Khái quát chung về tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Để ngời lao động tái sản xuất sức lao động, ngời sử dụng lao động phải trả thù

lao lao động. Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động chính là tiền lơng.

Tiền lơng: là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà

doanh nghiệp trả cho ngời lao động theo thời gian, khối lợng công việc mà ngời

lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp.

Ngoài tiền lơng ngời lao động còn đợc hởng các khoản: Bảo hiểm xã hội

(BHXH) khi công nhân viên(CNV) ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Ngời lao

động còn đợc hởng tiền thởng trong sản xuất hoặc tiền thởng lấy từ quỹ khen thởng.

1. Vai trò của tiền lơng.

Đối với ngời lao động: Tiền lơng là bộ phận chủ yếu của thu nhập, là nguồn

để tái sản xuất sức lao động. Do vậy, tiền lơng là động lực kinh tế thúc đẩy ngời

lao động quan tâm đến công việc của họ. Trả đúng, trả đủ tiền lơng cho ngời lao

động sẽ khuyến khích họ quan tâm đến hoạt động và gắn họ với công việc mà

họ đảm nhận

Đối với ngời sử dụng lao động: tiền lơng là một bộ phận của chi phí sản xuất,

nó do ngời chủ trả cho ngời làm công. Vì vậy, ngời chủ phải tính toán đầy đủ

chi phí tái sản xuất sức lao động để đảm báo chất lợng công việc.

Đối với Nhà nớc: tiền lơng và thu nhập của ngời lao động là công cụ điều tiết

quản lý kinh tế, Nhà nớc phải nắm đợc đầy đủ tiền lơng và thu nhập của ngời

lao động để điều tiết quản lý nhằm giải quyết những vấn đề kinh tế xã hội, đảm

bảo sự ổn định và phát triển.

2. Nhiệm vụ của hạch toán lao động tiền lơng trong doanh nghiệp.

Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lợng lao động, hời gian

kết quả lao động, tính lơng và trích các khoản theo lơng, phân bổ chi phí lao

động theo đúng đối tợng sử dụng lao động

Hớng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các phân xởng, phòng ban thực

hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lơng, mở sổ cần

thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động, tiền lơng theo đúng chế độ, đúng phơng

pháp.

Theo dõi tình hình thanh toán tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, trơ

cấp cho ngời lao động.

Lập các báo cáo về lao động, tièn lơng phục vụ cho công tác quản lý Nhà nớc

và quản lý doanh nghiệp.

II.



Các hình thức tiền lơng



Trong các doanh nghiệp ở nớc ta hiện nay có 3 hình thức trả lơng

* Hình thức trả lơng theo thời gian.

* Hình thức trả lơng theo sản phẩm.

* hình thức khoán thu nhập.

1. Hình thức trả lơng theo thời gian.

Thực hiện trả lơng cho ngời lao động theo thời gian làm việc, theo ngành

nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật chuyên môn của ngời lao động.



+ Trả lơng theo tháng: áp dụng trả lơng cho nhân viên làm công tác quản lý

kinh tế, quản lý hành chính và các nhân viên thuộc các ngành hoạt động không

có tính chất sản xuất.

Công thức:

Số tiền phải trả =

theo tháng



Mức lơng

tối thiểu



x



Hệ số lơng



+



Hệ số các khoản

phụ cấp



+ Trả lơng theo ngày: là tiền lơng trả cho ngời lao động theo mức lơng ngày

và số ngày làm việc thực tế trong tháng.

Công thức:

Mức lơng một ngày

Số tiền phải trả

Theo tháng =



=



Số tiền lơng phải trả theo tháng

Số ngày làm việc thực tế trong tháng



Số ngày làm việc

trong tháng

*



Mức lơng

một ngày



+ Trả lơng theo giờ: áp dụng trả lơng cho ngời lao động trực tiếp trong thời

gian làm việc không hởng lơng theo sản phẩm.

