Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

Trung tâm Thông tin - Thƣ viện, Đại học Quốc gia Hà Nội đƣợc

thành lập ngày 14/2/1997 trên cơ sở sát nhập thƣ viện của các trƣờng thành

viên thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội đó là các thƣ viện trƣờng Đại học

Khoa học xã hội và nhân văn (Thƣ viện Đại học Tổng hợp Hà Nội trƣớc

đây), thƣ viện trƣờng Đại học Sƣ phạm (Thƣ viện Đại học Sƣ phạm Hà Nội

I) và thƣ viện trƣờng Đại học Ngoại ngữ (Thƣ viện Đại học Sƣ Phạm Ngoại

Ngữ Hà Nội).

(Năm 1999, Thƣ viện Trƣờng ĐHSP I tách ra khỏi Trung tâm, trực thuộc

Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội).

Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội là một

đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, nằm trong khối các đơn vị phục

vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Đại học Quốc gia Hà Nội. Trung

tâm hoạt động theo một quy chế riêng do Giám đốc Đại học Quốc gia Hà

Nội ban hành tháng 4 năm 1998.

Trung tâm đƣợc tổ chức theo quyết định số 947/TCCB của Giám đốc

Đại học Quốc Gia Hà Nội ngày 21/04/1998, với sơ đồ tổ chức nhƣ sau:



43



Sơ đồ 1: Tổ chức của Trung tâm Thông tin- Thƣ viện

Bộ máy tổ chức của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Đại học Quốc

Gia Hà Nội gồm: Ban Giám đốc, Hội đồng Thƣ viện, Các phòng chuyên

môn và chức năng (xem sơ đồ 1).

Ban Giám đốc gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc (phụ trách cơ sở

vật chất, phụ trách kỹ thuật và phụ trách công tác bạn đọc) thuộc diện cán

bộ do Đại học Quốc Gia Hà Nội quản lý, nghĩa là các chức danh này do

Giám đốc Đại học Quốc Gia Hà Nội bổ nhiệm và miễn nhiệm.

Các phòng chức năng và chuyên môn của Trung tâm gồm:

Khối các phòng chức năng:



44



- Phòng Hành chính tổng hợp (gồm các chức năng: Tổng hợp, tổ chức

cán bộ, đối ngoại và thiết bị).

- Phòng Tài vụ.

- Phòng Thiết bị bảo hành

Khối các phòng chuyên môn:

- Phòng Bổ sung - Trao đổi

- Phòng Phân loại - Biên mục (Xử lý kỹ thuật)

- Phòng Thông tin - Nghiệp vụ.

- Phòng Máy tính và Mạng

- Phòng Phục vụ Bạn đọc Chung

- Phòng Phục vụ Bạn đọc Trƣờng Đại học Khoa học Tự nhiên.

- Phòng Phục vụ Bạn đọc Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân

văn.

- Phòng Phục vụ Bạn đọc Trƣờng Đại học Ngoại ngữ.

- Phòng Phục vụ Bạn đọc Chi nhánh

Phòng phục vụ bạn đọc được phân chia thành các phòng:

- Phòng đọc tổng hợp.

- Phòng đọc báo và tạp chí.

- Phòng đọc chuyên đề.

- Phòng tra cứu.

- Phòng mƣợn tham khảo.

- Phòng mƣợn giáo trình.

- Phòng Mutilmedia.

- Phòng Cơ sở dữ liệu.



45



Các phòng của Trung tâm đƣợc thành lập theo nguyên tắc không làm

xáo trộn các hoạt động thƣờng xuyên của các thƣ viện đại học thành viên đã

có. Các phòng chuyên môn về kỹ thuật nghiệp vụ thông tin - thƣ viện đƣợc

thành lập trên cơ sở sát nhập các tổ xử lý kỹ thuật của các thƣ viện đại học

thành viên, nhƣng có chọn lựa cán bộ cho phù hợp với yêu cầu công việc.

Hiện nay, Trung tâm đã hoạt động theo cơ chế mới và có các trụ sở đặt tại:

- Trụ sở chính: 144 Xuân Thuỷ, Cầu Giấy, Hà Nội.

- Trƣờng ĐHNN: 1 Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hà Nội.

- Trƣờng ĐH KHTN: 334 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội.

- Trƣờng ĐH KHXH & NV: 336 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội.

- Kí túc xá Mễ trì: 182 đƣờng Lƣơng Thế Vinh, Thanh Xuân, Hà Nội.

- Khoa Hoá Trƣờng ĐH KHTN: 19 Lê Thánh Tông, Hà Nội.

