Chương 2 HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TTLTQG III

- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, cá nhân là nguồn nộp lưu

vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III;

- Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu

chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III theo đúng quy định

của Nhà nước;

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu đã nộp

vào Trung tâm; lập phông bảo hiểm đối với tài liệu quý, hiếm, có giá trị đặc biệt;

- Thống kê, kiểm kê, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu

và báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ lên Cục Lưu trữ Nhà nước;

- Tổ chức sử dụng tài liệu đang được bảo quản ở Trung tâm theo đúng quy định

của Nhà nước;

- Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng công nghệ mới và những thành tựu

khoa học đã nghiên cứu trong và ngoài nước vào thực tiễn công tác của Trung tâm;

tổ chức lao động khoa học nhằm nâng cao hiệu quả công tác được giao.

2.2. Tình hình tài liệu lƣu trữ tại TT III

2.2.1. Thành phần, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ tại TT III:

Tuy mới ra đời và hoạt động chưa đầy một thập kỷ, nhưng TTLTQG III đang

lưu giữ một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau

trên đất nước Việt Nam với giới hạn thời gian từ sau năm 1945 đến nay.

Một trong những nguồn chính là tài liệu bàn giao tiếp thu từ Trung tâm lưu trữ

Quốc gia I. Ngay từ ngày đầu mới thành lập, trong điều kiện cơ sở vật chất và kho

tàng còn hạn chế nhưng Trung tâm III đã tiếp nhận đầy đủ số tài liệu lưu trữ do

Trung tâm I bàn giao thuộc thẩm quyền quản lý của mình. Đó là toàn bộ khối tài liệu

sản sinh trong quá trình hình thành và hoạt động của các cơ quan trung ương và địa

phương của Nhà nước VNDCCH từ sau năm 1945. Trong số này có các khối tài liệu

của các cơ quan, đơn vị tổ chức đã giải thể, sáp nhập hoặc kết thúc hoạt động như:

khối phông của các ủy ban kháng chiến hành chính các khu, liên khu, các tỉnh; khối

phông của các bộ, ban ngành, cơ quan trung ương; các đoàn thể, đảng phái, tổ chức



45



chính trị và chính trị xã hội. Bên cạnh đó là hàng trăm phông của các cơ quan, tổ

chức nhà nước trung ương đang hoạt động có tài liệu thuộc nguồn nộp lưu định kỳ

thường xuyên vào TT III. Trong thời gian qua trung tâm đã không ngừng tiến hành

công tác thu thập và đã bổ sung thêm hàng nghìn mét giá tài liệu có giá trị từ các cơ

quan thuộc nguồn nộp lưu và từ nhiều nguồn khác nhau.

Là một trung tâm lưu trữ nhà nước lớn với chức năng quản lý các nguồn tài

liệu lưu trữ sản sinh trong thời kỳ đương đại, tài liệu lưu trữ tại TT III là một bộ

phận quan trọng trong thành phần Phông lưu trữ quốc gia với sự đa dạng về loại

hình, phong phú về nội dung. Hiện nay tại TT có các lọai hình tài liệu chính như

sau:

- Tài liệu quản lý hành chính;

- Tài liệu khoa học kỹ thuật và xây dựng cơ bản;

- Tài liệu văn học- nghệ thuật (cá nhân, gia đình, dòng họ);

- Tài liệu nghe nhìn (tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình và phim điện ảnh).

2.2.1.1. Tài liệu quản lý hành chính

Với số lượng khoảng 4000 mét giá, tài liệu hành chính là thành phần chủ yếu

trong số tài liệu đang bảo quản tại TTLTQG III. Đây là những tài liệu hình thành

trong quá trình hoạt động của hơn 250 cơ quan trong bộ máy nhà nước trung ương,

các bộ, các ngành, các tổ chức xã hội đoàn thể, các liên khu, khu và các tỉnh được

thành lập từ những ngày đầu của Nhà nước VNDCCH cho đến nay.

Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là Phông Quốc hội - cơ quan

quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam. Ở đây còn lưu giữ đầy đủ những tài

liệu gốc về cuộc Tổng Tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06.01.1946; hồ sơ về

các Kỳ họp Quốc hội, phiên họp của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; tài liệu về hoạt

động của các hội đồng và ủy ban chuyên môn của Quốc hội; tài liệu về khiếu nại, tố

cáo, ân giảm án, thi đua khen thưởng… Nghiên cứu tài liệu phông Quốc hội chúng

ta sẽ thấy được cả quá trình lịch sử phát triển chính trị -xã hội, kinh tế, văn hóa, các

chính sách đối nội, đối ngoại của Nhà nước ta, trong số đó có quá trình xây dựng



46



luật, từ xây dựng Hiến pháp đầu tiên đến sự ra đời của các Hiến pháp và các đạo luật

sau này; việc ban hành các quyết nghị quan trọng về những chủ trương chính sách

lớn liên quan đến vận mệnh của đất nước v.v…

Chiếm một số lượng lớn và có vị trí quan trọng là khối tài liệu hình thành

trong quá trình hoạt động của Phủ Thủ tướng - cơ quan hành pháp cao nhất của Nhà

nước Việt Nam. Có thể nói, phông Phủ Thủ tướng tập trung nhiều loại tài liệu chứa

nội dung thông tin bao quát đủ các lĩnh vực trong đời sống kinh tế, xã hội của nhà

nước Việt Nam từ khi thành lập đến nay.

Trước hết, nhóm tài liệu tổng hợp bao gồm những tài liệu chính như: hồ sơ

các cuộc họp Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ, Thủ tướng

Chính phủ; tài liệu về kế hoạch và thống kê Nhà nước; chương trình, kế hoạch, báo

cáo về sự hoạt động của các bộ, ngành và các địa phương; báo cáo về 1000 ngày

kháng chiến của Hội đồng Quốc phòng tối cao; báo cáo tình hình kháng chiến của

các liên khu và các tỉnh; hồ sơ Hội nghị kháng chiến toàn quốc và địa phương; hồ sơ

Hội nghị cán bộ kinh tế tài chính toàn quốc và của các ban kinh tế; tài liệu về hoạt

động của Liên đoàn Lao động Việt Nam, Mặt trận Việt Minh, Liên đoàn Thanh niên

Việt Nam và của nhiều tổ chức chính trị, chính trị xã hội và nghề nghiệp khác; tài

liệu về công tác ngoại giao, hợp tác quốc tế với các nước và các tổ chức quốc tê

v.v… Bên cạnh đó còn có các tập lưu: sắc lệnh, nghị định, chỉ thị, thông tư, biên

bản, công văn của Chủ tịch nước và Chính phủ.

Một bộ phận quan trọng trong phông Phủ thủ tướng là nhóm tài liệu phản ánh

các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế xã hội như: nông lâm, ngư nghiệp, thủy lợi, khí

tượng thủy văn, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, bưu điện, tài

chính, thương nghiệp, xây dựng cơ bản, khoa học kỹ thuật, công tác nội chính, tổ

chức cán bộ, an ninh quốc phòng, cải cách ruộng đất, văn hóa văn nghệ, y tế, giáo

dục v.v… Đặc biệt, xuyên suốt phông tài liệu là những thông tin phản ánh cuộc đấu

tranh chống các thế lực xâm lược giữ vững nền độc lập và thống nhất đất nước.

Ngoài phông Quốc hội và phông Phủ Thủ tướng còn có hàng trăm phông tài

liệu của các Bộ, ngành, các cơ quan trung ương, ủy ban hành chính cấp khu, liên



47



khu, các tỉnh, các tổ chức xã hội, các đảng phái chính trị, tôn giáo, tín ngưỡng…

phản ánh muôn mặt đời sống kinh tế, chính trị, xã hội của Nhà nước Việt Nam từ

sau năm 1945 đến nay.

Ngoài ra, chiếm một khối lượng không nhỏ là khối tài liệu - hồ sơ cá nhân của

hàng vạn chiến sỹ cách mạng miền Nam tập kết ra Bắc rồi lại trở lại chiến trường B.

Đây không chỉ đơn thuần là tài liệu lưu trữ mà còn là những kỷ vật, những chứng cứ

lịch sử liên quan đến sinh mệnh chính trị của mỗi con người.

