Vai trò việc áp dụng COQ

Mỗi xu không bị chi tiêu để làm cẩu thả công việc ,để làm những việc ấy

hay những gì ngoài dự kiến sẽ đợc lãi ròng một nửa . Trong thời đại mà tất

cả mọi ngời đều tự hỏi ngày mai sẽ do cái gì làm nên thì không còn nhiều

phơng tiện nữa để tăng tỷ suất lãi. Nếu bạn tìm mọi cách đảm bảo chất lợng

chắc chắn bạn sẽ tăng tỷ suất lãi đợc một khoảng tơng đơng từ 5%-10%

doanh số . Cái đó mang lại nhiều tiền mà không tốn kém gì(Crosby). Việc

không làm đúng ngay từ đầu gây lãng phí các nguồn lực nh nguyên vật liệu

do sai hỏng , nhân công để làm lại sản phẩm ,thời gian, máy móc Mặt

khác lợi nhuận =doanh số-(tổng đầu vào + tổng lãng phí) . Việc không làm

đúng ngay từ đầu làm tổng lãng phí tăng trong khi đó chất lợng sản phẩm

giảm làm doanh số bán ra giảm sút do mất uy tín, thị phần. Điều này có thể

làm doanh số giảm từ 35%-40% hay COQ tăng, tổng chi phí tăng dẫn đến

lợi nhuận doanh nghiệp giảm mạnh. Việc áp dụng COQ cụ thể là chi cho

các hoạt động phòng ngừa,đánh giá cùng với các nỗ lực đảm bảo và cải tiến

chất lợng góp phần làm đúng ngay từ đầu trong doanh nghiệp từ nghiên cứu

nhu cầu khách hàng, thiết kế đến đa sản phẩm,dịch vụ cho khách hàng và

dịch vụ sau bán. Việc thực hiện các chơng trình chẳng hạn Six Sigma,

Kaizen, 5 S cũng góp phần làm giảm thiểu lỗi và lãng phí các nguồn lực.

Doanh nghiệp sử dụng tối đa nguồn lực sẵn có góp phần tăng năng suất,

chất lợng sản phẩm /dịch vụ; giảm chi phí chất lợng và chi phí nói chung;

hạ giá thành. Một sản phẩm hay dịch vụ có sức cạnh tranh trên thị trờng chỉ

khi đảm bảo đợc sự cân bằng giữa hai yếu tố chất lợng và chi phí. Chất lợng

chỉ có thể chấp nhận đợc với chi phí thấp nhất. Điều này góp phần làm tăng

doanh thu, lợi nhuận và thị phần của doanh nghiệp.

Các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất của quản lý chất lợng là doanh

thu/COQ(1), lợi nhuận/COQ (2),COQ/tổng chi phí (3). Việc áp dụng COQ

cùng với nỗ lực đảm bảo và cải tiến chất lợng, các chỉ tiêu (1),(2) tăng,chỉ

tiêu (3) giảm chứng tỏ hệ thống quản lý chất lợng có hiệu quả.

COQ là một biện pháp để xác định các khu vực có trục trặc và các

chỉ tiêu hành động.

7



Việc xác định cụ thể các chi phí phòng ngừa,thẩm định/đánh giá,thiệt

hại trong tổng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp cung cấp cho ban

lãnh đạo những con số chính xác để xác định xem khu vực nào hoạt động

cha có hiệu quả,chất lợng kém. Cụ thể là các khu vực có chi phí thiệt hại

lớn đợc thể hiện qua chỉ tiêu: chi phí thiệt hại/COQ đợc tính cho từng khu

vực để xác định xem % chi phí thiệt hại ở khu vực đó so với tổng chi phí

chất lợng trong toàn doanh nghiệp. Các chỉ tiêu về phần trăm mỗi loại chi

phí chất lợng trong tổng chi phí chất lợng giúp doanh nghiệp xác định xu hớng biến động giữa các loại chi phí và đề ra biện pháp khắc phục. Xong chi

phí chất lợng không phải là một chỉ tiêu đo lờng tuyệt đối chính xác mà nó

chỉ cho ta biết trong những trờng hợp nào biện pháp sửa chữa đem lại lợi

nhuận cho doanh nghiệp. Chi phí càng cao thì càng áp dụng biện pháp sửa

chữa. Nh vậy, COQ góp phần phát hiện hiện tợng của vấn đề chất lợng,đòi

hỏi các công cụ thống kê để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề ấy

đồng thời tạo ra một sức ép cho việc soạn thảo thành công một chơng trình

cải tiến chất lợng.

