Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HỆ THỐNG CCTCKH TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TTLTQG III

liệu tại TTLTQG III không có các loại thẻ tra cứu truyền thống. Hiện nay, việc lập

các bộ thẻ tra cứu cũng không là giải pháp lựa chọn đối với TT III, bởi các lý do sau:

Thứ nhất, thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước, và dưới sự chỉ đạo

trực tiếp của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, toàn ngành lưu trữ, trong đó có TT

III đang triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. Với những

tính năng ưu việt của công nghệ thông tin (như đã trình bầy trong mục 2.5 của luận

văn), từ cơ sở dữ liệu có thể triết xuất được các loại đầu ra đáp ứng mọi nhu cầu

tìm tin. Hơn nữa, ngoài việc tra tìm tin tự động trên máy, từ cơ sở dữ liệu có thể triết

xuất và lập nên các loại mục lục hồ sơ, mục lục theo các đặc trưng khác nhau như

chuyên đề, sự vật, địa dư hay tên gọi...

Thứ hai, song song với hệ thống cơ sở dữ liệu tra tìm tự động hóa, hệ thống

mục lục hồ sơ là công cụ có thể thay thế thẻ, do đó sẽ giảm thiểu chi phí và nhân lực

cho việc làm thẻ, tiết kiệm diện tích, giá tủ bảo quản thẻ.

3.1.3. Sách chỉ dẫn

Tiếp tục hoàn thiện bản thảo (dịch sang tiếng Anh) để trình Cục Văn thư và

Lưu trữ Nhà nước ban hành Sách chỉ dẫn các phông và sưu tập tài liệu lưu trữ bảo

quản tại TT III.

Bên cạnh đó, việc trọng tâm là lập kế hoạch biên soạn các sách chỉ dẫn, sách

sơ yếu khác cho từng khối phông, từng phông, từng sưu tập tài liệu, hoặc theo các

đặc trưng khác như: chuyên đề, sự kiện, nhân vật... Trước hết cần tiến hành biên

soạn cho các phông lớn, có nhu cầu và tần số sử dụng cao như các phông: Quốc hội,

Phủ Thủ tướng; các bộ: Nội vụ, Nông lâm, Văn hóa, Giáo dục, Y tế v.v...Tiếp đó là

các sách chỉ dẫn chuyên đề theo từng lĩnh vực kinh tế xã hội hay sự kiện khác nhau,

ví dụ như: tài liệu lưu trữ về các ngành nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, giao

thông, thủy lợi, tài nguyên khoáng sản, phong trào bình dân học vụ xóa nạn mù chữ,

phong trào thi đua ái quốc, phát động quần chúng, cải cách ruộng đất, lịch sử hình

thành và hoạt động của ủy ban kháng chiến hành chính các cấp, Nam bộ kháng

chiến, chiến dịch Điện Biên phủ, chiến dịch Hồ Chí Minh giải phóng miền Nam...

Đối với CSDL mới được tạo dựng ở dạng tự động hóa thì song song với việc

lưu giữ dữ liệu ở dạng số, nhất thiết phải in ra mục lục hồ sơ kiểu truyền thống bởi



84



một số lý do như: công nghệ số thay đổi thường xuyên mà điều kiện chuyển đổi

không theo kịp; còn nhiều trục trặc về năng lượng khi sử dụng; tình trạng virus máy

tính, hoặc là nhiều đối tượng độc giả chưa biết sử dụng máy tính…

Ngoài ra, nguồn tư liệu có tính chất bổ trợ quan trọng cho hệ thống công cụ

tra tìm tài liệu lưu trữ là hệ thống các văn bản pháp quy, các tập văn kiện của Đảng

và Nhà nước, các công trình khảo cứu về các sự kiện lịch sử, địa giới hành chính.

Trong khối tư liệu của TT III đã có một số thuộc loại này nhưng chưa đầy đủ. Vì

vậy, để hoàn thiện hơn nữa, TT III cần có kế hoạch thường xuyên sưu tầm, bổ sung

và có cách tổ chức sắp xếp khoa học để khối tư liệu này góp phần bổ trợ đắc lực hơn

cho công tác nghiên cứu.