2.2.1.2. Tài liệu khoa học kỹ thuật - XDCB

Tính đến nay tại kho lưu trữ TT III có khoảng 1400 mét giá tài liệu lưu trữ

khoa học kỹ thuật - XDCB được thu về từ các nguồn như: các bộ, tổng cục quản lý

KHKT, các nhà máy, hầm mỏ, các công trình cầu, đường, sân bay, trường học, bệnh

viên, trụ sở làm việc và các công trình đài tưởng niệm, tài liệu bản đồ địa giới hành

chính…Trong số đó có nhiều công trình trọng điểm mang ý nghĩa Nhà nước lớn

như: công trình Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Công trình Đường dây 500 KV Bắc Nam, công trình Nhà máy thủy điện Hòa Bình, công trình sân bay Nội Bài, công

trình cầu Thăng Long v.v…

2.2.1.3. Tài liệu xuất xứ cá nhân, gia đình, dòng họ

Một trong những thành phần quan trọng thuộc Phông lưu trữ Quốc gia hiện

đang được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III là khối tài liệu xuất xứ cá

nhân. Khối tài liệu này bao gồm các sưu tập bản thảo sáng tác những công trình tác

phẩm, tài liệu liên quan đến tiểu sử hoạt động và đời sống sinh hoạt của nhiều cá

nhân tiêu biểu thuộc các lĩnh vực văn hóa và khoa học xã hội. Cho đến nay đã có 50

phông và sưu tập tài liệu lưu trữ cá nhân đang được lưu giữ tại TT III với số lượng

khoảng 7000 đơn vị bảo quản.

Thành phần chủ yếu trong các phông và sưu tập tài liệu cá nhân là tài liệu

sáng tác, tài liệu liên quan đến tiểu sử, công văn, bưu thiếp, thư từ trao đổi, sách báo,

tư liệu, sổ sách ghi chép, băng hình, ảnh ... liên quan đến đời sống và hoạt động của

tác giả - đơn vị hình thành phông. Trong số tài liệu cá nhân có những phông có số

lượng tài liệu lớn và hội tụ tương đối đầy đủ các thành phần tài liệu nêu trên như các

48



phông của nhà sử học Trần Văn Giáp, nhà nghiên cứu - phê bình văn học Hoài

Thanh, nhà văn Hoàng Ngọc Phách, nhà văn Nguyễn Văn Bổng, giáo sư xã hội học

Phạm Huy Thông, nhà hoạt động nhà nước Tôn Quang Phiệt, kịch tác gia Hàn Thế

Du...Còn lại đại đa số là các sưu tập tài liệu sáng tác, trong đó có các cá nhân có

khối lượng tài liệu lớn như khối tài liệu sáng tác của nhà thơ Lưu Trọng Lư, nhà thơ

Nguyễn Xuân Sanh, nhà hoạt động sân khấu Lộng Chương, nhà giáo - nghiên cứu

lịch sử Lê Thước, giáo sư sử học Văn Tân...

2.2.1.4. Tài liệu nghe nhìn

Bổ sung và minh họa sống động cho khối tài liệu bằng giấy là kho tài liệu

phim ảnh, điện ảnh và ghi âm, trong đó:

Tài liệu phim ảnh có số lượng khoảng 132.143 chiếc bao gồm các nhóm nội

dung chính như: lịch sử trước cách mạng Tháng Tám năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí

Minh sang Pháp năm 1946, giai đoạn kháng chiến chống Pháp (1946 - 1954), Hội

nghị Giơ- ne- ver năm 1954 và các hội nghị quốc tế khác về Việt Nam, hoạt động

của Quốc hội, hoạt động của Bộ Ngoại giao, cột mốc biên giới, về công tác thủy lợi,

về xây dựng Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, về xây dựng công trình Đường dây 500 kv

Bắc - Nam. Bên cạnh đó còn nhiều ảnh ghi lại hình ảnh về đất nước, con người,

phong tục tập quán, trang phục, lễ hội và các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao của

cộng đồng các dân tộc trên đất nước Việt Nam.

