Doanh thu thuần của công ty tăng qua các năm từ năm 2014 đến năm 2016 lần lượt là 3151400700 tỷ, 3410882000 tỷ, 3437490200 tỷ. Con số ấn tượng thể hiện sự phát triển mạnh mẽ của CTCP Hiệu Quả Xanh.

Dưới đây là qui trình quản lý hợp đồng bán phần mềm kế tốn của cơng ty cổ

phần phần mềm Hiệu Quả Xanh:



Bước thực

hiện



Phòng ban



Tìm kiếm thị

trường



Điều kiện rẽ Khối cơng việc Dòng chảy thơng

nhánh

phòng ban

tin bước thực hiện



Xem xét hợp

đồng



Chấp nhận



Dòng chảy

thơng tin giữa

các khối



Ký kết hợp

đồng

Cung cấp

nguồn lực



u cầu KH

Lập kế hoạch thực

hiện

Khơng Chấp nhận

Phòng quan hệ khách hàng,

kinh doanh

Xử lý



Thực hiện



Khơng đạt



Kiểm tra



Phòng phát triển, triển khai phần

mềm



Yêu cầu bổ sung

của KH



Hỗ trợ kỹ

thuật



Chuyển giao PM

Đạt



Báo cáo thực

hiện



+ Xem xét của lãnh

đạo

+ Khắc phục, phòng

ngừa, cải tiến

+ Kiểm sốt tài liệu,

hồ sơ



Thơng tin phản hồi từ

KH



Đánh giá nội bộ

Đánh giá lương mềm của

nhân viên



Thu thập dữ liệu

thống kê

Báo cáo thực

hiện

Phòng giám đốc/

Phòng kế tốn



27



Cập nhật thanh

tốn



Kết thúc hợp

đồng



Hình 2.2. Quy trình quản lý hợp đồng bán phần mềm kế tốn tại cơng ty cổ

phần phần mềm Hiệu Quả Xanh

Tuy nhiên, trên đà phát triển của công ty, số lượng và độ phức tạp của hợp

đồng ngày càng gia tăng, hơn nữa việc quản lý hợp đồng chỉ là trên sổ sách, sử

dụng các công cụ như word, excel để xử lý và lưu trữ thơng tin thì không đảm bảo

được hiệu quả trong vệc quản lý. Do đó, việc đưa vào sửa đụng một HTTT quản lý

hợp động là vô cùng cần thiết. Điều này được thể hiện thông qua kết quả của phiếu

điều tra trắc nghiệm về thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần

phần mềm Hiệu Quả Xanh.

Thông qua phương pháp bảng câu hỏi (phiếu điều tra trắc nghiệm), tôi đã tiến

hành điều tra và khảo sát các cán bộ, nhân viên đang làm việc tại Công ty Cổ phần

phần mềm Hiệu Quả Xanh. Việc sử dụng phương pháp bảng câu hỏi đã giúp khảo

sát được toàn bộ các bộ phận có liên quan đến các hoạt động quản lý hợp đồng tại

công ty. Công tác khảo sát đã được tiến hành và thu thập được kết quả từ 10 nhân

viên tại các bộ phận trực thuộc. Sau đây là kết quả điều tra và những phân tích để có

thể làm rõ hơn thực trạng về HTTT Quản lý hợp đồng bán phần mềm kế tốn tại

Cơng ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh.

 Q trình cập nhật thơng tin, lưu trữ dữ liệu



28



Word, excel; 20.00%



Hồ sơ, văn bản; 80.00%



Hình 2.3. Cập nhật thơng tin, lưu trữ dữ liệu QLHĐ

(Nguồn: kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)

Với vấn đề cập nhật thơng tin, số liệu hằng ngày thì có 80% nhân viên thường

xuyên cập nhật số liệu lưu trữ thơng tin vào word,excel,có 20% trong số đó là cập

nhập, lưu trữ bằng văn bản và 0% còn lại là cập nhật,lưu trữ thơng tin theo hình

thức khác. Hình thức cập nhập và lưu trữ dữ liệu chủ yếu là sử dụng công cụ tin học

kết hợp với quản lý sổ sách. Quy trình này có thể làm giảm tốc độ xử lý, cập nhật

thơng tin, có thể bỏ qua các cơ hội, thời cơ kinh doanh mà có thể lắm được lợi thế

lớn. Chưa kể, bên cạnh đó là các rủi về an tồn dữ liệu và sai sót, mất mát trong việc

lưu trữ thủ công trên sổ sách.

