Phần hai : thực trạng quản lý chi phí chất lượng tại công ty Vetco

1.



Giới thiệu

Vào giữa thập niên 1980, chính sách mở cửa của chính phủ Việt Nam



đã khuyến khích nhiều ngành công nghiệp phát triển, trong đó không thể

không nói đến ngành gia công xuất khẩu. Với lợi thế về nguồn lao động dồi

dào và rẻ, ngành may gia công xuất khẩu là một lợi thế quan trọng của Việt

Nam. Sự phát triển của ngành này đã tạo ra một nhu cầu lớn về nguyên vật

liệu may, đặc biệt là chỉ may các loại.

Gartex là một trong những công ty Việt Nam cung cấp chỉ các loại sử

dụng trong ngành công nghiệp và gia dụng.Trớc sự sụp đổ của thị trờng

Liên Xô cũ và Đông Âu vào năm 1989, nhiều công ty may gia công đã thay

đổi thị trờng chính của mình, và yêu cầu chất lợng về sản phẩm may gia

công xuất khẩu của những thị trờng mới ngày càng cao. Không chỉ có

Gartex mà nhiều công ty nội địa khác đã dần mất thị phần cho chỉ nhập

khẩu. Lúc đó tập đoàn C, một nhà sản xuất và phân phối hàng đầu của Anh

về chỉ may và chỉ thêu, đã đến Việt Nam và tìm thấy một thị trờng tiềm

năng về loại chỉ chất lợng cao. Một cơ hội lớn tốt đã đến với Gartex và cả

tập đoàn C. Họ đã đồng ý liên doanh với nhau thành lập một công ty có tên

là Vetco

Vetco đợc thành lập vào năm 1989, nhng mãi đến năm 1992 mới

chính thức đi vào hoạt động sản xuất. Trong khoảng thời gian từ năm 1989

đến năm 1992, công ty chỉ phân phối chỉ nhập từ tập đoàn C. Đến nay

Vetco đang dẫn đầu thị trờng trong sản xuất chỉ may và chỉ thêu trong thị

trờng nội địa. Công ty sản xuất và phân phối ba loại sản phẩm chính tên là:

Start, Tulip, và Rose. Khách hàng của công ty ở khắp trên các miền đất nớc,

bao gồm khoảng 600 xí nghiệp may có vốn đầu t nớc ngoài, liên doanh

hay nhà nớc nh là Việt Tiến, Agtex,Sài Gòn 2, Sài Gòn 3, Garmex2, -và

trên 100 văn phòng đại diện nh là marubeni( Nhật bản), MSA ( Hàn quốc),

Nike( Mỹ), Gollas( Đức) Ngoài ra sản phẩm chỉ thêu của công ty còn

xuất khẩu sang các nớc nh: Indonesia, Hồng kông, Philippine.



12



Hiện nay, Vetco có 550 cán bộ công nhân viên. Theo quan điểm cuả

ban lãnh đạo, nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát

triển của công ty. Vì vậy, công tác phát triển và quản lý nguồn nhân lực là

mối quan tâm hàng đầu của công ty. Hàng năm, Vetco đều có kế hoạch đào

tạo, huấn luyện nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên. Sơ đồ tổ chức

của công ty đợc trình bày trong hình 3:



Giám đốc chi nhánh

Hà Nội



Giám đốc phát

triển



Trưởng phòng

kế toán



Trưởng phòng

tài chính



Trưởng phòng

quản trị



Trưởng phòng tiêu

thụ công nghiệp



Trưởng phòng tiêu

thụ nội địa



Trưởng phòng

phục vụ khách hàng



bảo chất lượng



Trưởng phòng đảm



Tổng giám đốc



Giám đốc

sản xuất



Quản đốc

phân xưởng

1

Sự phát triển của công ty:



Quản đốc

phân xưởng

2



Từ ngày thành lập đến nay công ty phát triển tơng đối ổn định, mặc

dù trong những năm gần đây sự cạnh tranh trở nên gay gắt và khách hàng

không chỉ quan tâm đến giá mà còn quan tâm cả đến chất lợng. Sau năm

năm vận hành từ 1992 đến 1996 đầu t của công ty tăng lên 3 lần và doanh

thu tăng lên 6 lần.