Tài liệu phim điện ảnh có khoảng 285 cuộn phim thời sự- tư liệu, chủ yếu là

băng ghi âm sự kiện, trong đó có các sự kiện chính như: Đại hội hay Hội nghị Đảng,

Kỳ họp Quốc hội, các hội nghị liên hoan Anh hùng chiến sỹ thi đua toàn quốc, các

ngày lễ kỷ niệm hàng năm, các đoàn đại biểu nước ngoài đến Việt Nam và các đoàn

Việt Nam đi nước ngoài, các cuộc thi biểu diễn sân khấu nghệ thuật toàn quốc… .

Bên cạnh đó còn có một số phim của nước ngoài mà nội dung chính là ghi lại những

hình ảnh về tội ác của đế quốc Mỹ gây ra trong cuộc chiến tranh ở hai miền Nam Bắc Việt Nam, trong đó có những cảnh bệnh viện, trường học, cầu đường, khu dân

cư bị tàn phá bởi bom Mỹ, cảnh những nẻo đất, khu rừng bị Mỹ rải chất độc hóa học

và các nạn nhân của chất độc màu da cam, hình ảnh nhân dân các nước trên thế giới



49



mít tinh, tuần hành tỏ thái độ đồng tình và ủng hộ nhân dân Việt Nam chống Mỹ

xâm lược v.v…

Tài liệu ghi âm có số lượng là 2.436 cuộn tương đương với 3.654 giờ băng,

chủ yếu là băng ghi âm sự kiện, trong đó có các sự kiện chính như: Đại hội hay Hội

nghị Đảng, Kỳ họp Quốc hội, các hội nghị liên hoan Anh hùng chiến sỹ thi đua toàn

quốc, các ngày lễ kỷ niệm hàng năm, các đoàn đại biểu nước ngoài đến Việt Nam và

các đoàn Việt Nam đi nước ngoài, các cuộc thi biểu diễn sân khấu nghệ thuật toàn

quốc… Đặc biệt có giá trị là những băng ghi âm ghi lại lời nói của Chủ tịch Hồ Chí

Minh, trong đó lời kêu gọi Kháng chiến toàn quốc năm 1946, lời chúc mừng năm

mới và nhiều cuộc nói chuyện của Người với các tầng lớp nhân dân trong nước và

hải ngoại.

2.2.2. Đặc điểm tài liệu lưu trữ tại TT III:

Bên cạnh những giá trị vô giá về ý nghĩa nội dung và thông tin như đã phân

tích ở trên, tài liệu luu trữ tại TTLTQG III cũng có nhiều đặc điểm mang tính chất

đặc thù.

Một là, một trong những đặc điểm chính của tài liệu lưu trữ TT III là sự đa

dạng về thành phần với 4 loại hình tài liệu khác nhau là tài liệu quản lý hành chính,

tài liệu khoa học kỹ thuật và XDCB, tài liệu cá nhân gia đình dòng họ và tài liệu

phim ảnh ghi âm như đã nêu trên.

Hai là, tài liệu được chế tác từ nhiều vật mang tin khác nhau, trong đó chất liệu

mang tin bằng giấy là chủ yếu. Đối với tài liệu bằng giấy cũng có nhiều loại giấy

như giấy dó, giấy pơ luya, giấy Bãi Bằng, giấy in rôneo, giấy can, bản vẽ sao in ánh

sáng. Bên cạnh các chất liệu mang tin bằng giấy còn có các loại chất liệu khác như

dương bản ảnh, âm bản ảnh, phim điện ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình và tài liệu

điện tử...

Ba là, phần lớn tài liệu lưu trữ là tài liệu gốc chứa thông tin cấp I, nhiều tài liệu

thuộc loại độc bản, nguyên bản hoặc chính bản vì chúng chủ yếu được hình thành

ngay trong thời điểm xảy ra sự kiện hoặc trong quá trình hoạt động của các cơ quan,



50



tổ chức hoặc các cá nhân và phản ánh thực tế các hoạt động đó. Đại bộ phận tài liệu

đúng thể thức văn bản, có đủ yếu tố pháp lý, tính xác thực và độ tin cậy cao...