3.2. Hoàn thiện công cụ tra cứu hiện đại

3.2.1. Khung phân loại thông tin

Một trong những yêu cầu khi xây dựng khung phân loại thông tin là phải bảo

đảm tính ổn định, bởi vì khi đã đưa vào sử dụng nếu có sự xáo trộn sẽ ảnh hưởng lớn

đến CSDL. Ví dụ, đối với mỗi nhóm thông tin tài liệu đã được quy ước một mã số là

ký hiệu thông tin theo khung, nếu thay một mã số khác trong khung thì sẽ phải thay

đổi lại những quy ước đã dùng từ trước. Tuy nhiên, về nguyên tắc, cấu trúc của

khung có thể cho phép có một độ mở nhất định, bởi vì khung phân loại thông tin là

công cụ phản ánh các lĩnh vực hoạt động xã hội, mà các lĩnh vực đó thì không

ngừng phát triển và xuất hiện mới hơn, đặc biệt là trong lĩnh vực khoa học và công

nghệ. Hơn nữa, lần đầu đưa vào áp dụng trong thực tế của tài liệu, những vấn đề nảy

sinh là động lực tất yếu để có các giải pháp đi đến hoàn thiện khung phân loại.

Để khắc phục những hạn chế của khung (như đã nêu trong chương II), trước

hết, nên áp dụng các giải pháp mà nếu thực hiện sẽ không gây xáo trộn đối với

CSDL đã nhập, chẳng hạn như: bổ sung cấp độ thông tin cho một số đề mục còn quá

bao quát, ví dụ như đề mục kiến trúc – xây dựng các nhóm thông tin xếp theo giai

đoạn xây dựng công trình mà không theo hạng mục; đề mục khoa học công nghệ

được kê theo các lĩnh vực khoa học nhưng còn thiếu nhiều; đề mục giáo dục còn

thiếu mảng các trường tư thục, bán công...; bổ sung một số nhóm nội dung thông tin

phổ biến trong tài liệu nhưng không có trong khung phân loại, ví dụ như các cụm từ:



85



định mức kinh tế kỹ thuật, trọng tài kinh tế, vốn nước ngoài, bảo vệ tài sản XHCN,

chống tiêu cực, giáo dục chính trị tư tưởng v.v...

Cần có một bản hướng dẫn sử dụng khung rõ ràng và chi tiết hơn.

3.2.2. Hệ thống CSDL tài liệu lưu trữ

Như đã diễn giải trong phần mở đầu, luận văn này không có tham vọng đi sâu

vào lĩnh vực kỹ thuật mà chỉ đứng trên phương diện người làm quản lý và sử dụng

các kết quả ứng dụng tin học vào công tác chuyên môn lưu trữ, cụ thể là vào việc

xây dựng hệ thống CSDL phục vụ quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ quản lý hành

chính với giới hạn không gian là TTLTQG III.

Xuất phát từ đó, và căn cứ vào tình hình xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ tại

TT III hiện nay, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp liên quan đến vấn đề xử lý

thông tin tiền máy và tra tìm dữ liệu dưới đây.

3.2.2.1. Xác định lại đầu vào của CSDL hồ sơ tài liệu (thiết kế biểu ghi).

Như đã không dưới một lần nhấn mạnh trong luận văn, những yếu tố cơ bản

quyết định việc tạo lập các thể loại CCTC là đặc điểm tình hình tài liệu lưu trữ, nhu

cầu của người dùng tin và sự đặt hàng của người quản lý.

Xuất phát từ đặc điểm tình hình tài liệu và thực tiễn nhu cầu khai thác sử dụng

tài liệu lưu trữ tại TT III, CSDL hiện đang được tiến hành xây dựng tại TT III là

CSDL hồ sơ lưu trữ ở mức thông tin cấp II, tức là tóm tắt thông tin về từng hồ sơ

nhằm mục đích quản lý và tra tìm hồ sơ trong từng phông và triết xuất ra các bộ mục

lục hoặc các bộ thẻ truyền thống như thẻ hệ thống, chuyên đề, sự vật…

Thực tế tiến hành công việc đó tại TT III cho thấy rằng còn một số vấn đề mà

quy trình xử lý thông tin tiền máy chưa đáp ứng nhu cầu đầu ra. Vì vậy, đề nghị điều

chỉnh và bổ sung như sau:

