Cơ cấu tổ chức:

Phân tích thiết kế hệ thống



1.



Nhóm 3



Quy trình xử lý:



Sau một thời gian tìm hiểu thực tế về quy trình quản lý sinh viên tại trường Đại

học Trần Đại Nghĩa, em có thể mô tả lại quy trình hoạt động của nhà trường trong

công tác này như sau:

Trước khi thực hiện công việc quản lý thì phải có sinh viên, vì nếu không có sinh

viên thì ta không thể làm được công việc quản lý. Vì thế, công tác tuyển sinh hằng

năm cần đảm bảo làm tốt. Hội đồng nhà trường sẽ tổ chức tuyển sinh theo đề thi

chung và thời gian quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Đồng thời công tác chấm

thi được thực hiện ngay sau đó. Và các thí sinh sau khi nhận được giấy báo trúng

tuyển sẽ xem xét nguyện vọng học của mình xem có phù hợp với nhu cầu tuyển sinh

của nhà trường thì đến nộp hồ sơ và làm thủ tục nhập học, tại phòng quản lý đào tạo

đại học. Các thí sinh này chính thức trở thành sinh viên của nhà trường và chịu sự

quản lý, giám sát của nhà trường trong suốt quá trình học tập, tu dưỡng ở trường.

Đối với những sinh viên năm thứ nhất, ngay khi đến làm thủ tục nhập học đều

phải mang theo học phí và các khoản đóng góp khác(có ghi rõ trong giấy báo nhập

học), nộp tại Ban kiểm toán - Tiểu đoàn quản lý công tác rèn luyện, thi đua. Hai công

việc này được thực hiện cùng lúc nhằm tránh tình trạng có những sinh viên có nhiều

do dự trong quá trình chọn trường học, ngành học và rất có thể sẽ rút hồ sơ ngay khi

vừa mới nộp hồ sơ, gây khó khăn cho công tác lưu trữ và quản lý (đặc biệt là quản lý

quân số, vì sự thay đổi liên tục). Việc nộp học phí cũng được thực hiện tương tự đối

với sinh viên năm thứ 2, 3, 4 tại Ban Kiểm toán, nhưng được giới hạn trong một thời

gian xác định và được Tiểu đoàn quản lý sinh viên thông báo rõ để sinh viên chủ

động đến nộp.

Sau khi kết thúc kỳ hạn nộp hoc phí, Ban kiểm toán sẽ lập một danh sách bao gồm

những sinh viên đã hoàn thành, chưa hoàn thành học phí và những sinh viên thuộc

diện chính sách xã hội rồi quyết toán với phòng hành chính để phòng hành chính có

những xử lý thỏa đáng và trình báo cáo trước phòng đào tạo cũng như Hội đồng nhà

trường. Đồng thời, phòng hành chính có một bộ phận nhân viên làm công tác trông

giữ xe cho sinh viên. Toàn bộ số tiền thu được từ việc trông giữ xe sẽ nộp ngân sách

nhà trường

Đồng thời, đầu mỗi năm học, phòng đào tạo phối hợp với các khoa sẽ họp và lập

một bảng phân công giảng dạy gồm thầy nào, dạy lớp nào, môn nào, tại phòng học

nào. Và đưa lên trình Hiệu trưởng để Hiệu trưởng ký duyệt. Dĩ nhiên, một thầy có thể

dạy nhiều môn khác nhau. Trong thời khóa biểu sẽ chỉ ra thứ mấy, từ tiết nào đến tiết

nào, ai dạy lớp nào, môn nào và dạy ở phòng học nào. Thời khóa biểu sẽ được gửi tới

từng khoa, từng lớp học và các tiểu đoàn để đảm bảo tất cả mọi người cùng nắm được

công việc của mình. Và cứ thế, theo thời khóa biểu đã lập, các giáo viên đến lớp dạy

đúng tiết, dạy đủ tiết. Nếu bận và cho lớp nghỉ thì phải được sự cho phép của phòng

đào tạo, đồng thời phải có kế hoạch dạy bù giờ cho lớp đó. Hoặc nếu bận và muốn

đổi giờ dạy với một giáo viên khác thì phải được sự cho phép của phòng đào tạo và

hợp đồng rõ ràng với giáo viên được đổi với mình, để phòng đào tạo thông báo với

Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



5/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



lớp, tránh tình trạng lớp không nắm được thay đổi và không có sự chuẩn bị bài học

trước khi đến lớp.