 Kết xuất, báo cáo



40.00%



60.00%



Đáp ứng

Khơng đáp ứng



Hình 2.4. Kết xuất những nội dung, báo cáo mong muốn

(Nguồn: kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)

29



Khi được hỏi về thời gian kết xuất báo cáo thì chỉ có 60% các báo cáo được

các nhân viên kết xuất, phản hồi ngay với những u cầu của ban giám đốc. Có

40% còn lại là không đáp ứng, phản hồi được ngay. Những loại báo cáo đặc biệt mà

ban giám đốc cần thì họ lại phải tìm kiếm, so sánh đối chiếu do việc lưu trữ thủ

công, liên quan đến nhiều hạng mục và số lượng thông tin hợp đồng ngày càng tăng

theo thời gian

 Mức độ cần thiết của HTTT QLHĐ đối với các nhân viên trong cơng ty



10.00%



Rất cần thiết

Khơng cần thiết

90.00%



Hình 2.5. Mức độ cần thiết của HTTT QLHĐ

(Nguồn: kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)

Có đến 90% nhân viên trả lời rằng việc nên có HTTT quản lý hợp đồng là rất

cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này cho thấy

hầu hết các nhân viên đều nhận thấy được tầm quan trọng và vai trò của việc quản

lý hợp đồng. Với đặc thù về ngành nghề kinh doanh là cung cấp các giải pháp và

phần mềm quản trị doanh nghiệp thì hợp đồng ln là một yếu tố quan trọng quyết

định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Và với những nhận thức đúng đắn

và có định hướng này của các nhân viên về HTTT quản lý hợp đồng giúp cho việc

triển khai và áp dụng HTTT này được nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn.



30



2.2.2



Đánh giá hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kế tốn của



Cơng ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh

2.2.2.1 Những kết quả đạt được

Qua q trình tìm hiểu thực trạng của Cơng ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả

Xanh, công ty đã luôn tập trung đầu tư phát triển nguồn lực cơ bản để có thể nâng

cao hiệu suất kinh doanh của mình trong đó có quản lý hợp đồng. Ngồi mạng, cơ

sở dữ liệu… thì đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, có trình độ cao, ham học hỏi,

nắm bắt tốt các nghiệp vụ. đồng thời đội ngũ nhân viên luôn được tổ chức các

chương trình đào tạo, tiếp cận với những tiến bộ khoa học kĩ thuật, do đó dễ dàng

thích ứng với những sự thay đổi như công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới..

2.2.2.2 Những hạn chế, tồn tại

Việc quản lý hợp đồng tuy có những ưu điểm trên, nhưng vẫn còn một số hạn

chế, tồn tại như sau:

-



Do làm bằng thủ công nên nhiều khi vào số liệu bị sai, q trình xử lý thơng



tin chậm chạp, thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn mà khơng phát hiện ra do quy trình quản

lý nhân sự tại cơng ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel làm ảnh hưởng đến

hoạt động của công ty.

-



Không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất về hợp đồng, cấp, báo



cáo về việc thực hiện dự án,... của ban lãnh đạo.

-



Mất thời gian và công sức và tiền bạc cho cơng tác thêm, sửa, xóa thơng



tin các hợp đồng vì số lượng sổ sách, giấy tờ mỗi ngày một tăng, vì thế đòi hỏi phải

dùng nhiều người cho cơng việc này gây tốn kém chi phí.

-



Lưu trữ dễ gặp rủi ro do quá trình quản lý được tiến hành trên giấy với



khối lượng hồ sơ, giấy tờ lớn và tìm kiếm thơng tin khó vì thơng tin có thể bị mất

mát trong q trình lưu trữ.

-



Khơng đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật



khơng cao.



31



-



Khi mở rộng quy mơ hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không



đáp ứng được nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều.

-



Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do



sự tác động của mơi trường bên ngồi.

-



Cơng tác truyền tải thơng tin giữa các phòng ban, các cấp trong cơng ty



phải thực hiện bằng cách trực tiếp trao tay hay qua điện thoại gây mất thời gian,

thiếu sự chuyên nghiệp và giảm hiệu suất của công việc.