Mục tiêu, nhiệm vụ chính trị quan trọng nhất mà Trung tâm đƣợc giao

phó là: tổ chức, quản lý và cung cấp tin, tài liệu phục vụ tối đa nhu cầu

thông tin - thƣ viện của đội ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên, học sinh

trong toàn Đại học Quốc gia Hà Nội. Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu,

thu thập, xử lí, thông báo và cung cấp tin, tƣ liệu về khoa học, giáo dục,

ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cán bộ và sinh viên ĐHQGHN cụ thể là:

- Tham mƣu cho quyết định của lãnh đạo về phƣơng hƣớng tổ chức và

hoạt động thông tin, tƣ liệu, thƣ viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học,

giảng dạy và học tập trong ĐHQGHN.

- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lƣợc phát triển; tổ chức và

điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tƣ liệu, thƣ viện trong ĐHQGHN.



46



- Thu thập, bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lý tài liệu và tin. Tổ chức

sắp xếp, lƣu trữ, bảo quản kho tƣ liệu ĐHQGHN bao gồm tất cả các loại

hình ấn phẩm và vật mang tin.

- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lƣới truy

nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong

ĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu

của Trung tâm và các nguồn tin bên ngoài.

- Thu nhận lƣu chiểu những xuất bản phẩm do ĐHQGHN xuất bản,

các luận án tiến sĩ, thạc sĩ bảo vệ tại ĐHQGHN hoặc ngƣời viết là cán bộ,

sinh viên ĐHQGHN; Những báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp

ĐHQGHN và cấp Nhà nƣớc đã đƣợc nghiệm thu đánh giá do các đơn vị

thuộc ĐHQGHN chủ trì hoặc do cán bộ ĐHQGHN thực hiện. Xây dựng các

cơ sở dữ liệu đặc thù của ĐHQGHN, xuất bản các ấn phẩm thông tin tóm

tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công tác quản lí, nghiên cứu khoa học và

đào tạo.

- Nghiên cứu khoa học thông tin, tƣ liệu, thƣ viện, góp phần xây dựng

lý luận khoa học chuyên ngành. ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ

thuật mới vào xử lí và phục vụ thông tin, thƣ viện.

- Tổ chức đào tạo và bồi dƣỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lý,

cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tƣ liệu, thƣ viện. Trang

bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin, về phƣơng pháp tra cứu, tìm

kiếm tin và sử dụng thƣ viện cho cán bộ và sinh viên ĐHQGHN.

- Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với các Trung tâm

Thông tin - Thƣ viện, các tổ chức khoa học, các trƣờng đại học trong và

ngoài nƣớc. Tham gia tổ chức và điều hành Liên hiệp Thƣ viện các trƣờng



47



đại học và Hiệp hội Thông tin - Thƣ viện Việt nam. Tham gia các Hiệp hội

Thƣ viện Quốc tế. Làm đầu mối nối mạng hệ thống thông tin - thƣ viện

ĐHQGHN và ngành đại học vào mạng quốc gia, khu vực và thế giới.

- Tổ chức và quản lí đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng và các

tài sản khác của Trung tâm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao

theo quy định của ĐHQGHN.

Tóm lại, sự hoàn thiện về cơ cấu tổ chức đã tạo điều kiện thuận lợi

cho Trung tâm triển khai quy trình nghiệp vụ thƣ viện và thực hiện các chức

năng thông tin - thƣ viện phục vụ các công tác: Đào tạo, nghiên cứu khoa

học, triển khai ứng dụng và quản lý của ĐHQGHN.

2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác Thông tin - Thƣ viện,

Đại học Quốc gia Hà Nội.

2.2.1. Thực trạng thực hiện các tiêu chí - tiêu chuẩn kiểm định

chất lượng đối với Trung tâm Thông tin - Thư viện ở Đại học Quốc gia

Hà Nội.

Để biết rõ thực trạng thực hiện các tiêu chí - tiêu chuẩn kiểm định

chất lƣợng đối với Trung tâm Thông tin - Thƣ viện ở Đại học Quốc gia Hà

Nội, chúng tôi đã tiến hành điều tra trên 98 cán bộ quản lý và cán bộ thƣ

viện; 300 ngƣời dùng tin (trong đó có 200 sinh viên và 100 cán bộ nghiên

cứu và giáo viên) với các nội dung:

- Tổ chức và quản lý cán bộ thƣ viện

- Tổ chức và quản lý vốn tài liệu của thƣ viện.

- Tổ chức và quản lý các sản phẩm và dịch vụ thông tin- thƣ viện.

- Tổ chức và quản lý cơ sở vật chất.

