2 Xây dựng vốn tài liệu địa chí

trong kho tài liệu địa chí để đáp ứng nhu cầu ngày càng phong phú, đa dạng

của độc giả.

Ngoài nhiệm vụ chú trọng đến chế độ sưu tầm, sao chụp tài liệu địa

phương… Thư viện còn tích cực liên hệ, trao đổi tài liệu địa chí với các cơ

quan trong tỉnh và một số Thư viện bạn như: Bắc Giang, Bắc Ninh, Hải

Phòng, Thanh Hóa… Dưới đây là các nguồn chính mà Thư viện quan tâm:

- Bổ sung qua chế độ nộp lưu chiểu xuất bản phẩm địa phương theo thơng

tư số 83 ngày 26/6/1978 của Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch đảm

nhiệm.

- Mua trực tiếp tại các nhà xuất bản và cơ quan khoa học ở địa phương có xuất

bản tư liệu nói về địa phương.

- Khai thác nội dung vốn tài liệu cũ (gồm cả sách, báo, tạp chí) để phát hiện tài

liệu có nội dung liên quan đến địa phương.

- Mua tại các hiệu sách quốc doanh và tư nhân trong và ngoài tỉnh.

- Kiểm soát nội dung tài liệu vừa nhập vào Thư viện khơng bỏ sót tài liệu địa

chí mới.

- Trao đổi với tập thể, cá nhân và các cơ quan tổ chức xã hội… ở địa

phương.

Ngồi ra, Thư viện còn hợp tác với các cơ quan thông tin, các thư viện

khác, các cơ quan phát hành và cơ quan xuất bản ở trung ương và các tỉnh

bạn.

2.2.2. Sưu tầm bổ sung tài liệu địa chí

Trong quy trình xử lý thơng tin thì sưu tầm tài liệu địa chí là khâu đầu

tiên đặc biệt quan trọng. Muốn thực hiện tốt nhiệm vụ là một trung tâm văn

hóa giáo dục, tuyên truyền đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, góp

phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, Thư viện phải

tuân thủ theo những nguyên tắc và phương pháp chung về bổ sung vốn tài liệu



địa chí. Đồng thời cán bộ thư viện cần phải phân biệt và có cách hiểu thật

đúng đắn về các khái niệm trong các khâu của cơng tác địa chí như: tài liệu

địa chí, sự kiện địa phương, xuất bản phẩm địa phương, nhân vật địa

phương… Nhờ vậy mà cán bộ thư viện có thể tiến hành bổ sung có hệ thống,

có cơ sở khoa học, tránh trùng lặp, đỡ lãng phí thời gian, công sức cũng như

tiền của.

Một số khái niệm

Tài liệu địa chí

Trong “Cơng tác địa chí của Thư viện tỉnh” tài liệu nghiệp vụ do Thư

viện Quốc gia biên soạn và xuất bản đã đưa ra khái niệm “Tư liệu địa chí” với

nghĩa là “Tư liệu có nội dung đề cập đến lịch sử hiện trình thuộc mọi lĩnh vực

của địa phương, các nhân vật lỗi lạc của địa phương và những triển vọng phát

triển của nó”. [32, tr.1]

Giáo trình “Cơng tác địa chí của Thư viện tỉnh” của Trịnh Thị Hà

trường Đại học tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh đã đưa ra khái niệm “Tài

liệu địa chí” với nghĩa là “những tài liệu có nội dung liên quan đến địa

phương trên bất kỳ lĩnh vực nào của đời sống xã hội, tự nhiên, không phân

biệt thời gian xuất bản, nơi xuất bản và ngôn ngữ”. [13, tr.9]

Trong “Cẩm nang nghề Thư viện” tiến sĩ Nguyễn Văn Viết đã định nghĩa

đầy đủ rõ ràng hơn về tài liệu địa chí: “Tất cả các ấn phẩm, các tài liệu

khơng cơng bố (viết tay, đánh máy, đồ họa), các tài liệu nghe - nhìn, các vật

mang tin đọc bằng máy (băng từ, đĩa compact…) mà nội dung hồn tồn nói

về vùng đó hoặc có nhiều tin tức (theo khối lượng hay giá trị) về nó khơng

phụ thuộc vào loại hình và phương pháp in ấn (sản xuất), số lượng bản,

ngôn ngữ, nội dung xuất bản hay chế tạo, xu hướng chính trị và tư tưởng”.

