CHƯƠNG 3 NHỮNG GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN - THƢ VIỆN NHẰM ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CỦA KIỂM ĐỊNH CHẤT LƢỢNG ĐÀO TẠO Ở ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

học tập, nghiên cứu tại thƣ viện giúp sinh viên có thói quen làm việc với

sách báo, thông tin để biến quá trình đào tạo thành quá trình tự đào tạo.

Mục tiêu, nhiệm vụ chính trị quan trọng nhất mà Trung tâm Thông

tin - Thƣ viện, Đại học Quốc gia Hà Nội đƣợc giao phó là: tổ chức, quản lý

và cung cấp tin, tài liệu phục vụ tối đa nhu cầu thông tin - thƣ viện của đội

ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên, học sinh trong toàn Đại học Quốc gia Hà

Nội. Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, thông báo và cung

cấp tin, tƣ liệu về khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cán

bộ và sinh viên ĐHQGHN.

Để đảm bảo chất lƣợng đào tạo, tháng 12/2004, Bộ Giáo dục và Đào

tạo đã ban hành Quy định tạm thời về kiểm định chất lƣợng trƣờng đại học.

Năm 2005, Đại học Quốc gia Hà Nội cũng ban hành một bộ tiêu chuẩn

kiểm định chất lƣợng trƣờng đại học riêng. Trong đó, chất lƣợng của hoạt

động thông tin - thƣ viện là một trong 10 tiêu chuẩn kiểm định chất lƣợng

trƣờng đại học (tại tiêu chuẩn 9 - Thƣ viện, trang thiết bị học tập và cơ sở

vật chất khác). Ngoài ra, còn có Bộ tiêu chuẩn của AUN (Mạng lƣới đại học

ASEAN), cũng có tiêu chí về Thƣ viện tại Mục 4.2 (Tự đánh giá thực

hành), mục 11 (Trang thiết bị và cơ sở hạ tầng).

3.1.2. Nguyên tắc đảm bảo tính thực tiễn:

Nguyên tắc đảm bảo tính thực tiễn xuất phát từ quan điểm “tín hiệu

thị trƣờng” (nhu cầu xã hội) và những điều kiện cụ thể về cán bộ thƣ viện,

vốn tài liệu, sản phẩm và các dịch vụ thông tin - thƣ viện, cơ sở vật chất và

đối tƣợng bạn đọc, từ đó xây dựng giải pháp cải tiến công tác tổ chức và

quản lý thông tin - thƣ viện nhằm mục tiêu phục vụ đào tạo, nghiên cứu



85



khoa học và đáp ứng yêu cầu của kiểm định chất lƣợng đào tạo ở Đại học

Quốc gia Hà Nội.

3.1.3. Nguyên tắc đảm bảo tính hệ thống và đồng bộ:

Cần phải đảm bảo tính nhất quán trong hoạt động thông tin - thƣ viện

của Đại học Quốc gia Hà Nội. Đó là sự nhất quán về quản lý, điều hành; Về

áp dụng các tiêu chuẩn, các quy tắc nghiệp vụ trong toàn bộ dây chuyền

thông tin - thƣ viện của toàn Trung tâm. Đây cũng là một trong những yêu

cầu cao của việc áp dụng công nghệ mới công tác thông tin - thƣ viện.

Đảm bảo sự đa dạng và linh hoạt của các sản phẩm và dịch vụ thông

tin - thƣ viện. Do sự phân bố ở nhiều lĩnh vực/ ngành và nhiều khu vực địa

lý khác nhau của các bộ phận dùng tin cá nhân/ tập thể trong Đại học Quốc

gia Hà Nội cho nên yếu tố này giúp cho ngƣời dùng tin sử dụng các sản

phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện một cách thuận tiện và hiệu quả.

