Chương I KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU, THÀNH PHẦN VÀ CƠ CẤU CỦA HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Ở Việt Nam, như phần lịch sử nghiên cứu vấn đề đã nêu, công cụ tra tìm tài

liệu lưu trữ đã được sử dụng trong thực tế của các cơ quan lưu trữ nhưng chính thức

khái niệm về HTCCTC mới chỉ được thể hiện trong một số giáo trình, sách giáo

khoa và một số công trình, đề tài nghiên cứu.

Năm 1990, giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Trường Đại

học Khoa học Xã hội và Nhân văn định nghĩa: Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu

trữ là những phương tiện tìm tin của các phòng, kho lưu trữ nhằm cung cấp những

thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân[4, 218].

Khái niệm này ngắn gọn dễ hiểu, tuy nhiên mới chỉ dừng lại ở giới hạn CCTC

chứ chưa nêu được khái niệm và tính chất của cả Hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ.

Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ biên soạn và ấn hành năm

1992 có định nghĩa: CCTC khoa học lưu trữ là các bản mục lục hồ sơ, các bộ thẻ,

các sách chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ được xây dựng trên cơ sở khoa

học để thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ.

Trong lưu trữ học Liên Xô cũ và nước Nga ngày nay, khái niệm về HTCCTC

KH tài liệu lưu trữ đã được nêu khá nhiều ở hàng loạt các văn bản chỉ đạo, giáo trình

hướng dẫn nghiệp vụ, sách giáo khoa cũng như các công trình nghiên cứu khác

nhau. Trong: “Những nội quy phát triển hệ thống CCTC KH tài liệu lưu trữ Nhà

nước Liên Xô” xuất bản năm 1981 định nghĩa: “HTCCTC là tập hợp các tài liệu

thống kê, công cụ tra cứu lưu trữ, hệ thống tìm tin cơ giới và tự động, các tài liệu

thông tin được xây dựng trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống

nhất để đảm bảo cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu lưu trữ và thông tin tài liệu

nhằm mục đích sử dụng toàn diện.”[88]

Trong “Những nội quy công tác của các viện lưu trữ Cộng hòa Liên bang

Nga” của Lưu trữ Nga ban hành năm 2002 thì khái niệm công cụ tra cứu khoa học là

toàn bộ (tổ hợp) các yếu tố mô tả tài liệu ( thông tin tài liệu cấp II) có trong các loại

CCTC lưu trữ khác nhau, cơ sở dữ liệu dùng để tra tìm tài liệu và thông tin tài

liệu”; còn hệ thống CCTC khoa học là “toàn bộ các CCTC lưu trữ có mối quan hệ

tương hỗ và bổ sung lẫn nhau, các cơ sở dữ liệu về thành phần và nội dung của tài



20



liệu hình thành trên cơ sở khoa học nghiệp vụ thống nhất để tra tìm tài liệu và thông

tin tài liệu nhằm mục đích sử dụng có hiệu quả.”[89]

So sánh 2 bản Nguyên tắc cách nhau hơn 20 năm ta thấy có sự khác nhau cơ

bản. Những Nguyên tắc thứ nhất (1981) định nghĩa hệ thống CCTC bao gồm có cả

công cụ thống kê và công cụ tra cứu. Nguyên tắc năm 2002 tách lĩnh vực thống kê

thành một chương mục riêng, còn hệ thống CCTC thuộc nội dung của chương mục

mô tả (biên mục) taì liệu. Như vậy, theo Nguyên tắc này các CCTC thực chất là các

yếu tố mô tả (hay biên mục) thông tin tài liệu ở từng cấp độ khác nhau. Hơn nữa,

định nghĩa 2 còn nêu bật được mối quan hệ tương hỗ và bổ sung lẫn nhau của các

công cụ trong một hệ thống. Đó là yêu cầu cơ bản và bắt buộc để tạo nên một hệ

thống CCTCKH. Định nghĩa 2 có tầm bao quát và rộng mở hơn. Điểm chung nhất

mà cả 2 định nghĩa cùng đề cập là hệ thống CCTC phải được xây dựng trên cơ sở

khoa học nghiệp vụ thống nhất nhằm tra tìm tài liệu có hiệu quả.

