PHẦN 1. TÌM HIỀU ĐỀ TÀI

Hoạt động của thư viện trong trường đại học Thương mại được thực hiện như sau:

Độc giả muốn mượn sách của thư viện thì trước tiên phải đăng ký làm thẻ thư viện.

Quản lý độc giả: nhập thông tin độc giả khi độc giả đến đăng ký làm thẻ. Các thông tin về

độc giả bao gồm: họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ nhà riêng, số điện thoại nhà riêng,

cơ quan công tác, mã đối tượng và những thông tin để xác nhận độc giả như số chứng

minh thư hay số hộ chiếu. Mỗi độc giả có một định danh duy nhất là: mã độc giả. Sau khi

xác nhận các thông tin về độc giả hệ thống tạo thẻ độc giả dựa trên các thông tin đó. Trên

thẻ độc giả có các thông tin: mã thẻ, tên độc giả, ngày sinh, địa chỉ, ngày tạo, ngày hết

hạn. Các thông tin về độc giả và thẻ độc giả được lưu trữ lại. Mỗi độc giả chỉ có một thẻ

độc giả và mỗi thẻ độc giả chỉ thuộc một độc giả.

Khi mượn sách độc giả được phép mượn với số lượng và thời gian hạn chế. Nhưng

trước khi mượn họ phải trình thẻ độc giả và không có sách mượn quá hạn. Hoạt động

mượn trả sách được thực hiện như sau: sau khi kiểm tra thẻ độc giả và kiểm tra sách quá

hạn, nếu đúng là độc giả đã đăng ký và không có sách quá hạn, thì các sách mà họ yêu

cầu sẽ được kiểm tra xem sách đó đã được mượn hay chưa nếu sách chưa bị cho mượn

thì thông tin về việc mượn sách được lưu lại trên phiếu mượn. Phiếu mượn có các thông

tin sau: mã độc giả, tên sách, ngày…).

Khi độc giả trả sách thì nhân viên thư viện kiểm tra tình trạng sách trả, và ghi nhận

việc trả sách của độc giả. Nếu độc giả trả muộn so với ngày quy định trên phiếu mượn thì

họ phải chịu một khoản lệ phí theo từng loại sách. Mỗi thẻ độc giả có thể có nhiều phiếu

mượn, mỗi phiếu mượn chỉ ghi một thẻ độc giả. Trên mỗi phiếu mượn có thể mượn nhiều

sách, mỗi đầu sách có thể cho mượn nhiều lần. Mỗi phiếu mượn do một nhân viên lập,

một nhân viên có thể lập nhiều phiếu mượn. Cuối mỗi tuần làm việc nhân viên thư viện

kiểm tra toàn bộ danh sách sách mượn để phát hiện các độc giả mượn quá hạn. Nếu độc

giả mượn quá hạn dưới 3 ngày thì họ sẽ nhận được một phiếu nhắc trả sách. Phiếu nhắc

trả sách gồm các thông tin sau: mã phiếu, tên sách, tên độc giả, thời gian, mức phí.



Ngoài ra vào tuần cuối cùng của tháng thư viện cũng tạo các báo cáo thống kê số

lượng sách mượn trong tháng và báo cáo về loại sách đang được yêu thích, số lượng độc

giả mượn sách.

Việc quản lý sách của thư viện như sau: thường xuyên nhập thêm các đầu sách dựa

trên việc chọn sách từ các danh mục sách mà các nhà cung cấp gửi tới. Khi các sách quá

cũ hoặc không còn giá trị sử dụng thì thanh lý sách.

Thông tin về sách bao gồm: mã sách, tên sách, thể loại, tình trạng, năm xuất bản,

nhà xuất bản, tác giả. Một nhà xuất bản xuất bản nhiều đầu sách khác nhau. Mỗi đầu sách

do một nhà xuất bản xuất bản. Một tác giả viết nhiều đầu sách, một đầu sách do một tác

giả viết (nếu có nhiều tác giả cùng viết thì chỉ cần lưu thông tin người chủ biên. Thông

tin về tác giả bao gồm: mã tác giả, tên tác giả, cơ quan công tác, địa chỉ nhà riêng, số điện

thoại.

