Cơ cấu tổ chức

3.2. Chức năng các phòng ban

3.2.1 Ban giám đốc

Thành phần ban giám đốc gồm 1 Tổng giám đốc và 2 phó tổng giám đốc

Chức năng:

- Điều hành và quản lí toàn bộ hoạt động sản xuất.

- Ban hành những nội quy, quy định cho các phòng ban/

- Đối thoại với các cơ quan chủ quản của Nhà nước tại địa phương về các

vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất cũng như vướng mắc, vi phạm của doanh

nghiệp trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.

- Là đại diện duy nhất trước các cơ quan chủ quan và pháp luật của nhà

nước.

Nhiệm vụ:

•



Ký kết các hợp đồng gia công và ra các quyết định của công ty



•



Chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động của công ty trước cơ quan chủ quan

của nhà nước (cơ quan Hải quan, cơ quan thuế, cơ quan an ninh kinh tế, sở

tào nguyên và môi trường...)



•



Chăm lo đời sống cho toàn bộ nhân viên công ty.



•



Thực hiện đầy đủ quyền lợi của người lao động (đóng tiền bảo hiểm xã hội,

y tế, chế độ và chăm sóc thai sản...).



3.2.2 Ban giám đốc điều hành

Giám đốc điều hành tổng hợp (Corporate sevice manager): Điều hành, sắp

xếp tất cả các hoạt động ở tầm vĩ mô liên quan đến các lĩnh vực trong công ty như:

- Tuyển dụng, sắp xếp, bố trí nhân sự

- Đào tạo nhân sự cho các bộ phận trong công ty

- Tiếp đón, quan hệ khách hàng

- Bảo đảm an toàn cho công ty, chống cháy nổ, hỏa hoạn.

- Đối thoại với các cơ quan chức năng

-…

Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất (Operation manager)



Trang 11



- Quản lí toàn bộ hoạt động sản xuất của tất cả các xưởng sản xuất trong

công ty và các bộ phận liên quan trực tiếp sản xuất hàng hóa.

- Có vai trò giám sát, đốc thúc sản xuất để kịp tiến độ giao hàng cho khách

hàng đúng thời hạn. Đồng thời lên kế hoạch sản xuất và chịu trách nhiệm toàn bộ

trước tổng giám đốc về tình trạng sản xuất hàng hóa của các xưởng sản xuất.

3.2.3 Các phòng ban trực thuộc sự quản lý của tổng giám đốc

Phòng nhân sự: Có chức năng và nhiệm vụ sau:

- Tuyển dụng lao động

- Bố trí, sắp xếp nhân sự

- Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự cho công ty

- Theo dõi chấm công, xét thưởng vào các dịp lễ Tết

- Ban hành các nội quy, thông báo đến người lao động cũng như toàn bộ

nhân viên trong công ty

- Đảm bảo việc thực hiện đầy đủ về bảo hiểm, các chế độ cho người lao

động theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam

Phòng kế toán

•



Quản lý tài chính của công ty



•



Tính tiền lương hàng tháng cho nhân viên dựa trên bảng chấm công của

phòng nhân sự



•



Thanh toán các chi phí phát sinh liên quan đến tất cả các hoạt động trong

công ty



•



Liên hệ với các cơ quan hữu quan ngoài công ty như: Ngân hàng ngoại

thương, cục thuế, kho bạc…



•



Thanh toán hóa đơn, chi trả các khoản phí xuất nhập khẩu hàng thàng



•



Thu nợ cho công từ khách hàng



Phòng xuất nhập khẩu: Thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động

xuất nhập khẩu của công ty như:

•



Làm thủ tục khai báo Hải quan nhập nguyên phụ liệu từ nước ngaoif và xuất

hàng ra nước ngoài



•



Xin C/O và cung cấp cho khách hàng

Trang 12



•



Liên hệ trực tiếp với các hãng tàu, đại lý hàng tàu (Forwarder) để đóng tiền

lấy lệnh (đối với hàng nhập), lấy Bill (đối với hàng xuất).



