CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT TIẾN MẠNH

ty cung cấp các dịch vụ quảng cáo trực tuyến hàng đầu Việt Nam với các loại

hình đa dạng.

Ngày 1/3/2014 VTM Group đã chính thức được cơng nhận là đối tác của

Google tại Việt Nam (Google SMB Partner) trong lĩnh vực cung cấp quảng cáo

trực tuyến.

Để duy trì chất lượng dịch vụ tốt nhất, tăng tính cạnh tranh của sản phẩm cho

đến nay VTM Group luôn chú trọng đến công tác đào tạo và phát triển con người,

nâng cao chất lượng dịch vụ, chăm sóc và thường xuyên hỗ trợ khá ch hàng và

mang tới các giá trị gia tăng khác.

2.2.1.2 Triết lý kinh doanh

VTM Group luôn trung thành với triết lý kinh doanh “Sát cánh cùng thương

hiệu của doanh nghiệp – Thành công của doah nghiệp là thành công của VTM

Group”.

Chúng tơi cam kết đảm bảo lợi ích cao nhất cho khách hàng, đặt lợi ích khách

hàng lên hàng đầu trong các lĩnh vực: Quảng cáo trực tuyến, Công nghệ thông tin,

Quản lý tài sản, Phát triển nhân lực…

Với đội ngũ nhân viên lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng, chúng tôi luôn

hướng tới cung cấp các dịch vụ tốt nhất với giá cả hợp lý, để mỗi khi nhắc đến Việt

Tiến Mạnh là khách hàng nhắc đến sự hài lòng.

2.1.3 Các lĩnh vực kinh doanh

Cơng ty cổ phần Việt Tiến Mạnh là tập đoàn gồm 5 công ty thành viên:

1. VTM – IT Công ty cổ phần Công nghệ thông tin Việt Tiến Mạnh

2. VTM – AD Công ty cổ phần Quảng cáo Việt Tiến Mạnh

3. VTM – MD Công ty cổ phần Truyền thông Việt Tiến Mạnh

4. VTM – AM Công ty cổ phần Quản lý tài sản Việt Tiến Mạnh

5. VTM – HR Công ty cổ phần Phát triển nhân lực Việt Tiến Mạnh

Trong đó ngành mũi nhọn tập trung cung cấp các dịch vụ quảng cáo trực tuyến

- Internet Marketing:





Các dịch vụ quảng cáo của Google



- Quảng cáo theo từ khóa tìm kiếm - Google Adwords

- Quảng cáo trên mạng hiển thị - Google Display Network





Quảng cáo trên mạng xã hội Facebook, Youtube







Quảng cáo trên hệ thống báo điện tử - Banner Adnetwork - PR Marketing







Cung cấp dịch vụ quảng cáo LCD







Cung cấp dịch vụ Hosting, Server & Phát triển hệ thống







Cung cấp dịch vụ tên miền







Cung cấp dịch vụ thiết kế website







Tối ưu hóa thứ hạng website trên cơng cụ tìm kiếm - SEO



Hình 2.2: Lĩnh vực kinh doanh

2.1.4 Văn hóa của cơng ty

VTM Group quan niệm rằng con người chính là nhân tố tạo nên thành công.

“Những người thực hiện ước mơ” chúng tơi ln mang trong mình những tính cách

vui vẻ thân thiện, làm hết sức chơi hết mình, thái độ tích cực, đam mê cơng việc,

năng động trẻ trung,...

Con người của cơng ty chính là thương hiệu của cơng ty, thương hiệu của cơng

ty chính là văn hóa của công ty, và khách hàng của công ty đang bỏ tiền “mua

những giá trị văn hóa đó”. Nói cách khác, nếu thương hiệu của bạn hứa hẹn mang

lại cho khách hàng sự tin cậy thì bạn phải là người đáng tin cậy.

Một bộ phận marketing có thể “vẽ ra” những gì mà một thương hiệu hứa hẹn

với khách hàng của mình nhưng những nhà lãnh đạo và tồn bộ con người của tổ

chức đó phải “ủng hộ, phát huy và gìn giữ” lời hứa đó. Ngày nay, văn hóa của một

tổ chức được xem như yếu tố căn bản tạo nên sự khác biệt của một thương hiệu.

VTM Group áp dụng phương châm “người lãnh đạo là người đầy tớ phục vụ”.