Công tác tổ chức và quản lý phải có khả năng kiểm soát và phát huy

đƣợc hầu hết các nguồn tin hiện có, đặc biệt là các nguồn tin nội sinh trong

Đại học Quốc gia, nhƣ các luận văn, các tài liệu hội nghị, các báo cáo kết

quả nghiên cứu khoa học…Đây là nguồn tin quan trọng thể hiện tiềm năng

đào tạo và nghiên cứu khoa học của một trƣờng đại học lớn.

3.1.4. Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi:

Xét các điều kiện để đảm bảo hoạt động thông tin - thƣ viện và kiểm

định chất lƣợng, các biện pháp đề ra phải đảm bảo thực hiện đƣợc.

Tính khả thi của các biện pháp còn thể hiện ở chỗ: các biện pháp đề

ra phải thu hút đƣợc sự tham gia đầy đủ của đội ngũ cán bộ thƣ viện với

một tinh thần tự giác, vƣợt qua mọi khó khăn để đạt đƣợc kết quả cao nhất.



86



Các điều kiện đảm bảo chất lƣợng thông tin - thƣ viện tại Trung tâm

Thông tin - Thƣ viện Đại học Quốc gia Hà Nội ngày càng hoàn thiện. Đã

qua rồi cái thời chỉ nêu mục tiêu mà không tính tới tính khả thi của mục tiêu

đề ra. Vì thế, nguyên tắc tổ chức, quản lý không phải để viết cho hay, cho

đủ mà phải đảm bảo đƣợc thực hiện.

“Thà ít mà tốt”, bằng những giải pháp cụ thể, đạt đến mục tiêu cụ thể,

để từng bƣớc đạt đƣợc mục tiêu chung là phƣơng châm chỉ đạo mà Trung

tâm đặt ra.

3.1.5. Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả:

Việc tổ chức quản lý thông tin - thƣ viện theo giải pháp mới phải đảm

bảo hiệu quả, tức là thông qua các công việc cần thực hiện làm cho hiệu quả

của công tác thông tin - thƣ viện đạt kết quả ngày càng cao hơn, đáp ứng

yêu cầu của kiểm định chất lƣợng đào tạo ở Đại học Quốc gia Hà Nội.

Các nguyên tắc trên có mối quan hệ hữu cơ, gắn bó mật thiết với

nhau, tác động qua lại lẫn nhau nên trong quá trình thực hiện, không coi nhẹ

nguyên tắc nào.

3.2. Những biện pháp cụ thể:

3.2.1. Nhóm biện pháp nâng cao nhận thức về “văn hóa chất

lượng” của đội ngũ cán bộ Trung tâm Thông tin - Thư viện ở Đại học

Quốc gia Hà Nội:

Nhận thức có vai trò quyết định trong việc định hƣớng cho hành

động. “Một khi nhận thức đƣợc thấm nhuần thì bản thân nó trở thành một

sức mạnh vật chất”.

Vì vậy, mục đích của biện pháp này là tác động làm thay đổi, nâng

cao



87



nhận thức của cán bộ thƣ viện, nhất là làm cho lãnh đạo các cấp nhận thức

đầy đủ, đúng đắn hơn về sự cần thiết của công tác tổ chức và quản lý thông

tin - thƣ viện phục vụ mục tiêu đào tạo và nghiên cứu khoa học và đáp ứng

yêu cầu kiểm định chất lƣợng đào tạo trƣờng đại học.

Biện pháp nâng cao nhận thức là cơ sở để tập hợp các lực lượng,

phát huy tính chủ động, tích cực, làm cho đối tượng hiểu và đi đến tự

nguyện, thống nhất trong hành động để thực hiện mục tiêu chung và nó còn

là biện pháp mở đường để thực hiện tốt các nhóm biện pháp khác nhằm

nâng cao chất lượng thông tin - thư viện và chất lượng giáo dục đào tạo

trong giai đoạn hiện nay.

