5 Xây dựng bộ máy tra cứu địa chí

mục chuyên đề như: Thư mục phục vụ các chương trình kinh tế - xã hội địa

phương, thư mục văn hóa dân gian Vĩnh Phúc, thư mục thời kỳ Hùng Vương,

thư mục lịch sử - sự kiện.

+ Thư mục trích báo tạp chí: Được biên soạn 3 tháng/số. Cùng với việc

biên soạn thư mục, ban giám đốc đã thực hiện chế độ bồi dưỡng lao động

ngồi giờ, khuyến khích các cộng tác viên đọc báo chí, đóng góp thơng tin

cho thư mục. Đây được coi là hoạt động tiêu biểu trong cơng tác địa chí.

 Hệ thống mục lục: là tập hợp các phiếu mục lục được sắp xếp theo một

trình tự nhất định phản ánh nguồn lực thơng tin của một cơ quan hoặc một

nhóm cơ quan thơng tin Thư viện.

- Mục lục chữ cái: các phích được sắp xếp theo chữ cái theo tên tác giả

hoặc tên sách với các quy tắc riêng.

- Mục lục phân loại: được tổ chức theo khung phân loại mà Thư viện sử

dụng. Hệ thống mục lục địa chí được chia thành các mục lục riêng rẽ

dựa vào đặc điểm cấu tạo của loại hình tài liệu (theo kho). Thư viện

đã điều chỉnh một số tiểu mục cho phù hợp với tình hình sản xuất của

địa phương, thể hiện ở 10 môn loại lớn:

1. Vĩnh Phúc với cả nước, cả nước với Vĩnh Phúc.

2. Chính trị - xã hội.

3. Thiên nhiên và tài nguyên.

4. Nền kinh tế của tỉnh.

5. Khoa học – Văn hóa – Báo chí – Giáo dục.

6. Y tế - Thể dục thể thao.

7. Nghệ thuật.

8. Văn học.

9. Lịch sử.

10. Người tốt việc tốt (nhân vật địa phương).



 Hộp phích địa chí:

- Hộp phích bài trích báo, tạp chí: Đây là loại hình rất quan trọng vì nó

mang tính thời sự, có nguồn gốc từ nhiều nguồn trong cả nước

chứa đựng lượng thơng tin lớn. Trong hộp phích các bài trích được

sắp xếp theo quy tắc mơ tả quốc tế (ISBD) và được sắp xếp theo thứ

tự mơn loại chính và môn loại chi tiết của khung phân loại địa chí.

- Hộp phích nhân vật địa phương: Vĩnh Phúc là một mảnh đất màu mỡ

sản sinh ra những nhân tài có cơng lớn trong nhiều lĩnh vực. Hộp

phích nhân vật địa phương phản ánh các nhân vật nổi tiếng sinh ra

và lớn lên tại Vĩnh Phúc hoặc có cơng lao đối với tỉnh nhà. Bạn đọc

sẽ dễ dàng tìm thấy nhân vật mình cần một cách nhanh chóng và

chính xác thơng qua hộp phích địa phương. Trong hộp phích, các

nhân vật được sắp xếp theo chữ cái họ, tên nhân vật. Ở mỗi nhân

vật lại chia thành từng mục nhỏ. Phần cuối hộp phích là nơi xếp các

nhân vật phản diện.

- Hộp phích ấn phẩm địa phương: Hộp phích phản ánh toàn bộ các ấn

phẩm trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc thuộc mọi đề tài, ngôn ngữ khác nhau. Là

loại hộp phích khơng thể thiếu được đối với bộ máy tra cứu của bất kỳ Thư

viện tỉnh, thành phố nào. Gồm nhiều loại hình tài liệu như: sách, báo, tạp

chí… xây dựng trên chế độ nộp lưu chiểu văn hóa phẩm.

2.5.2. Bộ máy tra cứu hiện đại

Thư viện đã dựa trên cơ sở dữ liệu địa chí là nền tảng của bộ máy tra

cứu hiện đại phục vụ tra cứu tìm tin tự động hóa.

Được sự giúp đỡ của Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện tỉnh Vĩnh

Phúc đã tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu địa chí trên cơ sở áp dụng phần

mềm Thư viện điện tử ILIB. ILIB là giải pháp cho các Thư viện tại Việt Nam

do CMC nghiên cứu và phát triển. Đây là một hệ thống Thư viện tích hợp với

các modue được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu của các Thư viện trong nước



nói chung cũng như Thư viện Vĩnh Phúc nói riêng. Phần mềm này có những

chức năng sau:



- Cơng cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh, đặc biệt là khả năng tìm kiếm tồn

văn.

