3 CÁC CÔNG CỤ THỰC HIỆN

Đầu vào vào đầu ra có thể là vật liệu, dịch vụ, thông tin.

Láy trọng tâm là đầu vào và đầu ra khơng phải bước nhỏ trong quy trình.

(Nguồn: Improvement Skills Consulting Ltd, 2014)

2.3.1.2 Các bước vẽ sơ đồ SIPOC:

Công cụ SIPOC nhằm giúp người lập ra, người làm việc trong quy trình thống nhất về

phạm vi làm việc của quy trình, giúp định nghĩ thêm các quy trình mới, người đã sử dụng

cập nhật quy trình làm vie

Theo Nguyễn Như Phong (2013), trình tự các bước vẽ quy trình SIPOC

Bước 1: Đặt tên, xác định mục đích q trình cần thực hiện.

Bước 2: Xác định phạm vi quá trình, điểm bắt đầu, điểm kết thúc quá trình.

Bước 3: Xác định các bước quá trình.

Bước 4: Liệt kê khách hàng của quá trình

Bước 5: Liệt kê đầu ra quá trình : đây là những thứ hữu hình sản xuất được.

Bước 6: Xác định đầu vào của quá trình: vật tư đầu vào của quy trình.

Bước 7: Liệt kê nhà cung cấp quá trình: đây là bên cung cấp đầu vào, mỗi đầu vào có một

bên cung cấp, bên cung cấp hoặc bên nhận có thể cùng người.

Nhận xét: SIPOC là một ứng dụng rất tốt cho các nhà quản lý trong việc xây dựng quy

trình quản lý trong doanh nghiệp. Trong đề tài, tác giả tập trung sử dụng công cụ SIPOC

nhằm phân tích các cơng đoạn gia cơng sản xuất kết cấu thép tại công ty cổ phần Sản xuất

Cơ khí ACE. Năm thành phần của sơ đơ SIPOC sẽ được diễn tả đầy đủ: nhà cung cấp, đầu

vào, quá trình, đầu ra và khách hàng.

2.3.2 Kỹ thuật động não (brainstorming)

Kỹ thuật động não nhóm là phương pháp bắt buộc trong hoạt động đào tạo quản lý ở Nhật

Bản nhằm phát huy hiệu quả của nhóm tạo ra phản ứng chuỗi cho ý tưởng và bàn bạc với

mục đích đưa ra ý tưởng. Theo Alex Osborn (1941), phương pháp động não nhóm nhằm

hội ý một nhóm người tìm ra lời giải cho vấn đề đặc trưng trong khoảng thời gian nhất

định theo 4 nguyên tắc như:

 Không nên phê bình mà cần khuyến khích: nếu phê bình q mức sẽ khiến người

lao động không đưa ra ý tưởng mới (theo quan sát thực tế nếu chỉ phê bình thì ý

tưởng đưa ra chỉ còn 1/10.

 Cho phép được tự do thoải mái để đưa ra thoải mái để đưa ra ý tưởng: nếu doanh

nghiệp quy định cứng nhắc trong các sáng kiến cải tiến thì sẽ làm hạn chế hoặc

thậm chí khơng có ý tưởng hay sáng kiến nào được đưa ra.

 Có ý tưởng cần tập trung vào chất lượng: nếu chỉ tập trung vào số lượng các ý

tưởng hơn chất lượng thì các ý tưởng đó khơng thực tế và không được áp dụng

trong sản xuất.

16



 Hoan nghênh tinh thần kế thừa: kết hợp, cải tiến ý tưởng của người khác

Thơng thường tiến hành nhóm từ 6-12 người, lý tưởng với 1 người làm nhóm trưởng, 1

người làm thư kí, 10 người còn lại thì 5 người là thành viên và 5 người còn lại cùng tranh

luận.

Chủ đề thảo luận không nên quá rộng, nên đưa ra vấn đề mang tính định lượng cụ thể thay

thế cho vấn để mang tính định tính để động não ví dụ: đưa ra chủ đề “Nguyên nhân làm

giảm chất lượng sản phẩm là gì?” thay thế cho câu hỏi “Làm thế nào để nâng cao chất

lượng sản phẩm công ty”.

Nguồn: Nguyễn Như Phong, Cải tiến chất lượng, NXBĐHQG, 2013.