Thứ nhất, về thiết kế biểu ghi (phiếu nhập tin):

- Trong nhóm thông tin về địa chỉ lưu trữ còn thiếu yếu tố về số phông. Trong

một kho lưu trữ quản lý hàng trăm phông, số phông là số cố định đánh cho từng

phông, chúng được ghi trong Sổ danh sách phông, sổ đăng ký mục lục hồ sơ, phiếu

phông và các loại sổ sách thống kê, xuất nhập tài liệu khác của toàn kho.



86



- Còn thiếu nhóm thông tin về địa chỉ bảo quản hồ sơ như: kho, giá cặp (hộp)

và thông tin về sự hiện diện của hồ sơ (còn trong kho hay đã xuất ra khỏi kho).

- Còn thiếu nhóm thông tin về người nhập và thời gian nhập dữ liệu.

- Trường chú giải còn rườm rà. Chỉ nên ghi chữ chú giải, còn mức độ chú giải

về nội dung, độ tin cậy, tên loại, tác giả văn bản, tên người… chỉ cần hướng dẫn

trong văn bản hướng dẫn.

- Trường thời gian không cần ghi là bắt đầu và kết thúc, mà chỉ cần ghi thời

gian tài liệu, còn cách ghi thế nào nên hướng dẫn trong văn bản, vì trong thực tế có

rất nhiều hồ sơ chỉ có một yếu tố ngày, tháng, năm.

- Trường thời hạn bảo quản không cần thiết vì tài liệu đã bảo quản trong kho

lưu trữ nhà nước đương nhiên phải có giá trị vĩnh viễn.

- Nên bổ sung thêm trường ghi chú để ghi những thông tin về các vật mang tin

khác, về mức độ thiếu đủ hay nhảy số khi đánh số tờ cho hồ sơ.

Trên cơ sở đó, chúng tôi xin đề xuất thiết kế nội dung mẩu biểu ghi như sau:

PHIẾU TIN (Input)

(Dùng cho tài liệu hành chính)

1.Tên (hoặc mã) kho lưu trữ:…………..

2.Tên hoặc mã phông:……………..

3. Số lưu trữ: a. Phông số:…………………….

b. Mục lục số:………

c. Hồ sơ số:………..

4. Địa chỉ bảo quản: a. Phòng (kho) số:…….

b. Giá số:………….

c. Cặp (hộp) số:

d. Nơi để hiện tại……..

5. Ký hiệu thông tin: a. Đề mục………………….

b. Mục:……………….

6. Tiêu đề hồ sơ:……………………………….

7. Chú giải:………………………………………

8. Giới hạn thời gian của tài liệu:……………………….



87



9. Ngôn ngữ:………………

10. Bút tích:……………………..

11. Số lượng tờ:…………………………

12. Chế độ sử dụng:……………………….

13. Tình trạng vật lý:………………………..

a. Rách thủng:………..tờ



b. Nấm, mốc:……….tờ



c. Chữ mờ:…………...tờ



d. Ố, giòn:…………..tờ



14. Ghi chú......................

15. Người nhập.............

16. Ngày nhập..................

So với phiếu tin đang sử dụng, trong phiếu này có một số điểm bổ sung hoặc

đổi lại các trường như sau:

- Bổ sung thêm yếu tố phông số vào trường 3 là số lưu trữ;

- Bổ sung thêm trường 4 là địa chỉ bảo quản hay mã số bảo quản với 4 yếu tố:

phòng (kho), giá, cặp (hộp) và nơi để hiện tại. Yếu tố nơi để hiện tại cho biết thông

tin về việc tài liệu đang ở trong kho bảo quản hay đã xuất cho sử dụng và chỉ dành

cho việc quản lý tài liệu trong kho;

- Trường chú giải cắt bớt các cấp độ chú giải, vì thực tế không phải hồ sơ nào

cũng có đầy đủ các yếu tố cần chú giải như trong phiếu tin hiện đang sử dụng. Cách

chú giải cụ thể thế nào đã có sự hướng dẫn trong bản hướng dẫn biên mục phiếu tin.