- Hỗ trợ đa ngơn ngữ

- Sử dụng các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục (ISBD, AACR2…)

cũng như các khung phân loại DDC, BBK, LCC…

- Hỗ trợ chuẩn biên mục và tra cứu mục lục trực tuyến thông qua

Internet.

- Hỗ trợ giao thức tra cứu liên Thư viện

- Tích hợp mã vạch

- Chuyển đổi các biểu ghi trong cơ sở dữ liệu xây dựng theo CDS/ISIS

sang khổ mẫu MARC.

- Hiện nay, phòng địa chí của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đang nỗ lực

trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động địa chí. Cơ sở

dữ liệu địa chí của Thư viện là nguồn cung cấp thơng tin địa chí

chính xác, là căn cứ khoa học cho các cơ quan lãnh đạo của tỉnh để đề

ra phương hướng phát triển của địa phương.

2.6. Khai thác phục vụ ngƣời dùng tin địa chí

Phục vụ người dùng tin là mục đích cuối cùng của hoạt động

địa chí. Nhóm người dùng tin địa chí khơng chỉ là cán bộ nghiên cứu,

công chức viên chức, bạn đọc phổ thơng, những người dân… mà

còn là học sinh, sinh viên các trường trong địa bàn tỉnh. Tùy từng đối

tượng mà có nhu cầu về những tài liệu khác nhau. Ngồi ra, Thư viện

tiến hành nhiều hình thức phục vụ như: phục vụ tại chỗ giúp cán bộ

địa chí trực tiếp nắm bắt nhu cầu của người đọc, hướng dẫn người

dùng tin địa chí phương pháp tra cứu thơng tin thư mục, chỉ chỗ tài

liệu, giúp họ photo tài liệu (nếu cần thiết); tra cứu chuyên đề, thông tin

tuyên truyền tài liệu địa chí; biên soạn tài liệu địa chí.

2.6.1. Phục vụ đọc tại chỗ

Được tổ chức độc lập với diện tích khá lớn, phòng địa chí có

đủ điều kiện phục vụ một khối lượng bạn đọc không nhỏ khi có nhu

49



cầ

u

về

địa

chí

.



50



Phục vụ tại chỗ giúp cán bộ địa chí nắm bắt được kho tài liệu của mình,

đồng thời tìm hiểu nhu cầu tài liệu của bạn đọc để có kế hoạch bổ sung những

tài liệu cần thiết, phù hợp. Đồng thời do đặc trưng của kho địa chí, là những

tài liệu quý, số lượng bản ít thường là một bản, nên Thư viện tổ chức đọc tại

chỗ, không cho mượn về nhà. Vì thế mới chỉ đáp ứng phần nào nhu cầu của

bạn đọc.

Nhược điểm của việc tiến hành phục vụ theo hình thức kho đóng là bạn

đọc không thể nhận biết cụ thể từng cuốn sách cũng như khơng thể nhận biết

được tồn bộ thơng tin về kho sách một cách dễ dàng. Do vậy Thư viện có thể

tham khảo hình thức phục vụ theo kho mở như một số Thư viện tỉnh bạn.

Ngoài ra, để khắc phục khó khăn trên, Thư viện còn có dịch vụ sao

chụp tài liệu gốc. Với hình thức phục vụ này sẽ tạo thuận lợi giúp cho những

bạn đọc khơng có thời gian, điều kiện trực tiếp đến Thư viện cũng như những

bạn đọc cần thêm thời gian nghiên cứu về một vấn đề cụ thể nào đó.

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc cố gắng hồn thiện cơng tác địa chí của mình,

làm sao đảm bảo cho tài liệu địa chí quay vòng được nhiều lượt cho bạn đọc.

Như thế cũng có nghĩa là nội dung tri thức chứa đựng trong kho tài liệu địa

chí của Thư viện được bạn đọc địa phương khai thác triệt để.

2.6.2. Phục vụ tra cứu tài liệu địa chí

Nhiệm vụ của mỗi cán bộ trong Thư viện là thỏa mãn nhu cầu của

người dùng tin hay nói cách khác chính là phục vụ thơng tin. Phục vụ thơng

tin có nghĩa là các cán bộ thư viện nhận và trả lời yêu cầu cụ thể của bạn đọc.