Như rất nhiều môi trường học Đại học khác, trường ĐH Trần Đại Nghĩa có một

thư viện chịu sự quản lý của phòng đào tạo, với những phòng đọc cho sinh viên và

chuyên cho sinh viên mượn sách về nhà tự nghiên cứu tài liệu học tập. Nguồn sách có

thể do các khoa cung cấp, từ một số trường Đại học trong nước hoặc từ các nhà sách

lớn trên địa bàn thành phố.

Ngoài ra, đầu và cuối mỗi buổi học, giáo viên phối hợp với cán bộ lớp điểm danh

quân số lớp trong buổi học đó. Nếu sinh viên vắng quá 20% số tiết của toàn học phần

thì sẽ bị cấm thi, bị trừ điểm rèn luyện chuyên cần và phải học lại

Ban khảo thí tiếp nhận lịch thi của các lớp và có trách nhiệm phân công giám thị

coi thi ở từng buổi thi, theo đúng thời gian quy định trong lịch. Kết thúc mỗi đợt thi,

Ban khảo thí sẽ gửi bài thi về từng khoa - nơi có giáo viên phụ trách giảng dạy môn

học đó, lớp đó để các giáo viên chấm bài. Sau đó, bảng điểm sẽ được thông báo về

từng lớp để sinh viên biết mình thi đậu hay trượt. Ban khảo thí sẽ theo chỉ đạo của

Phòng đào tạo tổ chức cho các sinh viên thi trượt được thi lại. Và vẫn đảm bảo các

bước như trên cho đến khi công bố điểm thi lại cho các sinh viên. Sau lần thi lại này,

nếu sinh viên vẫn thi trượt thi phải đợi Phòng đào tạo tổ chức cho học lại. Lưu ý: Khi

hết kỳ hạn nộp học phí, phòng đào tạo nhận được danh sách thống kê những sinh viên

còn nợ học phí từ phòng hành chính, thì những sinh viên đó sẽ không được thi kết

thúc học phần.

Khoa sẽ có trách nhiệm quản lý điểm học tập ‘gốc’ của sinh viên từ sổ điểm của

từng giáo viên. Giáo viên hằng ngày tới lớp giảng dạy sẽ kiểm tra bài cũ đầu giờ và

lưu điểm vào trong sổ điểm cá nhân của mình. Đồng thời, giáo viên cũng lưu tất cả

điểm dọc đường, điểm thi kết thúc học phần của sinh viên vào sổ điểm cá nhân của

mình. Cuối năm nộp sổ cho Khoa để Khoa quản lý, tiện cho việc giải quyết những

khiếu nại, thắc mắc sau này của sinh viên về điểm.

Ngay đầu mỗi năm học, sau khi sinh viên nghỉ hè vào trường nhập học trở lại,

Phòng đào tạo sẽ trình báo cáo trước Hội đồng nhà trường về kết quả học tập của sinh

viên trong năm học vừa qua để Hội đồng nhà trường trích quỹ thi đua và khen thưởng

(bằng khen, học bổng…) đối với những cá nhân, tập thể xuất sắc, hoàn thành tốt

nhiệm vụ được giao, ví dụ như: Sinh viên giỏi môn học, Sinh viên giỏi toàn khóa,

Gương mặt trẻ tiêu biểu... Và xử lý kỷ luật với những đối tượng vi phạm(cảnh cáo,

buộc ngưng học để trả nợ môn, buộc thôi học… ngay trong năm đó).

Hằng ngày, khi tới trường sinh viên cần đảm bảo đúng tác phong quy định. Sẽ có

một đội “Cờ đỏ” đứng tại cổng trường kiểm tra, rà soát. Nếu không vi phạm qui định

về đồng phục của nhà trường, sinh viên đó sẽ được vào trường học, ngược lại, sẽ bị

nhắc nhở, chỉnh đốn lại cho đúng rồi mới được vào, nếu không chịu chấp hành hoặc

có ý chống đối thì sẽ không được vào trường. Cứ như thế, tùy vào mức độ vi phạm

mà sinh viên sẽ bị cảnh cáo, xử phạt ở những mức độ khác nhau (trừ điểm rèn luyện



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



6/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



trong học kỳ, trong năm học của sinh viên đó, trừ điểm thi đua của lớp đó nếu có

nhiều sinh viên vi phạm).

4. Mẫu biểu:

Trong hệ thống có các chủ thể cần quản lý là:

-



Sinh viên



-



Giáo viên



-



Môn học



-



Lớp



-



Kết quả



-



Chính sách



-



Khoa



Các thông tin cần quản lý cho các chủ thể là:

 Sinh viên:

• Họ tên sinh viên: Bắt buộc phải nhập

• Ngày sinh: Bắt buộc phải nhập

• Giới tính: Bắt buộc phải nhập

• Địa chỉ: Không bắt buộc

• Số điện thoại: Không bắt buộc

• Để phân biệt các sinh viên với nhau người ta cho mỗi sinh viên một mã số.