2.3.3 Lưu đồ

2.3.3.1 Khái niệm

Lưu đồ là công cụ thể hiện chi tiết các bước của q trình. Lưu đồ là cơng cụ hiêu quả

nhằm thể hiện hình vẽ cách thức tiến hành hoạt động của một q trình. Lưu đồ mơ tả

dòng chảy của q trình, tương tác các bước gia cơng, các điểm kiểm sốt.

2.3.3.2 Ngun tắc xây dựng lưu đồ

Việc xây dựng lưu đồ thường tuân theo một số nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: người thiết lập lưu đồ phải là người liên quan trực tiếp đến quá trình. Nhóm

thiết lập có thể là nhà cung cấp, giám sát viên, khách hàng, người điều phối.

Nguyên tắc 2: Tất cả thành viên của nhóm phải tham gia thiết lập lưu đồ. Người điều phối

nhóm giữ vai trò rất quan trọng trong hoạt động của nhóm.

Nguyên tắc 3: mọi dữ liệu phải trình bày rõ ràng để mọi người dễ hiểu.

Nguyên tắc 4: bố trí thời gian để xây dựng lưu đồ

Nguyên tắc 5: mọi người càng đặt nhiều câu hỏi càng tốt. Cái gì xảy ra đầu tiên? Cái gì

xảy ra kế tiếp?

Một số ký hiệu thường được sử dụng trong lưu đồ :



17



Hoạt động

Kiểm tra

Di chuyển

Trì hỗn

Lưu trữ



2.3.4 Biểu đồ nhân quả

Biểu đồ nhân quả là danh sách liệt kê các nguyên nhân có thể dẫn đến kết quả, công cụ

được xây dựng năm 1953 tại trường đại học Tokyo do giáo sư Kaoru Ishikawa chủ trì.

Biểu đồ nhân quả là công cụ được dùng nhiều nhất trong việc tìm kiếm nguyên nhân các

khuyết tật trong quá trình sản xuất. Biểu đồ chia 6 nguyên nhân ảnh hưởng đến đầu ra,

còn gọi là 5M1E (Con người – Man, Máy móc – Machine, Nguyên vật liệu – Material,

Phương pháp – Method, Đo lường – Measure và Môi trường – Environment). Dùng kỹ

thuật động não nhóm nhằm tìm ra ngun nhân ảnh hưởng đến yếu tố đầu ra, từ đó phân

tích sâu tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

2.3.5 Kỹ thuật 5 Whys

Kỹ thuật 5 Whys được Sakichi Toyoda – cha đẻ cuộc cách mạng công nghiệp Nhật Bản

phát triển trong những năm 1930. Phương pháp này giúp xác định mối quan hệ nhân quả

của một vấn đề nào đó. Khi phát hiện phát hiện, cần xem xét bản chất và nguồn gốc bằng

câu hỏi “tại sao” không dưới 5 lần mà không cần tiêu tốn nguồn lực trong việc thu thập

dữ liệu hay thực hiện phân tích thống kê.

Theo Nguyễn Như Phong, ở mỗi lần đặt câu hỏi tìm ra nguyên nhân vấn đề, nguyên nhân

tìm được lại được xem là vấn đề để tìm nguyên nhân ở câu hỏi tiếp theo.

1.

2.

3.

4.

5.



Tại sao có vấn đề Y? Vì ngun nhân X1.

Tại sao có vấn đề X1? Vì ngun nhân X2.

Tại sao có vấn đề X2? Vì ngun nhân X3.

Tại sao có vấn đề X3? Vì ngun nhân X4.

Tại sao có vấn đề X4? Vì ngun nhân X5.



Số lần đặt câu hỏi không nhất thiết là 5, đặt đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

18



2.3.6 Phỏng vấn cá nhân

Theo Mary Benus, phỏng vấn cá nhân có những hồn cảnh cụ thể, trong những trường

hợp đặc biệt lại mang hiệu quả cao như:











Vấn đề phức tạp, người trả lời có trình độ cao.

Vấn đề nhạy cảm

Người trả lời phân tán trên diên rộng địa lý

Bị áp lực từ nhiều phía



Nhận xét: ở đề tài mang tính chuyên môn kỹ thuật cao nên tác giả lựa chọn phỏng vấn cá

nhân các quản lý, nhân viên chủ chốt trong cơng ty ở lĩnh vực cơ khí, chế tạo máy, cầu

đường, những người có kinh nghiêm làm việc Vì công ty đang triển khai ISO 9001:2015

nên tương lai sẽ mời chuyên gia tư vấn hệ thống, tác giả sẽ tận dụng cơ hội để phỏng vấn

chuyên gia để tìm hiểu vấn đề trong quá trình vận hành, sản xuất tại doanh nghiệp.