Khi cán bộ thư viện nhận những yêu cầu tin xác định từ phía bạn đọc thì phải

có trách nhiệm sử dụng phương tiện tra cứu để thỏa mãn những yêu cầu đó.

Đây là nhiệm vụ quan trọng đối với cán bộ thư viện làm cơng tác tra cứu nói

chung và cơng tác tra cứu địa chí nói riêng.

Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, số lượng yêu cầu tin của

bạn đọc khơng ngừng gia tăng đòi hỏi cán bộ thơng tin khơng chỉ phục vụ



theo hình thức truyền thống và cung cấp tài liệu một cách đơn thuần. Trên

thực tế có rất nhiều yêu cầu khác nhau phục vụ nhiều đối tượng khác nhau.

Tra cứu chuyên đề là câu hỏi rất được bạn đọc quan tâm. Để trả lời

được những câu hỏi này, cán bộ thư viện phải bỏ ra rất nhiều thời gian và

cơng sức vì đây thường là những câu hỏi phức tạp phục vụ các nhà nghiên

cứu khi làm đề tài nghiên cứu khoa học. Có thể tiến hành trả lời theo hình

thức biên soạn thư mục chuyên đề. Ngoài ra, cán bộ thư viện còn có thể lập

danh mục các tài liệu theo chuyên đề rồi đưa ra phục vụ bạn đọc giúp bạn đọc

có những thơng tin phù hợp mà họ cần.

2.6.3. Tuyên truyền tài liệu địa chí

Việc tiến hành thường xuyên liên tục việc tuyên truyền giới thiệu tài

liệu địa chí giúp bạn đọc nắm được tiềm năng, nội dung vốn tài liệu địa chí

của Thư viện tạo ý nghĩa thiết thực để nâng cao trình độ văn hóa, dân trí, giáo

dục tình yêu quê hương, đất nước của người dân địa phương.

Qua khảo sát cho thấy Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã tiến hành nhiều hình

thức tuyên truyền với quy mơ khác nhau dưới nhiều hình thức như:

- Tun truyền triển lãm sách báo tại Thư viện

- Điểm, giới thiệu tài liệu địa chí

- Phát động các cuộc thi tìm hiểu về địa phương

- Thơng tin trên báo chí, đài phát thanh và truyền hình

Tuyên truyền triển lãm sách báo tại Thư viện

Ngoài việc tổ chức các hội báo xuân, triển lãm khoa học kỹ thuật, Thư

viện còn trưng bày triển lãm tài liệu địa chí nhân dịp kỷ niệm ngày lễ lớn,

ngày kỷ niệm trọng đại như: cuộc triển lãm sách kỷ niệm 1000 năm Thăng

Long Hà Nội, kỷ niệm ngày sinh nhật Bác Hồ…

Điểm, giới thiệu tài liệu địa chí

Đối tượng tham gia chủ yếu là các nhà văn, nhà thơ, nhà nghiên cứu

khoa học… Đây là nơi để họ trao đổi, tọa đàm về các tài liệu do người địa



phương viết. Hoạt động này hiện nay trở nên thân thuộc với bạn đọc tỉnh

Vĩnh Phúc, giúp cho bạn đọc tìm hiểu thêm về mảnh đất con người Vĩnh Phúc

từ sự nhìn nhận của các nhà nghiên cứu địa phương.

Phát động các cuộc thi tìm hiểu về địa phương

Nhằm mang lại hiệu quả thiết thực, Thư viện đã tổ chức các cuộc thi

dành cho các em thiếu nhi như cuộc thi Thiếu nhi đọc sách, thi kể chuyện với

các chủ đề về quê hương đất nước. Đây không chỉ được coi là sân chơi cho

các em mà còn là nơi giáo dục niềm tự hào quê hương đất nước đặc biệt là

truyền thống cách mạng cho thanh thiếu niên. Cuộc thi đã thu hút được đông

đảo các em tham gia và cần được mở rộng, phát huy.

Thông tin trên báo chí, đài phát thanh truyền hình

Báo Vĩnh Phúc là cơ quan ngơn luận của Vĩnh Phúc nói chung và Thư

viện tỉnh nói riêng. Thơng qua báo chí, Thư viện có thể tự giới thiệu mình,

giới thiệu tài liệu địa chí của Thư viện, bước đầu tổ chức trang Thư viện trên

báo Vĩnh Phúc. Nhờ có hoạt động này mà giúp ích cho nhiều người chưa có

điều kiện, khả năng đến Thư viện có một cái nhìn tổng qt về Thư viện. Từ

đó trở thành bạn đọc thường xuyên của Thư viện.