Trong giai đoạn hiện nay với những yêu cầu của Kiểm định chất

lƣợng đào tạo trƣờng đại học, Trung tâm cần tổ chức bồi dƣỡng để nâng cao

nhận thức cho các cấp lãnh đạo, cán bộ thƣ viện, bởi vì “Đứng trƣớc yêu

cầu mới, những khó khăn đặt ra không phải ai cũng dễ dàng chia sẻ cùng

chung ý tƣởng với quan niệm và cách tiến hành. Điều này đòi hỏi những

nhà lãnh đạo phải nắm vững một cách sâu sắc về sự cần thiết và đúng đắn

của sự đổi mới, kiên định hƣớng đi đã chọn, kiên trì thuyết phục ngƣời khác

cùng làm theo”.

Nhận thức là cơ sở của thái độ và hành vi, cho nên tác động vào nhận

thức là cơ sở dẫn đến hành vi đúng đắn. Do đó, nội dung của biện pháp là

giáo dục, tác động và nhận thức của đội ngũ lãnh đạo, làm cho họ nhận thức

đúng đắn về công tác tổ chức và quản lý Trung tâm trƣớc yêu cầu đổi mới

giáo dục và đánh giá chất lƣợng giáo dục cũng nhƣ chất lƣợng phục vụ của

thông tin- thƣ viện hiện nay, để từ đó họ không ngừng học tập, rèn luyện

nâng cao năng lực quản lý của mình.



88



Để thay đổi nhận thức của cán bộ thƣ viện cần phải:

- Thành lập một nhóm chuyên gia tìm hiểu về vấn đề này, đội ngũ

này phải hiểu đúng và đầy đủ về công tác thông tin - thƣ viện và kiểm định

chất lƣợng đào tạo trƣờng đại học, phải có tài liệu hƣớng dẫn chi tiết về tổ

chức và quản lý hoạt động thông tin - thƣ viện và yêu cầu kiểm định chất

lƣợng đào tạo; thu thập và nghiên cứu các tài liệu trong và ngoài nƣớc về

công tác thông tin - thƣ viện và kiểm định chất lƣợng đào tạo; tìm hiểu tình

hình tổ chức và quản lý công tác thông tin - thƣ viện của các trƣờng đại học

trong nƣớc và quốc tế.

- Nhóm chuyên gia cần tổ chức hội thảo trong nhóm về công tác tổ

chức và quản lý thông tin - thƣ viện đáp ứng yêu cầu kiểm định chất lƣợng

đào tạo Đại học Quốc gia Hà Nội và xây dựng quy trình tổ chức và quản lý

theo yêu cầu kiểm định.

- Sau khi nhóm chuyên gia hoàn thành các công việc trên sẽ tổ chức

nhiều hội thảo, toạ đàm, tập huấn trong đội ngũ cán bộ thƣ viện với sự tham

gia, hƣớng dẫn của các chuyên gia để mọi ngƣời hiểu về kiểm định chất

lƣợng đào tạo và đóng góp cho dự thảo quy trình tổ chức, quản lý thông tin

- thƣ viện đáp ứng yêu cầu kiểm định chất lƣợng đào tạo.

- Truyền đạt các chủ trƣơng, văn bản, các quy định, chính sách cũng

nhƣ quy trình tổ chức và quản lý hoạt động thông tin - thƣ viện theo yêu cầu

kiểm định chất lƣợng đào tạo một cách đầy đủ, kịp thời cho tất cả cán bộ

trong Trung tâm cùng nắm bắt tiến trình và thực hiện.

3.2.2. Nhóm biện pháp tổ chức thu thập minh chứng và hoàn thiện

quy trình tổ chức quản lý theo yêu cầu của Kiểm định chất lượng:

3.2.2.1. Xác định và xây dựng các tiêu chí và tiêu chuẩn liên quan:



89



Xác định và xây dựng các tiêu chí và tiêu chuẩn đánh giá hoạt động

thông tin - thƣ viện rất quan trọng nhằm đảm bảo đúng yêu cầu khoa học,

khách quan, là điều cần thiết cho điều chỉnh kế hoạch phát triển đáp ứng

mục tiêu và đáp ứng yêu cầu kiểm định chất lƣợng đại học.