Cách đánh mã số theo qui ước của phòng đào tạo.

 Giáo viên:

• Họ tên giáo viên: Bắt buộc phải nhập

• Ngày sinh:Bắt buộc phải nhập

• Giới tính: Bắt buộc phải nhập

• Địa chỉ: Không bắt buộc

• Số điện thoại:Không bắt buộc

• Chức danh: Bắt buộc phải nhập

• Môn dạy: Bắt buộc phải nhập

• Học vị: Không bắt buộc

• Để phân biệt các giáo viên với nhau người ta cho mỗi giáo viên một mã số.

Cách đánh mã số theo qui ước của Khoa.

Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



7/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



 Môn học:

• Tên môn học:Bắt buôc phải nhập

• Số ĐVHT: Bắt buộc phải nhập

• Để phân biệt các môn học với nhau người ta cho mỗi môn học một mã số ký

hiệu riêng

 Lớp:

• Tên lớp: Bắt buộc phải nhập

• Sĩ số lớp: Bắt buộc phải nhập

• Để phân biệt các lớp học với nhau người ta cho mỗi lớp học một mã số riêng

 Kết quả:

Để phiếu kết quả đánh giá được khách quan, phòng đào tạo sẽ cho in các thông tin

ra mẫu biểu:

• Mã sinh viên

• Mã môn học

• Điểm trung bình môn

• Điểm tổng kết HKI

• Điểm tổng kết HKII

• Điểm tổng kết năm học

• Xếp loại học tập

• Xếp loại rèn luyện

• Ghi chú (nếu có)

 Chính sách:

• Mã chính sách: Bắt buộc phải nhập

• Tên chính sách: Bắt buộc phải nhập

Tùy theo từng loại chính sách, Phòng hành chính sẽ áp dụng những cơ chế miễn

giảm học phí khác nhau cho sinh viên.

 Khoa:

• Mã khoa: Bắt buộc phải nhập

• Tên khoa: Bắt buộc phải nhập



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



8/46



Phân tích thiết kế hệ thống



4.



Nhóm 3



Vẽ mô hình tiến trình nghiệp vụ:



a) Mô hình tiến trình nghiệp vụ:

Hình 1. Mô hình nghiệp vụ của hệ thống



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



9/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



b) Các đối tượng trong mô hình xử lý:





Chức năng xử lý (Process)







Luồng thông tin (Data Flows)







Kho dữ liệu (Data Store)







Tác nhân ngoài (External)







Tác nhân trong (Internal Entity)



Định nghĩa các đối tượng trong mô hình:

 Chức năng xử lý (Process):

- Khái niệm: Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay

tiến trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin. Tức là

làm nó thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ

sung thông tin hoặc tạo ta thông tin mới.

- Biểu diễn: Chức năng xử lý được biểu diễn bằng hình Ovan, trong đó ghi

nhãn(tên) chức năng.

Dạ

y

học

- Nhãn(tên) chức năng =”động từ” +”bổ ngữ” vì chức năng là một thao tác.





Luồng dữ liệu (Data Flows):



- Khái niêm: Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử

lý. Bởi vậy, luồng dữ liệu được xem như là giao diện giữa các thành phần của

biểu đồ.

- Biểu diễn: Luồng dữ liệu trên biểu đồ được biểu diễn bằng mũi tên có hướng,

trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo. Mũi tên để chỉ hướng

của luồng thông tin.

- Nhãn(tên) luồng dữ liệu: Vì thông tin mang trên luồng, nên tên là “danh

từ”+”Tính từ” nếu cần thiết.

Biên lai





Kho dữ liệu (Data Store):



- Khái niệm: Kho dữ liệu là thông tin cần lưu lại trong khoảng thời gian, để sau

đó một hay vai chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sử dụng. Nó bao gồm một

nghĩa rất rộng là các dạng dữ liệu lưu trữ.



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



10/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



- Biểu diễn: Kho dữ liệu được biểu diễn bằng một hình chữ nhật hở hai đầu,

hay là cặp đoan thẳng sau song song trên đó có ghi nhãn của kho.

- Nhãn: Bởi vì kho chứa các dữ liệu nên tên của nó là danh từ kèm theo tính từ

nếu cần thiết, nó nói lên nội dung thông tin chứ không phải là giá mang thông

tin:

Phòng học



Hồ sơ xác lập dự án:

Phạm vi, khả năng , mục tiêu của dự án:





Phạm vi dự án: Ở đây chúng em chỉ nghiên cứu một dự án nhỏ và vừa về việc

quản lý sinh viên ở một trường Đại học quân sự.