Sản xuất:

Chính sách sản xuất của công ty chủ yếu dựa theo đơn đặt hàng. Cho

nên công ty có nhiều thuận lợi khi thực hiện hệ thống Just - In Time

13



(JIT Tồn kho ít nhất). Mô hình lý thuyết về JIT là không tồn kho và hoạt

động của hệ thống là hệ thống kéo. Nhng ở công ty khi thực hiện JIT lại

mang màu sắc của hệ thống đầy và cũng có thành phần tồn kho. Nhng thực

tế cho thấy lợng tồn kho của công ty rất thấp và công ty chỉ tạo một lợng

hàng tồn kho nhằm mục đích cung cấp tức thời cho khách hàng khi khách

hàng có yêu cầu. Thông thờng hàng tồn kho là những mặt hàng thông dụng,

khách hàng thờng cấn đến.

Vetco sản xuất cả chỉ may lẫn chỉ thêu, quy trình sản xuất của hai

loại sản phẩm này tơng tự nhau:

a. Chuẩn bị nguyên liệu:

Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Cân và pha chế hoá chất, thuốc nhuộm

- Chuẩn bị sợi mộc, thực hiện đánh xốp nếu sử dụng sợi mộc nội địa

b. Nhuộm

Hoá chất, thuốc nhuộm, sợi mộc đã đựơc kiểm tra và chuẩn bị sẵn

sàng thì đa vào nhuộm. Khi nhuộm tuỳ theo trờng hợp cụ thể sẽ bố trí

nhuộm theo đúng quy trình. Quy trình nhuộm đợc chia làm ba loại sau:

- Nhuộm theo quy trình IC là nhuộm sản phẩm chỉ màu.

- Nhuộm theo quy trình 2C là nhuộm sản phẩm chỉ màu trung bình

- Nhuộm theo quy trình 2C là nhuộm sản phẩm chỉ màu đậm.

Đây là giai đoạn quan trọng nhất. Gần đây, trong một buổi thảo luận về

chất lợng, giám đốc sản xuất nói với một khách hàng mới của mình là:

nhuộm đúng màu rất quan trọng. Chúng tôi nhận thấy rằng chúng tôi có

trách nhiệm phải nhuộm chính xác màu ở những lần nhuộm. Vì vậy, chúng

tôi đã đầu t bốn máy quang phổ để phân tích công thức màu, và ông còn

nói thêm rằng: Chúng tôi đảm bảo rằng có cung cấp những màu khách

hàng cần.



14



c. Hồ:

Chỉ sau khi đợc nhuộm mới chuyển sang khăn hồ. Trớc khi hồ nhân

viên vận hành phải đảm bảo rằng hồ đã đợc chuẩn bị sẵn sàng.

d. Vắt:

Chỉ sau khi hồ đợc chuyển sang công đoạn vắt bằng máy ly tâm. Chỉ

sau khi vắt đợc kiểm tra, nếu đạt sẽ đợc chuyển sang khâu sấy. Nêu không

đạt sẽ đợc mang đi tẩy hoặc hiệu chỉnh hoặc đánh hồ lại.

e. Sấy:

Chỉ sau khi vắt đợc chuyển sang công đoạn sấy khô bằng máy sấy

sóng cao tần cho tới khi đạt đợc độ ẩm yêu cầu.

h. Đánh ống:

Quá trình đánh ống gồm đánh côn và đánh cốp.

k. Hoàn tất:

Chỉ sau khi đợc đánh ống sẽ đợc chuyển sang công đoạn đóng gói,

bao bì, dán nhãn và chuyển sang kho thành phẩm.