Cụ thể hóa mục tiêu bằng hệ thống những tiêu chí có thể đo lƣờng

đƣợc về lƣợng cũng có thể đánh giá đƣợc về chất. Vấn đề này cần đƣợc

quan tâm vì nó có tác dụng giúp mọi thành viên hình dung rõ đƣợc các mục

tiêu và hiễu rõ cách thực hiện mục tiêu, đồng thời các nhà quản lý có thể

kiểm soát đƣợc quá trình thực hiện mục tiêu.

* Tiêu chuẩn chung về thư viện:

Đơn vị đào tạo đảm bảo các điều kiện về thƣ viện để triển khai các

hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, nhằm đạt đƣợc mục tiêu và

nhiệm vụ đề ra đƣợc xác định bởi các tiêu chuẩn của Bộ Giáo dục và Đào

tạo nhƣ sau:

Mức 1:

- Có thƣ viện, phòng đọc, sách báo, tài liệu để phục vụ giảng dạy và

nghiên cứu khoa học;

- Đảm bảo đạt 60 - 105 số đầu sách cho một ngành đào tạo (đối với

các

trƣờng đại học kỹ thuật, kinh tế, nông, lâm, ngƣ nghiệp) và 70 -122 đầu

sách đối với các ngành khác.

Mức 2:

- Hệ thống thƣ viện đƣợc tin học hóa và có các tài liệu điện tử, thƣ

viện của trƣờng đƣợc nối mạng, liên kết khai thác tài liệu với các trƣờng đại

học khác;



90



- Thƣờng xuyên cập nhật các tài liệu mới;

- Có biện pháp khuyến khích ngƣời học, giảng viên, cán bộ quản lý

khai thác có hiệu quả các tài liệu của thƣ viện;

- Tỉ lệ độc giả đến thƣ viện hằng năm trên tổng số ngƣời học và giảng

viên của trƣờng đạt cao.

* Đại học Quốc gia Hà Nội đã cụ thể hóa trong Bộ Tiêu chuẩn kiểm

định chất lƣợng đơn vị đào tạo nhƣ sau:

Mức 1:

- Có thƣ viện, phòng đọc, sách báo, tài liệu để phục vụ giảng dạy và

nghiên cứu khoa học.

- Đảm bảo đạt 60-105 số đầu sách cho một ngành đào tạo (đối với các

đơn vị đào tạo kỹ thuật, kinh tế) và 70- 122 đầu sách đối với các ngành

khác.

Mức 2:

- Hệ thống thƣ viện đƣợc tin học hóa và có các tài liệu điện tử.

- Thƣ viện của trƣờng đƣợc nối mạng, liên kết khai thác tài liệu với các

trƣờng đại học khác.

- Thƣờng xuyên cập nhật các tài liệu mới.

- Có biện pháp khuyến khích ngƣời học, giảng viên, cán bộ quản lý

khai thác có hiệu quả các tài liệu của thƣ viện.

- Tỉ lệ độc giả đến thƣ viện hàng năm trên tổng số ngƣời học và giảng

viên của trƣờng đạt cao.

Mức 3:



91



- Liên kết, hòa mạng với hệ thống thƣ viện của một số trƣờng đại học

trong khu vực nhằm khai thác, sử dụng sách báo, tài liệu, đặc biệt là tài liệu

điện tử của nhau.

Mức 4:

- Có quan hệ trao đổi, hợp tác trong khai thác, sử dụng thông tin, tƣ

liệu với các thƣ viện đại học lớn trên thế giới.

Ngoài ra, có thể bổ sung thêm các tiêu chuẩn quy định đối với:

*Tiêu chuẩn về đội ngũ cán bộ thư viện:

- Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cơ bản, vững vàng về thông tinthƣ

viện. Làm chủ đƣợc các dây truyền công nghệ cả truyền thống lẫn hiện đại

trong cơ quan thông tin- thƣ viện.