[31, tr.474]

Sự kiện địa phương là: “Sự kiện được hình thành diễn biến ở địa

phương, có ảnh hưởng đến tài nguyên thiên nhiên hoặc đến đời sống mọi mặt

trong phạm vi một địa phương”.[16, tr.82]



Xuất bản phẩm địa phương: “Bao hàm tất cả các ấn phẩm được xuất

bản trên lãnh thổ của địa phương đó, khơng phụ thuộc vào nội dung, loại hình

và phương pháp in ấn, ngơn ngữ; kể cả các ấn phẩm xuất bản ít bản, ấn phẩm

nội bộ ngành diện hẹp, các tài liệu xử lý nhóm; những ấn phẩm được biên

soạn ở ngồi lãnh thổ, nhưng được in trong lãnh thổ thì cũng được tính là ấn

phẩm địa phương”. [31, tr.475]

Nhân vật địa phương: Vấn đề xác định nhân vật địa phương trong sưu

tầm địa chí cũng có nhiều quan điểm chưa thống nhất. Nếu như Thư viện

không xác định đúng, sẽ ảnh hưởng đến vốn tài liệu địa chí. Nhân vật địa

phương là những nhân vật sinh ra hoặc không sinh ra ở địa phương, nhưng

sống ở địa phương một thời gian dài hoặc cả đời, thậm chí sinh ra ở địa

phương nhưng sinh sống ở nơi khác, có đóng góp với sự phát triển của địa

phương hoặc đất nước về một hay nhiều mặt như: văn hố, kinh tế, chính trị,

qn sự, âm nhạc...

Khi sưu tầm nhân vật địa phương, ngoài những nhân vật chính diện

Thư viện cũng cần sưu tập những nhân vật phản diện điển hình ở địa phương

để so sánh, đối chiếu, rút ra kết luận, có quan điểm lịch sử rõ ràng để đánh giá

nhân vật và lựa chọn tài liệu phản ánh về nhân vật đó. Có như vậy mới đảm

bảo tính khách quan về nội dung phản ánh.

2.2.3. Hình thức bổ sung vốn tài liệu

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc tiến hành bổ sung tài liệu địa chí theo hai hình

thức: Bổ sung hiện tại và bổ sung hồi cố.

 Bổ sung hiện tại

Xây dựng vốn tài liệu là nhiệm vụ trọng tâm, trước mắt và lâu dài. Mọi

hoạt động địa chí đều xoay quanh vốn tài liệu. Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc tiến

hành công tác bổ sung hiện tại theo các phương thức:

- Bổ sung theo chế độ nộp lưu chiểu: Đây là nguồn bổ sung quan trọng

đối với kho tài liệu của Thư viện, vì hầu hết số ấn phẩm này có chứa

nội dung



địa chí. Nhưng do việc nộp lưu chiểu ở Vĩnh Phúc thực hiện chưa được tốt

cùng với những quy định về luật nộp lưu chiểu và quy chế lưu chiểu xuất bản

phẩm đã hạn chế khả năng thu thập ấn phẩm địa phương của thư viện tỉnh

Vĩnh Phúc.

- Bổ sung theo hình thức khác:

+ Bổ sung theo hình thức trả tiền: Thư viện có thể đặt mua sách tại các

cơng ty phát hành sách của tư nhân, cơ quan… Hiện nay Thư viện còn giữ

quan hệ với các cá nhân, tổ chức xuất bản địa phương, ban tuyên giáo tỉnh ủy,

hội khoa học… Nhưng do kinh phí còn hạn hẹp nên số lượng tài liệu chưa

nhiều và không đều đặn.

