Thực trạng lập kế hoạch quản lý chi phí chất lượng

- Giai đoạn thứ nhất là giai đoạn chuẩn bị kéo dài một năm. mục tiêu

của giai đoạn này nhằm chứng minh hiệu quả của chơng trình ISO 9002

bằng cách điều tra những dữ liệu trớc khi nhận đợc giấy chứng nhận 4

tháng cho đến tháng Giêng năm 1997.

- Giai đoạn hai sẽ triển khai chơng trình COQ trong toàn công ty

* Nhân sự :

Nhóm hoạch định COQ đợc thành lập. Nhóm này bao gồm những

thành viên của mọi phòng ban,bởi vì tất cả các phòng ban ngoại trừ phòng

kế toán và tài chính, đều có liên quan đến chất lợng của sản phẩm. Tuy

nhiên hai phòng này lại hỗ trợ trong báo cáo những dữ liệu COQ. Thành

viên của phòng Đảm bảo chất lợng đóng vai trò chính và thành viên của các

phòng ban khác đóng vai trò hỗ trợ. Trong giai đoạn thứ nhất họ phải đối

mặt với rất nhiều khó khăn trong việc : định nghĩa chất lợng sản phẩm, tiêu

chuẩn đo lờng.

* Các loại chi phí chất lợng:

Sau khi nhóm hoạch định chất lợng định nghĩa chất lợng sản phẩm là sự

thoả mãn khách hàng 100%. Họ phân COQ ra làm 4 nhóm:

1- Chi phí phòng ngừa - Những chi phí liên quan đến tất cả các công

việc thiết kế để ngăn ngừa những khuyết tật có thể xảy ra đối với sản phẩm

hoặc dịch vụ. Chúng bao gồm những chi phí trực tiếp liên quan đến lập kế

hoạch chất lợng, nghiên cứu và phân tích quá trình sản xuất, nhuộm thử,

huấn luyện nhân viên, và một vài chi phí khác nh là văn phòng phẩm, điện

thoại, fax

- Chi phí lập kế hoạch chất lợng: chi phí liên quan đến thời gian làm

việc của nhân viên lập kế hoạch chất lợng.

- Chi phí nghiên cứu và phân tích quá trình sản xuất : chi phí liên

quan đến thời gian làm việc của các nhân viên,nguyên liệu, điện nớc, hơi,

khấu hao thiết bị cho nhuộm thử.

- Huấn luyện : chi phí cho giảng viên mời về công ty họăc học phí

cho nhân viên tham dự các khoá học bên ngoài.

17



- Chi phí khác : chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại , fax, sách vở,

tài liệu.

2- Chi phí thẩm định những chi phí liên quan đến việc đo lờng và

đánh giá để đảm bảo tính phù hợp của sản phẩm và dịch vụ. Chúng bao

gồm các chi phí thử và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, kiểm tra quá trình,

kiểm tra cuối cùng,bảo hành và hiệu chỉnh độ chính xác của thiết bị thử và

kiểm tra, kiểm tra bởi các cơ quan bên ngoài , và một số chi phí khác nh

văn phòng phẩm, điện thoại , fax, phơng tiện đi lại khi đa mẫu ra cơ quan

bên ngoài để kiểm tra .

- Chi phí thử và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào: chi phí liên qua

đến nguyên liệu sử dụng và thời gian làm việc của nhân viên để thử và kiểm

tra nguyên liệu đầu vào nh sợi mộc , hoá chất, nhuộm thử và hồ

- Chi phí kiểm tra quá trình : chi phí liên quan đến thời gian làm việc

của nhân viên , các mẫu kiểm tra và khấu hao thiết bị để kiểm tra chất lợng

của :

Các mẻ nhuộm



Quá trình pha chế hồ



Hồ



Quá trình hồ



Quá trình đánh conesoft



Quá trình vắt



Quá trình chuẩn bị sợi mộc trớc khi nhuộm

Quá trình sấy



Quá trình nhuộm



Quá trình đánh cone,cop



Độ bền mầu của các mẻ nhuộm



Quá trình đóng gói thành phẩm



Quá trình pha chế thuốc nhuộm



- chi phí kiểm tra cuối cùng : chi phí liên quan tới thời gian làm việc

của nhân viên để kiểm tra sản phẩm trớc khi nhập kho hay giao cho khách

hàng

- Chi phí bảo hành và hiệu chỉnh độ chính xác của thiết bị thử và

kiểm tra: chi phí trả cho trung tâm giám định và kiểm tra độ chính xác của

các thiết bị thử và kiểm tra.



