Vẽ mô hình tiến trình nghiệp vụ:

Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



b) Các đối tượng trong mô hình xử lý:





Chức năng xử lý (Process)







Luồng thông tin (Data Flows)







Kho dữ liệu (Data Store)







Tác nhân ngoài (External)







Tác nhân trong (Internal Entity)



Định nghĩa các đối tượng trong mô hình:

 Chức năng xử lý (Process):

- Khái niệm: Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay

tiến trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin. Tức là

làm nó thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ

sung thông tin hoặc tạo ta thông tin mới.

- Biểu diễn: Chức năng xử lý được biểu diễn bằng hình Ovan, trong đó ghi

nhãn(tên) chức năng.

Dạ

y

học

- Nhãn(tên) chức năng =”động từ” +”bổ ngữ” vì chức năng là một thao tác.





Luồng dữ liệu (Data Flows):



- Khái niêm: Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử

lý. Bởi vậy, luồng dữ liệu được xem như là giao diện giữa các thành phần của

biểu đồ.

- Biểu diễn: Luồng dữ liệu trên biểu đồ được biểu diễn bằng mũi tên có hướng,

trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo. Mũi tên để chỉ hướng

của luồng thông tin.

- Nhãn(tên) luồng dữ liệu: Vì thông tin mang trên luồng, nên tên là “danh

từ”+”Tính từ” nếu cần thiết.

Biên lai





Kho dữ liệu (Data Store):



- Khái niệm: Kho dữ liệu là thông tin cần lưu lại trong khoảng thời gian, để sau

đó một hay vai chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sử dụng. Nó bao gồm một

nghĩa rất rộng là các dạng dữ liệu lưu trữ.



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



10/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



- Biểu diễn: Kho dữ liệu được biểu diễn bằng một hình chữ nhật hở hai đầu,

hay là cặp đoan thẳng sau song song trên đó có ghi nhãn của kho.

- Nhãn: Bởi vì kho chứa các dữ liệu nên tên của nó là danh từ kèm theo tính từ

nếu cần thiết, nó nói lên nội dung thông tin chứ không phải là giá mang thông

tin:

Phòng học



Hồ sơ xác lập dự án:

Phạm vi, khả năng , mục tiêu của dự án:





Phạm vi dự án: Ở đây chúng em chỉ nghiên cứu một dự án nhỏ và vừa về việc

quản lý sinh viên ở một trường Đại học quân sự.







Trong hệ thống có các hệ con mà chúng em nghiên cứu như sau:

- Phòng đào tạo

- Phòng hành chính

- Tiểu đoàn công tác rèn luyện, thi đua







Các hạn chế đối với dự án:

- Không đảm bảo nhân sự khi thực hiện dự án:

+ Mô tả rủi ro:



Khi đang tiến hành xây dựng dự án thì vì một lý do nào đó (ví dụ như:Sinh

viên ngưng học, thôi học nửa chừng…) mà ta không đảm bảo đầy đủ về mặt số lượng

và chất lượng sinh viên tham gia xây dựng dự án, ảnh hưởng đến thành công của dự án

+ Tình huống xuất hiện:

• Sinh viên vừa làm thủ tục nhập học, thì đến rút hồ sơ nên khó quản lý

•

Sinh viên đang trong quá trinh học tập thì nghỉ giữa chừng,

hoặc bị ngưng học, thôi học nên quân số lớp có nhiều bất cập

• .v.v.

Các tình huống như trên có thể xảy ra một cách riêng lẽ trong từng giai đoạn

hoặc đồng thời xảy ra dối với một hệ thống. Nếu các tình huống đó xảy ra riêng lẽ thì

mức độ nghiêm trọng là còn ít,còn nếu các tình huống trên xảy ra đồng thời thì mức độ

nghiêm trọng sẽ lớn hơn,ảnh hưởng lớn thành công của dự án

+ Độ lớn và tầm quan trọng:



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



11/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



Như đã phân tích ở các phần trên, ta thấy rủi ro không đảm bảo về mặt nhân

sự thực hiện dự án có thể do nhiều lý do (nhiều tình huống xuất hiện như đã phân tích ở

phần trên) gây nên. Bên cạnh đó, các rủi ro này có thể xảy ra vào bất cứ thời điểm nào

và cũng có thể chúng đồng thời xảy ra một lúc gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự

thành công của dự án.

Sự thiếu hụt về mặt nhân sự gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ của dự án.

+ Mức độ ảnh hưởng của rủi ro:

Tùy vào mức độ thiếu hụt nhân sự mà mức độ ảnh hưởng của rủi ro cũng

khác nhau: Nếu như thiếu hụt nhỏ thì không làm ảnh hưởng lớn đến dự án, nhưng nếu

như sự thiếu hụt nhân sự lớn thì có thể gây chậm tiến độ xây dựng dự án, thậm chí là

ngưng trệ, dẫn đến dự án thất bại.

