ĐỊNH DẠNG TRANG IN (PAGE SETUP)
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (6.1 MB, 173 trang )
Chương 20: ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL
•
Lớp Header/ Footer: tạo tiêu đề/ hạ mục, đánh số trang, …
Chọn Header
có sẵn
Tạo Footer
theo ý muốn
Tạo Header
theo ý muốn
Chọn Footer
có sẵn
Hình 20.3: Tạo tiêu đề/ hạ mục, đánh số trang
Có thể chọn tiêu đề/ hạ mục có sẵn trong hộp Header/ Footer, tuy nhiên các tiêu đề/
hạ mục này có thể không đúng với mong muốn của bạn. Để tạo tiêu đề/ hạ mục theo ý của
riêng mình, bạn hãy Click vào nút Custom Header/ Custom Footer. Hộp thoại Header/
Footer (giống nhau) cho phép bạn tạo tiêu đề/ hạ mục, đánh số trang, chèn ngày, giờ, …
1
Tiêu đề/ hạ mục
bên trái
2 3
4
5
6
7
Tiêu đề/ hạ mục
ở giữa
Tiêu đề/ hạ mục
bên phải
Hình 20.4: Tạo tiêu đề/ hạ mục theo ý muốn
Ý nghĩa các nút
1. Định dạng ký tự (Font, Size ...).
5. Chèn thời gian (Time).
2. Chèn số trang.
6. Chèn tên tập tin Excel (Workbook).
Giáo trình Tin học căn bản
Trang 174
Chương 20: ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL
3. Chèn tổng số trang.
7. Chèn tên bảng tính (Sheet).
4. Chèn ngày tháng (Date).
•
Lớp Sheet: chọn vùng dữ liệu in, đặt tùy chọn khi in, thứ tự in, …
Hình 20.5: Chọn vùng dữ liệu in, đặt tùy chọn khi in, thứ tự in, …
–
Print area: cho phép chọn vùng dữ liệu in (nếu chọn thì chỉ dữ liệu trong vùng mới
được in, ngược lại (không chọn) thì in tất cả dữ liệu trong Sheet).
Chú ý:
Có thể chọn vùng dữ liệu in như sau:
+ Chọn vùng dữ liệu in.
+ Vào menu File/ Print Area/ Set Print Area.
Để bỏ chọn vùng dữ liệu in, bạn chọn lệnh File/ Print Area/ Clear Print Area.
– Print titles: lặp lại tiêu đề hàng (row) và cột (column) trên mỗi trang in (khi bảng
tính có nhiều trang).
+ Rows to repeat at top: lặp lại tiêu đề hàng trên đầu mỗi trang in.
+ Columns to repeat at left: lặp lại tiêu đề cột bên trái mỗi trang in.
– Print: đặt một số tùy chọn khi in.
+ Gridlines: chọn in các đường lưới (là các đường chia mà bạn thường thấy trên
màn hình. Các đường này xác định các ô trong bảng tính. Thông thường các
đường lưới này không được in ra).
+ Black and white: chọn chế độ in trắng đen.
+ Draft quality: chọn chế độ in nháp (chất lượng kém nhưng in nhanh hơn).
+ Row and column headings: chọn in chỉ số hàng (1,2,3,…) và tên cột
(A,B,C,…).
+ Comments: chọn in/ không in phần chú thích.
– Page order: chọn thứ tự in khi bảng tính có nhiều trang.
Giáo trình Tin học căn bản
Trang 175
Chương 20: ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL
+ Down, then over: in theo chiều từ trên xuống dưới hết các trang, sau đó mới in
phần dư bên phải.
+ Over, then down: in theo chiều từ trái sang phải hết các trang, sau đó mới in
trang sau.
20.2.XEM TRƯỚC KẾT QUẢ IN (PRINT PREVIEW)
Chức năng Print Preview dùng để xem trước kết quả in trên màn hình, nhằm kiểm
tra và hiệu chỉnh trước khi in để tránh các sai sót. Trong màn hình Print Preview, bạn có
thể thực hiện:
Phóng to, thu nhỏ (Zoom) tỷ lệ hiển thị trang in.
Điều chỉnh các lề của trang in (Left, Right, Top, Bottom, Header, Footer).
Điều chỉnh độ rộng của các cột.
Để chuyển sang chế độ Print Preview, bạn thực hiện theo một trong các cách sau:
-
Click vào nút Print Preview
1
Chọn menu File/ Print Preview
Chọn nút lệnh Print Preview trong hộp thoại Print hay Page Setup.
2
3
4
5
6
trên thanh công cụ chuẩn.
7
8
9
Header
Cột A
Top
Cột B
Left
Right
Bottom
Footer
Hình 20.6: Xem trước kết quả in trên màn hình
Ý nghĩa các nút lệnh trên thanh công cụ trong màn hình Print Preview:
1. Next: Đến trang kế tiếp.
Giáo trình Tin học căn bản
Trang 176
Chương 20: ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL
2. Previous: Trở lại trang ngay phía trước.
3. Zoom: Phóng to/ thu nhỏ màn hình.
4. Print: Mở hộp thoại Print để thực hiện in.
5. Setup: Mở hộp thoại Page Setup để định các thông số in.
6. Margins: Điều chỉnh các lề.
7. Page Break Preview: Khi được chọn sẽ quay về bảng tính và chuyển qua chế độ
màn hình Page Break Preview. Ở chế độ này sẽ có những đường kẻ tượng trưng
cho vị trí ngắt trang kèm theo những dạng chữ mờ Page1, Page2, Page3, ... để
cho biết vùng đang xem là ở trang nào. Để quay về chế độ bình thường, bạn
chọn lênh View/ Normal.
8. Close: Đóng màn hình Print Preview lại.
9. Help: mở trợ giúp của Excel.
20.3.THỰC HIỆN IN (PRINT)
Sau khi hoàn tất phần nội dung, để thực hiện in trong Excel, bạn thực hiện theo các
bước sau:
•
Đặt các thông số cho các trang in (Page Setup).
•
Chọn vùng dữ liệu cần in (Print Area).
•
Xem trước khi in (Print Preview) để điều chỉnh nếu cần thiết.
•
Thực hiện in: chọn menu File/ Print; hoặc tổ hợp phím Ctrl + P; hoặc chọn nút
lệnh Print
trên thanh Standard. Hộp thoại Print như sau:
- Printer: chọn máy in sử dụng
trong hộp Name.
- Print range: chọn vùng in.
+ All: chọn in tất cả các trang.
+ Page(s): chọn in liên tục từ
trang bắt đầu (From) cho đến
trang cuối (To).
- Print what: phần được in.
+ Selection: in khối được chọn.
+ Entire workbook: in tất cả
các Sheet trong Workbook.
+ Active(s) sheet: in Sheet hiện
hành.
Hình 20.7: Thực hiện in
- Copies: số bản và thứ tự in.
+ Number of copy: chọn số bản in.
+ Collate: kiểm tra thứ tự in.
Ví dụ: Giả sử in trang 1, 2 và số bản in là 3. Thứ tự in như sau:
Collate: trang 1, trang 2, trang 1, trang 2, trang 1, trang 2.
Giáo trình Tin học căn bản
Trang 177