18



- Chi phí chứng thực bởi cơ quan bên ngoài: chi phí cho việc gửi mẫu

và trả cho cơ quan chứng thực bên ngoài nh trung tâm Tiêu chuẩn Đo lờng

chất lợng, viện Pasteur.

- Các chi phí khác: các chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại, fax, chi

phí đi lại để đem mẫu đi thử.

3- chi phí h hỏng bên trong-Những chi phí xảy ra trớc khi phân phối

sản phẩm hoặc dịch vụ. Chúng gồm các chi phí liên quan tới những h hỏng đợc

phát hiện ra trớc khi phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ tới khách hàng. các chi

phí này thờng là phế phẩm, làm lại, kiểm tra và thử nghiệm lại, giảm giá,

- Chi phí phế phẩm: chi phí do loại bỏ phế phẩm. Phế phẩm do phát

sinh khi chỉ thành phẩm không đủ cờng lực hay chiều dài hay bị cháy ở công

đoạn sấy

- Chi phí làm lại. chi phí liên quan tới việc làm lại các mẻ nhuộm, hồ,

do cha đạt chất lợng yêu cầu nhng vẫn còn có thể sửa chữa lại đợc.

- Chi phí kiểm tra lại và thử lại : chi phí liên quan đến thời gian làm

việc của nhân viên kiểm tra và thử lại quá trình và sản phẩm làm lại. thực tế

các công việc này không thờng xuyên, vì vậy việc ớc đoán dựa trên khối lợng

chỉ phải làm lại.

- Chi phí giảm giá: chi phí tổn thất do giá của sản phẩm có vấn đề về

chất lợng thấp hơn giá dự kiến.

4. Chi phí h hỏng bên ngoài-chi phí do những sai sót bị phát hiện ra sau

khi sản phẩm đợc phân phối hoặc dịch vụ đã đợc thực hiện. Chúng bao gồm

các chi phí cho khảo sát và giải quyết các khiếu nại của khách hàng, sản phẩm

bị trả lại, bị phạt, trách nhiệm, tổn thất doanh thu.

- Chi phí cho khảo sát và giải quyết khiếu nại của khách hàng: chi phí

liên quan tới công việc điều tra những khiếu nại của khách hàng, đổi hàng, bù

hàng, nhuộm mới, giao hàng lại cho khách hàng,..

- Chi phí do sản phẩm bị trả lại: chi phí liên quan tới việc khách hàng

trả lại hàng do vấn đề về chất lợng và từ chối đổi hàng mới.



19



- Chi phí do bị phạt: chi phí do công ti không đáp ứng đúng các yêu

cầu về thời gian giao hàng, số lợng và chất lợng.

- Chi phí trách nhiệm sản phẩm: chi phí bồi thờng cho khách hàng

khi sản phẩm chỉ kém chất lợng của công ti gây thiệt hại cho sản phẩm của

khách hàng.

- Tổn thất doanh thu: chi phí liên quan tới việc khách hàng phát hiện

ra sản phẩm kém chất lợng trong quá trình sử dụng và sau đó họ mua ít đi

hoặc không mua sản phẩm của công ti nữa.

- Chi phí khác: chi phí về văn phòng phẩm, điện thoại, fax.

Việc phân loại và định nghĩa rõ ràng rất thuận lợi trong việc ghi chép

những dữ liệu về COQ. Trong đó chi phí phù hợp là các khoản chi phí liên

quan đến chi phí ngăn ngừa và chi phí đánh giá thẩm định, chi phí không

phù hợp là các chi phí h hỏng bên trong và chi phí h hỏng bên ngoài.