Với những hạn chế và tồn tại trên đã làm giảm hiệu năng hoạt động của quản

lý hợp đồng. Qua đây ban lãnh đạo công ty cần có những phương án, chiến lược để

có thể khắc phục những hạn chế, tồn tại này. Một trong những giải pháp đó là tiến

cần tin học hóa HTTT quản lý hợp đồng trong công ty để mang lại hiệu quả tốt cho

việc kinh doanh của công ty.



32



CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG

BÁN PHẦN MỀM KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU

QUẢ XANH

3.1. Mơ tả bài tốn quản lý hợp đồng bán tại công ty cổ phần phần mềm

Hiệu Quả Xanh

Cơng ty phần mềm Green Effect có hệ thống quản lý hợp đồng cung cấp phần

mềm cho các đối tác như sau:

Khách hàng-người có nhu cầu mua tiện ích phần mềm kế tốn của cơng ty có

thể liên hệ với công ty qua email, điện thoại đồng thời để lại tên, địa chỉ, sổ điện

thoại… hoặc có thể trực tiếp đến cơng ty trong thời gian hành chính.

u cầu của khách hàng được phòng quan hệ khách hàng, kinh doanh tiếp

nhận, xem xét, phân tích hợp lý sẽ tiến hành ký kết hợp đồng bán phần mềm cho

khách hàng. Mọi thông tin về khách hàng, loại phần mềm sử dụng, chi phí bảo

hành, …được bổ sung đầy đủ trong hợp đồng để lưu vào cơ sở dữ liệu, đồng thời

lập báo cáo theo yêu cầu gửi ban giám đốc.

Phòng nghiên cứu, phát triển phần mềm từ nhận các yêu cầu liên quan đến sản

phẩm từ hợp đồng sẽ lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ thực hiện sản phẩm. Lập

các báo cáo liên quan đến thực hiện hợp đồng theo yêu cầu của ban giám đốc.

Phòng tư vấn, triển khai phần mềm nhận được thông tin khách hàng, thông tin sản

phẩm trong hợp đồng sẽ tiến hành cài đặt phần mềm cho khách hàng, đồng thời

nhận các yêu cầu bảo hành có liên quan trong hợp đồng. Lập các báo cáo theo u

cầu của ban giám đốc.

Phòng kế tốn, hành chính tổng hợp cập nhập thanh tốn, lập phiếu thu cho

khách hàng. Lập các báo cáo gửi ban giám đốc đồng thời cập nhật lương cho nhân

viên tham gia hợp đồng.



33



3.2. Phân tích hệ thống

3.2.1. Biểu đồ usecase

-



Xác định các tác nhân; các use case và đặc tả vắn tắt



Tác nhân



Ca sử dụng



Mô tả



Nhân viên Quản lý thông thông - Nhân viên kinh doanh, quan hệ khách hàng

kinh doanh, tin khách hàng

có thể thêm, sửa hay xóa thơng tin khách hàng

quan hệ

tùy theo sự thay đổi về thông tin khách hàng

khách hàng

của công ty.

Quản lý thông tin

phần mềm



Nhân viên kinh doanh, quan hệ khách hàng có

thể thêm, sửa hay xóa thông tin phần mềm tùy

theo sự thay đổi về thông tin phần mềm của

công ty.



Quản lý thông tin hợp Nhân viên kinh doanh, quan hệ khách hàng tiến

đồng

hành thêm, cập nhật, xóa hợp đồng bán phần

mềm cho khách hàng khi ký hợp đồng, hoãn

hợp đồng hay hủy hợp đồng.

Quản lý báo cáo



Thống kê báo cáo thông tin về hợp đồng, khách

hàng cho Ban lãnh đạo công ty.



Nhân viên Quản lý thơng tin Nhân viên kế tốn lập hóa đơn thanh tốn,

kế tốn

thanh tốn

thêm mới, sửa hoặc xóa hóa đơn theo yêu cầu

của công ty.

Quản lý báo cáo

Giám đốc



Thực hiện việc báo cáo doanh thu hàng tháng,

quý, năm cho Ban lãnh đạo.



Xem báo cáo hợp Xem báo cáo, tra cứu thông tin về hợp đồng.

đồng

Xem báo cáo khách Xem báo cáo, tra cứu thơng tin về khách hàng.

hàng

Xem báo

thanh tốn



cáo



Nhân viên Quản lý báo cáo

phát triển,

triển khai

phần mềm



về Xem báo cáo, tra cứu thơng tin về thanh tốn

Thực hiện việc báo cáo tiến độ thực hiện cài

đặt, bảo hành phần mềm theo yêu cầu trong

hợp đồng.



34