1- khái quát chung về Xí nghiệp

năng suất lao động và sử dụng tối đa công suất máy móc. Đến nay, tuy số công

nhân sản xuất không tăng song sản lượng năm sau cao hơn năm trước: trước đây,

năng suất của Xí nghiệp chỉ đạt 500- 800 triệu trang in một năm; nay số lượng

trang in đã được nâng lên trên 1 tỷ trang in một năm, vơi công suất khoảng 800012000 trang trong một giờ

Năm 1993, theo quyết định số 75/QĐ ngày 10/3/1993 của TTXVN, Xí

nghiệp In I -TTXVN là một doanh nghiệp Nhà nước sản xuất kinh doanh hạch toán

độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng ở ngân hàng và hoạt động theo

phương thực quản lý kinh tế xã hội chủ nghĩa. Là một doanh nghiệp nhà nước trực

thuộc quản lý của TTXVN

1.2- Cơ cấu tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy của Xí nghiệp.

1.2.1- Cơ cấu tổ chức sản xuất

Hiện nay, Xí nghiệp in I TTXVN tổ chức bộ máy quản lý theo mô

hình trực tuyến tham mưu, đứng đầu là giám đốc, dưới có một phó giám đốc, một

kế toán tưởng, các phòng ban và phân xưởng.

Các phòng ban



Các phân xưởng



1.



Phòng kế hoạch sản xuất



1.



Phân xưởng in I

2.



Phòng hành chính tổ chức 2.



Phân xưởng in II

3.



Phòng tài vụ 3. Phân xưởng chế



4.



phòng vi tính 4. Phân xưởng sửa



bản

chữa cơ điện

Đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất, qui trình công nghệ sản xuất là nhân tố

cơ bản ảnh hưởng trực tiếp tới công tác tổ chức bộ máy quản lý nói chung và công

24



tác tổ chức quản lý tài chính nói riêng. Do vậy cần phải xem xét qui trình công

nghệ in mà xí nghiệp đang sử dụng. Sản phẩm của xí nghiệp là sản phẩm được sản

xuất trên công nghệ in OFFSET. Qui trình công nghệ in OFFSET phải trải qua

nhiều công đoạn: đầu tiên la công tác chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho quá trình

sản xuất khép kín va lần lượt thực hiện các giai đoạn sau:

- Giai đoạn chế bản: bộ phận chế bản la khâu quan trọng trong qui trình công

nghệ in được thực hiện ở phân xưởng chế bản. Các bản thảo, mẫu mã do khách

hàng đưa đến theo hợp đồng đã ký kết đước đưa vào bộ phận sắp xếp theo một

trình tự nhất định rồi được chuyển tới bộ phận sửa - chụp phin - bình bản để tao

nên các tờ in theo từng tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyển đến cho bộ phận phơi bản để

hiện hình( ăn mòn) trên bản nhôm.

- Giai đoạn in: Các bản nhôm trên sau khi đi kiểm tra với đầy đủ tiêu chuẩn

kỹ thuật được chuyển cho bộ phận máy in để tiến hành in ra các tờ in theo yêu cầu.

- Giai đoạn gia công: Các tờ in sau đó chuyển đến bộ phận gia công biến

thành sản phẩm in hoàn chỉnh và giao trả khách hàng.

Các giai đoạn này có thể khái quát thành sơ đồ 1

Sơ đồ 1: sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất của xí nghiệp

Phơi bản

in

Khách

hàng



ký HĐ Phòng kế phiếu

đặt hàng hoạch sản



SX



xuất



Phân

xưởng



KCS



in I;II

gia công

thành phẩm



Giao hàng



Nhập kho

25



phòng tiêu thụ



Công nghệ in OFFSET qua nghiên cưu ở trên là một

qua trình sản xuất dây chuyền khép kín bao gồm nhiều giai đoạn liên tục, kế tiếp

nhau nên xí nghiệp đã tổ chức bộ máy của mình thành các phân xưởng riêng biệt,

mỗi phân xưởng đảm nhận một khâu trong quá trình khép kín đó. Đứng đầu mỗi

phân xưởng là quản đốc, hướng dẫn kiểm tra các hoạt động sản xuất diễn ra trong

phân xưởng của mình sao cho hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất doanh

nghiệp giao phó trên cơ sở thiết bị hiện có, đồng thời phải đảm bảo an toàn lao

động trong sản xuất.