Khả năng thực hiện chất lợng:

Từ 1992 Vetco đã tích cực trong cải tiến năng suất, những chơng

trình đơn giản hoá công việc và xây dựng những nhóm làm việc. Nhng mãi

đến năm 1996 công ty mới cam kết lấy giấy chứng nhận ISO 9000. Sau

một năm chuẩn bị, Vetco đã nhận đợc giấy chứng nhận ISO 9002. Thành

công này đã đa Vetco trở thành ngời dẫn đầu thị trờng trong sản xuất chỉ

may và chỉ thêu các loại ở thị trờng Việt Nam. Công ty đã xây dựng cho

mình một danh tiếng tốt về chất lợng sản phẩm và niềm tin của khách hàng

về các dịch vụ của công ty.

Công ty đã đạt đợc sự tin tởng hoàn toàn của khách hàng về khả năng

thực hiện đầy đủ những cam kết của công ty về thời gian, màu sắc và chất lợng với chi phí thấp. Công ty có chủ trơng liên kết lâu dài với một vài nhà

cung cấp chính để đợc sự phục vụ tốt nhất, nguyên vật liệu có chất lợng ổn



15



định, và giảm bớt một số hoạt động làm tăng chi phí của cả hai bên. Hiện

nay, một số nhà cung cấp của công ty là: Công ty China Thread cung cấp

sợi mộc, công ty BASF cung cấp hóa chất, thuốc nhuộm Công ty th ờng

xuyên giao dịch với các ngân hàng nh: Vietcombank, Hongkongbank

Sau khi đạt đợc giấy chứng nhận ISO 9002, mọi hoạt động của công

ty đợc viết ra một cách rõ ràng và sắp xếp theo một trình tự ngăn nắp. Tinh

thần làm việc của nhân viên đợc nâng cao và nhận thức của khách hàng đợc

cải thiện. Hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên dần dần tăng lên. Những

thành công ban đầu này đã khuyến khích ban lãnh đạo công ty theo đuổi

một chiến lợc lâu dài hơn: chơng trình Quản lý Chất lợng toàn diện.Ông Lê

Văn, trởng phòng Đảm bảo chất lợng, rất quan tâm đến cải tiến chất lợng .

Ông và các nhân viên của ông đã nghiên cứu nhiều tài liệu liên quan đến

cải tiến chất lợng. Ông nhận thấy rằng chi phí chất lợng (COQ) sẽ là chơng

trình chất lợng kế tiếp của công ty.

2.



Thực trạng lập kế hoạch quản lý chi phí chất lợng

Mục tiêu chi phí chất lợng :

Chơng trình chi phí chất lợng ở Vetco làm cho các chỉ số tài chính trở



nên rõ ràng hơn. Việc đo lờng COQ làm rõ những chi phí không phù

hợp( chi phí do không làm đúng ngay từ đầu) để mọi ngời trong công ty chú

ý đến vấn đề chất lợng chứ không đo tiền lời từ những chi tiêu cho ngăn

ngừa. Qua chơng trình COQ giúp công ty thay đổi văn hoá hớng về chất lợng. Đồng thời COQ góp phần nâng cao nhận thức, tạo ra sự quan tâm của

mọi ngời đến chơng trình chất lợng vì nó thể hiện những chi phí tiết kiệm đợc khi áp dụng mô hình quản lý mới. Các vấn đề chất lợng và các khu vực

có vấn đề chất lợng đợc phát hiện qua các khoản chi phí không phù hợp để

kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động.

Lập kế hoạch chi phí chất lợng :

* Chơng trình COQ của công ty đợc thực hiện làm hai giai đoạn :



16



- Giai đoạn thứ nhất là giai đoạn chuẩn bị kéo dài một năm. mục tiêu

của giai đoạn này nhằm chứng minh hiệu quả của chơng trình ISO 9002

bằng cách điều tra những dữ liệu trớc khi nhận đợc giấy chứng nhận 4

tháng cho đến tháng Giêng năm 1997.