Trong việc lập kế hoạch quản lý chi phí chất lợng công ty Vetco đã

chỉ rõ mục tiêu của chơng trình COQ. Điều này đã đem lại nhận thức về

tầm quan trọng của COQ đối với các chơng trình chất lợng đồng thời đem

lại sự cam kết,ủng hộ của ban lãnh đạo và các thành viên trong công ty.Lập

kế hoạch theo hai giai doạn sẽ góp phần củng cố cải tiến chơng trình COQ

đợc hoàn thiện hơn, giúp việc đánh giá chơng trình chất lợng xác thực hơn.

Tuy nhiên trong phần lập kế hoạch này, công ty nên chú ý hoạt động đào

tạo việc thu thập chi phí chất lợng, xác định các khoản chi phí cho hoạt

động này, chi phí cho các loại chi phí chất lợng trong quá trình triển khai

chơng trình chất lợng.

Đối với việc phân loại các loại chi phí chất lợng của công ty mới chỉ

sử dụng trong quá trình sản xuất chứ cha chú ý đến chất lợng của các phòng

ban. Điều này tạo nên sự hạn chế của hệ thống tính chi phí chất lợng trong

công ty.

3.



Thực trạng tổ chức thực hiện quản lý chi phí chất lợng

Sau khi lập kế hoạch cho chơng trình COQ, công ty tiến hành thu thập



các dữ liệu theo các loại chi phí chất lợng đã đợc liệt kê. Một trong những

20



thuận lợi của công ty khi triển khai chơng trình là sự ủng hộ của ban lãnh

đạo.Điều này là một yếu tố quan trọng giúp việc triển khai đợc thành

công.Và toàn bộ hoạt động thu thập dữ liệu do nhóm Đảm bảo chất lợng

thực hiện.

Hệ thống thu thập số liệu đòi hỏi phải có sự liên kết chặt chẽ với

phòng kế toán. Hầu nh hệ thống kế toán có thể cung cấp những chi phí phù

hợp( chi phí phòng ngừa và chi phí thẩm định ) và chi phí không phù hợp

trong trờng hợp h hỏng bên trong( nghĩa là có thể khắc phục những vấn đề

trớc khi đến tay khách hàng). Một vài loại chi phí có thể lấy trực tiếp từ hệ

thống kế toán, chẳng hạn nh chi phí lập kế hoạch chất lợng có thể lấy từ

tài khoản lơng. Nếu chỉ có một nhân viên chuyên thực hiện nhiệm vụ này

thì COQ trong trờng hợp này chính bằng tiền lơng của ngời nhân viên

này( 300$/tháng).

Một số loại chi phí khác phải đợc ớc đoán từ những thông tin của bộ

phận kế toán và cung ứng vật t, chẳng hạn nh chi phí nhuộm thử có thể đợc tính nh sau:

(1). Lơng của nhân viên nhuộm lấy từ tài khoản lơng của nhân viên

này

(2). Chi phí nguyên vật liệu sử dụng:

Nguyên liệu sử dụng trong một tháng(kg/tháng)*giá($/kg)

():Số ngày làm việc trung bình trong một tháng là 24 ngày

(3). Chi phí hoá chất, điện, nớc, hơi cho nhuộm thử:

Hoá chất sử dụng trong một tháng(kg/tháng)*giá($/kg)

(4). Khấu hao thiết bị liên quan đến công đoạn nhuộm thử

Tổng COQ của nhuộm thử=(1)+(2)+(3)+(4)

Tuy nhiên hệ thống này cũng gặp khó khăn khi ớc đoán chi phí h

hỏng bên ngoài. Ngoài ra có một vài loại chi phí chất lợng bị bỏ qua bởi vì

trong hệ thống kế tóan họ gặp rất nhiều khó khăn trong việc xác định cũng

nh việc thiết kế biểu mẫu để thu thập và xử lý chúng,chẳng hạn nh chi phí

kiểm định nhà cung ứng, tổn thất doanh thu, .Tr ởng phòng đảm bảo chất

21