- Tổ chức và quản lý hoạt động hợp tác trong nƣớc- quốc tế.



48



Kết quả điều tra và nghiên cứu đƣợc tổng hợp và trình bày theo các

nội dung dƣới đây:



Bảng 1: Thực trạng thực hiện các tiêu chí - tiêu chuẩn kiểm định

chất lượng đối với Trung tâm Thông tin - Thư viện

ở Đại học Quốc gia Hà Nội.

STT



Hoạt động



Đã làm tốt



Đạt yêu cầu



Chƣa đạt

yêu cầu



1



Tổ chức và quản lý cán bộ



17



60



21



(17%)



(61%)



(22%)



20



53



25



(20%)



(54%)



(26%)



Tổ chức và quản lý các sản



14



54



30



phẩm thông tin - thƣ viện.



(14%)



(55%)



(31%)



Tổ chức và quản lý các



12



64



22



dịch vụ thông tin - thƣ



(12%)



(65%)



(23%)



thƣ viện.

2



Tổ chức và quản lý nguồn

tài liệu thƣ viện.



3

4



49



viện.

5



Tổ chức và quản lý cơ sở



9



70



19



(9%)



(71%)



(20%)



14



61



23



(14%)



(62%)



(24%)



vật chất.

6



Tổ chức và quản lý hoạt

động hợp tác trong nƣớc và

quốc tế.



2.2.1.1. Công tác quản lý cán bộ thư viện:

Đội ngũ cán bộ trong một cơ quan thông tin - thƣ viện là một bộ phận

cấu thành cơ quan và là cầu nối giữa vốn tài liệu với bạn đọc.

Công tác tổ chức và quản lý cán bộ thƣ viện đƣợc phần lớn cán bộ

thƣ viện (78%) đƣợc khảo sát đánh giá là đã thực hiện tốt, nhƣng vẫn có

22% đánh giá chƣa thực hiện tốt (bảng 1).

Đội ngũ cán bộ của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện hiện có 98 cán

bộ, trong đó có: 1 Tiến sĩ, 6 Thạc sĩ, 69 Cử nhân và 22 Trung cấp (bảng 2).

Bảng 2: Trình độ cán bộ của Trung tâm Thông tin- Thư viện

STT



Trình độ đào tạo



Số lƣợng



%



1



Tiến sĩ



1



1.1



2



Thạc sĩ



6



6.1



3



Cử nhân



69



70.4



4



Cao đẳng- Trung cấp



22



22.4



98



100



Tổng số



Theo cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ đƣợc sắp xếp nhƣ sau: Số cán bộ

ở các phòng Chuyên môn nghiệp vụ là 25 ngƣời (chiếm 25,5%); Cán bộ các



50



phòng Phục vụ Bạn đọc là 50 ngƣời (chiếm 51,0%) và cán bộ thuộc khối

các phòng Chức năng là 23 ngƣời (chiếm 23,5%) (bảng 3).

Bảng 3: Cơ cấu tổ chức cán bộ của Trung tâm Thông tin - Thư

viện

STT



Phòng



Số lƣợng



%



1



Chuyên môn nghiệp vụ



25



25.0



2



Phục vụ bạn đọc



50



51.0



3



Chức năng- kỹ thuật



23



23.5



Tổng số



98



100



Nhƣ vậy, số cán bộ làm công tác ở bộ phận phục vụ bạn đọc chiếm

tỷ lệ hơn một nửa, một tỷ lệ tƣơng đối hợp lý trong điều kiện hiện nay ở

Trung tâm. Số cán bộ có trình độ đại học và sau đại học về khoa học thông

tin - thƣ viện thƣờng đƣợc bố trí làm nhiệm vụ cán bộ quản lý từ cấp phòng

trở lên.

Trong năm 2006 - 2007, Trung tâm tổ chức tốt đợt thi tuyển hợp

đồng lao động và đã tuyển thêm đƣợc 26 viên chức thuộc các ngạch: thƣ

viện viên, chuyên viên và kỹ thuật viên.

Nhìn chung, đội ngũ cán bộ của Trung tâm đông đảo về số lƣợng,

nhƣng chất lƣợng chƣa đồng đều, số cán bộ trong biên chế nhiệt tình công

tác, có kinh nghiệm tốt trong các hoạt động thƣ viện truyền thống, nhƣng

đội ngũ này do đã lớn tuổi nên tiếp thu công nghệ mới, nhất là công nghệ

thông tin thƣờng chậm. Số cán bộ trẻ chƣa đƣợc vào biên chế, do vậy chƣa

yên tâm trong công tác, mặt khác học chƣa đƣợc đào tạo bài bản về nghề

nghiệp, chƣa có kinh nghiệm trong công tác nghiệp vụ nên còn thiếu tính



51



cẩn thận, chính xác, tuy nhiên họ nhanh nhạy trong việc nắm bắt công nghệ

mới và có khá hơn về trình độ ngoại ngữ và tin học. Chính vì vậy, Trung

tâm đã tiến hành khóa đào tạo và bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ của mình bằng

nhiều con đƣờng khác nhau.