Nhờ có những kế hoạch cụ thể và phương pháp tổ chức khoa học, công

tác tuyên truyền tài liệu địa chí của Thư viện tỉnh Vĩnh phúc đã có những nét

nổi bật. Đây là một hoạt động mang tính ưu việt, thể hiện tính đại chúng và

mang ý nghĩa chính trị sâu sắc đến từng người dân nên đã thu hút được đông

đảo người dùng tin quan tâm.

2.7. Hoạt động hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác địa chí

Cơng tác địa chí đã trở thành một lĩnh vực quan trọng trong hệ thống

Thư viện trong toàn tỉnh. Địa chí giúp giới thiệu về lịch sử, địa chí của làng,

xã, quận, huyện, cơ quan mình. Đây là một hoạt động có ý nghĩa trong giáo

dục truyền thống và tuyên truyền giới thiệu tìm hiểu về địa phương. Vấn đề



bất cập xảy ra ở đây là khi người nghiên cứu đến các Thư viện hay các Thư

viện cơ sở để tìm tài liệu về làng, xã, cơ quan mình thì hầu như khơng có tài

liệu để nghiên cứu.

Ngun nhân chính của thực trạng này là có thể cán bộ thư viện cơ sở

chưa tiến hành bổ sung tài liệu địa chí, hoặc do điều kiện chưa cho phép. Vì

vậy chưa đáp ứng được nhu cầu tài liệu địa chí mà bạn đọc ở địa bàn mình

quản lý đặt ra. Đây không chỉ là vấn đề của riêng Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc mà

còn của nhiều Thư viện tỉnh thành hiện nay. Vì vậy, Thư viện nên biên soạn

các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ địa chí, tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ

địa chí cho cán bộ thư viện huyện, xã và các cơ quan trên địa bàn Thư viện

tỉnh thành để cùng Thư viện Vĩnh Phúc tiến hành biên soạn địa chí về Thư

viện mình.

2.8. Nhận xét

2.8.1. Thành tựu

Hoạt động địa chí trong những năm qua đã có những đóng góp nhất

định đối với việc xây dựng và phát triển của tỉnh.

Dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ ủy ban nhân dân tỉnh, sự chỉ đạo của Sở

văn hóa thể thao và du lịch và sự đóng góp của cán bộ thư viện từ những ngày

đầu cho đến nay góp phần khơng nhỏ vào sự lớn mạnh của Thư viện nói

chung và hoạt động địa chí nói riêng.

Để xây dựng được kho địa chí như hiện nay, Thư viện đã tốn nhiều

công sức để sưu tầm và xây dựng vốn tài liệu địa chí. Đến nay kho tài liệu địa

chí của Thư viện đã lên tới hơn 4000 tài liệu (bao gồm tài liệu tiếng Việt,

tiếng Pháp, Hán Nơm) trong đó có rất nhiều tài liệu q hiếm. Nhiều đề tài

nghiên cứu khoa học; cơng trình nghiên cứu về địa phương đã ra đời từ sự trợ

giúp của hoạt động địa chí và có giá trị cao như: Lịch sử địa phương Vĩnh

Phúc, Lịch sử Đảng bộ huyện Lập Thạch, Sơ khảo địa chí Vĩnh Phúc…



Những cơng trình này đã góp phần nâng cao trình độ hiểu biết về địa phương,

giáo dục tình yêu quê hương đất nước của mỗi người dân.

Kho địa chí với nhiều loại hình đa dạng, phong phú bao gồm các tài

liệu như: sách, báo, tạp chí, tranh ảnh, bản đồ… Được tổ chức khoa học để

phục vụ bạn đọc. Mặc dù tổ chức theo hình thức kho đóng, nhưng tổ chức khá

khoa học, cán bộ thư viện có thể lấy sách một cách nhanh chóng, chính xác.

Cùng với thái độ phục vụ chu đáo, nhiệt tình tạo ra khơng khí cởi mở giữa cán

bộ với bạn đọc.

Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã xây dựng được bộ máy tra cứu địa chí

tương đối hồn chỉnh: Mục lục địa chí, thư mục địa chí, cơ sở dữ liệu địa chí.