•



Quản lý, cân đối nguyên liệu sản xuất trên chứng từ hợp đồng gia công



•



Theo dõi lịch trình để nhận hàng và xuất hàng kịp thời gian



•



Làm và gửi chứng từ thanh toán cho khách hàng (đối với sản phẩm xuất

khẩu) khi hàng thành phẩm được xuất ra nước ngoài



Phòng kinh doanh

•



Đàm phán ký kết các hợp đồng ngoại thương



•



Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng đã kí kết với khách hàng



•



Tìm kiếm và mở rộng thị trường cho sản phẩm đầu ra



•



Lập kế hoạch, thực hiện chiến lược marketing cho sản phẩm



Phòng thu mua

•



Liên hệ đặt hàng, ký hợp đồng mua trong nước (nguyên phụ liệu may, máy

móc thiết bị và những vật dụng thiết yếu trong công ty…)



•



Theo dõi các hợp đồng cung cấp nguyên phụ liệu may cung ứng trong nước



Phòng MR (Merchandising)

•



Theo dõi đơn hàng từ bên đặt gia công chuyển qua đồng thời lên kế hoạch

báo sản xuất kịp thời



•



Theo dõi, giám sát chặt chẽ các đơn hàng được sản xuất về số lượng, chất

lượng theo yêu cầu của khách hàng



•



Phối hợp với bộ phận sản xuất để thức đẩy hàng hóa làm xong kịp thời gian

giao hàng cho khách hàng



Phòng PPIC (production planing inventory control)

•



Lên kế hoạch tính toán định mức cho sản phẩm sau khi nhận được đơn hàng

từ phòng MR đưa xuống



•



Chịu trách nhiệm cung cấp, lên định mức sản xuất cho tất cả các mã hàng



•



Tính toán nguyên phụ liệu dư, tồn của công ty, từ đó lên kế hoạch yêu cầu,

kiến nghị lên ban giám đốc công ty



Phòng quản lý máy móc, thiết bị sản xuất trong công ty

•



Quản lý toàn bộ máy móc, thiết bị hoạt động trong công ty

Trang 13



•



Theo dõi tình trạng máy móc và bảo trì máy móc



•



Cung cấp máy móc cho sản xuất theo nhu cầu của từng sản phẩm



•



Lên kế hoạch đề xuất mua máy mới, thuê máy móc ở trong nước



Phòng quản lý nguyên phụ liệu

•



Có trách nhiệm theo dõi số lượng tất cả nguyên phụ liệu nhập phục vụ cho

hoạt động sản xuất hàng may mặc



•



Lưu giữ nguyên phụ liệu tồn kho chưa sử dụng đến



•



Cung cấp nguyên phụ liệu cho sản xuất



•



Báo cáo thường xuyên hàng tháng tình trạng nguyên phụ liệu (số lượng tồn,

nguyên phụ liệu cần lên kế hoạch nhập thêm…)



Phòng quản lý hàng thành phẩm

•



Theo dõi lượng hàng thành phẩm được nhập kho hàng ngày



•



Cung cấp thông tin xuất hàng cho phòng xuất nhập khẩu



•



Lên kế hoạch đốc thúc hàng từ bên sản xuất để xuất hàng kịp thời hạn



•



Lưu giữ những sản phẩm chưa đến lịch xuất



Phòng QA (quality assessment)

•



Đánh giá, đảm bảo chất lượng cho sản phẩm trước khi được đóng vào thùng



•



Chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc điều hành sản xuất về chất lượng

sản phẩm



•



Kiểm tra, quyết định sản phẩm có đủ tiêu chuẩn chủa khách hàng hay không



•



Kiểm tra, giám sát trực tiếp sản phẩm về chất lượng



•



Báo lên giám đốc sản xuất ngay khi phát hiện sản phẩm bị lỗi không đủ tiêu

chuẩn xuất khẩu



Phòng CFA (control final assessment)

•



Kiểm tra đánh giá lại chất lượng lần cuối trước khi quyết định cho hàng

xuất khẩu ra nước ngoài.



•



Bộ phận này được hình thành và đáp ứng theo yêu cầu khắt khe về chất

lượng sản phẩm của những khách hàng thương hiệu lớn.



•



Sau khi hàng thành phẩm được phòng CFA iểm tra theo tỷ lệ thì hàng mới

được xuất cho khách hàng.

