Chuẩn bị đàm phán

Thực hành: Quản trị kinh doanh quốc tê



Lớp: QTKD 2A1



Địa điểm: tại khách sạn Sài Gòn

Địa chỉ : 41-47 Đông Du, Quận 1, TP.HCM





Nêu đàm phán tại nước ngoài



Thời gian đàm phán: 2 ngày, từ ngày 20/3/2012 – 22/3/2012

Địa điểm: tùy thuộc vào bên đối tác



2.3. Thành lập đoàn đàm phán và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên.

Đoàn đàm phán bao gồm các thành viên sau

- Chủ tịch đoàn đàm phán:

Ông: Nguyễn Năng Uy.

Chức danh trong công ty: Phó giám đốc của công ty

Chịu trách nhiệm đàm phán chính với phía đối tác

Chịu trách nhiệm về toàn bộ quá trình đàm phán

Chịu trách nhiệm ký kêt hợp đông, thống nhất các điều kiện trong hợp đồng

Chịu trách nhiệm về toàn bộ các thành viên trong đoàn

- Hai phó chủ tịch đoàn đàm phán:

Ông: Bùi Tiên Úy. Chức danh:Trưởng phòng kinh doanh

Có trách nhiệm phụ trách mảng giá cả, địa điểm giao hàng, khối lượng giao dịch và

các điều kiện trong hợp đồng.

Chịu trách nhiệm đàm phán với phía đối tác về các điều khoản trong hợp đồng

Có trách nhiệm cố vấn cho chủ tịch đoàn

Bà: Nguyễn Thị Hiền: Chức danh: Trưởng phòng MKT

Có trách nhiệm quảng bá thương hiệu cà phê, chất lượng của sản phẩm….

23



GVHD: TRẦN MẠNH HÙNG



SVTH: NGUYỄN NĂNG UY



Thực hành: Quản trị kinh doanh quốc tê



Lớp: QTKD 2A1



Chịu trách nhiệm đàm phán với phía đối tác về các điều khoản trong hợp đồng

Có trách nhiệm cố vấn cho chủ tịch đoàn

- Các thành viên trong đoàn khác

Bao gồm:

Ông: Nguyễn Quang Quỳnh

Bà: Phạm Thị Nhài: Có trách nhiệm phiên dịch và ghi chép

Các ông bà này có trách nhiệm thảo luận các điều khoản trong hợp đồng. ghi

chép, làm thư ký cho trưởng đoàn . Đưa ra các ý kiên đóng góp giúp cho chủ tịch

đoàn. Có trách nhiệm với công việc mà công ty đã giao trước khi đi.

- Ngoài những người trong công ty còn có thêm một luật sư am hiểu về luật pháp

quốc tê cũng như luật pháp trong nước.

Ông: Trần Quốc Tuấn (Đoàn luật sư thành phố HCM)

Luật sư có trách nhiệm xem xét các điều khoản ra đã hợp với luật pháp chưa?

Có trách nhiệm hỗ trợ quá trình ra các điều kiện.

2.4. Dự kiến ngân sách dành cho giao dịch đàm phán

Dự kiên ngân sách dành cho giao dịch đàm phán:





Nêu hai bên thống nhất đàm phán tại Thành phố HCM



Ngân sách dành cho việc này bao gồm:

+ Chi phí đi lại: 5 triệu

+ Chi phí ăn ở: 30 triệu (bao gồm cả đãi khách)

+ Chi phí tạm ứng trước cho đoàn: 6 triệu

+ Chi phí thuê địa điểm: 1,5 triệu

+ Chi phí phát sinh khác: 3 triệu

Tổng: 39 triệu 5 trăm ngàn VNĐ

24



GVHD: TRẦN MẠNH HÙNG



SVTH: NGUYỄN NĂNG UY



Thực hành: Quản trị kinh doanh quốc tê





Lớp: QTKD 2A1



Nêu đàm phán ở nước ngoài



Ngân sách bao gồm:

+ Chi phí đi lại: 4000$

+ Chi phí ăn ở: 1500$

+ Chi phí tạm ứng trước cho các thành viên trong đoàn: 1000 $

+ Chi phí phát sinh khác: 500$

Tổng: 7000$

2.5. Lựa chọn phương thức đàm phán

 Đàm phán qua điện thoại, điện tử tin học



Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin liên

lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biên. ưu điểm

nổi bật của phương thức này là tiêt kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt

được cơ hội kinh doanh nhanh chóng. Tuy nhiên, nêu đàm phán kinh doanh qua

điện thoại thì không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên.

Do đó người ta thường sử dụng kêt hợp đàm phán qua điện thoại với dùng telefax.

Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận các chi tiêt nhỏ trong hợp

đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ. Sự phát triển của điện

tử tin học đã làm cho quá trình đàm phán phong phú về nội dung và hình thức.

Điển hình là đàm phán qua Intemet. Sự ra đời và lan truyền với tốc độ cao của

Intemet đã làm thay đổi bộ mặt thê giới. Đây là phương tiện truyền tin, nhận tin và

giao dịch rất lý tưởng. Đàm phán qua mạng Intemet cho phép đàm phán đa

phương, song phương với đặc điểm và thời gian trải rộng toàn cầu. Qua mạng

Intemet giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm được nhu cầu của nhau. Điểm hạn chê là

chi phí lớn, nhiều nhà kinh doanh và những cuộc đàm phán nhỏ không thể thực

hiện được.