Công thức:

Mức lơng 1 giờ

Làm việc



=



Số tiền lơng phải trả

Trong tháng



Mức lơng ngày

8( giờ)



=



Số giờ

làm việc



*



Mức lơng 1 giờ

làm việc



+ Lơng công nhật: Là tiền lơng thoả thuận giữa ngời sử dụng lao động với

ngời lao động, cách trả lơng này áp dụng cho lao động thời vụ.

2. Hình thức trả lơng theo sản phẩm.

Thực hiện việc tính trả lơng cho ngời lao động theo số lợng và chất lợng sản

phẩm hoặc công việc đã hoàn thành

Tuỳ thuộc vào tình hình ở từng doanh nghiệp mà vận dụng hình thức cụ thể

sau

+ Tiền lơng trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: Tiền lơng trả cho ngời

lao động đợc tính trực tiếp theo số lợng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách,

phẩm chất và đơn giá iền lơng sản phẩm đã quy định, không chịu bất cứ sự hạn

chế nào.

Công thức:

Số tiền lơng phải

Đơn giá tiền lơng một

= Số lợng sản phẩm

x

trả trong tháng

hoàn thành

sản phẩm

+ Tiền lơng trả theo sản phẩm gián tiếp: Thờng áp dụng trả lơng cho lao động

gián tiếp ở các bộ phận sản xuất.

+ Tiền lơng trả theo sản phẩm có thởng. Doanh nghiệp áp dụng trong các trờng hợp:



Thởng nâng cao năng suất lao động.

Thởng nâng cao chất lợng sản phẩm hoặc giảm tỷ lệ hàng hỏng.

Thởng tiết kiệm vật t

Tiền thởng này nằm trong quỹ lơng đợc hạch toán vào chi phí

+ Tiền lơng trả theo sản phẩm luỹ tiến.

Tiền lơng trả cho ngời lao động theo sản phẩm gồm 2 phần:

Căn cứ vào số lợng sản phẩm hoàn thành theo định mức để tính tiền lơng phải

trả theo định mức.

Căn cứ vào mức độ vợt định mức để tính tiền lơng phải trả theo tỷ lệ luỹ tiến

+ Trả lơng theo khoán khối lợng hoặc công việc: là hình thức trả lơng mà

doanh nghiệp áp dụng trả lơng theo sản phẩm không thích hợp.

+ Ngoài ra trong doanh nghiệp còn áp dụng hình thức trả lơng khoán thu

nhập: Tiền lơng không hạch toán vào chi phí mà là bộ phận thu nhập của doanh

nghiệp.

III. Tổ chức hạch toán tiền lơng.



1.



Tổ chức hạch toán chi tiết.

Để hạch toán chi tiết kế toán sử dụng sổ chi tiết mở cho TK 334, 335, 338



Ngày

tháng

ghi

sổ



Số

hiệu



Ngày

tháng



Diễn giải



TK

đối

ứng



1



2



3



4



5



2.

a.



Chứng từ



Số phát sinh



Số d



Nợ



Có



Nợ



Có



6



7



8



9



Hạch toán tổng hợp tiền lơng .



Tài khoản sử dụng:

-TK 334:Để hạch toán tổng hợp tiền lơng tiền thởng và tình hình thanh toán

với ngời lao động.

+Bên Nợ:Các khoản tiền lơng, tiền thởng, BHXH và các khoản khác đã trả,

đã ứng trớc cho ngời lao động.

Các khoản khấu trừ vào thu nhập của ngời lao động.

+Bên Có: Các khoản tiền lơng, tiền thởng,BHXH và các khoản khác thực tế

phải trả cho ngời lap động.

+Số d bên Có: Các khoản tiền lơng, tiền thởng còn phải trả cho ngời lao

động.

+Số d bên Nợ: Phản ánh số tiền dã trả quá số tiền phải trả cho ngời lao động.

Có hai tài khoản cấp hai:

TK 3341: thanh toán lơng- dùng để phản ánh các khoản thu nhập có tính chất

lơng mà doanh nghiệp phải trả cho ngời lao động.