Ngoài 2 văn bản có tính chất quy tắc trên, khái niệm HTCCTC còn được trình

bày nhiều trong sách giáo khoa – giáo trình đại học, trong các công trình nghiên cứu

khoa học và bài viết của nhiều nhà lưu trữ Nga [84], [85], [86].

Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ quốc tế năm 1988 thì Công cụ tra tìm là tài

liệu in hay viết, liệt kê hoặc mô tả một tập hợp tài liệu lưu trữ để giúp những người

nghiên cứu khoa học và quản lý biết. Các công cụ tra tìm cơ bản gồm có các sách

chỉ dẫn, mục lục thống kê, thư mục, bản chỉ dẩn, sổ ghi nơi để; đối với tài liệu lưu

trữ đọc bằng máy công cụ tra cứu là phần mềm [78].

Giáo trình lưu trữ của Ôxtrâylia năm 1993 định nghĩa Công cụ tìm kiếm (

Finding Aids) là phương tiện mô tả ( như sổ đăng ký, sách hưóng dẫn, mục lục và

các phụ lục) được hình thành bởi tình trạng vật lý và giá trị nội dung tài liệu của

một cơ quan lưu trữ và giúp cho cơ quan lưu trữ đó có thể khôi phục lại được những

hồ sơ đặc biệt hoặc những thông tin từ tài liệu lưu trữ ấy [97].

Điểm qua một số định nghĩa như trên có thể cho phép nhận định là trong số

đó, có định nghĩa nặng về phương pháp luận, nêu được tính chất của vấn đề và có

tầm khái quát cao; có định nghĩa nặng về trình bầy nội dung vấn đề. Nhưng nhìn



21



chung, các định nghĩa đều có một tiếng nói chung là: CCTC tài liệu lưu trữ là các

phương tiện cần thiết trợ giúp cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

có hiệu quả. Trên cơ sở phân tích trên có thể đi đến một khái niệm chung như sau:

CCTC khoa học tài liệu lưu trữ là các phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ ở nhiều cấp

độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động hóa nhằm mục

đích phục vụ cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu. Toàn bộ các CCTC đó được

thành lập trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên

quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành Hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ.

1.2. Nguyên tắc

Để đúng với vai trò là cầu nối giữa hiện tại với quá khứ, giữa công tác lưu trữ

với mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, CCTCKH tài liệu lưu trữ phải được xây dụng

trên cơ sở phương pháp luận khoa học chung thể hiện qua các nguyên tắc lịch sử,

nguyên tắc tổng hợp và toàn diện, nguyên tắc tập trung thống nhất, nguyên tắc bảo

mật và nguyên tắc chính trị.

Trước hết, nguyên tắc lịch sử là một trong những cơ sở phương pháp luận quan

trọng trong việc nghiên cứu và đánh giá thông tin tài liệu và là cơ sở để tổ chức hệ

thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ. Nguyên tắc lịch sử ấn định rằng Hệ thống

CCTC khoa học tài liệu lưu trữ phải được xây dựng để phản ánh được các mối liên

hệ lịch sử của các sự kiện phản ánh trong tài liệu. Lịch sử và khoa học đã chứng

minh rằng, mọi sự kiện, mọi hiện tượng trong xã hội đều là những sản phẩm được

phát sinh, phát triển và tồn tại trong những điều kiện lịch sử nhất định. Tương tự, tài

liệu lưu trữ là sản phẩm được hình thành trong quá trình hoạt động của xã hội và

mỗi con người, là chứng cứ phản ánh mọi dấu ấn của lịch sử. Vì vậy, phải có một

cách nhìn khách quan và có quan điểm lịch sử khi đánh giá tài liệu được sản sinh

trong từng hoàn cảnh lịch sử cụ thể. Điều này thể hiện ở chỗ, khi mô tả thông tin cho

các loại tài liệu lưu trữ hình thành trong điều kiện kháng chiến chống Pháp hoặc

chống Mỹ, khi đó có nhiều tài liệu chưa đủ thể thức văn bản hoặc được thể hiện trên

các chất liệu mang tin khác nhau phải xuất phát từ hoàn cảnh lịch sử lúc bấy giờ để

thấy được giá trị thông tin của tài liệu. Bên cạnh đó, nguyên tắc lịch sử còn thể hiện

ở việc tiếp thu, vận dụng và kế thừa có chọn lọc các tri thức và kinh nghiệm xây

22



dựng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ đã được đúc kết từ các thế hệ đi trứơc ở

trong và ngoài nước.

Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp đòi hỏi các CCTC tuy có các chức năng khác

nhau nhưng phải được lập thành một hệ thống có mối liên hệ tương hỗ và bổ sung

lẫn nhau, các thông tin đưa vào CCTC phải có tính chất tổng hợp và đầy đủ. Vì tài

liệu lưu trữ là sản phẩm của các hoạt động xã hội, mà các hoạt động xã hội thì muôn

hình muôn vẻ và luôn luôn trong quá trình vận động, biến đổi và liên hệ, tác động

lẫn nhau, do đó thông tin phải đưa vào một cấu trúc như thế nào đó để chúng không

những không tách rời nhau mà còn bổ sung hoặc thậm chí nâng cao giá trị của nhau.

Ví dụ, khi biên soạn Khung phân loại thông tin - một trong những yếu tố cơ bản

trong hệ thống các CCTC thì việc sắp xếp thông tin theo các cấp độ đề mục, mục,

tiểu đề mục phải tuân thủ nguyên tắc là đi từ cái chung đến cái riêng, trong cái

chung có cái riêng và phải thể hiện được tổng hòa của các mối quan hệ trong từng

phương diện của một lĩnh vực nào đó.

Một trong những nguyên tắc cơ bản nữa là nguyên tắc thống nhất. Ngành lưu trữ

nước ta được tổ chức và hoạt động trên cơ sở quản lý tập trung thống nhất của Nhà

nước, vì vậy mọi sự chỉ đạo có tính chất vĩ mô liên quan đến phương pháp lý luận

hay nghiệp vụ chung về lưu trữ đều phải xuất phát từ mọi chủ trương chỉ đạo của

Nhà nước. Bên cạnh đó, một yếu tố vô cùng quan trọng là ngày nay trong điều kiện

hội nhập các nền kinh tế trên thế giới, sự phát triển của khoa học công nghệ với các

thế hệ máy móc tinh vi đòi hỏi phải có sự chính xác và chuẩn hóa trong nhiều lĩnh

vực. Vì vậy, việc mô tả, biên soạn, đánh mã số, ký hiệu các loại CCTC nhất thiết

phải thực hiện theo các tiêu chuẩn thống nhất ở mức độ quốc gia và quốc tế.

Nguyên tắc bảo mật là một nguyên tắc đặc trưng cho những người làm công tác

công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Nguyên tắc này đòi hỏi những người làm công

tác lưu trữ trước khi trao chìa khóa CCTC cho các đối tượng độc giả tiếp cận với

kho báu của quốc gia phải thận trọng và cân nhắc đến những thông tin chứa trong tài

liệu lưu trữ nhưng chưa đủ thời hạn tiếp cận, hoặc nếu cho tiếp cận thì sẽ gây

phương hại cho lợi ích quốc gia, xâm hại đến đời tư của cá nhân. Vì vậy khi biên



23



sọan các CCTC phải có các điều khoản quy định về hạn chế sử dụng đối với vấn đề

này.

Cũng như các lĩnh vực khoa học khác nguyên tắc chính trị đóng vai trò kim chỉ

nam trong suốt quá trình biên soạn CCTC tài liêu lưu trữ. Nguyên tắc này đòi hỏi

phải có lập trường quan điểm giai cấp rõ ràng, phải xuất phát từ lợi ích của đất nước,

của nhân dân khi lựa chọn, mô tả các sự kiện, hiện tượng lịch sử và xã hội trong các

CCTC.

1.3. Yêu cầu

Hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hoàn thiện đòi hỏi phải đáp ứng được các

yêu cầu sau:

Thứ nhất, phải cung cấp thông tin về toàn bộ tài liệu ở mọi cấp độ theo hệ thống

phân loại tài liệu lưu trữ Nhà nước. Như ta đã biết, toàn bộ tài liệu lưu trữ Nhà nước

được phân loại theo các cấp độ từ lớn nhất đến nhỏ nhất như: cấp độ lớn nhất là

Phông lưu trữ Nhà nước Trung ương với một mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước ở

trung ương và địa phương; cấp độ thứ hai là các trung tâm (kho) lưu trữ, cấp độ ba là

các phông lưu trữ; dưới phông là các đơn vị bảo quản (hồ sơ).