19



CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN CÔNG TY

3.1 THÔNG TIN CHUNG VỀ CƠNG TY

3.1.1 Tổng quan về cơng ty



Tên cơng ty: cơng ty Cổ phần Sản xuất Cơ khí ACE

Tên giao dịch: ACEM

Địa chỉ: A5/159D, Đường Láng Le Bàu Cò, ấp 1, xã Tân Nhựt, huyện Bình Chánh, thành

phố Hồ Chí Minh.

Website: www.ace.com.vn

Vốn điều lệ: 9 tỷ VNĐ

Tổng số nhân viên: 68 người

Quy mơ nhà xưởng có diện tích đất là 8000 m 2. Cơng suất sản xuất trung bình tồn nhà

máy đạt 8000 tấn 1 năm.

3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Cơng ty Cổ phần Cơ khí chế tạo ACE (ACEM) được thành lập vào năm 2015 với vốn

điều lệ 9 tỷ đồng với nhà máy sản xuất đặt tại A5/159D, Đường Láng Le Bàu Cò, ấp 1, xã

Tân Nhựt, huyện Bình Chánh, thành phố Hồ Chí Minh.

3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ

Cơng ty cổ phần sản xuất cơ khí ACE được phân chia theo từng bộ phận chức năng: gồm

9 phòng ban như phòng sản xuất, phòng kho, phòng an tồn và quản lý chất lượng, phòng

hành chính nhân sự, phòng tài chính xuất nhập khẩu, phòng kế tốn, phòng vật tư, phòng

phát triển kinh doanh.

 Phòng nhân sự

-



Thiết lập mục tiêu phòng nhân sự (có điều chỉnh hàng năm) và hoạch định các

công việc cần thiết để đạt được mục tiêu, tổ chức thực hiện, theo dõi và báo cáo.



20



-



Tham mưu cho Tổng giám đốc Công ty xây dựng cơ cấu tổ chức, xác định chức

năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cho các bộ phận quản lý của Công ty.



-



Tham mưu, đề xuất với Tổng giám đốc Công ty về cơng tác tổ chức, nhân sự, sắp

xếp, bố trí, điều động, thun chuyển nhân sự trong Cơng ty. Có ý kiến nhận xét về

cá nhân người lao động trong Công ty (từ cấp Trưởng phòng trở xuống) phù hợp

với điều kiện, trình độ, năng lực của từng người và vị trí cơng việc.



-



Điều phối nhân sự theo u cầu của các cơng trình.



-



Quản lý hợp đồng lao động và thực hiện các chế độ, chính sách, tiền lương đối với

người lao động. Thực hiện đầy đủ các thủ tục trong việc bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen

thưởng, kỷ luật và các chế độ cho người lao động thôi việc theo quy định của pháp

luật.



-



Hàng năm, triển khai thực hiện đánh giá nhân viên.



 Phòng hành chính

-



In qua email, soạn thảo và trả lời email với đối tác, quản lý công tác văn thư, tiếp

nhận công văn đến, phát hành công văn đi.



-



Soạn thảo các văn bản theo yêu cầu tổng giám đốc, các phó tổng giám đốc.



-



Tham gia lập hồ sơ dự thầu.



-



Soạn thảo hợp đồng trước khi các bên kí kết.



-



Quản lý con dấu của công ty.



-



Quản lý và cung cấp trang thiết bị văn phòng



 Phòng vật tư

-



Chịu trách nhiệm mua vật liệu cho các đơn vị sản xuất, thi công công của công ty.

Lập kế hoạch mua vật tư và chuẩn bị hợp đồng với các nhà thầu phụ thi công cho

các dự án.



-



Đề xuất vật tư thay thế (nếu thị trường khơng có loại vật tư theo yêu cầu) và trình

duyệt mẫu theo quy định.



-



Theo dõi nhà cung cấp vật liệu và chất lượng, tiến độ cung ứng vật liệu của các

công trường.



-



Theo dõi chất lượng, tiến độ thi công của nhà thầu phụ thi công tại các công

trường.



-



Cung cấp giá vật tư và dự kiến các nhà cung cấp, nhà thầu phụ để đưa và hồ sơ dự

thầu



21