- Trường thời gian không có chi tiết bắt đầu hay kết thúc mà chỉ cần hướng dẫn

trong văn bản là ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất trong một đơn vị bảo quản, vì

trong thực tế có hồ sơ vụ việc được chia làm nhiều đơn vị bảo quản và có hồ sơ

không sắp xếp theo thời gian mà theo bảng chữ cái v.v…

- Bổ sung thêm trường ghi chú để ghi thông tin về vật mang tin khác có trong

hồ sơ như ảnh hay bản đồ, các trường hợp đánh số tờ bị nhảy số hoặc trùng số v.v…

- Bổ sung thêm trường người nhập để nâng cao trách nhiệm của người thực

hiện;

- Bổ sung thêm trường ngày nhập để theo dõi diẽn biến tình trạng của dữ liệu

trong quá trình sử dụng.



88



3.2.2.2. Xây dựng phần mềm tối ưu

Như đã phân tích ở trên, Chương trình Manager là một chuơng trình quản lý tài

liệu lưu trữ đầu tiên, chạy độc lập trên môi trường ứng dụng Windows, được viết

bằng ngôn ngữ Visual basic 6.0.

Chương trình có các tính năng ưu điểm như:

- Được viết bằng tiếng Việt, rất gần gũi với người sử dụng.

- Giao diện màu hợp lý.

- Chức năng tìm kiếm theo trường các bản ghi rõ ràng nhanh chóng.

- Quản lý cơ sở dữ liệu trong Microsoft Access 97 nên có thể quản lý được

hàng trăm ngàn bản ghi.

- Kết nối cơ sở dữ liệu qua Data Sources (ODBC) nên có thể tạo được một sơ

sở dữ liệu động khi quản lý, nhập cũng như khai thác tài liệu.

Tuy nhiên chương trình còn nhiều hạn chế như:

- Bộ mã nhập thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu là 8 bít (TCVN3-ABC) chưa

thống nhất với bộ mã Unicode 16 bít (Unicode dựng sẵn hay Unicode tổ hợp) như

hiện nay.

- Chưa có bảng mã của các ký hiệu đặc biệt nên không đáp ứng được việc

quản lý các phông có ký hiệu tiếng Nga cũng như các phông có ký hiệu đơn vị tính

toán đo lường.

- Không phân biệt rõ ràng chức năng nhập và chức năng khai thác sử dụng.

(Giải pháp rõ ràng là: Chức năng nhập là có thể can thiệp trực tiếp vào việc thêm,

sửa, xoá cơ sở dữ liệu còn chức năng khai thác là chỉ đọc chứ không thể can thiệp

trực tiếp vào cơ sở dữ liệu).

- Trong thực tế ứng dụng, việc tìm kiếm kết quả đầu ra của CSDL được nhập

hiện nay cho thấy chương trình có thể cho phép tìm kiếm thông tin theo menu tìm

kiếm với các yếu tố biên mục trong biểu ghi đang được sử dụng. Từ CSDL có thể

trích rút in ấn hai loại mục lục: một mục lục là bảng kê tất cả hồ sơ trong một phông

như mục lục hồ sơ truyền thống, và các mục lục hồ sơ theo các chuyên đề, tên gọi,

địa dư. Tuy nhiên, việc phân chia các cột mục trong bảng biểu đầu ra của mục lục

chưa thực sự hợp lý. Trong khi in ra mục lục phải thêm nhiều tác động, ví dụ tên của



89



các nhóm lớn tài liệu trong một phông (nhóm phân loại) phải cài đặt bổ sung như

nhóm tài liệu về tổ chức cán bộ, kế hoạch hoặc tài vụ…

Nói chung, việc tra tìm còn chậm, phải qua nhiều động tác vì chương trình

chưa được “thân thiện”lắm.