Thứ hai, phải đảm bảo tính thống nhất trong phương pháp xây dựng và sự bổ

sung tương hỗ trong hệ thống các công cụ thống kê và công cụ tra cứu. Tính thống

nhất thể hiện ở điểm khi xây dựng các loại CCTC phải tuân thủ theo một tiêu chuẩn

hay quy định chung nhất, ví dụ đối với mục lục hồ sơ phải được lập theo đúng mẫu

mà Cục Lưu trữ đã ban hành; hoặc là khi xây dựng cơ sở dữ liệu cho các phông tài

liệu phải theo đúng các chương trình phần mềm do Cục Lưu trữ Nhà nước chỉ đạo.

Mối quan hệ và bổ sung tương hỗ giữa các loại CCTC thể hiện ở chỗ, trong hệ

thống CCTCKH tài liệu lưu trữ có nhiều công cụ đồng thời có hai chức năng là

thống kê và tra cứu, ví dụ như mục lục hồ sơ, hoặc là dữ liệu về số phông, tên phông

v.v…, vì vậy khi xây dựng công cu tra tìm thông tin phải tuân thủ nguyên tắc này để

đảm bảo số liệu tra tìm phải khớp với số liệu thống kê.

Thứ ba, phải đảm bảo tính chính xác, các số liệu cung cấp về thành phần, nội

dung thông tin chứa trong tài liệu phải cụ thể, xác thực và có độ tin cậy cao.



24



Thứ tư, phải đảm bảo tìm tin nhanh, nhiều mặt, nhiều khía cạnh và nội dung

khác nhau. Yêu cầu này đòi hỏi hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ phải được thiết

kế và xây dựng một cách khoa học tạo thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng. Ở đây,

ứng dụng tự động hóa có vai trò nổi trội.

Thứ năm, phải đảm bảo tính kế thừa.Tính kế thừa thể hiện ở điểm: CCTC của

lưu trữ cơ quan, lưu trữ tỉnh và lưu trữ nhà nước dựa trên cơ sở sự thống nhất các

yêu cầu và nguyên tắc xây dựng. Sự kế thừa này thể hiện ở sự bắt buộc phải lập

danh mục hồ sơ và các CCTC cần thiết ở văn thư và trong lưu trữ cơ quan. Sau khi

được Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan thông qua, danh mục hồ sơ và các

loại CCTC được coi như là các công cụ để giám sát và kiểm tra trong quá trình

chuyển giao tài liệu vào lưu trữ cố định. Sau khi chuyển giao vào lưu trữ cố định,

các mục lục đó trở thành một bộ phận của Hệ thống CCTC của lưu trữ. Các loại thẻ

dùng trong văn thư và thẻ của lưu trữ cơ quan có thể được tiếp nhận vào lưu trữ để

sử dụng trong thành phần của CCTC như những yếu tố độc lập hoặc là nhập vào các

bộ phận tương ứng của bộ thẻ.

Thứ sáu, phải hòa nhập với hệ thống thông tin khoa học quốc gia, có nghĩa là

phải là một mạng các hệ thống thông tin con được tổ chức, phân cấp theo chức năng

của các nhu cầu dùng tin, các khả năng lưu trữ và tổ chức thông tin đáp ứng nhu cầu

dùng tin của cả xã hội trong mạng lưới hệ thống thông tin quốc gia.

Cùng với các yêu cầu trên đây, điều kiện cơ bản và có tính quyết định đến chất

lượng và hiệu quả vận hành của hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ là tất cả tài

liệu lưu trữ phải được tập trung bảo quản trong lưu trữ Nhà nước và phải được tổ

chức một cách khoa học. Có như vậy hệ thống CCTC khoa học mới được xây dựng

thống nhất và ổn định.