Thứ nhất, cử cán bộ đi học ở các trƣờng đào tạo về thông tin - thƣ

viện ở trong và ngoài nƣớc nhƣ Đại học Văn hóa Hà Nội, Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn, các trƣờng tại Hàn Quốc, hệ tại chức, sau đại

học…Trong năm 2006 đã có 5 cán bộ theo học chƣơng trình Sau đại học và

đạt kết quả tốt. Ngoài ra, một số cán bộ khác đang học tại chức tại các

ngành khác nhau nhƣ kinh tế, tài chính, lƣu trữ, ngoại ngữ….trƣớc khi vào

làm việc tại Trung tâm vẫn tiếp tục đƣợc đi học theo chƣơng trình.

Thứ hai, Trung tâm tổ chức các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ thông tin thƣ viện cho đông đảo cán bộ tham gia. Giảng viên là các chuyên gia về

thông tin - thƣ viện trong nƣớc và cả nƣớc ngoài. Đặc biệt, Trung tâm

thƣờng xuyên tổ chức các lớp tập huấn nghề nghiệp trƣớc khi triển khai một

công nghệ mới.

Thứ ba, tổ chức hội thảo, hội nghị và tham quan khảo sát các cơ

quan thông tin - thƣ viện trong và ngoài nƣớc cũng là hình thức bồi dƣỡng

trình độ cán bộ, đây cũng là kết quả của hoạt động hợp tác trong nƣớc và

quốc tế.

Nhìn chung, đội ngũ cán bộ hiện nay tăng nhanh về số lƣợng, đóng

vai trò quyết định cho sự phát triển của Trung tâm trong nhiệm vụ phục vụ

thông tin, tƣ liệu cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Đại học

Quốc gia Hà Nội. Song, để đáp ứng yêu cầu công tác trong một Trung tâm

Thông tin - thƣ viện hiện đại, đƣợc tự động hóa cao và đáp ứng yêu cầu



52



kiểm định chất lƣợng trƣờng đại học, thì cần đòi hỏi một đội ngũ cán bộ

thông tin - thƣ viện đông đảo hơn, đƣợc đào tạo và bồi dƣỡng một cách

chính quy. Đồng thời cần thiết phải tuyển chọn, bổ sung và sắp xếp những

cán bộ trẻ, giỏi về nghiệp vụ, ngoại ngữ, công nghệ thông tin với công việc

thích hợp trong bộ máy chung của Trung tâm.

2.2.1.2. Công tác quản lý vốn tài liệu thư viện:

Công tác quản lý và phát triển vốn tài liệu thƣ viện đã có những bƣớc

đáng kể. Theo điều tra, phần lớn cán bộ thƣ viện (74%) đƣợc khảo sát đánh

giá là đã thực hiện tốt, nhƣng vẫn có 26% đánh giá chƣa thực hiện tốt (bảng

1).

Về cơ chế có thuận lợi, Trung tâm đƣợc cho phép lƣu chiểu những ấn

phẩm của Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, các luận án, các tài liệu

hội thảo, hội nghị, các báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ trong

Đại học Quốc gia Hà Nội chủ trì hoặc tham gia. Đặc biệt, do là một đơn vị

có tài khoản riêng, nên ngân sách cho bổ sung tài liệu đƣợc tăng lên đáng kể

và đƣợc cấp phát kịp thời. Hằng năm khoảng 4-6 tỉ VNĐ đƣợc dành riêng

cho việc mua tài liệu, số tiền này bằng 1/3 ngân sách hằng năm của Trung

tâm. Mặt khác, Trung tâm có điều kiện thuận lợi trong việc trao đổi với các

cơ quan, tổ chức và cá nhân trong và ngoài nƣớc. Do vậy số tài liệu nhận

đƣợc từ nguồn này tăng lên đáng kể.

Trong 10 năm hoạt động, từ năm 1997 đến năm 2007, Trung tâm đã

bổ sung đƣợc 207.000 bản sách (12.752 đầu sách), đƣa tổng số sách lên

750.000 bản với 128.000 đầu sách và 3.000 tên báo/ tạp chí với 450.000

bản.



53