Xuất phát từ tình hình thực tế của chương trình ứng dụng hiện nay và qua sự

khảo sát, nghiên cứu so sánh một số chương trình ứng dụng khác, theo chúng tôi

chương trình phần mềm mới phải đáp ứng các yêu cầu như sau:

A. Yêu cầu chung:

1. Đảm bảo tính chuẩn và thống nhất nghiệp vụ lưu trữ;

2. Phù hợp tiêu chuẩn quốc tế về lưu trữ và CNTT;

3. Có thể kế thừa dữ liệu từ các phần mềm cũ;

4. Tính ổn định, dễ khai thác và dễ sử dụng;

5. Đảm bảo bảo mật và an ninh thông tin lưu trữ.

B. Về tính năng:

1. Có khả năng xử lý và lưu giữ thông tin lớn;

2. Có khả năng hỗ trợ tiếng Việt và đa ngôn ngữ trong giao diện và sử dụng.

Đối với tiếng Việt, sử dụng chính thức bảng mã Unicode TCVN 6909;

3. Có khả năng tra cứu trực tuyến qua mạng nội bộ cũng như qua mạng

Internet; giao diện tra cứu phải dễ sử dụng cho người sử dụng không chuyên nghiệp,

có mức tìm kiếm đơn giản và nâng cao; tìm kiếm chính xác và nhanh chóng; cho

phép tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như phông, tiêu đề, văn bản, tác giả,

nội dung, từ khóa, ký hiệu thông tin, thời gian, địa điểm, kho lưu trữ, giá tài liệu, nơi

để hiện tại…

4. Có khả năng liên kết các chức năng tra cứu và thống kê trong cùng một hệ

thống.

5. Có khả năng đáp ứng các khâu quản lý nghiệp vụ lưu trữ liên hoàn từ thu

thập bổ sung đến chỉnh lý biên mục, thống kê, bảo quản, đến tra cứu và quản lý độc

giả;

3.1.3. Nghiên cứu xây dựng từ điển từ chuẩn.



90



Như trong phần lý luận về tự động hóa công cụ tra cứu đã phân tích, để sử

dụng thông tin cần phải có các phương tiện giúp con người tiếp cận nhanh và chính

xác với thông tin, phương tiện đó là ngôn ngữ tìm tin hay còn được gọi là ngôn ngữ

nhân tạo. Hiện tại, phương tiện duy nhất đóng vai trò ngôn ngữ tìm tin kiểu phân

loại đang được sử dụng để đánh ký hiệu thông tin cho CSDL tài liệu lưu trữ tại TT

III là Khung PLTNTTTLLT sau năm 1945. Tuy nhiên ngôn ngữ tìm tin kiểu phân

loại còn một số hạn chế là các thông tin cần tìm đều bị bó hẹp trong sơ đồ phân loại,

kém linh hoạt và mở rộng (như đã nêu trong phần nhận xét về khung phân loại).

Thực tế đó đang là bài toán đặt ra cho những người thiết kế hệ thống tìm tin tự

động là phải xây dựng một kiểu ngôn ngữ tối ưu hơn. Đối với một TTLT có tiềm

năng thông tin phong phú như TT III ngôn ngữ tìm tin kiểu từ chuẩn có thể đáp ứng

được khả năng đó. Vì vậy, việc nghiên cứu xây dựng từ điển từ chuẩn cần được coi

là nhiệm vụ quan trọng hiện nay của TT III.

3.3. Một số giải pháp hỗ trợ

3.3.1. Tối ưu hóa thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ tại TTLTQG III

Như đã phân tích ở trên, thực chất của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ là

các phương tiện mô tả tài liệu ở nhiều cấp độ khác nhau, điều đó có nghĩa là thực

trạng của tài liệu thế nào sẽ được thể hiện trong các CCTC đó. Do đó, để đảm bảo

chất lượng của hệ thống CCTC tài liệu, vấn đề tối ưu hóa thành phần và nội dung tài

liệu đang bảo quản và sẽ đưa vào bảo quản tại TT là một đòi hỏi cấp thiết. Nội dung

cơ bản của quá trình tối ưu hóa thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ tại TT III là

nâng cao chất lượng thông tin tài liệu với nhiệm vụ trọng tâm là giải quyết các vấn

đề dưới đây:

3.3.1.1. Nâng cao chất lượng công tác thu thập.

Một trong những chức năng chính của TTLTQG III được Nhà nước giao phó

là quản lý và thu thập tài liệu lưu trữ từ nhiều nguồn nộp lưu khác nhau (như phần