1.1 Chức năng của hệ thống quản lý thư viện.

Hệ thống quản lý của dự án nhóm thực hiện được tóm lược như sau:

Độc giả muốn mượn sách của thư viện thì trước tiên phải đăng ký làm thẻ thư viện.

 Quản lý độc giả: khi có nhu cầu làm thẻ độc giả, độc giả đến thư viện và cung cấp

thông tin cần thiết cho nhân viên thư viện, sau đó nhân viên thư viện sẽ nhập thông tin

độc giả cung cấp bao gồm: tên độc giả, ngày sinh, giới tính, email, số điện thoại. Sau khi

xác nhận các thông tin về độc giả hệ thống tạo thẻ độc giả dựa trên các thông tin đó. Sau

khi nhận thẻ độc giả, độc giả mới có thể tiến hành mượn sách thư viện.

Thông tin thẻ độc giả bao gồm: mã thẻ, tên độc giả, tên thư viện, hạn dùng thẻ. Các

thông tin về độc giả và thẻ độc giả sẽ được tự động lưu trữ lại.

 Hoạt động mượn sách: khi có nhu cầu mượn sách, độc giả tiến hành tìm kiếm mã

sách, tên sách trên máy tính tìm kiếm của thư viện rồi cung cấp mã sách yêu cầu và thẻ

độc giả cho nhân viên thư viện. Nhân viên thư viện sẽ tiến hành kiểm tra thẻ độc giả,

kiểm tra sách (sách quá hạn trả mà độc giả phải trả, tình trạng sách độc giả muốn mượn);

nếu đủ điều kiện cho mượn-thẻ độc giả còn hạn dùng, độc giả không mượn quyển sách



nào quá hạn và quyển sách được yêu cầu có thể cho mượn thì độc giả sẽ được mượn

sách. Nhân viên thư viện sẽ lấy sách cho độc giả và lập cho độc giả 1 phiếu mượn sách.

Thông tin về phiếu mượn: mã phiếu, tên sách, mã sách, mã thẻ, ngày mượn, hạn trả.

Các thông tin về phiếu mượn sách cũng được tự động lưu lại.

 Hoạt động trả sách: khi muốn trả sách, độc giả đưa sách và phiếu mượn sách cho

nhân viên thư viện, nhân viên thư viện sẽ kiểm tra tình trạng sách trả, và ghi nhận việc trả

sách của độc giả. Nếu sách độc giả đem trả bị rách, mất mát hoặc trả muộn so với ngày

quy định trên phiếu mượn thì họ phải chịu một khoản lệ phí theo quy định. Nhân viên thư

viện sẽ lập 1 phiếu thu phí cho độc giả.

Thông tin về phiếu thu phí: mã phiếu, tên sách, mã thẻ,tên độc giả, thời gian, mức

phí.

Cuối mỗi tuần làm việc nhân viên thư viện kiểm tra toàn bộ danh sách sách mượn để phát

hiện các độc giả mượn quá hạn. Nếu độc giả mượn sách quá hạn trên 3 ngày thì họ sẽ

nhận được một phiếu nhắc trả sách qua mail.

Thông tin phiếu nhắc trả sách bao gồm: mã phiếu, tên sách, mã thẻ, tên độc giả, thời

gian.

Các thông tin về phiếu thu phí và phiếu nhắc trả sách sẽ được lưu trữ vào kho dữ liệu

tương ứng.

 Quản lý sách thư viện: thư viện cũng thường xuyên nhập thêm các đầu sách mới

và thanh lý sách cũ không còn giá trị sử dụng. Ngoài ra có thể sửa thông tin về sách khi

cần thiết.

Thông tin về sách bao gồm: mã sách, tên sách, năm xuất bản, tác giả, NXB.

Cuối tháng nhân viên thư viện lập báo cáo về hoạt động trong tháng gửi cho ban quản lý

thư viện về: sách mới nhập, sách đã thanh lý, sách được mượn nhiều nhất.

