sơ.

Khi đã phân thành nhóm nhỏ, tiến hành lập hồ sơ theo từng vụ việc.

Bên cạnh đó trong quá trình xác định giá trị và bảo quản cho tài liệu bên cạnh

tài liệu Phủ Tổng ủy Dinh điền giữ lại tất cả và có giá trị vĩnh viễn trừ 1 số trường

hợp cần phải bỏ ra như:

1. Tài liệu hết giá trị

-



Tài liệu bị mối ăn, rách nát, mất đầu cuối



-



Biểu mẫu, giấy trắng



-



Bản thảo, bản nháp hết giá trị



-



Phiếu gửi, phiếu chuyển rời lẻ không đính với tài liệu



2. Tài liệu trùng thừa

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

29



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



Là tài liệu giống nhau về nội dung và hình thức thì giữ lại 1 bản sạch đẹp, có

đầy đủ con dấu, chữ kí và thể thức văn bản, còn lại loại trùng thừa. Trùng thừa của

hồ sơ nào để vào phía sau của hồ sơ đó.

3. Tài liệu không thuộc phông

Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm và lập hồ sơ nếu phát hiện

thấy bản chính, bản gốc của những văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì

phải để riêng và lập thành danh mục bổ sung cho phông đó.

a) Phân chia tài liệu theo từng nhóm lớn:

Đầu tiên tài liệu là một đống lộn xộn, không rõ ràng. Nên phải chia tài liệu

ra từng mặt hoạt động cụ thể theo phương án phân loại như:

I.

Tài liệu chung

II.

Tổ chức

III.

Hành chính

IV. Tài chính kế toán

V.

Di dân

VI. Nông cụ cơ giới cuộc

VII. Thanh tra

VIII. An ninh.

Mở cặp ba giây tài liệu ra sau đó xem coi tài liệu đó thuộc vấn đề nào thì

xếp vào vấn đề đó. Ví dụ như tài liệu nói về Hành chính thì ghi ở ngoài bìa là số III

hành chính và xếp theo số đánh trên tài liệu.

 Kết quả thực hiện:

Đây là khâu chỉnh lý đầu tiên, do tài liệu còn quá mới mẻ nên khi tiếp xúc

với tài liệu gặp rất nhiều khó khăn, dù đã chỉ bảo tận tình. Bên cạnh đó tài liệu giai

đoạn 1957-1964 văn phong của tài liệu rất khác bây giờ nên gặp khó khăn. Một số

tài liệu không biết chia thì để lại. Đa số chủ yếu biết chia tài liệu về tài chính kế toán

vì nó có một số đặc điểm dễ nhận dạng như: tiền lương, hoá đơn, chi phiếu, ngân

sách…Đây là giai đoạn đầu về sau do tiếp xúc quen với tài liêu và sự giúp đỡ của

các anh chị trong phòng nên đã dần làm tốt công việc và ít bị sai

* Sau khi chia nhóm lớn thì trong từng nhóm lớn được chia thành nhóm nhỏ

cụ thể như sau:

b, Tài liệu nhóm I được chia như sau

- Trước hết tài liệu trong nhóm chung được chia ra các năm. Từ năm

1957-1965

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

30



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



- Sau đó trong các năm đó lại được chia ra thành các vấn đề: kế hoạch,

báo cáo, biên bản, ấp chiến lược, thượng vụ, thống kê

- Cuối cùng tiến hành lập hồ sơ cho các vấn đề đó.



c, Tài liệu nhóm II được chia như sau(sắp xếp đối với nhóm tổ



chức nhân sự)

- Hồ sơ cá nhân là một tập tài liệu viết về thông tin hoạt động của một cá

nhân đó trong cơ quan đó. Ví dụ như hồ sơ cá nhân của Ông Nguyễn Văn Hải gồm

có sơ yếu lý lịch, đơn xin viêc, lương bổng, chức vụ…

- Việc sắp xếp hồ sơ cá nhân gồm các bước như:

Trước tiên trong một đống hồ sơ cá nhân lộn xộn như thế phải phân loại hồ

sơ của từng cá nhân theo thứ tự A,B,C…

Sau đó trong thứ tự A,B,C …đó chúng ta lại sắp xếp theo thứ tự một lần nữa

(ví dụ: Anh sẽ đứng trước Ánh…)

Sau khi đã xếp theo thứ tự xong chúng ta tiếp tục sắp xếp trong từng hồ sơ

của cá nhân :

+ Việc xếp hồ sơ cá nhân đòi hỏi phải chính xác theo thời gian. Có nghĩa là

trật tự thời gian phải xếp từ nhỏ đến lớn, tài liệu nào có thời gian trước thì xếp

trước, tài liệu nào có sau thì xếp sau. Tài liệu như biên bản hội nghị thì lấy thời gian

kết thúc của hội nghị đó.

+ Trong quá trình xếp tài liệu phải loại ra những tài liệu trùng thừa và dùng

giấy và gim kẹp lại ghi chữ trùng thừa

+ Tài liệu trùng thừa được xếp lên trên cùng của hồ sơ cá nhân.