đầu chương II đã phân tích). Tuy nhiên trong thực tế, tình trạng công tác thu thập

như vừa nêu trên đây có ảnh hưởng không nhỏ đến việc lập các công cụ tra cứu vì

ngay trong một phông nếu số lượng và thành phần tài liệu không đủ thì thông tin

không phản ánh hết các mặt hoạt động của cơ quan. Nếu một phông thu lẻ tẻ làm



91



nhiều lần sẽ dẫn đến tình trạng là cùng một nội dung thông tin nhưng lại bị phân tán

làm nhiều mục lục hồ sơ khác nhau…Điều đó buộc TT III phải tốn nhiều công sức

và chi phí để tiến hành phân loại, chỉnh lý và lập lại mục lục.

Vì vậy, để đảm bảo chất lượng cho tài liệu thu về cần có biên pháp:

- Thu thập đầy đủ tài liệu của các đơn vị thuộc đơn vị hình thành phông;

- Tài liệu khi thu về phải được lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị chính xác,

không thu tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời;

- Cục Văn thư và Lưu trữ cần có các biện pháp chỉ đạo hỗ trợ hướng dẫn

nghiệp vụ cho các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào TT III;

- Bên cạnh đó, hiện nay sự phát triển không ngừng của nền kinh tế xã hội đã

dẫn đến sự thay đổi thường xuyên trong cơ cấu tổ chức bộ máy. Điều đó thể hiện ở

chỗ nhiều cơ quan nhà nước có thể bị tách, nhập, giải thể, nhiều cơ quan mới được

hình thành, trong đó có nhiều cơ quan doanh nghiệp nhà nước và tư nhân. Lưu trữ

phải nắm bắt được tình hình đó để có những điều chỉnh kịp thời về phạm vi, danh

sách các nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Nhà nước.

3.3.1.2. Nâng cao chất lượng các phông tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại

TT III.

Tình hình thực tế tài liệu (như đã nêu trong chương II) là những trở ngại

không nhỏ cho việc hoàn thiện hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ. Vì vậy, nhiệm vụ

đặt ra là

- Trước hết phải tiến hành rà soát tổng thể toàn bộ các phông tài liệu trong

kho để qua đó nắm bắt được thực trạng vật lý cũng như nội dung của tài liệu.

- Tiến hành tu bổ phục chế đối với tài liệu bị hư hại;

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị những khối tài liệu còn ở dạng tích đống,

bó gói;

- Nâng cấp các phông tài liệu đã chỉnh lý nhưng chưa đảm bảo chất lượng;

- Thẩm định lại và quyết định cho loại hủy những tài liệu thuộc diện “loại ra”

còn tích tụ trong kho;

- Lập phương án tổ chức, sắp xếp khoa học và bảo quản tài liệu trong kho

trong môi trường kho tàng và trang thiết bị hiện đại.



92



3.3.2. Các văn bản chỉ đạo

Như đã nêu trong chương II, một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự

thiếu hoàn thiện của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ ở TT III cũng như ở các

TTLT khác là do thiếu một hệ thống văn bản chỉ đạo thống nhất về vấn đề này. Vì

vậy, để đẩy nhanh hơn nữa quá trình hoàn thiện hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ

Cục Lưu trữ Nhà nước cần có văn bản chỉ đạo thống nhất buộc các TTLTQG phải

tiến hành lập các CCTC căn cứ vào điều kiện cụ thể của mỗi TT.

Trước hết, cần soạn thảo và ban hành những văn bản chế độ nghiệp vụ cụ thể,

chẳng hạn như tiêu chuẩn, nội quy, quy tắc, quy trình hướng dẫn chi tiết cách xây

dựng từng loại CCTC khác nhau, đặc biệt là phải có tiêu chuẩn thống nhất về mô tả

(biên mục) tài liệu lưu trữ ở mọi cấp độ.

Để các văn bản quản lý thực sự được thực thi có hiệu quả, các phòng ban

chức năng của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần thường xuyên đi sâu, đi sát,

chỉ đạo và nắm bắt tình hình thực tế tại các TT để có các biện pháp hỗ trợ kịp thời.