Tuy nhiên, còn có một số tài liệu nếu xét về mặt thể thức văn bản hiện nay thì

còn chưa bảo đảm như: có nhiều tài liệu viết tay, tài liệu đánh máy hoặc in rôneô

bằng các chất liệu giấy khác nhau, tài liệu không có dấu chữ ký... nhưng nếu xét về ý

nghĩa, nội dung thì chúng vẫn được xem như những tài liệu có giá trị, bởi vì đó là

những tài liệu hình thành trong hoàn cảnh lịch sử hết sức đặc biệt của thời kỳ kháng

chiến chống Pháp và chống đế quốc Mỹ xâm lược, các cơ quan, tổ chức nhà nước

phải hoạt động trong những điều kiện khó khăn, thiếu thốn trong chiến khu, ở các

miền rừng núi, hay trong vùng địch hậu dưới sự kiểm duyệt gắt gao của kẻ thù. Khi

xem xét tính xác thực của những tài liệu này cần phải có sự nghiên cứu, xác minh sử

liệu một cách tổng thể trên cơ sở kết hợp với sự so sánh đối chiếu với các nguồn sử

liệu liên quan.

Bốn là, ngoài các giá trị phổ biến như những tài liệu lưu trữ nói chung, trong

thành phần tài liệu lưu trữ tại TT III còn có nhiều tài liệu thuộc dạng quý hiếm, ví dụ

như tài liệu có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các nhà lãnh đạo Đảng và Nhà

nước khác; tài liệu cổ có niên đại hình thành sớm nhất (từ thế kỷ XV); tài liệu cá

nhân của nhiều nhà văn, nhà thơ và nhiều học giả nổi tiếng; tài liệu ra đời trong

đúng thời điểm xảy ra sự kiện lịch sử trọng đại của đất nước, tài liệu liên quan đến

biên giới lãnh thổ và địa giới hành chính v.v...

Năm là, ngoài tiếng Việt là ngôn ngữ chủ yếu, trong tài liệu còn có một số

lượng đáng kể tài liệu có các ngôn ngữ khác như Nga, Trung, Pháp, Anh... đặc biệt

trong những tài liệu về hợp tác quốc tế của Nhà nước và các bộ, ngành.

Sáu là, có nhiều tài liệu thuộc danh mục hạn chế sử dụng, đó là những tài liệu

mật, chưa giải mật liên quan đến các vấn đề về an ninh quốc phòng, biên giới hải

đảo, trữ lượng tài nguyên khoáng sản, bí mật đời tư của cá nhân...

Bảy là, điều kiện tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu còn hạn chế do nhiều

nguyên nhân, một trong những nguyên nhân chính là nhiều tài liệu chưa được phân

loại, chỉnh lý và tổ chức khoa học, chưa đáp ứng nhu cầu quản lý và tra tìm thông tin



51



nhanh. Bên cạnh đó, còn có các nguyên nhân khác như thiếu các văn bản chỉ đạo

hay hướng dẫn mang tính chất pháp lý quy định đối với việc khai thác sử dụng tài

liệu dẫn đến tình trạng cho phép sử dụng tài liệu còn chưa thống nhất.

Tám là, tình trạng vật lý và tuổi thọ của tài liệu đang đứng trước nguy cơ bị hư

hại bởi nhiều yếu tố khách quan và chủ quan. Thứ nhất là phần lớn tài liệu trong

khối tài liệu lưu trữ ở TT III là tài liệu hình thành trong hoàn cảnh chiến tranh, chất

lượng vật mang tin không tốt, điều kiện cơ sở vật chất bảo quản không bảo đảm, tài

liệu thường xuyên phải di chuyển và sơ tán, bên cạnh đó là môi trường khí hậu nóng

ẩm thất thường, bão lụt thường xuyên cùng với sự xâm hại của các loại côn trùng,

gặm nhấm đã làm cho tài liệu bị mục nát, rách thủng, ố mờ và mức độ ôxy hóa nặng.

Một nguyên nhân thứ hai nữa là do mức độ và tần số khai thác sử dung tài liệu quá

cao và lại chưa có điều kiện sao lưu bảo hiểm nên rất nhiều tài liệu gốc, độc bản và

có giá trị thường xuyên đưa ra sử dụng, điều đó gây hư hại và ảnh hưởng đến tuổi

thọ của tài liệu, thậm chí dẫn đến tình trạng khó có thể tu bổ, phục chế.