Trách nhiệm hàng đầu của ban lãnh đạo công ty là phục vụ để hỗ trợ phát triển nhân



viên. Với chúng tơi thành cơng của nhân viên chính là thành công của công ty. Nơi

làm việc của chúng tôi là một không gian mở – cấp quản lý ngồi làm việc cùng với

nhân viên để nhanh chóng và dễ dàng trao đổi thông tin. Chúng tôi cùng bàn bạc

một vấn đề hay những thử thách trong công việc một cách thoải mái và thẳng thắn

VTM Group là một đại gia đình – nơi mọi người ln quan tâm, hỗ trợ lẫn

nhau và mang một tinh thần làm việc vui vẻ. Những trò chơi tập thể, những cuộc thi

trang hồng công ty vào các dịp lễ, các cuộc tranh tài giữa đội nhóm và các hoạt

động cơng nhận thành tích của nhân viên luôn được tổ chức thường xuyên.

2.1.5 Cơ cấu tổ chức

Ban lãnh đạo gồm:

-



Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc:



Hoàng Việt



-



Giám đốc Quảng cáo:



Đoàn Đức Tiến



-



Giám đốc Cơng nghệ:



Nguyễn Hồng Mạnh



Các phòng ban gồm:

-



Phòng nhân sự



-



Phòng kinh doanh



-



Phòng kỹ thuật



-



Phòng thiết kế



-



Phòng kế tốn



-



Phòng hành chính

Mơ hình hoạt động của cơng ty được bố trí rõ ràng và có sự kết nối chặt



chẽ giữa các cơng ty con, các phòng, ban. Đội ngũ nhân viên trẻ, giàu kinh nghiệm,

năng động, nhiệt tình, chịu khó, ham học hỏi cùng với sự góp sức của các chuyên

gia dày dạn kinh nghiệm về lĩnh vực truyền thông – quảng cáo, đã đưa Việt Tiến

Mạnh trở thành một trong những đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực quảng cáo trực

tuyến.



Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức, quản lý và hoạt động của công ty

2.2 Thực trạng về hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty cổ phần

Việt Tiến Mạnh.

 Các nghiệp vụ quản lý nhân sự trong công ty:

-



Quản lý hồ sơ nhân sự:



Khi nhân viên được tuyển vào cơng ty, phòng nhân sự cập nhật hồ sơ nhân

viên mới, hồ sơ quản lý nhân sự sẽ được lưu trữ tại tủ hồ sơ của phòng nhân sự. Khi

có u cầu xem thơng tin của một nhân viên, hồ sơ sẽ được nhân viên phòng nhân

sự tìm kiếm trong tủ hồ sơ của phòng nhân sự. Ngồi ra những thơng tin lý lịch của

nhân viên còn được lưu trên hệ thống chung của cả cơng ty theo từng phòng ban .

Ngồi các thơng tin về sơ yếu lý lịch, còn có cả thơng tin về trình độ, thơng tin về

gia đình, sổ bảo hiểm của nhân viên, phụ cấp.

Khi có nhân viên nghỉ việc, hồ sơ nhân viên tiếp tục được lưu trữ tại tủ hồ sơ

và trên hệ thống thêm 1 năm để phục vụ cho cơng tác tìm kiếm và kiểm tra nếu cần,

sau đó hồ sơ sẽ được hủy đi.

-



Quản lý chấm công:



Công ty quản lý việc chấm công thông qua phần mềm Microsoft Excel 2010,

quản lý theo các phòng ban. Mỗi file excel gồm 12 bảng tính, mỗi bảng tính là 1

bảng chấm công cho các tháng trong một năm. Việc chấm cơng của các phòng sẽ do

bộ phận nhân sự thực hiện. Cuối tháng bảng chấm công sẽ được tổng hợp và đưa

sang phòng kế tốn để lập bảng lương. Bảng lương sẽ được trình lên ban giám đốc

phê duyệt và trở về phòng kế tốn để trả lương cho nhân viên.

Về hình thức trả lương: Lương của nhân viên được trả hàng tháng, trả vào

mùng 5 hàng tháng. Mỗi nhân viên phải có một tài khoản ngân hàng Techcombank.

Trả lương bằng cách chuyển tiền vào tài khoản của từng nhân viên.



-



Quản lý công văn, giấy tờ: Bao gồm các loại biên bản, công văn, hợp đồng



(hợp đồng lao động,…), các form mẫu của các loại giấy tờ sử dụng trong công ty

(đơn xin nghỉ việc, đơn đề nghị tăng lương,…) cũng được lưu trữ trong tủ lưu trữ tại

phòng nhân sự.

 Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự

trong công ty.

-



Phần mềm hệ thống: Windows 7.