1.4. Thành phần

Thành phần hệ thống CCTC khoa học của từng cơ quan lưu trữ được xác định

bởi nhiều yếu tố, trong đó có các yếu tố như: thành phần và nội dung tài liệu, đặc

điểm và nhiệm vụ tra tìm, mức độ sử dụng thông tin tài liệu, vật mang tin và các

điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật…Khi xác định thành phần, phạm vi, mức độ phức



25



tạp hay thể loại các loại CCTC phải vận dụng phương pháp phân cấp, có nghĩa là

phải căn cứ vào giá trị, ý nghĩa và số lượng tài liệu của từng đơn vị lưu trữ để có

cách tiếp cận. Ví dụ, đối với các phông lưu trữ đa dạng về thành phần, phong phú về

nội dung, tần số và nhu cầu sử dụng cao thì đòi hỏi phải được xây dựng CCTC

trước và phải chọn loại công cụ nào có khả năng phản ánh chi tiết các khía cạnh

thông tin chứa trong tài liệu cùng với các bảng chỉ dẫn bổ trợ đi kèm .

Đặc trưng chính làm cơ sở phân loại hệ thống tìm tin là các đặc trưng cấp độ

và đặc trưng chức năng.

1.4.1. Theo đặc trưng cấp độ gồm có:

- Mức Phông lưu trữ nhà nước gồm có các loại công cụ mang tính chất tổng

thể cho toàn bộ phông lưu trữ nhà nước, ví dụ như: Bộ thẻ Phông Trung ương,

Trung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu Phông lưu trữ Nhà nước, các loại sách hướng dẫn,

chỉ dẫn, tổng quan về các viện lưu trữ nhà nước…

- Mức trung tâm lưu trữ quốc gia (kho lưu trữ) bao gồm các loại CCTC mang

tính chất xuyên phông, chẳng hạn như: sách hướng dẫn, sách sơ yếu về nội dung và

thành phần tài liệu của cả kho lưu trữ, các loại sổ nhập, sổ xuất, sổ thống kê các

phông; phiếu phông, mục lục, các bộ thẻ, các bản sơ yếu, chỉ dẫn theo chuyên đề,

báo cáo tổng hợp về lưu trữ…

- Mức độ phông gồm có các công cụ tra tìm như: phiếu phông, mục lục hồ sơ,

sơ yếu phông, các bộ thẻ, các bảng chỉ dẫn…

- Mức từng hồ sơ có các thông tin về tiêu đề nội dung, chú giải, số tờ, số

trang, đặc điểm vật lý…

- Mức văn bản cho thông tin về tác giả, nội dung, thể thức văn bản...

1.4.2. Theo đặc trưng chức năng: Hệ thống CCTC có thể phân loại theo chức

năng thông tin và chức năng thống kê.

CCTC thực hiện chức năng thống kê dùng để xác định số lượng, tình hình

chất lượng của tài liệu đảm bảo việc bảo quản cố định theo các nguyên tắc tổ chức

và sắp xếp tài liệu trong kho, theo phông, theo đơn vị bảo quản. Nhóm này gồm có:



26



các bộ thẻ phông, mục lục hồ sơ, phiếu phông, danh sách phông, sổ nhập tài liệu,

báo cáo tổng hợp các phông.

CCTC thực hiện chức năng tra tìm là thông tin toàn diện về thành phần và nội

dung tài liệu theo mọi cấp độ khác nhau để phục vụ cho việc sử dụng rộng rãi.

Nhóm này bao gồm: các bộ thẻ phông, sách hướng dẫn, bảng chỉ dẫn, sơ yếu phông,

mục lục hồ sơ.

Ngoài ra, một nhóm công cụ tra cứu không thể thiếu là các công cụ thực hiện

chức năng bổ trợ, bao gồm các loại sách tra cứu, khảo cứu khoa học và lịch sử, các

loại tài liệu có số liệu thống kê, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ v.v…

Các chức năng trên không tách rời nhau mà có mối liên quan chung và sự bổ

sung lẫn nhau trong cùng một hệ thống, điều đó thể hiện ở chỗ:

- Những dữ liệu về việc tìm kiếm tài liệu chủ yếu được hình thành trong quá

trình thống kê, cho nên tài liệu thống kê đóng vai trò nền tảng để lập CCTC;

- Đối tượng thống kê là phông, là hồ sơ và từng văn bản đồng thời cũng là đối

tượng tra tìm;

- Bộ thẻ phông và mục lục hồ sơ thực thi hai chức năng thống kê và tra cứu.

Mối liên quan và sự đồng nhất của một số yếu tố giữa các chức năng là cơ sở

để xây dựng một hệ thống CCTC và thống kê liên kết trong hệ thống thông tin tự

động tài liệu lưu trữ.