Ngoài các đặc điểm như đã nêu trên, một trong những đặc thù của TT III là lưu

trữ mở nên tài liệu lưu trữ không ngừng được bổ sung hàng năm. Điều đó buộc phải

tính đến khả năng làm sao tổ chức tài liệu trong kho một cách khoa học để vừa đáp

ứng yêu cầu nghiệp vụ, đồng thời thuận tiện cho việc bảo quản và khai thác sử dụng

chúng. Bên cạnh đó, vẫn còn một khối lượng lớn tài liệu thuộc nguồn thu của TT III

còn nằm rải rác ở các cơ quan, cá nhân chưa được bổ sung, thu thập hoặc đã thu về

nhưng chưa được đầy đủ, chưa chỉnh lý sắp xếp khoa học nên ảnh hưởng đến hiệu

quả quản lý và khai thác sử dụng. Cũng chính từ đặc điểm là lưu trữ mở nên phạm vi

mối quan hệ giữa TT III với các đối tác có nguồn tài liệu nộp lưu tài liệu là rất lớn.

Yếu tố này liên quan đến phương pháp kế thừa, tức là có thể duy trì vận dụng và kế

tục một số thành quả trong khâu tổ chức tài liệu cũng như trong việc lập các CCTC

từ lưu trữ hiện hành và lưu trữ cơ quan để có thể tiếp tục sử dụng trong lưu trữ lịch

sử.

Nói tóm lại, việc phân tích và nắm được tình hình tổ chức, thành phần nội

dung và đặc điểm tài liệu ở TT III có ý nghĩa quan trọng cho việc nghiên cứu đề ra



52



các giải pháp cho các khâu nghiệp vụ lưu trữ, trong đó có lĩnh vực xây dựng hệ

thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ.

2.3. Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại TT III

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ vừa là mục tiêu, vừa là chức năng và nhiệm

vụ hàng đầu của mọi cơ quan lưu trữ.

Nội dung của công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ những hoạt

động thông tin khoa học nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan nhà nước và xã

hội những thông tin cần thiết, phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, khoa học,

tuyên truyền, giáo dục, văn hóa và phục vụ các quyền lợi chính đáng của công dân.

Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung và đặc điểm như đã

trình bày ở trên, tài liệu lưu trữ của TT III là một nguồn sử liệu, nguồn tiềm năng

thông tin vô tận và quý giá để nghiên cứu mọi lĩnh vực đời sống xã hội của lịch sử

Việt Nam thời đương đại.

Thực tế là, trong thời gian qua, mặc dù mới được thành lập và cơ sở vật chất

còn thiếu thốn nhưng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại TT III đã luôn luôn

được coi là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng và cần thiết. Công tác tổ

chức sử dụng tài liệu được triển khai bằng nhiều hình thức khác nhau và đã góp

phần không nhỏ vào việc đáp ứng nhu cầu dùng tin của xã hội.

2.3.1. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại TT III

Để có thể phát huy triệt để nguồn thông tin tài liệu lưu trữ trên cơ sở điều kiện

hiện có, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại TT III đã được tiến hành với

nhiều phương thức và biện pháp khác nhau như:

- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc;

- Công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng;

- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu;

- Cấp phát chứng thực tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức các buổi hội thảo gặp gỡ, tham quan lưu trữ;



53



- Chủ động thông báo và tư vấn giải đáp về tài liệu;

- Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ…

2.3.1.1. Trong các hình thức kể trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng

đọc là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Hình thức này

mang lại nhiều lợi ích cả cho phía độc giả cũng như cơ quan lưu trữ bởi lẽ độc giả có

thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải

đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu và trao đổi

kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều

loại công cụ tham khảo, tra cứu khác nhau và có thể sao chụp tài liệu cần thiết; cán

bộ lưu trữ dễ theo dõi, dễ nắm bắt được nhu cầu của độc giả; tài liệu được bảo vệ và

bảo quản, hạn chế sự mất mát và hư hại …

2.3.1.2. Công bố, giới thiệu tài liệu cũng là một hình thức họat động quan trọng

trong công tác khai thác sử dụng tài liệu của TT III. Hàng năm, nhân dịp các ngày lễ,

ngày kỷ niệm lớn hoặc những sự kiện lịch sử trọng đại của đất nước tài liệu lưu trữ

thường được lựa chọn, xác minh sử liệu để công bố, giới thiệu trên các phương tiện

thông tin đại chúng. Thực tế trong thời gian qua tài liệu thường được công bố giới

thiệu là những tài liệu có giá trị mới được phát hiện, những tài liệu có bút tích của