+ Biện pháp phòng ngừa:

Chuẩn bị kế hoạch về tuyển dụng, đào tạo để đề phòng rủi ro về việc không

đảm bảo nguồn nhân lực khi tiến hành tham gia dự án, đảm bảo có đủ người thay thế

trong trường hợp thiếu hụt về nguồn nhân lực.

+ Biện pháp khắc phục:

Nếu như dự án đang tiến hành mà vì lý do nào đó bị thiếu hụt nguồn nhân lực

thì ngay lập tức phải đẩy nhanh tiến độ, có kế hoạch tuyển dụng mới vào các bộ phận

thiếu hụt để lấp đầy chỗ trống.

- Thiết kế không hợp lý:

+ Mô tả rủi ro :

Trong quá trình xây dựng dự án,ở một số giai đoạn nhất định ví dụ như triển

khai bản thiết kế không hợp lý dẫn đến việc tiến hành rất khó khăn không thể thực hiện

được

+ Tình huống xuất hiện: Việc thiết không hợp lý diễn ra trong quá trình thiết

kế về hệ thống. Hậu quả là xảy ra các rủi ro do những thiết kế không hợp lý đó gây ra.

Một số tình huống xuất hiện như: Hệ thống không chạy suôn sẻ được như trong thiết kế.

+ Độ lớn và tầm quan trọng:

Việc thiết kế không hợp lý nếu xảy ra thì sẽ dẫn đến việc tiến hành xây dựng

dự án gặp phải nhiều khó khăn,ngưng trệ và yêu cầu bắt buộc phải đặt ra là phải tiến

hành thiết kế lại rất mất thời gian( ảnh hưởng đến tiến độ của hệ thống) và làm các chi

phí khác nảy sinh

+ Mức độ ảnh hưởng của rủi ro:

Mức độ ảnh hưởng của rủi ro phụ thuộc vào mức độ sai lệch,không hợp lý

của thiết kế.

+ Biện pháp phòng ngừa:



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



12/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



Tiến hành phân tích cẩn thận hệ thống.Khi tiến hành thiết kế hệ thống phải

dựa trên tính khả thi của những thiết kế đó và phải phải phù hợp với mô hình chung của

bài toán

+ Biện pháp khắc phục: Tiến hành chỉnh sửa một cách khoa học có hệ thống

những bất hợp lý trong thiết kế

-



Thiếu kinh nghiệm thực tế:

+ Mô tả rủi ro:



Vì đây chỉ là một dự án do một nhóm sinh viên thực hiện nên hạn chế do

thiếu kinh nghiệm thực tế có ảnh hưởng lớn đến quá trình thực hiện và kết quả của dự

án. Sự non trẻ về kinh nghiệm thực tế khiến nhóm thực hiện dự án có thể không lường

trước hay lường trước không đủ sâu về các tình huống xảy ra.

+ Tình huống xuất hiện:

Những thời điểm có thể phát sinh các tình huống: khi phân tích thiết kế hệ

thống, ước lượng và đánh giá dự án,…

+ Độ lớn và tầm quan trọng:

Kinh nghiệm thực tế đối với các dự án lớn đóng vai trò quyết định tới tiến độ

triển khai dự án.

+ Mức độ ảnh hưởng rủi ro:

Có mức đọ ảnh hưởng không lớn lắm đến tiến độ của dự án.

+ Biện pháp phòng ngừa:

Cần họp bàn và phân tích kỹ càng hơn vấn đề của dự án. Thường xuyên tham

khảo ý kiến của những người đi trước.

+ Biện pháp khắc phục:

Kết nạp vào một hoặc hai người có kinh nghiệm vào dự án, hoặc thuê người

tư vấn cho dự án.

- Rủi ro về lịch biểu:

+ Mô tả rủi ro:

Có thể trong giai đoạn triển khai và thực hiện dự án thì có nhiều vấn đề mà

phải trao đổi mất rất nhiều thời gian do đó mà có thể quá trình làm sẽ không còn phù

hợp được với lịch biểu đặt ra từ trước.

+ Tình huống xuất hiện:

Vấn đề rủi ro về lịch biểu thường xuất hiện trong các trường hợp sau: Khi

đang triển khai và thực hiện dự án thì mắc bởi một số vấn đề không lường trước được

(ví dụ: rủi ro về mặt công nghệ, không đảm bảo nhân sự,…) vì thế ta mới gặp thêm rủi

ro nữa là lịch biểu sắp xếp từ trước đã không hoàn thành được đúng thời hạn.