+ Bổ sung theo hình thức trích báo, tạp chí, sao chụp tài liệu gốc:

Có rất nhiều tài liệu quan trọng dưới dạng bài trích, báo, tạp chí. Đặc

biệt là những bài có tính văn kiện, hồi ký, bút ký về các nhân vật địa

phương… mang nội dung thơng tin lớn, có ý nghĩa trên nhiều lĩnh vực kinh

tế, văn hóa, khoa học, xã hội, văn học nghệ thuật. Số lượng tài liệu gốc còn ít

chỉ có một vài bản. Vì thế Thư viện cần tiến hành photo, sao chụp tài liệu gốc

thành nhiều bản để cùng một lúc có thể phục vụ nhu cầu của nhiều bạn đọc

cũng như nhiều đối tượng người dùng tin.

+ Ngồi ra Thư viện còn tiến hành thu thập những tài liệu không công

bố: các luận văn, luận án, các đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, cấp tỉnh, các

tài liệu liên quan đến hội nghị, hội thảo khoa học hoặc các chế bản, công trình

nghiên cứu, các phát minh sáng kiến… Muốn thu thập nguồn tài liệu này cần

hiểu rõ các nhà nghiên cứu về các lĩnh vực của tỉnh để liên hệ, vận động họ

cung cấp cho Thư viện những tài liệu mới nhất được công bố hoặc giữ liên hệ

với các cơ quan quản lý về các cơng trình nghiên cứu để mua lại hoặc trao đổi

các tài liệu do họ nghiên cứu. Số tài liệu này tuy không nhiều nhưng hầu hết

đều là tài liệu quý hiếm.



+ Để tiến tới hoàn chỉnh vốn tài liệu địa chí, Thư viện còn có thể bổ

sung qua mạng máy tính, bổ sung liên kết hoặc qua việc sưu tầm tài liệu điền

dã trong nhân dân.

 Bổ sung hồi cố

- Phát hiện sưu tầm tài liệu địa chí thơng qua thư mục của các Thư viện

lớn ở trung ương. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc mất tài

liệu, có thể là do chiến tranh, thiên tai, hỏa hoạn… Vì vậy Thư viện

cần tiến hành bổ sung hồi cố. Đây là hình thức bổ sung những tài liệu

bị thiếu trong thời gian trước đây. Việc bổ sung muốn thành cơng

phải có kế hoạch cụ thể, lên danh mục tài liệu địa chí hiện có trong

kho so sánh, đối chiếu để phát hiện ra những tài liệu địa chí còn thiếu

sau đó lập kế hoạch bổ sung. Theo cách này, Thư viện tỉnh Vĩnh

Phúc đã cử cán bộ có trình độ về các cơ quan lưu trữ Trung ương,

Viện thông tin khoa học xã hội, Thư viện Quốc gia, để phát hiện

và sưu tầm tài liệu. Tuy nhiên, do từ lâu Thư viện không tiến hành

bổ sung hồi cố nên cơng tác này còn rất yếu. Khắc phục những tồn

tại về vốn tài liệu bổ sung hồi cố là một việc làm mang tính cấp bách

và cần thiết để vốn tài liệu của mỗi thư viện có số lượng đầy đủ

phong phú về nội dung và có giá trị khoa học cao.

Phát hiện sưu tầm tài liệu địa chí thơng qua mạng lưới cộng tác viên.

Họ là những nhà nghiên cứu công tác ở các lĩnh vực khác nhau lại khá am

hiểu về địa phương. Đội ngũ này giúp Thư viện sưu tầm, dịch thuật tài liệu,

viết sách báo.

Nhờ vậy, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã xây dựng được kho tài liệu địa

chí khá hồn chỉnh với 14.716 cuốn tài liệu địa chí bao gồm các mảng đề tài

về địa phương:

+ Về chính trị xã hội địa phương: 4.414 bản

+ Văn hoá : 8.829 bản



+ Kinh tế : 738 bản



+ Nhân vật địa phương : 735bản

+ Hàng vài chục tranh ảnh, bản đồ

+ Khoảng 20 loại báo, tạp chí (Sinh hoạt chi bộ, thơng tin tun

truyền, văn hố thể thao du lịch, tài ngun mơi trường...)

Đặc biệt, trong kho tài liệu địa chí có một số là tài liệu Hán Nôm và tài

liệu tiếng Pháp, sách chép tay có rất nhiều giá trị. Chẳng hạn như: Địa chí

Vĩnh Phúc (sơ khảo), sơ khảo lịch sử cách mạng Vĩnh Phúc, lịch sử đảng bộ

tỉnh Vĩnh Phúc, Vĩnh Phúc 50 năm xây dựng và trưởng thành... Đây là những

cuốn sách mang tính chất địa chí có nội dung tổng hợp phản ánh mọi hoạt

động của địa phương.