- Giai đoạn hai sẽ triển khai chơng trình COQ trong toàn công ty

* Nhân sự :

Nhóm hoạch định COQ đợc thành lập. Nhóm này bao gồm những

thành viên của mọi phòng ban,bởi vì tất cả các phòng ban ngoại trừ phòng

kế toán và tài chính, đều có liên quan đến chất lợng của sản phẩm. Tuy

nhiên hai phòng này lại hỗ trợ trong báo cáo những dữ liệu COQ. Thành

viên của phòng Đảm bảo chất lợng đóng vai trò chính và thành viên của các

phòng ban khác đóng vai trò hỗ trợ. Trong giai đoạn thứ nhất họ phải đối

mặt với rất nhiều khó khăn trong việc : định nghĩa chất lợng sản phẩm, tiêu

chuẩn đo lờng.

* Các loại chi phí chất lợng:

Sau khi nhóm hoạch định chất lợng định nghĩa chất lợng sản phẩm là sự

thoả mãn khách hàng 100%. Họ phân COQ ra làm 4 nhóm:

1- Chi phí phòng ngừa - Những chi phí liên quan đến tất cả các công

việc thiết kế để ngăn ngừa những khuyết tật có thể xảy ra đối với sản phẩm

hoặc dịch vụ. Chúng bao gồm những chi phí trực tiếp liên quan đến lập kế

hoạch chất lợng, nghiên cứu và phân tích quá trình sản xuất, nhuộm thử,

huấn luyện nhân viên, và một vài chi phí khác nh là văn phòng phẩm, điện

thoại, fax

- Chi phí lập kế hoạch chất lợng: chi phí liên quan đến thời gian làm

việc của nhân viên lập kế hoạch chất lợng.

- Chi phí nghiên cứu và phân tích quá trình sản xuất : chi phí liên

quan đến thời gian làm việc của các nhân viên,nguyên liệu, điện nớc, hơi,

khấu hao thiết bị cho nhuộm thử.

- Huấn luyện : chi phí cho giảng viên mời về công ty họăc học phí

cho nhân viên tham dự các khoá học bên ngoài.

17



- Chi phí khác : chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại , fax, sách vở,

tài liệu.

2- Chi phí thẩm định những chi phí liên quan đến việc đo lờng và

đánh giá để đảm bảo tính phù hợp của sản phẩm và dịch vụ. Chúng bao

gồm các chi phí thử và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, kiểm tra quá trình,

kiểm tra cuối cùng,bảo hành và hiệu chỉnh độ chính xác của thiết bị thử và

kiểm tra, kiểm tra bởi các cơ quan bên ngoài , và một số chi phí khác nh

văn phòng phẩm, điện thoại , fax, phơng tiện đi lại khi đa mẫu ra cơ quan

bên ngoài để kiểm tra .

- Chi phí thử và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào: chi phí liên qua

đến nguyên liệu sử dụng và thời gian làm việc của nhân viên để thử và kiểm

tra nguyên liệu đầu vào nh sợi mộc , hoá chất, nhuộm thử và hồ

- Chi phí kiểm tra quá trình : chi phí liên quan đến thời gian làm việc

của nhân viên , các mẫu kiểm tra và khấu hao thiết bị để kiểm tra chất lợng

của :

Các mẻ nhuộm



Quá trình pha chế hồ



Hồ



Quá trình hồ



Quá trình đánh conesoft



Quá trình vắt



Quá trình chuẩn bị sợi mộc trớc khi nhuộm

Quá trình sấy



Quá trình nhuộm



Quá trình đánh cone,cop



Độ bền mầu của các mẻ nhuộm



Quá trình đóng gói thành phẩm



Quá trình pha chế thuốc nhuộm



- chi phí kiểm tra cuối cùng : chi phí liên quan tới thời gian làm việc

của nhân viên để kiểm tra sản phẩm trớc khi nhập kho hay giao cho khách

hàng

- Chi phí bảo hành và hiệu chỉnh độ chính xác của thiết bị thử và

kiểm tra: chi phí trả cho trung tâm giám định và kiểm tra độ chính xác của

các thiết bị thử và kiểm tra.