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



13/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



+ Độ lớn và tầm quan trọng của rủi ro: Lớn

+ Mức độ ảnh hưởng của rủi ro: Lớn

+ Biện pháp phòng ngừa:

Sắp xếp lịch chủ động, họp nhóm lại thực hiện và đề ra một lịch biểu sắp xếp

mới sao cho phù hợp với yêu cầu mới.

+ Biện pháp khắc phục:

Cố gắng hết sức đảm bảo tiến độ.

Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án theo biện pháp khả thi:

d) Hồ sơ điều tra va xác lập dự án

e)



Dự trù về thiết bị



f)



Kế hoạch triển khai dự án:



Hinh 2. Kế hoạch triển khai dự án



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



14/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



Chương 2. Phân tích hệ thống về chức năng

Sơ đồ phân rã chức năng (BDF)

1. Xác định chức năng chi tiết:

Để xây dựng được mô hình phân cấp chức năng của hệ thống ta phải sử dụng hai

phương pháp cơ bản:

- Sử dụng phương pháp Bottom up để tìm kiếm những chức năng chi tiết.

- Sử dụng phương pháp Topdown để gom nhóm các chức năng chi tiết thành

các chức năng ở mức cao hơn.

- Thực hiện cho đến khi thu được chức năng của toàn bộ hệ thống.

Bước 1:

Từ quy trình xử lý mà ta đã khảo sát trong thực tế về hệ thống ta sẽ

gạch chân tất cả các động từ + bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống bán hàng.

Ở đây ta có tất cả 46 chức năng:

1. Tổ chức tuyển sinh theo đề thi chung

3. Nhu cầu tuyển sinh

5. Thủ tục nhập học

7. Chọn trường học, ngành học

9. Nộp hồ sơ

11. Nộp học phí

13. Hoàn thành học phí

15. Nộp ngân sách nhà trường

17. Trình Hiệu trưởng

19. Dạy nhiều lớp

21. Gửi tới từng khoa, từng lớp học và

các tiểu đoàn

23. Dạy đúng tiết, dạy đủ tiết

25. Thông báo với lớp

27. Mượn sách

29. Điểm danh quân số lớp

31. Tiếp nhận lịch thi

33.Gửi bài thi

35. Thi kết thúc học phần

37. Lưu điểm



2. Chấm thi

4. Nộp hồ sơ

6. Thủ tục nhập học

8. Rút hồ sơ

10. Quản lý quân số

12. Lập một bảng phân công giảng dạy

14. Trông giữ xe

16. Dạy lớp nào, môn nào, tại phòng học

nào

18. Dạy nhiều môn

20. Dạy lớp nào, dạy môn nào và dạy ở

phòng học nào

22. Nắm được công việc



24. Dạy bù giờ cho lớp

26. Chuẩn bị bài học

28. Nghiên cứu tài liệu học tập

30. Trừ điểm rèn luyện chuyên cần

32. Phân công giám thị coi thi

34. Công bố điểm thi lại

36. Kiểm tra bài cũ

38. Lưu tất cả điểm dọc đường, điểm thi

kết thúc học phần

39. Giải quyết những khiếu nại, thắc mắc 40. Nhập học



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



15/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



41. Trình báo cáo

43. Xử lý kỷ luật



42. Trích quỹ thi đua và khen thưởng

44. Đứng tại cổng trường kiểm tra, rà soát

năm học

45. Trừ điểm RL trong học kỳ, trong năm 46. Trừ điểm thi đua của lớp

Bước 2: Trong những chức năng mà ta đã lựa chọn được thì tìm cách loại bỏ

những chức năng trùng lặp

Dựa vào bước 1 ta thấy có những chức năng trùng lặp:

• 5 + 6 +40  Thủ tục nhập học

•



4 +9  Nộp hồ sơ



•



11 + 13  Nộp học phí



•



16 + 20  Dạy lớp nào, môn nào, tại phòng học nào



•



10 + 29  Quản lý quân số



•



17 + 41  Trình báo cáo



•



30 + 45 + 46 Trừ điểm rèn luyện chuyên cần



•



37 + 38  Lưu điểm học phần



Sau bước gom nhóm giản lược này ta còn lại 36 Chức năng:

1. Tổ chức tuyển sinh theo đề thi chung

2. Chấm thi

3. Nhu cầu tuyển sinh

4. Nộp hồ sơ

5. Thủ tục nhập học

6. Chọn trường học, ngành học

7. Rút hồ sơ

8. Quản lý quân số

9. Nộp học phí

10. Lập một bảng phân công giảng dạy

11. Trông giữ xe

12. Nộp ngân sách nhà trường

13. Dạy lớp nào, môn nào, tại phòng học nào

14. Trình báo cáo

15. Dạy nhiều môn

16. Dạy nhiều lớp

17. Gửi tới từng khoa, từng lớp học và các tiểu đoàn

18. Nắm được công việc

19. Dạy đúng tiết, dạy đủ tiết

20. Dạy bù giờ cho lớp

21. Thông báo với lớp

22. Chuẩn bị bài học

Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



16/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



23. Mượn sách

24. Nghiên cứu tài liệu học tập

25. Trừ điểm rèn luyện chuyên cần

26. Tiếp nhận lịch thi

27. Phân công giám thị coi thi

28. Gửi bài thi

29. Công bố điểm thi lại

30. Thi kết thúc học phần

31. Kiểm tra bài cũ

32. Lưu điểm học phần

33. Giải quyết những khiếu nại, thắc mắc

34. Trích quỹ thi đua và khen thưởng

35. Xử lý kỷ luật

36. Đứng tại cổng trường kiểm tra, rà soát

Bước 3: Trong danh sách những chức năng được chọn ở bước 2, ta gom nhóm

những chức năng đơn giản do một người thực hiện lại:

•

•

•

•

•

•

•



1 + 2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7  Tổ chức tuyển sinh

10 + 13 +15 + 16  Phân công giảng dạy

19 + 20  Yêu cầu giáo viên dạy đủ số tiết

23 + 24  Cho mượn sách học tập

25 + 35  Xử lý kỷ luật

26 + 27 + 28 +29 + 30  Giám sát thực hiện công tác trông coi thi

31 +32  Lưu điểm học phần



Sẽ còn lại những chức năng sau (19 chức năng):

1. Tổ chức tuyển sinh

2. Quản lý quân số

3. Nộp học phí

4. Trông giữ xe

5. Nộp ngân sách nhà trường

6. Phân công giảng dạy

7. Trình báo cáo

8. Gửi tới từng khoa, từng lớp học và các tiểu đoàn

9. Nắm được công việc

10. Yêu cầu giáo viên dạy đủ số tiết

11. Thông báo với lớp

12. Chuẩn bị bài học

13. Cho mượn sách học tập

14. Giám sát thực hiện công tác trông coi thi

15. Lưu điểm học phần

16. Giải quyết những khiếu nại, thắc mắc

17. Trích quỹ thi đua và khen thưởng

Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



17/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



18. Xử lý kỷ luật

19. Đứng tại cổng trường kiểm tra, rà soát

Bước 4: Trong danh sách những chức năng được chọn ở bước 3, loại bỏ những

chức năng không có ý nghĩa với hệ thống :

1. Trình báo cáo

2 Nắm được công việc

3. Trông giữ xe

4. Nộp ngân sách nhà trường

5. Thông báo với lớp

6. Gửi tới từng khoa, từng lớp học và các tiểu đoàn

7. Chuẩn bị bài học

Bước 5: Chỉnh sửa lại tên các chức năng được chọn ở bước 4 sao cho phù hợp

với hệ thống, ta sẽ có được các chức năng đã được chọn như sau:

1. Tổ chức tuyển sinh

2. Quản lý quân số

3. Nộp học phí

4. Phân công giảng dạy

5. Yêu cầu giáo viên dạy đủ số tiết

6. Cho mượn sách học tập

7. Giám sát thực hiện công tác trông coi thi

8. Lưu điểm học phần

9. Giải quyết những khiếu nại, thắc mắc

10. Trích quỹ thi đua và khen thưởng

11. Xử lý kỷ luật

12. Đứng tại cổng trường kiểm tra, rà soát

Căn cứ vào tình hình thực tế của nhà trường, ta có thể tổng quát hóa ra 3 bộ phận

chính tham gia vào hệ thống quản lý sinh viên của nhà trường như sau:

 Quản lý đào tạo

 Quản lý hành chính

 Quản lý công tác rèn luyện, thi đua

Gom nhóm chức năng

Áp dụng phương pháp Topdown để gom nhóm các chức năng chi tiết vào từng

nhóm chức năng đúng theo cơ cấu của nhà trường:



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



18/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Hệ

Thống



Quản lý đào tạo



Quản

Lý

Sinh

Viên



Quản lý hành chính



Nhóm 3



1. Tổ chức thực hiện công

tác tuyển sinh

2. Phân công giảng dạy

3. Yêu cầu giáo viên dạy đủ số tiết

4. Giám sát thực hiện công tác

trông coi thi

5. Lưu điểm học phần

6. Giải quyết những khiếu nại,

thắc mắc

7. Trích quỹ thi đua và khen thưởng

1. Nộp học phí

2. Trích quỹ thi đua khen thưởng



1. Quản lý quân số

Quản lý công tác rèn luyện, thi đua 2. Xử lý kỷ luật



Vẽ mô hình BFD:



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



19/46



Phân tích thiết kế hệ thống



Nhóm 3



Hình3. Mô hình phân cấp chức năng tổng hợp của hệ thống Quản lý sinh viên



Giảng viên: Lê Thị Mỹ Dung



20/46