Trang 14



Phòng mẫu:

•



Phòng mẫu có vai trò may sản phẩm mẫu theo định mức, yêu cầu kỹ thuật

của khách hàng. Sau đó gửi cho khách hàng xem mẫu sản phẩm. Nếu khách

hàng chấp nhận mẫu thì sản phẩm đó sẽ được tiến hành ký hợp đồng và may

đại trà theo đơn đặt hàng.



•



Ngoài ra phòng mẫu còn cung cấp những sản phẩm mới của công ty để gửi

ra nước ngoài chào hàng.



•



Phòng mẫu có vai trò rất quan trọng trong việc quyết định chất lượng của

sản phẩm đầu ra.



Phòng IT:

•



Đây là trung tâm quản lý, bảo mật dữ liệu và bảo trì hệ thống mạng, phần

mềm của công ty.



•



Với hơn sáu trăm máy, thiết bị công nghệ thông tin các loại, phòng IT có

vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý thông tin, đảm bảo hoạt động

sản xuất được liên tục.



3.3 Tình hình nhân sự và thống kê tay nghề

Bảng 1.1 Trình độ văn hóa và tuổi tác của nhân viên trong công ty



Số lao động

Nam



Nữ



Trình độ văn hóa – chuyên môn

Đại học



Tuổi tác



Cao



Trung



Phổ



học

SL %



thông

SL %



< 30



30 - 45



SL



%



đẳng

SL %



835



2961 304



8



607 16 1215 32 1670 44 1936 51 1442 38 4



204



307



Số lượng



SL



%



SL



%



S



Xí

nghiệ

p

Phòng

ban

Tổng

cộng:



281 55 133 26



61



12



36



7



230



4307



(Nguồn: Phòng nhân sự - Công ty TNHH Esprinta VN năm 2012)



Trang 15



45



194



38



8



Bảng 1.2: Thống kê trình độ tay nghề công nhân tại công ty:

Bậc tay nghề

Số lượng công

nhân

%



Bậc 1

873



Bậc 2

1177



Bậc 3

759



Bậc 4

569



Bậc 5

266



Bậc 6

152



23%

31%

20%

15%

7%

4%

(Nguồn: Phòng nhân sự - Công ty TNHH Esprinta VN năm 2012)



III. Khái quát tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

1. Tình hình kinh doanh chung

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUÝ IV TRONG BA

NĂM 2010, 2011, 2012

Mã



Chỉ tiêu



số



Quý IV năm 2010



Quý IV năm 2011



Quý IV nă



VND



VND



104.676.736.727



132.676.036.076



-



-



104.676.736.727



132.676.036.076



107.343.8



73.632.537.744



61.768.575.562



76.274.86



31.044.198.983



70.907.460.514



31.068.98



VND



Doanh thu

01



1



bán hàng và

cung cấp



107.343.8



dịch vụ

Các khoản

03



2



giảm trừ



-



doan thu

Doanh thu

thuần về bán

10



3



hàng và cung

cấp dich vụ

( 10 = 01 –



11



4



20



5



03 )

Giá vốn bán

hàng

Lợi nhuận

gộp về bán

hàng và cung

cấp dịch vụ



Trang 16



( 20 = 10 –

11 )

Doanh thu

21



22



6



7



23



hoạt động tài

chính

Chi phí tài

chính

Trong đó:

Chi phí đi



24



8



25



9



vay

Chi phí bán

hàng

Chi phí quản

lý doanh



190.856.961



43.400.285



38.457



39.904.573



10.111.960



577.194



-



-



2.791.604.750



2.476.737.818



3.664.84



21.611.233.398



14.898.913.768



31.605.93



6.792.313.223



53.565.097.253



4.740.53



257.465.530



22.158.770



6.087.60



317.657.201



256.867.483



837.896



( 60.191.671 )



( 234.708.713 )



( 5.249.71



6.732.121.552



53.330.388.540



509.177



-



nghiệp

Lợi nhuận

thuần từ hoạt

động kinh

30



10



doanh { 30

=20 + ( 21 –

22 ) – ( 24 +

25 ) }

Thu nhập



31



11



32



12



khác

Chi phí khác

Lợi nhuận



40



13



khác ( 40 =

31 – 32 )

Tổng lợi

nhuận kế



50



14



toán trước

thuế ( 50 =

30 + 40 )



Trang 17