Trong hệ thống có các hệ con mà chúng em nghiên cứu như sau:

- Phòng đào tạo

- Phòng hành chính

- Tiểu đoàn công tác rèn luyện, thi đua







Các hạn chế đối với dự án:

- Không đảm bảo nhân sự khi thực hiện dự án:

+ Mô tả rủi ro:



Khi đang tiến hành xây dựng dự án thì vì một lý do nào đó (ví dụ như:Sinh

viên ngưng học, thôi học nửa chừng…) mà ta không đảm bảo đầy đủ về mặt số lượng

và chất lượng sinh viên tham gia xây dựng dự án, ảnh hưởng đến thành công của dự án

+ Tình huống xuất hiện:

• Sinh viên vừa làm thủ tục nhập học, thì đến rút hồ sơ nên khó quản lý

•

Sinh viên đang trong quá trinh học tập thì nghỉ giữa chừng,

hoặc bị ngưng học, thôi học nên quân số lớp có nhiều bất cập

• .v.v.

Các tình huống như trên có thể xảy ra một cách riêng lẽ trong từng giai đoạn

hoặc đồng thời xảy ra dối với một hệ thống. Nếu các tình huống đó xảy ra riêng lẽ thì

mức độ nghiêm trọng là còn ít,còn nếu các tình huống trên xảy ra đồng thời thì mức độ

nghiêm trọng sẽ lớn hơn,ảnh hưởng lớn thành công của dự án

+ Độ lớn và tầm quan trọng:



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



11/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



Như đã phân tích ở các phần trên, ta thấy rủi ro không đảm bảo về mặt nhân

sự thực hiện dự án có thể do nhiều lý do (nhiều tình huống xuất hiện như đã phân tích ở

phần trên) gây nên. Bên cạnh đó, các rủi ro này có thể xảy ra vào bất cứ thời điểm nào

và cũng có thể chúng đồng thời xảy ra một lúc gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự

thành công của dự án.

Sự thiếu hụt về mặt nhân sự gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ của dự án.

+ Mức độ ảnh hưởng của rủi ro:

Tùy vào mức độ thiếu hụt nhân sự mà mức độ ảnh hưởng của rủi ro cũng

khác nhau: Nếu như thiếu hụt nhỏ thì không làm ảnh hưởng lớn đến dự án, nhưng nếu

như sự thiếu hụt nhân sự lớn thì có thể gây chậm tiến độ xây dựng dự án, thậm chí là

ngưng trệ, dẫn đến dự án thất bại.

+ Biện pháp phòng ngừa:

Chuẩn bị kế hoạch về tuyển dụng, đào tạo để đề phòng rủi ro về việc không

đảm bảo nguồn nhân lực khi tiến hành tham gia dự án, đảm bảo có đủ người thay thế

trong trường hợp thiếu hụt về nguồn nhân lực.

+ Biện pháp khắc phục:

Nếu như dự án đang tiến hành mà vì lý do nào đó bị thiếu hụt nguồn nhân lực

thì ngay lập tức phải đẩy nhanh tiến độ, có kế hoạch tuyển dụng mới vào các bộ phận

thiếu hụt để lấp đầy chỗ trống.

- Thiết kế không hợp lý:

+ Mô tả rủi ro :

Trong quá trình xây dựng dự án,ở một số giai đoạn nhất định ví dụ như triển

khai bản thiết kế không hợp lý dẫn đến việc tiến hành rất khó khăn không thể thực hiện

được

+ Tình huống xuất hiện: Việc thiết không hợp lý diễn ra trong quá trình thiết

kế về hệ thống. Hậu quả là xảy ra các rủi ro do những thiết kế không hợp lý đó gây ra.

Một số tình huống xuất hiện như: Hệ thống không chạy suôn sẻ được như trong thiết kế.

+ Độ lớn và tầm quan trọng:

Việc thiết kế không hợp lý nếu xảy ra thì sẽ dẫn đến việc tiến hành xây dựng

dự án gặp phải nhiều khó khăn,ngưng trệ và yêu cầu bắt buộc phải đặt ra là phải tiến

hành thiết kế lại rất mất thời gian( ảnh hưởng đến tiến độ của hệ thống) và làm các chi

phí khác nảy sinh

+ Mức độ ảnh hưởng của rủi ro:

Mức độ ảnh hưởng của rủi ro phụ thuộc vào mức độ sai lệch,không hợp lý

của thiết kế.

+ Biện pháp phòng ngừa:



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



12/46