+ Tài liệu bị tách rời hoặc xúc ra thì phải lấy kẹp hoặc gim bấm lại

+ Tài liệu không rõ thời gian thì xếp cuối cùng.

+ Sau khi xếp xong thì viết tiêu đề hồ sơ.

 Kết quả thực hiện:

Do được hướng dẫn một cách rõ ràng nắm bắt được quy trình nên việc sắp

xếp rất dễ dàng và nhanh chóng. Tuy nhiên do lúc đầu còn mới nên đã xếp lộn ngày

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

31



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



tháng về sau đã khắc phục được và không còn mắc sai lầm. Đây là công việc rất dễ

dàng và hoàn thành tốt.

d) Phân chia tài liệu Tài chính kế toán:

Phân chia tài liệu Tài chính kế toán theo từng vùng địa chính trong cả nước

trong giai đoạn thời đó. Chia theo các vùng và khu như:

1. Phủ bao gồm cái tài liệu chung về tài chính kế toán, cái tài liệu của Phủ ban

hành.

2. Vùng Dinh Điền Cao nguyên trung phần gồm các tài liệu chung của vùng

Cao nguyên Trung phần.

3. Khu Dinh Điền Cao nguyên trung phần gồm các tỉnh, khu như: Quảng Đức,

Đak Lac, Buôn Mê Thuột, Pleku I, Pleku II, Kon Tum.

4. Khu Cao nguyên trung phần: Huế, Phú Yên, Khành Hoà, Ninh Thuận, Bình

Thuận.

5. Khu Dinh Điền Đông Nam phần gồm các khu, tỉnh như: Tây Ninh, Bình

Dương, Biên Hoà, Bình Long, Bình Tuy, Phước Long, Phước Thành, Long

Khánh, Phước Tuy, Bình Tuy, Sài Gòn.

6. Vùng Dinh Điền Nam phần số 1, số 2, Vùng An- Ba xuyên.

7. Khu Dinh Điền Nam phần gồm các tỉnh như: Kiên Giang, Kiến Tường, Kiến

Phong.

8. Vùng Dinh Điền Cái Sắn.

9. Vùng Dinh Điền Đồng Tháp Mười.

Sau khi chia tài liệu ra từng vùng ta bó tài liệu lại và viết lên bìa là vùng

mình chia.

Sau khi chia tài liệu thành từng vùng lại tiếp tục chia tài liệu ra từng tỉnh nhỏ

lẻ như: khi chia tài liệu thành vùng Đông nam phần lại tiếp tục chia tài liệu đó ra

từng tỉnh nhỏ như tỉnh Long Khánh, Biên Hoà…

Ví dụ như: tài liệu ghi là địa điểm Thổ Sơn ta phải bỏ vào tỉnh Kiên Giang.

Trong quá trình chia tài liệu gặp tài liệu rách nát, thảo nháp, biểu mẫu thì bỏ

ra ngoài để cho vào tài liệu hết giá trị

 Kết quả thực hiện:

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

32



Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ



GVHD: Nguyễn Thị Trà



Do vận dụng kiến thức của môn địa lý từ thời học phổ thông nên em dễ dàng chia

tài liệu thành các vùng. Tuy nhiên đây là tài liệu lịch sử giai đoạn 1957-1965 vì vậy

nên có nhiều vùng đại chính đã thay đổi hoặc được đổi tên rất khó trong việc chia

thành từng vùng, vì chưa có một bản hướng dẫn cụ thể về địa điểm của từng vùng

để mà phân chia, đòi hỏi phải có sự tham khảo các tài liệu về tên gọi các địa điểm

trong tài liệu của Phủ Tổng uỷ, đồng thời mọi người phải phối hợp để có thể biết hết

các địa điểm của từng vùng trong tài liệu. Lúc đầu gặp khó khăn vì không biết được

đó là tài liệu vùng nào, nhưng về sau do có sự ghi chép và nhớ tên địa điểm cùng

với sự phối hợp với các anh, chị trong cơ quan đã giúp đỡ em nên công việc được dễ

dàng và thuận tiện hơn.

e) Tài liệu nhóm V được chia như sau

- Nhóm này trước tiên được chia ra năm. Từ năm 1957-1965

- Sau khi chia năm thì được chia nhỏ thành vấn đề. Cụ thể:

1. Báo cáo chung

2. Kiều lộ

3. Kiến ốc

4. Đo đạc, ủi đất

5. Tiếp thủy

6. Y tế

7. Ươm cây, hạt giống

8. Khẩn hoang

9. Nông vụ- kỹ thuật.

f) Tài liệu nhóm VI được chia như sau:

- Trước tiên tài liệu trong nhóm này được chia ra các vùng:

1. Chung

2. Vùng dinh điền Cao nguyên trung phần

3. Khu dinh điền cao nguyên trung phần( từng tỉnh):Pleiku, Daclac,

Kontum, Buonmethuot, Cheo Reo, Quảng Đức…

4.Vùng dinh điền Cái Sắn

5.Vùng dinh điền Đồng Tháp Mười

Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

33