18



- Chi phí chứng thực bởi cơ quan bên ngoài: chi phí cho việc gửi mẫu

và trả cho cơ quan chứng thực bên ngoài nh trung tâm Tiêu chuẩn Đo lờng

chất lợng, viện Pasteur.

- Các chi phí khác: các chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại, fax, chi

phí đi lại để đem mẫu đi thử.

3- chi phí h hỏng bên trong-Những chi phí xảy ra trớc khi phân phối

sản phẩm hoặc dịch vụ. Chúng gồm các chi phí liên quan tới những h hỏng đợc

phát hiện ra trớc khi phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ tới khách hàng. các chi

phí này thờng là phế phẩm, làm lại, kiểm tra và thử nghiệm lại, giảm giá,

- Chi phí phế phẩm: chi phí do loại bỏ phế phẩm. Phế phẩm do phát

sinh khi chỉ thành phẩm không đủ cờng lực hay chiều dài hay bị cháy ở công

đoạn sấy

- Chi phí làm lại. chi phí liên quan tới việc làm lại các mẻ nhuộm, hồ,

do cha đạt chất lợng yêu cầu nhng vẫn còn có thể sửa chữa lại đợc.

- Chi phí kiểm tra lại và thử lại : chi phí liên quan đến thời gian làm

việc của nhân viên kiểm tra và thử lại quá trình và sản phẩm làm lại. thực tế

các công việc này không thờng xuyên, vì vậy việc ớc đoán dựa trên khối lợng

chỉ phải làm lại.

- Chi phí giảm giá: chi phí tổn thất do giá của sản phẩm có vấn đề về

chất lợng thấp hơn giá dự kiến.

4. Chi phí h hỏng bên ngoài-chi phí do những sai sót bị phát hiện ra sau

khi sản phẩm đợc phân phối hoặc dịch vụ đã đợc thực hiện. Chúng bao gồm

các chi phí cho khảo sát và giải quyết các khiếu nại của khách hàng, sản phẩm

bị trả lại, bị phạt, trách nhiệm, tổn thất doanh thu.

- Chi phí cho khảo sát và giải quyết khiếu nại của khách hàng: chi phí

liên quan tới công việc điều tra những khiếu nại của khách hàng, đổi hàng, bù

hàng, nhuộm mới, giao hàng lại cho khách hàng,..

- Chi phí do sản phẩm bị trả lại: chi phí liên quan tới việc khách hàng

trả lại hàng do vấn đề về chất lợng và từ chối đổi hàng mới.



19



- Chi phí do bị phạt: chi phí do công ti không đáp ứng đúng các yêu

cầu về thời gian giao hàng, số lợng và chất lợng.

- Chi phí trách nhiệm sản phẩm: chi phí bồi thờng cho khách hàng

khi sản phẩm chỉ kém chất lợng của công ti gây thiệt hại cho sản phẩm của

khách hàng.

- Tổn thất doanh thu: chi phí liên quan tới việc khách hàng phát hiện

ra sản phẩm kém chất lợng trong quá trình sử dụng và sau đó họ mua ít đi

hoặc không mua sản phẩm của công ti nữa.

- Chi phí khác: chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại, fax.

Việc phân loại và định nghĩa rõ ràng rất thuận lợi trong việc ghi chép

những dữ liệu về COQ. Trong đó chi phí phù hợp là các khoản chi phí liên

quan đến chi phí ngăn ngừa và chi phí đánh giá thẩm định, chi phí không

phù hợp là các chi phí h hỏng bên trong và chi phí h hỏng bên ngoài.

Trong việc lập kế hoạch quản lý chi phí chất lợng công ty Vetco đã

chỉ rõ mục tiêu của chơng trình COQ. Điều này đã đem lại nhận thức về

tầm quan trọng của COQ đối với các chơng trình chất lợng đồng thời đem

lại sự cam kết,ủng hộ của ban lãnh đạo và các thành viên trong công ty.Lập

kế hoạch theo hai giai doạn sẽ góp phần củng cố cải tiến chơng trình COQ

đợc hoàn thiện hơn, giúp việc đánh giá chơng trình chất lợng xác thực hơn.