-



Chương trình bảo vệ máy tính: Sử dụng phần mềm AVAST Business



-



Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word: Sử dụng để soạn thảo thông



tin nhân sự, thông tin tuyển dụng, soạn thảo các loại biên bản, công văn, giấy tờ.

-



Phần mềm Microsoft Excel: Sử dụng để chấm công, lưu trữ bảng chấm công.



 Bộ phận nhân sự có những nhiệm vụ sau:

+



Trực điện thoại cơng ty.



+



Tuyển dụng.



+



Chấm công nhân viên.



+



Điều động, chuyển giao nhân sự cho phù hợp.



+



Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân viên.



+



Các công việc khác do ban lãnh đạo yêu cầu.



2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty cổ

phần Việt Tiến Mạnh.

 Đánh giá phương pháp quản lý nhân sự hiện tại:

Thông qua quá trình thực tập trực tiếp tại cơng ty cho thấy việc quản lý nhân

tự bằng phương pháp hiện tại không còn phù hợp. Hoạt động kinh doanh của cơng

ty ngày càng phát triển và ngày càng mở rộng, vì vậy quy mơ nhân sự theo đó mà sẽ

được mở rộng hơn. Phương thức quản lý hiện tại ngày càng bộc lộ những điểm yếu

kém như: tốc độ xử lý thông tin chậm chạp, tính chính xác khơng cao và khả năng

an tồn bảo mật thơng tin kém.

Ưu điểm:

-



Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu do khơng cần phải đầu tư nhiều trang



thiết bị máy móc phục vụ cho việc quản lý nhân sự.

-



Khơng đòi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về HTTT và các trang thiết



bị hiện đại. Ví dụ như máy quét vân tay,...



Nhược điểm:

-



Tốc độ xử lý thông tin chậm chạp: Việc xử lý thông tin trong Công ty cổ



phần Việt Tiến Mạnh chủ yếu là hoạt động thủ công, hơn nữa việc lưu chuyển thông

tin qua các phòng ban còn phải có thời gian chờ duyệt, chờ in báo cáo. Điều đó làm

lãng phí rất nhiều thời gian trong khi mỗi quyết định kịp thời của doanh nghiệp

mang lại lợi thế rất lớn trên thị trường.

-



Thiếu tính đồng bộ thơng tin: Những thơng tin khác nhau được xử lý tách



biệt ở mỗi phòng ban tương ứng, vì vậy sẽ khơng tránh khỏi việc xảy ra những

trường hợp trùng lặp hoặc không trùng khớp thông tin do q trình nhập hoặc xử lý

thơng tin bị lỗi. Điều đó khiến cho việc chỉnh sửa thơng tin rất khó khăn.

-



Tính chính xác thấp: Do khơng có sự đồng bộ hóa thơng tin giữa các



phòng ban, xử lý thơng tin lại diễn ra một cách thủ cơng nên tính chính xác của

thơng tin bị giảm đi rất nhiều.

-



Khơng hỗ trợ việc ra quyết định: Việc thông tin trong công ty được xử lý



chậm chạp nên sẽ để tuột mất nhiều thời gian ra quyết định quan trọng, hơn nữa

việc xử lý thông tin bằng con người sẽ hạn chế việc tóm lược thơng tin hàng ngày

cho nhà quản lý khiến việc ra quyết định bị hạn chế.

-



An toàn bảo mật kém: Do thông tin lưu trữ rải rác và chủ yếu ở dạng hồ



sơ, giấy tờ nên vấn đề an tồn bảo mật rất kém. Thơng tin dễ mất mát hoặc hư hại

theo thời gian.

 Đánh giá con người thực hiện quản lý nhân sự.

Ưu điểm: Nhân viên quản lý nhân sự làm việc rất chủ động trong công việc, là

người có kinh nghiệm lâu năm và gắn bó lâu dài với công ty nên thực hiện công tác

quản lý nhân sự khá tốt. Thao tác trên máy tính cũng khá nhanh, đặc biệt là thao tác

trên word, excel.

Nhược điểm: Nhân viên nhân sự hiểu biết về công nghệ thơng tin còn yếu,

đặc biệt chưa có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý chuyên dụng, vì thế

nếu cơng ty triển khai HTTT quản lý nhân sự thì cần phải có thời gian đào tạo nhất

định để nhân viên thích ứng với cơng việc trên hệ thống mới. Hệ thống có tốt mà

người sử dụng khơng biết cách khai thác hợp lý thì hệ thống cũng trở thành vô

nghĩa.