- Có trình độ nhất định về công nghệ thông tin. Đây là một trong

những yêu cầu bắt buộc, vì trong một Trung tâm thông tin- thƣ viện đã

đƣợc tin học hóa ở mức cao mọi hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ đều đòi

hỏi sử dụng máy tính trong công việc hằng ngày.

- Có trình độ ngoại ngữ phù hợp với công việc đƣợc giao. Yêu cầu chủ

yếu là tiếng Anh vì hầu hết giao diện trên máy tính và mạng là bằng tiếng

Anh.

* Tiêu chí đánh giá vốn tài liệu:

- Mức độ đầy đủ của vốn tài liệu cân đối theo diện bổ sung.

- Mức độ đáp ứng yêu cầu của ngƣời dùng tin.

- Khả năng truy cập thông tin đến và đi.

- Giá thành dịch vụ thông tin- thƣ viện nếu có.

*Thiết kế thư viện trƣờng đại học theo số lƣợng ngƣời nhƣ sau:



92



- 100% số lƣợng sinh viên.

- 100% số nghiên cứu sinh hệ dài hạn, số giáo sƣ, cán bộ giảng dạy và

cán bộ khoa học.

- Số chỗ trong các phòng đọc của thƣ viện lấy theo số phần trăm của

tổng số độc giả là 12% hoặc 15%, trong đó có 2% ở các thƣ viện khoa.

- Thƣ viện phải có các lối vào phục vụ riêng liên hệ với nhóm các phòng

phục vụ của thƣ viện. Không cho phép thiết kế các lối đi xuyên qua các

phòng thƣ viện và các phòng khác của trƣờng.

3.2.2.2. Xây dựng quy trình và thực hiện quy trình tổ chức quản lý

theo yêu cầu kiểm định.

Công tác thông tin - thƣ viện trong Đại học Quốc gia Hà Nội do

Trung tâm Thông tin - Thƣ viện và 24 Thƣ viện - Tƣ liệu Khoa đảm nhận.

Theo quy chế về hoạt động, Trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức và điều

phối công tác thông tin - thƣ viện trong toàn Đại học Quốc gia Hà Nội.

Nhƣng cho đến nay chỉ mới tổ chức đƣợc Trung tâm Thông tin - Thƣ

viện, Đại học Quốc gia Hà Nội nhƣ phần II đã trình bày. Mô hình Trung

tâm hiện nay nếu xét theo khía cạnh quản lý hành chính chỉ là một cấp, còn

theo khía cạnh quản lý thông tin tƣ liệu và phục vụ thông tin tƣ liệu thì là

mô hình hai cấp: cấp Đại học Quốc gia Hà Nội và cấp trƣờng thành viên/

khu vực. Trung tâm Thông tin - Thƣ viện hoạt động nhƣ một cơ quan độc

lập trong Đại học Quốc gia Hà Nội là điều kiện thuận lợi cho việc bảo đảm

tính thống nhất trong các hoạt động của Trung tâm. Do việc xử lý tài liệu

tập trung, nên các tiêu chuẩn nghiệp vụ đƣợc áp dụng thống nhất, tạo điều

kiện cho áp dụng công nghệ thông tin một cách thuận tiện. Tuy vậy, hiện

nay các thƣ viện tƣ liệu Khoa trong Đại học Quốc gia Hà Nội còn hoạt động



93



mang tính chất “tự phát” do không có sự chỉ đạo chung về chuyên môn

nghiệp vụ, mỗi thƣ viện tƣ liệu xử lý và phục vụ thông tin - thƣ viện theo

cách riêng của mình. Điều đó phần nào tạo điều kiện cho ngƣời dùng tin vì

các thƣ viện tƣ liệu này thƣờng nằm ở các cơ sở đào tạo và nghiên cứu khoa

học. Nhƣng chính điều này lại gây khó khăn cho việc kiểm soát thông tin và

đánh giá hoạt động thông tin - thƣ viện trong các đơn vị ở Đại học Quốc gia

Hà Nội, nhất là các thông tin về nguồn tài liệu “xám” thƣờng dồn trú ở đây.

