4 Yếu tố địa điểm và thời gian

2.4 Yếu tố địa điểm và thời gian



100



2.4.1 Địa điểm đàm phán

Nơi đàm phán

 Vấn đề đầu tiên trong vấn đề địa điểm đàm phán là các bên phải

quyết định được sẽ đàm phán ở đâu? Địa điểm của tôi hay địa điểm

của bạn?

 Địa điểm đàm phán có thể mang lại lợi thế cho một bên trong khi

lại là bất lợi cho phía bên kia.

 Chính vì thế, câu trả lời cho vấn đề này không phải dễ tìm. Nó đòi

hỏi mỗi bên phải có sự suy xét và tính toán cẩn thận của mỗi bên.



2.4.1 Địa điểm đàm phán

Nơi đàm phán

Địa điểm của bạn

1.Tôi không quen thuộc với môi trường đàm phán

2.Tôi không kiểm soát được các yếu tố liên quan đến đàm phán

3.Tôi gặp khó khăn khi muốn tiếp cận các chuyên gia, nhà tư vấn,…

4.Chi phí đắt đỏ cho việc di chuyển và lưu trú.

5.Tôi bị áp lực phải ký kết được hợp đồng



2.4.1 Địa điểm đàm phán

Nơi đàm phán

Địa điểm của tôi

1.Yêu cầu đối tác phải đến địa điểm của tôi, rõ ràng là đối tác có thể

xem tôi không nhiệt tình và không có động cơ lớn để đàm phán.

2.Đến địa điểm của tôi, bạn có thể nghiên cứu nhiều vấn đề. Tôi không

biết về bạn nhiều hơn những gì đã biết.

3.Đôi lúc, quốc gia của tôi có môi trường không thuận lợi so với quốc

gia của bạn và điều đó có thể làm cuộc đàm phán khó khăn (so với khi

đàm phán ở quốc gia của bạn)



2.4.1 Địa điểm đàm phán

Nơi đàm phán

Giải quyết vấn đề như thế nào?

1.Đàm phán tại nước thứ ba

2.Nếu đàm phán có thể kéo dài, hãy đàm phán lần lượt tại mỗi nước

3.Không cần gặp mặt trực tiếp, chúng ta có thể đàm phán qua mail,

điện thoại và đặc biệt là hội nghị truyền hình. Tuy nhiên, giải pháp này

thường chỉ áp dụng cho đàm phán sơ bộ.



2.4.1 Địa điểm đàm phán

Không khí trong buổi đàm phán

 Sau khi đã xác định được sẽ đàm phán tại quốc gia nào thì một vấn đề khác nảy

sinh, đó là địa điểm đàm phán và gắn liền với đó là bầu không khí tại buổi đàm

phán.

 Trong khi người phương Tây đàm phán trong những phòng hội nghị chuyên

biệt thì người phương Đông lại có sự lựa chọn đa dạng hơn trong địa điểm đàm

phán (ngoài phòng hội nghị có thể bàn vấn đề tại quán cà phê, nhà hàng, nhà

riêng,…)

 Đi liền với đó là không khí đàm phán. Trong khi người phương Tây thường tạo

nên một không khí làm việc nghiêm túc và đi thẳng vào vấn đề thì người phương

Đông lại không hành xử như vậy.

105



2.4.1 Địa điểm đàm phán

Nhà đàm phán phương Đông có thể cảm thấy không khí

đàm phán ở phòng họp kiểu phương Tây là xa cách và

kém thân thiện.



Ngược lại, người phương Tây thường không thích thảo

luận công việc ở nơi riêng tư.

106



2.4.1 Địa điểm đàm phán

Cơ sở vật chất

 Tại các quốc gia phát triển, các trang thiết bị phục vụ cho buổi đàm phán rõ

ràng luôn tân tiến hơn so với tại các quốc gia đang và kém phát triển.

 Diện tích của phòng hội nghị cũng có sự khác biệt giữa các quốc gia. Nếu như

người Nhật đã quen với những không gian nhỏ hẹp thì người Mỹ lại ưu thích

những phòng họp rộng lớn, thoả mái.

 Cuối cùng, cách bài trí trong phòng hội nghị cũng là một vấn đề cần lưu tâm.

Người phương Tây coi trọng sự tiện dụng, đơn giản, màu sắc nhẹ nhàng trong khi

người phương Đông thường thích cách bài trí có phần cầu kỳ, màu sắc tươi tăn

(riêng người gốc Hoa còn lưu tâm yếu tố phong thuỷ).

107



2.4.1 Địa điểm đàm phán

Hiệu quả làm việc của những nhà đàm phán từ

các nước phát triển sẽ bị ảnh hưởng khi thiếu các

trang thiết bị hiện đại phục vụ.



Ngược lại, những nhà đàm phán từ các nước đang

phát triển sẽ không tránh khỏi bỡ ngỡ khi tiếp xúc

với trang thiết bị hiện đại

108



2.4.1 Địa điểm đàm phán

Người phương Tây đôi lúc sẽ cảm thấy khó chịu

và không thoả mái với không gian chật hẹp ở

Nhật Bản.



Ngược lại, những nhà đàm phán ít có kinh nghiệm

có thể lúng túng và thiếu tự tin khi lần đầu bước vào

một không gian phòng hội nghị quá rộng lớn.

109



2.4.1 Địa điểm đàm phán

 Phía chủ nhà cần làm gì để vượt qua các khác biệt?

 Phòng hội nghị có vẻ như là nơi phù hợp nhất cho tất cả các đối tác, trừ khi

bạn biết rõ rằng đàm phán ở nơi khác sẽ tốt hơn.

 Không khí trong buổi đàm phán cần có sự dung hoà. Về điểm này, chúng ta cố

gắng tạo sự thoả mái cho khách nhưng không quá nhượng bộ.

 Trang thiết bị, tất nhiên, phải là tốt nhất có thể. Hãy chắc rằng bạn có kỹ thuật

viên hỗ trợ nếu đối tác đến từ một quốc gia đang phát triển.

 Yếu tố kích thước phòng hội nghị- chủ nhà nên nhượng bộ khách, nếu không

thể, chủ nhà nên giải trình trước khi bước vào đàm phán.

 Tạo thiện cảm với khách trong cách bài trí phù hợp với văn hoá của họ

110