TK 3348: Các khoản khác phản ánh các khoản thu nhập không có tính chất

lơng

Nh trợ cấp từ quỹ BHXH,tiền thởng trích từ quỹ khen thởngmà doanh nghiệp

phải trả cho ngời lao động

- TK Chi phí sử dụng nhân công.

TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp.

TK 6271: Chi phí nhân viên quản lý phân xởng

TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng.

TK 6421: Chi phí nhân viên bán hàng.

b. Trình tự hạch toán.

- Căn cứ vào bảng thanh toán lơng cho tong đội tổ phòng ban và nơI sử dụng để

phân bổ tiền lơng vào chi phí. Kế toán định khoản:

Nợ TK 622:

Nợ TK 627:

Nợ TK 641:

Nợ TK 642:

Có TK 334:

- Đối với doanh nghiệp không bố trí cho công nhân sản xuất nghỉ phép ổn định

đều đặn giữa các tháng trong năm thì trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công

nhân sản xuất .

Mức trích trớc tiền lơng

Tổng số tiền lơng sx chính

Tỷ lệ

nghỉ phép

=

của CNSX hàng tháng

* trích trớc

Tỷ lệ

trích trớc =



Tổng số tiền lơng nghỉ phép của CNSX



Tổng số tiền lơng chính của CNSX theo kế hoạch

+ Căn cứ vào số trích trớc để định khoản:

Nợ TK 622:

Có TK 335:

+ KHi CNSX nghỉ phép thực tế tính ra số tiền lơng nghỉ phép phải trả.

Nợ TK 335:

Có TK 334:

- Tiền thởng: Tính ra số tiền thởng phải trả cho CNSX.

Nợ TK 4311:

Có TK 334:

- Tính BHXH phải trả CNV

Nợ TK 3383:

CóTK334:

-Trớc khi trả lơng phải khấu trừ vào lơng các khoản.

+ Khấu trừ khoản BHXH, BHYT.

Nợ TK 334:

Có TK3383: (5%)

Có TK 3384: (1%)

+ Khấu trừ vào lơng các khoản doanh nghiệp chi hộ.

Nợ TK 334:



CóTK3388:

+ Khấu trừ vào lơng các khoản bồi thờng vật chất hoặc tạm ứng quá hạn trả.

Nợ TK 334:

Có TK1388: ( tiền phạt, tiền bồi thờng)

Có TK141: (Tiền tạm ứng thừa)

+ Khấu trừ vào lơng theo các khoản quyết định của toà án.

Nợ TK 334:

Có TK 3388:

+ Khấu trừ và lơng tiền thuế đối với ngời có thu nhập cao ( Trên 3 triệu đồng)

Nợ TK 334:

Có TK 3338:

- Nếu doanh nghiệp tính và nộp thuế thu nhập cá nhân cho công nhân viên thì đợc cơ thuế trích lại một tỷ lệ nhất định trên tổng số tiền thuế đã nộp, thì đợc

hạch toán là thu nhập khác:

Nợ TK 111, 112:

Có TK 711:

- Đến kỳ trả lơg công nhân viên đi vắng cha nhận lơng.

Nợ TK 334:

Có TK 3388:

Sau đó trả lơng cho công nhân đi vắng.

Nợ TK 3388:

Có TK 111, 112:

- Thực hiện trả lơng cho CNV, tuỳ theo điều kiện của doanh nghiệp thì có thể

trả 1 lần hoặc 2 lần

+Nếu trả một tháng 2 kỳ :

Kỳ 1: Tạm ứng lơng

Nợ TK 334:

Có TK 111, 112:

Kỳ 2 : Thanh toán lơng.

Nợ TK 334:

Có TK 111, 112:

+ Nếu trả lơng cho CNV bằng sản phẩm hoàn thành:

1.

Nợ TK 334:

Có TK 512: ( doanh thu nội bộ)

Có TK 3331:

2.

Nợ TK 632: ( Giá vốn hàng bán)

Có TK 155:

Có TK 154:

*Chú ý: ở doanh nghiệp thực hiện cơ chế khoán thu nhập thì tiền lơng không

hạch toán và chi phí mà trừ vào kết quả của doanh nghiệp.