Ngoài các phân xưởng sản xuất chính ra còn có phân xưởng cơ điện với

nhiệm vụ giám sát các bộ phận trong dây chuyền sản xuất, chấp hành đầy đủ các

quy trình, quy phạm về an toàn và bảo dưỡng máy móc thiết bị và lập kế hoạch sửa

chữa trang thiết bị của Xí nghiệp dưới sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc

1.2.2- Cơ cấu tổ chức quản lý- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

bộ máy quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến

tham mưu và được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp

Giám đốc



Phó giám đốc



Kế toán trưởng

Phòng tổng hợp



26



Phòng



PX



in I



in II



PX



PX



Phòng



P. vật



tư PX

KHSX



chế bản



TC-HC



tiêu thụ



cơ



điện

- Giám đốc: Người đứng đầu thay mặt cho Nhà nước quản lý Xí nghiệp theo

chế độ thủ trưởng chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh

doanh và hiệu quả kinh tế trước cơ quan TTXVN

- Phó giám đốc phụ trách về các khâu sản xuất của doanh nghiệp trực tiếp ở

đây là phụ trách về việc in các loại báo , tạp chí, sách .v.v ngoài ra phó giám đốc

còn làm tham mưu cho giám đốc quản lý các phân xưởng phòng ban thuộc trách

nhiệm của mình, như thu thập và cung cấp thông tin cho giám đốc .

- Phòng tài vụ gồm có bốn thành viên, với nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung

cấp đầy đủ các thông tin về tài chính và kinh tế.

- Phòng tổ chức hành chính: Là phong giúp việc tham mưu cố vấn cho

giám

đốc về các mặt như nhân sự, cán bộ, đào tạo, lao động, tiền công bảo hiểm xã

hội, an toàn lao động, bảo vệ, hành chính quản trị đời sống.

- Phòng kế hoạch- sản xuất: là nơi nắm đầu vào của hoạt động sản xuất kinh

doanh, có nhiệm vụ theo dõi mọi hoạt động hàng ngày dưới sự chỉ đạo của ban

giám đốc có nhiệm vụ mua vào, tính toán giá trị tiêu hao vật tư các loại để phụ vụ

cho sản xuất của Xí nghiệp, đảm bảo đầy đủ chính xác kịp thời các loại vật tư cho

công việc in ân.



27



- Phòng chế bản: Gồm các bộ phận như bộ phận vi tính, bộ phận bóc tách

màu ( chế độ ảnh màu)

- Phân xưởng in: Tại đây các hợp đồng in của Xí nghiệp được in theo như kế

hoạch của bạn giám đốc

-



Phòng CKS hoặc gọi là phòng OTK : phòng này có chức năng, nhiệm



vụ là kiểm tra lại các thành phẩm sau khi in xong.

-



Phân xưởng thành phẩm: Có nhiệm vụ gia công sản phẩm và gửi lại



phòng OTK lần nữa tiếp đó sản phẩm được nhập kho

-



Kho thi Xí nghiệp chia làm hai bộ phận: Kho vật tư và kho thành phẩm.



Kho vật tư lưu giữ vật tư để phục vụ cho việc in ân, kho thành phẩm dùng để chứa

thành phẩm sau khi in.

Trên đây là vài nét sơ qua về chức năng, nhiệm vụ của một số

phòng tại đơn vị em thực tập con dưới đây là tổ chức, công tác tại phòng tài vụ của

Xí nghiệp in.

1.3- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy tác kế toán tại Xí nghiệp In ITTXVN

Tại Xí nghiệp in I - TTXVN, công tác quản lý tài chính được tập

trung hầu hết tại phòng tài vụ như : thu thập dữ liệu, kiểm tra chứng từ, các hoạt

động sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ trong phòng chủ yếu là tổ chức, hướng dẫn,

kiểm tra, thực hiện toàn bộ công tác thu thập, xử lý thông tin ban đầu. Thực hiện

nhiệm vụ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính

theo quy định chung của bộ tài chính. Từ đó cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời,

chính xác những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính của Xí nghiệp. Đây là

căn cứ để lãnh đạo đề ra biện pháp, đường lối phát triển phù hợp của Xí nghiệp.

Do quy mô hoạt động của Xí nghiệp là không lớn nên hiện nay

phòng tài vụ của Xí nghiệp có 4 cán bộ với nhiệm vụ chuyên môn khá thành thạo,

một người có thể đảm nhận nhiều công việc khác nhau( kế toán làm công việc gì

28



thì kiêm luôn kế toán tổng hợp công việc đó). Tại phòng tài vụ áp dụng hình thức

kế toán NKCT. Phòng tài vụ được tổ chức như sơ đồ số 3:

Kế toán trưởng : Là người quản lý tài sản cố định và các quĩ của Xí nghiệp,

xác định kết quả kinh doanh thông qua công cụ kế toán để quản lý. Kế toán trưởng

có trách nhiệm phân loại tài sản hiện có, tính khấu hao tài sản cố định hàng tháng

theo phương thức khấu hao bình quân; là người lập, giữ sổ TSCĐ của toàn Xí

nghiệp, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ. Ngoài ra kế toán trưởng còn

theo dõi tình hình tăng giảm nguồn vốn kinh doanh, các quĩ của Xí nghiệp,

cộng thêm số liệu của kế toán vật liệu gửi sang kế toán trưởng lập báo cáo kết quả

kinh doanh và báo cáo tài chính theo quý và đưa lên cho giám đốc duyệt.

Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức bộ máy của phòng tài vụ

Xí nghiệp in i - ttxvn

Kế toán trưởng



Kiêm kế toán



Kế toán tổng



Kết toán thanh



tổng hợp, kế



hợp chi phí



toán, kiểm toán



toán TSCĐ,



tính giá thành,



tiền lương, kế



nguồn vốn và



kế toán vật tư



toán doanh thu



xác định kết



thành phẩm



Thủ quỹ



quả kinh doanh

Kế toán vật liệu: là người theo dõi các công cụ dụng cụ kiểm tra, tập hợp chi

phí và tính giá thành sản phẩm. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ mua về nhập kho, căn

29



cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ hợp lệ khác nhau đã được giám đốc và kế

toán trưởng ký duyệt, người kế toán vật liệu theo dõi và quản lý bằng hình thức ghi

sổ kế toán.

Kế toán tiền lương: hàng tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương và sổ

lương toàn Xí nghiệp do bộ phận lao động tiền lương tính toán gửi lên, kế toán tiến

hàn lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH, từ đó làm căn cứ để tính chi phi tiền

lương của toàn Xí nghiệp.

Kế toán doanh thu: có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu trong ngày cuối

tháng báo cáo cho kế toán trưởng. Hàng ngày khi nhận được hợp động in do phòng

kế hoạch gửi lên để xuất hàng cho khách. Kế toán doanh thu tiến hành lập hoá đơn

GTGT từ đó làm căn cứ ghi sổ theo dõi.

Thủ quỹ : Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Xí nghiệp. Hàng ngày, căn

cứ vào các phiếu thu, chi hợp lệ thủ quỹ tiến hành nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt,

đồng thời ghi chép vào sổ quỹ tiền mặt. Sổ quỹ tiền mặt được lập trung cho cả năm,

có cộng và rút số dư hàng ngày và số dư cuối tháng. Thủ quỹ là người giao dịch với

ngân hàng cùng với kế toán thanh toán. Hàng tháng thủ quỹ cùng với kế toán tiền

mặt đối chiếu số liệu, lập báo cáo tồn quỹ và gửi số liệu cho kế toán trưởng.

2- thực trạng về sản xuất kinh doanh trong các năm vừa qua.

2.1- Tình hình trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật.

Tính đến cuối năm 2002, tổng số vốn của Xí nghiệp in I TTXVN là 24.999.559.693(đ). Qua thời gian tiến hành hoạt động sản xuất kinh

doanh, các loại TSCĐ trong Xí nghiệp đã được thay thế đổi mới rất nhiều, nhiều

loại máy móc thiết bị mới được lắp đặt. Tuy nhiên vẫn còn một số bộ phận máy

móc không thể hoạt động hết công suất do đã qua sử dụng nhiều năm ( đây là bộ

phận máy móc do Xí nghiệp mua lại hoặc nhập khẩu đã qua sử dụng nhiều măn)

gây khá nhiều khó khăn trong việc vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí

30



nghiệp. Xí nghiệp cũng đã áp dụng tiến bộ của khoa học vào sản xuất và quản lý bộ

máy làm việc cũng như bộ máy quản lý tài chính của Xí nghiệp.

Các loại máy móc thiết bị Xí nghiệp đang dùng đề là

những loại máy móc thiết bị hiện đại phù hợp với yêu cầu kỹ thuật cua ngành in và

đảm bảo được yêu cầu của chất lượng sản phẩm. Như máy tính Đông Nam á , máy

ín OFFSET, máy xén 2, máy xén ba mặt của Wohlenberg do Đức sản xuất , máy

phơi bản của Đức sản xuất, máy cuốn 4/4 nhãn hiệu Toshiba do nhật sản xuất v.v.

Trong năm 2001 do Nha nước đầu tư đổi mới thiết bị một

máy in cuốn và Xí nghiệp tự trang trang bị thêm một số máy móc. Để xây dựng nhà

máy in mới ở Khương Đình cho nên đã phải phá bỏ hoàn toàn khu nhà kho cũ ở đó

để xây dựng khu nhà in mới.

2.2- Tình hình hoạt động động kinh doanh qua một số năm.

Trong thời gian qua, hoạt động sản xuất kinh doanh của

Xí nghiệp in I - TTXVN đã đạt được những kết quả nhất định, được biểu hiện qua

biểu 1:

Biểu 1 : Khái quát tình hình kế quả kinh doanh

Đơn vị tính: Nghìn đồng

Chỉ tiêu



Năm



Năm



Năm



1. Doanh thu thần



2000

10.519



2001

10.737.58



2002

11.543.7



2. Giá vốn bán hàng



.680

9.438.



4

10.010.84



88

10.4096



3. Lợi nhuận gộp



391

1.081.



1

726.743



88

1.134.10



4. Lợi nhuận thuần từ



289

203.299



-52.053



0

165.757



hoạt động kinh doanh

31