1.5. Cấu trúc của hệ thống CCTCKH tài liệu lƣu trữ

Về mặt cấu trúc, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ bao gồm hệ thống CCTC

thủ công truyền thống và hệ thống CCTC tự động hoá.

1.5.1. Hệ thống CCTC truyền thống

Thực chất của việc xây dựng các CCTC là quá trình mô tả tài liệu, vì vậy khi

biên sọan các CCTC phải căn cứ vào tiêu chí mô tả tài liệu ở mọi cấp độ khác nhau.

Trong: “Những quy tắc công tác của lưu trữ Nhà nước Cộng hòa Liên bang Nga”

năm 2002 [89] đã đưa ra khái niệm và nội dung của mô tả tài liệu như sau: Mô tả là

một quá trình xây dựng thông tin tài liệu cấp II bằng cách chỉnh lý, nghiên cứu tổng

hợp thông tin cấp I có trong tài liệu, triết xuất ra những dẫn liệu cần thiết từ các tài

27



liệu thống kê và các tài liệu khác của lưu trữ với mục đích xác lập thông tin về tài

liệu để tra tìm và sử dụng toàn diện. Mô tả thực chất là thông tin cấp II về thành

phần và nội dung tài liệu, là công cụ tra cứu và các dữ liệu về tình trạng vật lý - kỹ

thuật, điều kiện tiếp cận v.v… Các cấp độ mô tả chính là phông, đơn vị bảo quản

(hay thống kê) và tài liệu. Các yếu tố mô tả chủ yếu bao gồm các nhóm thông tin về

xuất xứ tài liệu, về lịch sử hình thành và bảo quản, về thành phần và nội dung, về

điều kiện tiếp cận và sử dụng tài liệu và những thông tin bổ sung khác. Mức độ mô

tả sẽ khác nhau căn cứ vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố chính là đặc điểm, tình hình

tài liệu và nhu cầu sử dụng của xã hội…

Trong Đề tài nghiên cứu khoa học (mã số 96-98-042) Nghiên cứu các nguyên

tắc và phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia nhóm

tác giả đã nhận định: Mô tả tài liệu là một quá trình phân tích, so sánh và ghi lại

những thông tin về thành phần, nội dung cũng như các đặc tính vật lý của tài liệu lưu

trữ với mục đích tạo nên một hệ thống công cụ thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ để

phục vụ cho quản lý và tham khảo tài liệu lưu trữ [31].

Mỗi loại CCTC khoa học tài liệu lưu trữ khác nhau được phân biệt bởi

phương pháp, cách thức và nội dung mô tả tài liệu khác nhau. Hệ thống CCTC có

thể được lập ở các phạm vi như: xuyên lưu trữ, xuyên phông và trong một phông.

Các yếu tố bắt buộc để tạo nên hệ thống CCTCKH bao gồm: mục lục hồ sơ, sách

hướng dẫn, bộ thẻ, cơ sở dữ liệu và Khung phân loại thông tin thực thi chức năng

của các CCTC và các yếu tố bổ trợ như: bảng chỉ dẫn, sách sơ yếu… Dưới đây là

phần giới thiệu cụ thể về từng thể loại trong số đó.

1.5.1.1. Mục lục hồ sơ

Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ và những thông tin khác về

thành phần và nội dung hồ sơ của một khối tài liệu nhất định, như một phông hoặc

một bộ phận của phông, một phông lưu trữ liên hợp hoặc một sưu tập tài liệu lưu

trữ.[4]



28



Mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu cơ bản trong các phòng, kho lưu trữ. Nó chỉ

được lập trong lưu trữ sau khi tài liệu đã được chỉnh lý. Mục lục hồ sơ có các chức

năng chính như:

- Giới thiệu thành phần và nội dung hồ sơ;

- Cố định trật tự hồ sơ đã được hệ thống hóa theo phương án phân loại tài liệu

trong một phông lưu trữ;

- Thống kê các hồ sơ trong một phông, một đơn vị tổ chức của đơn vị hình

thành phông, một sưu tập tài liệu lưu trữ hoặc một phông liên hợp.