Do vậy, cần nghiên cứu xây dựng quy trình tổ chức và quản lý hệ thống

thông tin - thƣ viện Đại học Quốc gia sao cho phù hợp và đáp ứng với yêu

cầu kiểm định chất lƣợng đại học hiện nay.

Quy trình thực hiện tổ chức quản lý công tác thông tin - thƣ viện theo

yêu cầu kiểm định chất lƣợng đƣợc chia thành 4 giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Chuẩn bị các điều kiện làm tiền đề cho thực hiện tổ chức

quản lý theo yêu cầu kiểm định chất lƣợng.

- Giai đoạn 2: Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để triển khai việc thực

hiện tổ chức quản lý theo yêu cầu kiểm định chất lƣợng.

- Giai đoạn 3: Tiến hành tổ chức và quản lý hoạt động thông tin - thƣ

viện, kiểm tra và đánh giá theo yêu cầu kiểm định chất lƣợng.

- Giai đoạn 4: Tổ chức và quản lý hoạt động thông tin - thƣ viện theo

yêu cầu kiểm định chất lƣợng.

Để thực hiện quy trình tổ chức quản lý công tác thông tin- thƣ viện

theo yêu cầu kiểm định chất lƣợng có hiệu quả cần thực hiện các hoạt động

sau:

* Xây dựng mô hình Tổ chức và quản lý thông tin tư liệu và phục vụ

thông tin tư liệu ở Trung tâm Thông tin- Thư viện với 3 cấp:



94



- Cấp 1: Trung tâm Thông tin - Thƣ viện (Trung tâm - Nhà C1, 144

Xuân Thuỷ, Cầu Giấy, Hà Nội): phục vụ chung cho mọi đối tƣợng trong

Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Cấp 2: Trung tâm Thông tin - Thƣ viện (phòng Phục vụ Bạn đọc) khu

vực: Phục vụ chủ yếu cho cán bộ, giáo viên, sinh viên các trƣờng/ các khu

vực.

- Cấp 3: Thƣ viện - Tƣ liệu Khoa phục vụ chủ yếu cho cán bộ, giáo

viên, sinh viên trong Khoa, Bộ môn.

*Quản lý và phát triển đội ngũ cán bộ thư viện:

- Xuất phát từ yêu cầu của mục tiêu phát triển và xây dựng một

Trung tâm Thông tin - Thƣ viện hiện đại, đòi hỏi trình độ của đội ngũ cán

bộ thƣ viện đƣợc đổi mới và nâng cao. Vì vậy, cần đào tạo và bồi dƣỡng

cho từng đối tƣợng cán bộ của Trung tâm theo các hình thức tổ chức bồi

dƣỡng, tập huấn có thể dài hạn hoặc ngắn hạn, theo các lớp tập trung hoặc

tại chỗ nhƣ sau:

+ Đối với cán bộ quản lý (từ cấp phòng trở lên), nội dung chƣơng

trình bồi dƣỡng đi sâu vào vấn đề: Quản lý hoạt động thông tin - thƣ viện

trong điều kiện công nghệ mới nhƣ: Tin học hóa cơ quan thông tin- thƣ

viện; Chính sách phát triển vốn tài liệu; Marketing các sản phẩm và dịch vụ

thông tin - thƣ viện; Kiểm định chất lƣợng thông tin - thƣ viện.

+ Đối với cán bộ thƣ viện cần bồi dƣỡng: Tin học cơ sở và tin học tƣ

liệu (nắm đƣợc các phần mềm chuyên dụng); Các quy trình xử lý tài liệu và

công tác với ngƣời dùng tin trong điều kiện tin học hóa; Ngoại ngữ (chủ

yếu là tiếng Anh).



95