Đặc biệt, cần tăng cường chỉ đạo công tác ứng dụng CNTT trong công tác lưu

trữ, trong đó xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ phục vụ việc quản lý và tìm tin đang là

một trong những nhiệm vụ công tác trọng tâm trong quá trình hoàn thiện hệ thống

CCTCKH tài liệu lưu trữ của TT III. Qua một thời gian ngắn triển khai, công tác xây

dựng CSDL tài liệu lưu trữ tại TT III đã đạt được một số kết quả nhất định, tuy

nhiên hầu hết các CSDL được xây dựng còn ở dạng đơn lẻ, mới chỉ cho phép khai

thác tài liệu trong phạm vi một phông tài liệu mà chưa được kết nối thành hệ thống

cho phép tra cứu xuyên phông; cơ sở dữ liệu đã được kết nối với phòng đọc nhưng

cơ chế cho phép truy cập vào CSDL và phân quyền cho phép truy cập chưa được

thiết lập… Chính vì vậy, các CSDL chưa được phát huy tối đa để phục vụ cho độc

giả.

Từ thực tế đó, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả

của việc ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ của TT III như

sau:

- Cục VT<NN cần xây dựng một kế hoạch dài hạn và tổng thể mang tính

chất chiến lược về ứng dụng CNTT trong toàn ngành, đồng thời cần phải có các biện



93



pháp cụ thể để triển khai nhằm đưa CNTT trở thành một hoạt động trọng tâm trong

công tác lưu trữ hiện nay, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng hệ thống CCTCKH tài

liệu lưu trữ.

- Cục nên chỉ đạo sâu sát, thường xuyên, liên tục và thống nhất hơn nữa

thông qua các bịên pháp như: cử chuyên gia tin học và nghiệp vụ đi sâu nắm bắt tình

hình thực tế triển khai việc ứng dụng CNTT ở các TTLT để thấy được kết quả ứng

dụng các sản phẩm nghiên cứu của Cục thế nào, ý kiến phản hồi và đề xuất của các

đơn vị ứng dụng ra sao v.v…Qua đó có thể nắm bắt được mặt mạnh, mặt yếu của

các chương trình ứng dụng và tìm ra giải pháp tiếp tục hoàn thiện.

- Ứng dụng CNTT trong lưu trữ là một lĩnh vực KHCN mới mẻ và phức tạp

đòi hỏi phải có kiến thức sâu rộng về tin học, do đó đòi hỏi phải có sự liên kết và

phối hợp giữa các chuyên gia lập trình, chuyên gia phần mềm giỏi về tin học và các

nhà lưu trữ chuyên sâu để xây dựng được một hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tối

ưu nhất cho toàn ngành.

3.3.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất:

Như đã phân tích ở trên, CCTCKH tài liệu lưu trữ là sản phẩm cuối cùng của

cả quá trình tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ từ văn thư đến khi lựa chọn thu

thập, chỉnh lý và bảo quản trong lưu trữ. Do đó, việc đầu tư cho quá trình xây dựng

và hoàn thiện hệ thống CCTC phải bắt đầu từ các khâu nghiệp vụ có liên quan. Bên

cạnh đó, phải tính đến khả năng những chi phí lớn cho việc xây dựng và duy trì bộ

máy CCTC hiện đại. Đặc biệt, ứng dụng CNTT là một lĩnh vực đòi hỏi sự đầu tư rất

lớn về cơ sở vật chất và nhân lực, vì vậy trước khi lập kế hoạch ứng dụng cần phải

cân nhắc, xem xét các điều kiện, các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chương trình, đặc

biệt phải xác định các nguồn lực có thể có để qua định ra mục tiêu, giới hạn và dự

kiến được hiệu quả mà chương trình mang lại.

Để đảm bảo các yêu cầu tối thiểu cho việc triển khai chương trình ứng dụng

CNTT trong công tác lưu trữ, vấn đề cơ sở vật chất là một trong những yếu tố quan

trọng quyết định sự thành công của cả chương trình. Cơ sở vật chất ở đây bao gồm

toàn bộ chi phí cho chương trình, trong đó có các nội dung chủ yếu như sau:



94