Theo Tiêu chuẩn ngành Mục lục hồ sơ (mã số:TCN-04-1997) thành phần

mục lục hồ sơ gồm có: (Phụ lục 1)

- Tờ bìa

- Tờ nhan đề

- Tờ mục lục

- Lời nói đầu

- Bảng chữ viết tắt

- Bảng kê hồ sơ

- Bảng chỉ dẫn

- Phần chứng từ kết thúc

Việc lập mục lục hồ sơ cần căn cứ vào khối lượng tài liệu của một phông,

tình hình tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông. Trong các yếu tố trên

phần thống kê các tiêu đề hồ sơ (đơn vị bảo quản) là phần chủ yếu của mục lục bao

gồm các thông tin về thành phần và nội dung của hồ sơ; còn lại là các yếu tố bổ trợ.

Phần thống kê tiêu đề hồ sơ được chia thành các chương, mục và tiểu mục phù hợp

với phương án phân loại tài liệu của phông lưu trữ. Các yếu tố thể hiện trên thống kê

mục lục hồ sơ gồm các cột: hộp (cặp) số, hồ sơ số, tiêu đề hồ sơ, ngày tháng bắt đầu

và kết thúc, số tờ, ghi chú. Có một số mục lục còn có cột thời hạn bảo quản.

Yếu tố thứ nhất của phần bổ trợ là tờ bìa, trên đó gồm các thông tin về tên cơ

quan hay tổ chức lưu trữ, tên gọi mục lục hồ sơ, tên phông, thời gian của phông. Tờ



29



nhan đề bao gồm một số thông tin như trên bìa hồ sơ còn có các yếu tố như: phông

số, mục lục số, số trang, thời hạn bảo quản. Tờ mục lục là bảng liệt kê các phần,

chương, mục trong mục lục hồ sơ tương ứng với các phần chương mục là số thứ tự

trang đã được đánh số để tra tìm thuận tiện. Nội dung của Lời nói đầu bao gồm các

thông tin về lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, đặc điểm của quá trình

biên mục và hướng dẫn cách sử dụng mục lục. Bảng chữ viết tắt dùng để giải thích

các khái niệm được viết tắt đã dùng trong mục lục được sắp xếp theo vần A,B,C.

Ngoài ra còn có các bảng chỉ dẫn kê tên các sự vật, vấn đề, địa danh, tên người đã

được nhắc đến trong tiêu đề hồ sơ kèm theo chú giải có tác dụng giúp cho việc tra

tìm thông tin nhanh chóng. Phần cuối của mục lục hồ sơ là chứng từ kết thúc bao

gồm các thông tin về số lượng hồ sơ và những đặc điểm của hồ sơ được thống kê

trong mục lục cùng với chức danh và tên gọi của người lập mục lục.

1.5.1.2. Sách hướng dẫn

Sách hướng dẫn là một công cụ tra cứu lưu trữ cung cấp những dữ liệu giới

thiệu về thành phần và nội dung tài liệu hay phông tài liệu lưu trữ theo một hệ thống

nhất định [89, 156]

Căn cứ vào tình hình thông tin về các phông của một hoặc một số lưu trữ sách

hướng dẫn có thể được phân thành hai loại chủ yếu như: sách hướng dẫn về các

phông trong một (kho) lưu trữ và sách hướng dẫn về các kho lưu trữ. Sách hướng

dẫn về một kho lưu trữ bao gồm sách hướng dẫn theo các phông; sách hướng dẫn

theo chuyên đề; sách hướng dẫn về kho lưu trữ hay về từng phông, sưu tập tài liệu

lưu trữ. Sách hướng dẫn xuyên kho lưu trữ bao gồm: sách hướng dẫn các phông của

các kho lưu trữ; sách hướng dẫn theo chuyên đề các phông của các kho lưu trữ.

Cấu trúc của sách hướng dẫn bao gồm hai phần: phần chính là phần mô tả

đặc điểm của các phông và tài liệu; phần còn lại mang tính chất tra cứu bổ trợ.Việc

xây dựng các sách hướng dẫn dựa trên sơ sở các nguyên tắc và đặc trưng phân loại

tài liệu lưu trữ quốc gia. Cụ thể là đối với các kho lưu trữ bảo quản tài liệu của các

thời kỳ lịch sử khác nhau thì các phông được hệ thống theo đặc trưng thời gian; các

phông của cùng một thời kỳ lịch sử thì sắp xếp theo đề mục. Sách hướng dẫn của



30