+ Hàng tháng tạm tính số tiền tạm trả cho CNV.

Nợ TK 421: ( Lợi nhuận năm nay)

Có TK 334:

+ Cuối năm, xác định số thu nhập thực tế của doanh nghiệp, tính số đợc chia

cho công nhân với số đã đợc chia trong năm,



Nếu chia lơng trong năm nhỏ hơn số thực tế.

Nợ TK 421:

Có TK 334:

Nếu chia lơng trong năm lớn hơn số thực tế.

Nợ TK 334:

Có TK 421:



Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lơng, tiền thởng và

tình hình thanh toán với ngời lao động.

TK111, 112



TK622, 627

641, 642



TK334



Thanh toán cho NLĐ



Tiền lơng và những khoản thu nhập

có tính chất lơng.



TK3388

Trả tiền giữ hộ

Cho NLĐ



Giữ hộ thu nhập

cho NLĐ



TK335



TK622



TK138, 141

Khấu trừ các khoản tiền phạt

Tiền bồi thờng, tạm ứng



Tièn lơng NP thực



Trích trớc TLNP



tế phải trả cho NLĐ



cho NLĐ



TK333

Thu hộ thuế

Thu nhập cá nhân cho NN



Trợ cấp BHXH phải trả

cho NLĐ



TK421



TK3383, 3384,3388

Thu hộ quỹ BHXH, BHYT

Toà án



TK3383



Tiền lơng phải trả NLĐ



IV. Hạch toán các khoản trích theo lơng.



( Quỹ Bảo hiểm xã hội-BHXH, Bảo hiểm y tế- BHYT, Kinh phí công đoànKPCĐ)

1. Nguồn hình thành và phạm vi sử dụng.

1.1. Bảo hiểm xã hội.

Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho ngời lao động có tham gia đóng góp

quỹ trong các trờng hợp họ bị mất khả năng lao động nh: ốm đau, thai sản, tai

nạn lao động, hu trí mất sức

*Nguồn hình thành:

Đợc phép tính thêm vào chi phí theo tỷ lệ nhất định trên tổng số tiền lơng

thực tế phải trả hàng tháng.

Mức trích

BHXH



=



Tổng số tiền lơng

Tỷ lệ trích BHXH

phải trả hàng tháng * trích vào chi phí (15%)



Trừ vào lơng của ngời lao động theo một tỷ lệ nhất định.

Mức trích

BHXH

=



Tổng số tiền lơng thực tế

phải trả CNV



Tỷ lệ trích BHXH

*

trừ vào lơng(5%)



* Phạm vi sử dụng:

Doanh nghiệp nộp hết 20% BHXH cho cơ quan quản lý BHXH, tuỳ theo

quan hệ giữa cơ quan BHXH và doanh nghiệp có thể cơ quan BHXH uỷ nhiệm

cho doanh nghiệp chi trả hộ 3 chế độ : ốm đau, thai sản., tai nạn lao động.

1.2. Bảo hiểm y tế.

Quỹ BHYT lad quỹ đợc sử dụng để trợ cấp cho những ngời có tham gia đóng

góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh.

* Nguồn hình thành:

Đợc phép trích thêm và chi phí theo tỷ ệ nhất định tính trên tổng số tiền lơng

thực tế phảI trả hàng tháng

Mức trích

BHYT =



Tổng số tiền lơng

phải trả hàng tháng



Tỷ lệ trích

* BHYT(2%)



Trừ vào lơng cuả ngời lao động theo tỷ lệ nhất định trên tổng số tiền lơng

thực tế phải trả hàng tháng.

Mức trích

BHYT =



Tổng số tiền lơng

thực tế phải trả



*



Tỷ lệ trích

BHYT(1%)



* Phạm vi sử dụng:

Nộp hết 3% cho cơ quan quản lý BHYT, cơ quan BHYT dùng để chi trả chi

phí khi CNV điều trị tại bệnh viện.