Trong đó chú trọng việc biên soạn các thư mục địa chí như: thư mục chuyên

đề, thư mục trích báo tạp chí… Với các đề tài bám sát nhiệm vụ chính trị đặt

ra trong từng thời kỳ ở Vĩnh Phúc nhằm khai thác vốn tài liệu này phục vụ

cho nhu cầu độc giả địa chí.

Khơng chỉ phục vụ bạn đọc một cách đơn thuần bằng hình thức tổ chức

phòng đọc, Thư viện đã rất linh hoạt khi tổ chức các hình thức thơng tin tuyền

truyền như: triển lãm tài liệu địa chí, mở các cuộc thi tìm hiểu về địa

phương… khơi dậy hứng thú học tập tìm hiểu trong bạn đọc.

Thực hiện vai trò trung tâm hướng dẫn nghiệp vụ và nghiên cứu địa chí

ở địa phương mình. Thư viện đã tổ chức hội thảo khoa học về địa chí (sưu

tầm tài liệu, biên soạn thư mục địa chí, tổ chức cơ sở dữ liệu địa chí…).

Trải qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển, để hoạt động địa chí có

được những thành tựu ngày hôm nay phải kể đến sự chỉ đạo sáng suốt của ban

giám đốc về cơng tác địa chí cũng như sự tâm huyết của cán bộ thư viện tỉnh

và những độc giả trung thành với sự nghiệp địa chí tại Thư viện.

2.8.2. Hạn chế

Mặc dù đã được chú trong đầu tư song cơng tác địa chí tại Thư viện

tỉnh Vĩnh Phúc còn có nhiều bất cập như:



- Số lượng cán bộ còn mỏng (chỉ có một cán bộ) nên khơng thể cùng một

lúc làm được tất cả mọi việc từ khâu phục vụ bạn đọc đến khâu thu thập, xử

lý các tài liệu địa chí.

- Nhiều tài liệu cổ còn chưa tập trung mà vẫn phân tán trong nhân dân, trong

các cơ quan thông tin Thư viện ở trung ương như: Thư viện Quốc gia, Viện

thông tin khoa học xã hội, viện Hán Nôm… Việc bổ sung tài liệu địa chí còn

phụ thuộc nhiều vào cơng tác bổ sung. Phòng địa chí chưa lập được danh

mục cần phải mua. Quan trọng hơn là những tài liệu mới xuất bản chưa được

bổ sung kịp thời. Loại hình trong kho tài liệu địa chí chủ yếu bao gồm sách,

báo, tạp chí, tranh, ảnh, bản đồ,băng từ, đĩa từ… còn q ít.

- Kinh phí dành cho cơng tác địa chí còn rất hạn hẹp (chiếm 10%) tổng số kinh

phí đầu tư cho hoạt động Thư viện gây khó khăn trong việc sưu tầm, bổ

sung cũng như bảo quản tài liệu địa chí.

- Tin học hóa trong cơng tác địa chí vẫn chưa được chú trọng gây khó khăn

trong việc tìm tin, phục vụ nhu cầu bạn đọc.

- Việc trao đổi với các Thư viện thành viên trong vùng đồng bằng sông Hồng

vẫn chưa diễn ra thường xuyên liên tục mặc dù hình thức trao đổi này mang

lại hiệu quả đáng kể trong hoạt động địa chí.

- Cơng tác bảo quản vốn tài liệu địa chí còn chưa thỏa đáng do kho tài liệu địa

chí còn chật hẹp, thiếu ánh sáng và các trang thiết bị để bảo quản tài liệu

được tốt nhất.

- Công tác xử lý tài liệu địa chí còn nhiều bất cập. Việc định từ khóa làm

chú giải còn q sơ sài, xây dựng bộ máy tra cứu chưa được đầu tư thích

đáng. Việc tiến hành xây dựng hộp phích ấn phẩm địa phương đã được thực

hiện song còn có nhiều mô tả và sắp xếp chưa đúng tiêu chuẩn.

- Số lượng bạn đọc đến phòng địa chí chưa nhiều chủ yếu là các nhà nghiên

cứu, sinh viên đến phòng địa chí tìm hiểu để phục vụ cho đề tài nghiên cứu

của họ. Vì tổ chức theo kho đóng nên gây khó khăn cho bạn đọc khơng có

điều kiện đến Thư viện.