1.2 Mục tiêu:

1.2.1 Mục tiêu trước mắt

Hệ thống cần đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ của thư viện:

- Quản lý tư liệu : Yêu cầu không chỉ quản lý các tư liệu cùng các nguồn tư liệu

sẵn có của thư viện, còn cần phải có sự liên hệ cùng các thư viện liên kết. Các

quá trình làm và dán các nhãn phích cho các tư liệu mới cần được tiến hành tự



động . Dựa trên danh mục các thống kê về sử dụng của tư liệu, hệ phải tự đưa

ra được các báo cáo về các danh mục sách cần thanh lý, đưa ra các giả pháp

xử lý tư liệu hợp lý. Yêu cầu hệ thống cung cấp các giao diện thân thiện dễ

dùng cho việc cập nhật tạo mới và hủy bỏ các thông tin về tư liệu

- Quản lý độc giả : cần phải chuẩn hóa các thông tin về độc giả. Hồ sơ độc giả

phải được lưu trữ một cách tập trung nhưng cần được xử lý một cách phân tán.

Hệ thống cần phải có các giao diện dễ sử dụng. Hệ thống cũng cần hoạt động

tương thích YỚi các thiết bị phần cứng như các máy đọc thẻ.

- Quản lý phục vụ: Chủ yếu của chức năng này là quản lý quá trình mượn và trả

tư liệu của độc giả. Yêu cầu phải xử lý thông tin tự động các quá trình như

kiểm tra tính hợp lệ của thẻ độc giả, khả năng sử dụng thẻ của độc giả (có the

mượn được bao nhiêu tư liệu ). Hệ thống cần cung cấp chức năng cho phép độc

giả tìm kiếm trên máy tính các tư liệu một cách nhanh chóng. Độc giả có the

sử dụng mạng máy tính nội bộ của thư viện để đưa ra các yêu cầu mượn sách

tới thủ thư mà không cần phải viết phiếu khai nhận. Thủ thư cũng không cần

phải xử lý thủ công các yêu cầu của độc giả, tất cả các nhiệm vụ này phải được

hộ thống đảm nhiộm. Ngoài ra hộ thống cần đảm bảo chức năng sử dụng thư

viện liên kết trong việc tra cứu tư liệu. Nhờ đó, hệ thống có thể giúp đỡ độc giả

mượn được các tài liệu không có trong kho của thư viện. Các thao tác xử lý để hệ thống

có thể thưc hiện được chức năng liên kết với các thư viện khác cần

được đảm bảo. Việc xử lý phạt đối với độc giả trong quá trình sử dụng tư liệu

cần phải được xử lý tự động

- Báo cáo thống kê: nhiệm vụ rất quan trọng của hệ thống. Yêu cầu hệ thống

phải tự động thống kê các thông tin về tư liệu các quá trình mượn trả tư liệu

của độc giả. Hệ thống phải có chức năng đưa ra các báo cáo thống kê định kĩ

về các tài liệu được sử dụng thường xuyên, các tài liệu ít nguời tham khảo. Qua

đó giúp cho người quản lý trong việc duy trì và bổ sung nguồn tư liệu mới cho thư viện.

Ngoài ra, hệ thống cần phải thường xuyên đưa ra danh sách các độc giả vi phạm nội quy

của

thư

viện

(mượn

sách

quá

hạn)

để

thư

viện

có

chính

sách xử lý phù hợp.

1.2.2 Mục tiêu lâu dài

Xây dựng hệ thống quản lý thư viện tiên tiến hiện đại có thể đáp ứng được

tất cả những yêu cầu cần có.



Sử dụng Internet để cho phép hệ thống có thể trao đổi thông tin giữa các

thành phần con trong hệ thống cũng như trao đổi thông tin với các hệ thống thư

viện khác trong nước và trên thế giới.

Xây dựng trang web cho phép bạn đọc tra cứu tư liệu trực tuyến.

Đào tạo đội ngũ nhân viên có khả năng tốt về công nghệ thông tin, có hiểu

biết sâu sắc về nghiệp vụ để có thể vận hành hệ thống.

1.3 Chức năng

Trong hoạt động của hệ thống mới, một số khâu trong quy trình nghiệp vụ sẽ

vẫn phải thực hiện bằng thủ công như: Bảo quản sách, liên hệ, vận chuyển ... Tuy nhiên

có thế đưa tin học vào thực hiện một số chức năng đế giảm bớt thao tác thủ công và nâng

cao hiệu quả hệ thống:

 Áp dụng ngay Tin học hoá trong công tác tìm kiếm và tra cứu, đây là công

việc từ trước tới nay tốn nhiều công sức.

 Áp dụng Tin học hoá trong khâu nhập, sửa đổi, bổ sung và phân loại tài

liệu. Đây cũng là một khâu dễ sai sót, nhầm lãn và mất nhiều cống sức.