Chủ tịch Hồ Chí Minh, những tài liệu liên quan đến các chủ trương chính sách lớn

của Đảng và Nhà nước, những sự kiện hay nhân vật lịch sử có ý nghĩa chưa được

công bố hay giới thiệu lần nào…Trung bình mỗi năm TT III có từ 5-10 bài công bố,

giới thiệu tài liệu lưu trữ đăng trên tạp chí chuyên ngành và các báo khác.

2.3.1.3. Một trong những hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính chất

tuyên truyền, giáo dục cao trong quảng đại quần chúng là tổ chức triển lãm tài liệu

lưu trữ. Lợi ích của hình thức này thể hiện ở chỗ có thể giới thiệu được cùng một lúc

nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau với nhiều đối tượng công chúng, qua đó

công chúng có thể tận mắt nhìn thấy những tài liệu lưu trữ quý hiếm được hình

thành trong những thời điểm lịch sử quan trọng và là những chứng cứ bổ sung và

minh họa cho các loại hình sử liệu khác. Thời gian qua, kết hợp với những hiện vật

của một số bảo tàng tài liệu lưu trữ của TT III đã được đưa ra trưng bầy, triển lãm



54



nhân dịp các ngày lễ, kỷ niệm lớn như: thành lập nước VNDCCH, Nam bộ kháng

chiến, Toàn quốc kháng chiến, Ngày thương binh liệt sỹ, Phong trào thi đua ái quốc,

về hợp tác Việt Nga…

2.3.1.4. Cấp phát chứng thực tài liệu lưu trữ cũng là một việc làm thường

xuyên của TT III. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có hiệu lực pháp lý do phòng,

kho lưu trữ cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn

đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo ký hiệu tra tìm tài liệu đó.

Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh những vấn đề đã xảy ra

trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng

chứng. Trong thực tế, TT III đã cung cấp chứng thực tiểu sử cho nhiều cá nhân có

yêu cầu xác nhận về quá trình công tác, về khen thưởng thành tích, về hoàn cảnh gia

đình hoặc về phân định, kế thừa tài sản …

Ngoài ra, TT III còn cung cấp nhiều bản sao lục, trích lục từ tài liệu cho nhiều

độc giả.

2.3.1.5. Chủ động thông báo về tài liệu là một hình thức hoạt động mang tính

chủ động và năng động của TT III. Mục đích của hình thức này nhằm giúp cho các

cơ quan và cộng đồng nắm được những thông tin về tài liệu, để qua đó họ có thể tiếp

cận và sử dụng theo từng yêu cầu cụ thể. Ví dụ, trong thời gian qua TT III đã chủ

động gửi công văn thông báo cho nhiều bộ ngành và 61 địa phương trong cả nước về

tài liệu lưu trữ có liên quan đến lịch sử các bộ ngành và địa phương đang bảo quản

tại TT; ngoài ra còn có nhiều thông báo gửi cho các cá nhân thuộc diện chính sách

về hồ sơ nhân sự của họ…

2.3.1.6. Xây dựng phim về tài liệu lưu trữ cũng là một hoạt động có tính chất

tuyên truyền rộng rãi. Tài liệu lưu trữ của TT III thường được sử dụng cho một số

phim tài liệu về lịch sử Việt Nam, về Chủ tịch Hồ Chí Minh, về quan hệ hợp tác với

các nước. Đặc biệt, TT đã phối hợp với Đài Truyền hình Việt Nam xây dựng phóng

sự “Giữ trọn niềm tin”, qua đó giới thiệu những hồ sơ và kỷ vật của những cán bộ đi

B thời kỳ kháng chiến chống Mỹ. Việc phát sóng bộ phim này đã có một hiệu quả to



55