Một mảng tài liệu có giá trị nghiên cứu lịch sử, địa lý, văn hố làng xã

là nguồn gia phả, thần tích, thần sắc, hương ước. Đặc biệt Thư viện Vĩnh

Phúc sưu tầm được số lượng hương ước rất lớn. Hương ước là văn bản ghi

chép lại luật lệ trong làng do hội đồng kỳ mục biên soạn và thông qua trước

dân làng, buộc mọi người trong làng phải tuân theo. Theo nhiều tài liệu

nghiên cứu, hương ước có từ thời Lê. Nhưng hương ước sớm nhất còn lưu lại

tới ngày nay là thời hậu Lê vào khoảng thế kỷ thứ XVII. Hương ước có 2 loại:

hương ước cổ truyền và hương ước cải lương. Hiện nay Thư viện tỉnh Vĩnh

Phúc chỉ sưu tầm được những hương ước cải lương. Hương ước cải lương

thường bao gồm hai phần: hình thức và nội dung.

- Về hình thức: Hương ước thường kết cấu ở hai dạng sau:

+ Dạng thứ nhất: Hương ước chia thành từng điều, mỗi điều là một quy

định ở làng.

Điều 1: Về chức vụ chính trị

Điều 2: Về chức vụ và trách nhiệm

Điều 3: Về cầm phong.

+ Dạng thứ hai: Hương ước chia thành từng phần, ví dụ: Hương ước xã

Tứ Yên (Lập Thạch).



Phần 1: Bao gồm chính trị, tài chính, các khoản thuế.

Phần 2: Bao gồm hôn lễ, tang lễ, khao vọng.

- Về nội dung: Hương ước Vĩnh Phúc đã đề cập đến hầu hết các lĩnh

vực khác nhau của đời sống làng xã. Hương ước quy định về các quan hệ xã

hội trong đó nổi lên các chuẩn mực trọng lão, trọng chức vụ, trọng trưởng

nam...

Về bộ máy quản lý hành chính, hầu hết các hương ước đều nói về việc

trong làng xã như bầu hương hội và nhiệm vụ của bộ máy quản lý hành chính,

việc tổ chức hội đồng tộc biểu, hội đồng kỳ mục, việc bầu cử tổng lý và phó

lý trưởng.

Về việc giáo dục, hương ước quy định rõ: “Giáo dục là cái nền cho dân

làng được thịnh vượng”.

Về an ninh làng xã, hương ước quy định: “Đối với người không tốt lý

lịch phải trông nom xem xét luôn, với người lạ mặt lý lịch càng cần hỏi cho

kỹ”.

Thông qua các bản hương ước giúp chúng ta nhận thức tương đối đầy

đủ các mặt sinh hoạt, kinh tế, chính trị, văn hố, xã hội của làng xã Vĩnh Phúc

trước kia. Đây là nguồn tài liệu đặc biệt quan trọng cho các nhà nghiên cứu

văn hoá địa phương hiểu biết sâu sắc các mặt của địa phương, giúp cho họ có

định hướng xây dựng làng văn hố trong giai đoạn hiện nay.

Hiện nay Thư viện có 250 bản hương ước thời cận đại do sao chép.

Huyện có số hương ước nhiều nhất là huyện Tam Dương với 40 bản.

Khơng những vậy, thần tích, thần sắc hiện có ở viện Hán Nơm cũng được

Thư viện thu thập khá đầy đủ và phong phú. Thần tích là những bản ghi

cơng trạng của những vị anh hùng có nhiều đóng góp cho quê hương đất

nước hoặc những vị nhiên thần được nhân dân tôn thờ. Thư viện đã sưu



tầm 133 bản thần tích trong đó huyện có số lượng thần tích lớn nhất là

huyện Tam Đảo.