 Áp dụng Tin học hoá trong khâu thống kê và in ấn, đây cũng là một khâu

tốn thời gian, hay nhầm do công việc lớn, nhân viên có hạn và không hiệu quả.

 Áp dụng tin học hoá trong công tác quản lý mượn trả của Thư viện.

1.4. Thuận lợi, khó khăn:

1.4.1. Thuận lợi

 Giảm công việc thủ công nhàm chán cho cán bộ Thư viện.

 Cán bộ, sinh viên nói chung sẽ rất thú vị khi công việc của mình hoàn tất nhanh

chóng.

 Khâu quản lý, kiểm kê, báo cáo nhanh, chính xác chuyên nghiệp hơn, cập nhập

thông tin nhanh nhiều, giao tiếp trong ngoài thuận tiện hơn.

1.4.2. Khó khăn

 Yêu cầu trang bị máy tính, cài đặt mạng.

 Hướng dẫn chỉ đạo sử dụng hệ thống quản lý bằng máy tính.

 Kiểm soát dữ liệu trong máy tính phải chính xác, khoa học không cẩu thả trong

việc cập nhập sửa đổi, bổ sung thông tin.

Kết luận: Như vậy, nếu giải quyết tốt những khó khăn trên ta sẽ xây dựng được một

hệ thống thông tin thư viện tốt, kết hợp hài hoà những ưu điểm của công nghệ thông tin

với công việc thủ công truyền thống.



PHẦN 2: XÂY DỰNG HTTT QL SÁCH TẠI ĐH Thương Mại

2.1. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ( BPC )

2.1.1 Mô tả các chức năng trong quản lý thư viện.

a. Quản lý độc giả .

Độc giả muốn làm thẻ độc giả của thư viện sẽ đến bộ phận quản lý độc giả, khai

báo các thông tin cần thiết với nhân viên .

- Trước tiên bộ phận nhân viên quản lý độc giả sẽ nhập các thông tin cần thiết theo

quy định được độc giả cung cấp vào kho dữ liệu độc giả.

- Những thông tin này sẽ được hệ thống kiểm tra và xác thực tính đúng đắn và hợp

lệ của thông tin.

- Thông tin sau khi được xác thực sẽ được nhân viên in thẻ dùng làm cơ sở để làm

thẻ độc giả cho độc giả.

b. Quản lý mượn sách.

Độc giả muốn mượn sách sẽ tìm sách trên giá sách thư viện và đem đến bộ phận

quản lý mượn sách, xuất trình thẻ độc giả và đưa sách cho nhân viên cho mượn sách.

- Khi độc giả xuất trình thẻ độc giả để mượn sách, nhân viên phụ trách việc mượn

sách sẽ kiểm tra thẻ và tình trạng sách.

- Nếu có thể cho mượn, nhân viên phụ trách việc mượn sách sẽ lập phiếu mượn

sách và lấy sách cho độc giả.

c. Quản lý trả sách.

Độc giả muốn trả sách sẽ đem sách và phiếu mượn sách đến bộ phận quản lý trả

sách và xuất trình phiếu mượn sách.

- Khi đó nhân viên phụ trách trả sách sẽ kiểm tra quyển sách độc giả đem trả với

thông tin trên phiếu mượn sách. Nếu không có vấn đề gì thì nhận lại sách, cập nhật thông

tin và kết thúc quá trình trả sách.



- Nếu sách bị hỏng, mất mát hoặc trả quá hạn sẽ tiến hành thu phí từ độc giả.

- Ngoài ra, khi đã quá hạn quy định mà không thấy độc giả đem trả nhân viên phụ

trách trả sách sẽ lập 1 phiếu nhắc trả sách và gửi cho độc giả.

d. Quản lý sách.

- Khi có nhu cầu bổ sung thêm sách mới, nhân viên thư viện sẽ nhập thêm sách mới

cho thư viện.

- Khi thư viện thanh lý sách cũ, nhân viên phụ trách thanh lý sách cũ sẽ lập phiếu

thanh lý và gửi cho khách hàng khi giao hàng.

- Cuối tháng, nhân viên thư viện sẽ lập báo cáo về hoạt động trong tháng gửi cho

ban quản lý thư viện.