1.3. Kinh phí công đoàn.

KPCĐ là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn của các cấp

* Nguồn hình thành :

Đợc phép tính thêm vào chi phí theo 1 tỷ lệ nhất định trên tổng số tiền lơng

thực tế phảI trả hàng tháng.

Mức trích

Tổng số tiền lơng

tỷ lệ trích

KPCĐ =

phải trả hàng tháng * KPCĐ(2%)

*Phạm vi sử dụng:

Nộp cho cơ quan ccông đoàn cấp trên 1%

1% còn lại dùng để chi tiêu cho công đoàn cơ sở.

2.



Trình tự hạch toán.



a.



Tài khoản sử dụng:

TK 338: PhảI trả phải nộp khác.

TK 3382: KPCĐ.

TK 3383: BHXH

TK 3384: BHYT

- TK này dùng để phản ánh nguồn hình thành và phạm vi sử dụng KPCĐ,

BHXH, BHYT

+ Bên Nợ: Phản ánh số đã nộp, số đã chi KPCĐ, BHXH, BHYT.

+ Bên Có: Phản ánh số trích lập các quỹ trên.

+ Số d bên Có: SốKPCĐ, BHXH, BHYT cha nộp cha chi.

b. Trình tự hạch toán.

*Hạch toán nguồn hình thành.

- Tính thêm vào chi phí theo tỷ lệ nhất định.

Nợ TK 622, 627, 641, 642.

Có TK 338: (20%)

TK3382:(2%)

TK 3383:(15%)

TK3384:(2%)

- Trừ vào lơng của ngời lao động theo tỷ lệ nhất định.

Nợ TK 334:

Có TK 338: (6%)

TK 3383:(5 %)

TK3384:(1 %)

* Hạch toán sử dụng:

- Hạch toán sử dụng KPCĐ:

+1% nộp cho công đoàn cấp trên.

Nợ TK 3382:

Có TK 111, 112:

+ Chi tiêu KPCĐ cho hoạt động công đoàn cơ sở.

Nợ TK 3382:

Có TK 111, 112:

- Hạch toán sử dụng BHYT.



+ Nộp hết 3% cho cơ quan BHYT.

Nợ TK 3384:

Có TK 111,112:

- Hạch toán sử dụng BHXH.

+ Nộp hết 20% cho cơ quan quản lý BHXH.

Nợ TK 3383:

Có TK 111, 112:

+Nếu cơ quan BHXH uỷ nhiệm cho doanh nghiệp chi trả hộ khi CNV ốm ,

thai sản, tai nạn lao động.

NợTK 111,112:

Có TK 3383:

Khi CNV ốm đau, thai sản tai nạn lao động thì phải có phiếu nghỉ hởng

BHXH, do y tế cơ quan hoặc bệnh viện cấp. Sau đó căn cứ và chế độ BHXH và

số ngày nghỉ BHXH để tính số BHXH phải trả cho ngời lao động. Cuối kỳ, lập

bảng thanh toán BHXH. Căn cứ vào bảng ghi.

Nợ TK 3383:

Có TK 334:

Sau đó trả BHXH cho ngời lao động.

Nợ TK 334:

Có TK 111, 112:

Cuối kỳ doanh nghiệp thực hiện quyết toán với cơ quan BHXH thì đợc

cơ quan BHXH cấp bù.

Nợ TK 111,112:

Có TK 3383:

Nếu không chia hết chuyển sang kỳ sau.



Sơ đồ hạch toán tổng hợp

Về quỹ BHXH, BHYT,KPCĐ



TK111, 112



TK3382, 3383, 3384



Nộp KPCĐ,BHXH,BHYT

Hoặc chi tiêu KPCĐ



TK622, 6227, 641, 642



Trích KPCĐ,BHYT

tính vào chi phí

TK334



TK334

Trợ cấp BHXH

Cho NLĐ



Trích BHXH,BHYT,KPCĐ

Trừ vào thu nhập của NLĐ

TK111, 112



Nhận tiền cấp bù

Của quỹ BHXH