Tuy nhiên trong phần lập kế hoạch này, công ty nên chú ý hoạt động đào

tạo việc thu thập chi phí chất lợng, xác định các khoản chi phí cho hoạt

động này, chi phí cho các loại chi phí chất lợng trong quá trình triển khai

chơng trình chất lợng.

Đối với việc phân loại các loại chi phí chất lợng của công ty mới chỉ

sử dụng trong quá trình sản xuất chứ cha chú ý đến chất lợng của các phòng

ban. Điều này tạo nên sự hạn chế của hệ thống tính chi phí chất lợng trong

công ty.

3.



Thực trạng tổ chức thực hiện quản lý chi phí chất lợng

Sau khi lập kế hoạch cho chơng trình COQ, công ty tiến hành thu thập



các dữ liệu theo các loại chi phí chất lợng đã đợc liệt kê. Một trong những

20



thuận lợi của công ty khi triển khai chơng trình là sự ủng hộ của ban lãnh

đạo.Điều này là một yếu tố quan trọng giúp việc triển khai đợc thành

công.Và toàn bộ hoạt động thu thập dữ liệu do nhóm Đảm bảo chất lợng

thực hiện.

Hệ thống thu thập số liệu đòi hỏi phải có sự liên kết chặt chẽ với

phòng kế toán. Hầu nh hệ thống kế toán có thể cung cấp những chi phí phù

hợp( chi phí phòng ngừa và chi phí thẩm định ) và chi phí không phù hợp

trong trờng hợp h hỏng bên trong( nghĩa là có thể khắc phục những vấn đề

trớc khi đến tay khách hàng). Một vài loại chi phí có thể lấy trực tiếp từ hệ

thống kế toán, chẳng hạn nh chi phí lập kế hoạch chất lợng có thể lấy từ

tài khoản lơng. Nếu chỉ có một nhân viên chuyên thực hiện nhiệm vụ này

thì COQ trong trờng hợp này chính bằng tiền lơng của ngời nhân viên

này( 300$/tháng).

Một số loại chi phí khác phải đợc ớc đoán từ những thông tin của bộ

phận kế toán và cung ứng vật t, chẳng hạn nh chi phí nhuộm thử có thể đợc tính nh sau:

(1). Lơng của nhân viên nhuộm lấy từ tài khoản lơng của nhân viên

này

(2). Chi phí nguyên vật liệu sử dụng:

Nguyên liệu sử dụng trong một tháng(kg/tháng)*giá($/kg)

():Số ngày làm việc trung bình trong một tháng là 24 ngày

(3). Chi phí hoá chất, điện, nớc, hơi cho nhuộm thử:

Hoá chất sử dụng trong một tháng(kg/tháng)*giá($/kg)

(4). Khấu hao thiết bị liên quan đến công đoạn nhuộm thử

Tổng COQ của nhuộm thử=(1)+(2)+(3)+(4)

Tuy nhiên hệ thống này cũng gặp khó khăn khi ớc đoán chi phí h

hỏng bên ngoài. Ngoài ra có một vài loại chi phí chất lợng bị bỏ qua bởi vì

trong hệ thống kế tóan họ gặp rất nhiều khó khăn trong việc xác định cũng

nh việc thiết kế biểu mẫu để thu thập và xử lý chúng,chẳng hạn nh chi phí

kiểm định nhà cung ứng, tổn thất doanh thu, .Tr ởng phòng đảm bảo chất

21



lợng rất quan tâm đến những vấn đề này, bởi vì việc thiếu dữ liệu hoặc dữ

liệu không chính xác sẽ làm cho việc phân tích chi phí không đúng và có

thể dẫn đến những quyết định sai lầm.

Sau nhiều tháng điều tra COQ,các số liệu về chi phí chất lợng thu thập

đợc ghi trong bảng báo cáo chi phí chất lợng của công ty



22