2.2.4. Kinh phí bổ sung

Bảng 2: Tình hình bổ sung tài liệu địa chí của Thư viện Vĩnh Phúc

(Trích sổ đăng ký cá biệt từ năm 2007 đến 2011)

Năm

2007



2008



2009



2010



2011



Cộng



Tổng số (cuốn)



171



37



116



258



160



742



Tổng số tên sách địa chí



150



23



75



178



113



539



Thư viện mua (cuốn)



23



0



3



34



52



112



Thành tiền (nghìn đồng)



506



0



150



Nhận lưu chiểu



15



20



99



30



45



209



Biếu tặng



133



17



14



194



63



421



Bài trích (tên bài)



305



214



489



200



408



1616



Hình thức bổ sung



1285.5 1788.5



3730



Phân tích số liệu của bảng 2 chúng ta có thể rút ra một số nhận xét sau:

Giai đoạn 2007- 2011 Thư viện Vĩnh Phúc bổ sung được 742 cuốn, trong đó

sách lưu chiểu và sách tặng biếu chiếm 84.9% sách mua là 112 cuốn chiếm

15,1% trị giá 3.730.000 đồng.

2.3. Quy trình tổ chức và xử lý tài liệu địa chí

Hiện nay, hầu hết các thư viện đều áp dụng nguyên tắc tổ chức, bổ sung

quản lý tài liệu địa chí cũng như việc quản lý Thư viện Vĩnh Phúc dựa trên

nguyên lý chung của hệ thống thư viện cơng cộng, có kết hợp với yêu cầu,

đặc điểm riêng của Thư viện Vĩnh Phúc.

Với kỹ thuật truyền thống, tài liệu sau khi được nhập vào kho của Thư

viện sẽ được thực hiện các kỹ thuật nghiệp vụ: Đóng dấu, dán nhãn, đăng ký

tổng quát, phân loại, mô tả, sắp xếp vào hệ thống mục lục. Với việc xử lý



dùng trong hệ thống tin học hố, tài liệu địa chí có thể xử lý riêng, làm biểu

ghi, nhập máy sau đó in sao phích. Đây là một trong những dây truyền kỹ

thuật quan trọng ảnh hưởng lớn đến vấn đề tổ chức sắp xếp kho, xây dựng hệ

thống tra cứu và đặc biệt là việc khai thác phục vụ bạn đọc.

Mới đầu tài liệu địa chí được sắp xếp theo mơn loại, nhược điểm của

hình thức này là tài liệu có nhiều kích cỡ lớn nhỏ, ngang dọc không đều nhau,

dẫn đến việc tổ chức kho gặp nhiều khó khăn. Do vậy, hiện nay Thư viện đã

chuyển sang xếp theo số đăng ký cá biệt kết hợp với loại hình tài liệu. Sau

mỗi đợt bổ sung tài liệu địa chí, phòng địa chí phân loại sơ bộ tài liệu địa chí

theo kích cỡ, sau đó xử lý kỹ thuật, vào sổ đăng ký cá biệt rồi xếp giá.

Phòng địa chí được tổ chức theo hình thức kho đóng, có mục lục tra

cứu riêng và mang tính độc lập. Chúng ta có thể phân chia kho tài liệu địa chí

thành 4 giá rất thuận lợi cho cán bộ trong việc phục vụ bạn đọc. Các hình thức

tài liệu cũng đều có sổ đăng ký riêng cho từng loại và xếp theo số đăng ký cá

biệt. Cụ thể:

- Theo mục đích và đối tượng sử dụng:

+ Tài liệu địa chí mang tính chất chỉ đạo: đối tượng sử dụng chính là

những cán bộ làm cơng tác lãnh đạo quản lý ở địa phương.

+ Tài liệu khoa học phổ thông: phục vụ cho bạn đọc trực tiếp làm sản

xuất, khách tham quan du lịch.

- Theo nội dung phản ánh:

+ Sách quốc chí: sách có nội dung phản ánh các địa phương trong cả

nước chủ yếu là sách địa lý và sách lịch sử như: Đại Việt sử ký tồn thư, Dư

địa chí, Lịch triều hiến chương loại chí…

+ Sách tỉnh chí: Sách có nội dung nói về một tỉnh cụ thể, chẳng hạn

như: địa chí Vĩnh Phúc (sơ khảo), địa chí Vĩnh Phú, địa chí Bắc Giang…