Lựa chọn phương thức đàm phán này với các đối tác là đối tác đã làm ăn lâu dài

với doanh nghiệp từ trước. Và áp dụng với các hợp đồng nhỏ, đơn giản

25



GVHD: TRẦN MẠNH HÙNG



SVTH: NGUYỄN NĂNG UY



Thực hành: Quản trị kinh doanh quốc tê



Lớp: QTKD 2A1



 Đàm phán trực tiêp



Đàm phán trực tiêp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thoả

thuận các điều khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiêp thì các

bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiêp thông qua cử

chỉ, vẻ mặt, điệu bộ . . . qua đó các bên có thể tác động đên quan điểm và mong

muốn của nhau bằng cách thức cụ thể để đi đên sự thống nhất chung, tìm ra giải

pháp dung hoà lợi ích của các bên. Phương thức đàm phán trực tiêp đòi hỏi chi phí

cao cho các hoạt động đón tiêp, đi lại và ăn ở của đối tác. Phương thức đàm phán

trực tiêp đẩy nhanh tốc độ giải quyêt và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những

cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa vẫn đạt

kêt quả. Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kê hoạch

đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyêt các tình huống. Do phương thức này

phải chịu chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc, do đó nó chỉ phù hợp cho đàm

phán ký kêt những hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự thoả thuận chi tiêt.

Công nghệ điện tử viễn thông phát triển đã đưa vào khái niệm truyền thống về gặp

gỡ trực tiêp những nội dung và hình thức mới.

Gặp gỡ trực tiêp truyền thống là "phải bắt được tận tay, nhìn thấy mặt nhau, đối

diện nhau. Ngày nay vẫn nhìn thấy mọi hành vi của nhau, đối điện nhau nhưng

không thể "bắt tay trong tay". Đó chính là hình thức đàm phán qua cầu truyền hình

trực tiêp. Nhiều cuộc đấu thầu quốc tê lớn, đấu giá quốc tê. . . đã được thực hiện

qua cầu truyền hình, điện thoại vô tuyên. Phương thức này rõ ràng là bước nhảy

vọt trong giao dịch, đàm phán nhưng giá thành, chi phí cho cuộc đàm phán quá

cao.

Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh thì các phương thức đàm phán

trên cần được sử dụng kêt hợp và bổ sung cho nhau. Khi mở đầu quá trình giao tiêp

thì nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín, khi cần xác nhận các chi tiêt

một cách nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng phương thức đàm phán

qua điện thoại, điện tử còn khi muốn đạt được kêt quả nhanh chóng dứt điểm cuộc

đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiêp.



26



GVHD: TRẦN MẠNH HÙNG



SVTH: NGUYỄN NĂNG UY



Thực hành: Quản trị kinh doanh quốc tê



Lớp: QTKD 2A1



Lựa chọn phương thức đàm phán này khi doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường,

xâm nhập vào các thị trường mới, các đối tác mới làm ăn của doanh nghiệp. Điều

khoản trong các hợp đồng thường phức tạp, các vụ làm ăn này lớn.

2.6- Dự kiến các điều kiện cho việc thoả thuận

Các điều kiện trong hợp đồng dự kiên sẽ bao gồm 21 điều kiện sau:

Điều 1: Tên hàng ( Article 1: Commodity)

Điều 2: Số lượng/ Khối lượng ( Article 2: Quantity/ weight)

Điều 3: Chất lượng/ Phẩm chất hàng hoá.( Article 3: Quality/ Specification)

Điều 4: Giá cả ( Article 4: Price).

Điều 5 : Giao hàng (Article 5 – Shipment/ Delivery)

Điều 6: Thanh toán (Article 6: Settlement/payment)

Điều 7: Chứng từ giao hàng (necessary documents/document

requirement/negotiation documents)

Điều 8: Bao bì và ký mã hiệu (Article 8 Packing and marking)

Điều 9 – Phạt và bồi thường thiệt hại (Article 9 – Penalty)

Điều 10 – Bảo hiểm (Article 10 – Insurance)

Điều 11 – Khiêu nại (Article 11 – Claim):

Điều 12 – Trọng tài (Article 12 – Arbitration)

Điều 13– Bất khả kháng (Article 13 – Force Majeures)

Điều 14 – Kiểm tra (Article 14 – Inspection)

Điều 15 – Điều khoản chung/Điều khoản khác (Article 15 – Other

Claus/Generalities)

27



GVHD: TRẦN MẠNH HÙNG



SVTH: NGUYỄN NĂNG UY



Thực hành: Quản trị kinh doanh quốc tê



Lớp: QTKD 2A1



Điều 16 – Bảo đảm/Bảo hành/Bảo trì ( Article 16 – Guarantee)

Điều 17 – Đào tạo (Article 16 – Tranning)

Điều 18 – Lắp đặt – Chạy thử – Nghiệm thu (Article 18 – Installation – Test run –

Commissioning)

Điều 19 – Bảo mật (Article 19 – Confidentiality)

Điều 20 – Vi phạm bản quyền (Article 20 – Patent right)

Điều 21 – Chấm dứt hợp đồng (Article 21 – Termination of the contract )

3. Tiến hành đàm phán

3.1. Chào hàng

CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN

82 Bùi Thị Xuân, phường Bên Thành, Quận 1, Tp. HCM, Việt Nam

Tell: (848) 3 9251845-3 9251846



Fax: (848) 3 9251847/48



Web: www.trungnguyen.com.vn



Email: office@trungnguyen.com.vn



THƯ CHÀO HÀNG

Kính gửi: Quý khách hàng



Lời đầu tiên, Công ty cổ phần cà phê Trung Nguyên xin gửi tới quý khách

hàng lời chào trân trọng và thân ái nhất



28



GVHD: TRẦN MẠNH HÙNG



SVTH: NGUYỄN NĂNG UY