COQ nâng cao nhận thức, sự cam kết và tạo văn hoá chất lợng trong

doanh nghiệp. Việc thu thập COQ cung cấp những con số,chỉ tiêu cụ thể

chính xác và công bố trong toàn doanh nghiệp tác động làm nâng cao nhận

thức không chỉ ban lãnh đạo cấp cao mà cả toàn thể cán bộ công nhân viên

thấy đợc tầm quan trọng của chất lợng sản phẩm, dịch vụ với sự sống còn

của công ty. Từ đó, tạo ra sự cam kết thực hiện nghiêm túc, đảm bảo chất lợng sản phẩm,dịch vụ, giảm chi phí để nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ

chức và coi đó là một phần công tác của công nhân viên. Qua đó,văn hoá

công ty đợc củng cố, đồng thuận thực hiện chất lợng đồng bộ trong tổ chức.

Điều này có thể dẫn tới một số hành động đầu tiên nh :

- Khởi xớng một công cuộc nghiên cứu đặc biệt để xác định nguồn gốc

nhầm lẫn và sai hỏng, các nhu cầu huấn luyện. điều này sẽ làm tăng chi

phí phòng ngừa.



8



- Đặc biệt cố gắng cải tiến việc thông tin ở các giao diện giữa ngời

cung ứng/khách hàng nội bộ và giữa các phòng ban nh : Marketing,thiết

kế,sản xuất, kinh doanh và mua sắm.

- Tiếp tục giao cho nhân viên tài chính,kế toán và quản lý chất lợng

làm nhiệm vụ thu thập xử lí và báo cáo các thông tin về COQ .

- Xây dựng và duy trì các mục tiêu về chất lợng của cả tổ chức và các

khu vực đặc biệt tính theo COQ.

5.



Hệ thống chi phí chất lợng

Mục tiêu của hệ thống tính COQ phải đợc doanh nhiệp xác định ngay



từ đầu. Việc này giúp tránh đợc các khó khăn sau này và ảnh hởng đến

chiến lợc áp dụng . Vì điều này cho biết doanh nghiệp sử dụng những số

liệu thu thập về COQ vào mục đích gì. Các mục tiêu COQ của doanh

nghiệp ,vào lúc đầu ,có thể là tìm những khu vực có vấn đề về chất lợng .

Mục tiêu sau đó có thể là giảm các chi phí trong toàn bộ các chi phí vì chất

lợng của tổ chức.

Các giai đoạn thiết lập hệ thống tính chi phí chất lợng :

* Nhận dạng các yếu tố của chi phí chất lợng dùng trong bảng kiểm tra

* Bắt đầu thu thập các số liệu về chi phí chất lợng (Các tổ chức cha

có hệ thống tính



chi phí ở các phòng ban phải làm việc nhiều hơn trong



hai giai đoạn này so với các tổ chức đã có hệ thống đó.)

*Tính các chi phí có thể quy trực tiếp về chức năng chất lợng

*Tính chi phí mà tất cả các phòng ban và tổ chức khác phải gánh

chịu một cách tơng tự.

Những điều trên đây nên ghi vào một bản liệt kê ghi nhớ về các chi

phí chất lợng,đối với kết quả các bớc còn lại cũng nên làm nh vậy.

*Tính những chi phí của sự sai hỏng đã đa vào ngân sách.

*Tính chi phí bên trong của những sai hỏng ngoài kế hoạch chi phí

mà kế hoạch ban đầu không tính đến . Những chi phí liên quan có thể bao

gồm vật liệu bị thành phế liệu và sự gia công trùng lặp cũng nên đợc ghi

trong các bản kê khai của phòng ban gây ra sai hỏng hoặc phòng ban làm

9



vịêc hiệu chỉnh. Dù nằm ở đâu thì các chi phí đều nên đợc ghi vào bản liệt

kê để ghi nhớ .

*Phát hiện và tính các chi phí do các sai hỏng rơi vào giữa các bộ

phận phòng ban, bao gồm cả thời gian dùng để điều tra của phòng chất lợng

và các phòng khác. Những chi phí này ít khi xuất hiện trong các hệ thống

đã có, và có thể cần phải có sự ớc tính ban đầu

Mọi ngời trong mọi phòng ban của một tổ chức đều có trách nhiệm

đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng đều đợc đáp ứng và những chi

phí liên quan đến việc đảm bảo ấy phải đợc tính vào. Do đó việc tính toán

các loại chi phí phải có sự tham gia của các phòng ban, dới sự chỉ đạo,kiểm

tra, giám sát của phòng quản lý chất lợng, và sự hỗ trợ đắc lực của phòng kế

toán. Các kết quả thu thập đợc ở các phòng ban đợc ghi trong bản báo cáo

của các phòng theo từng tháng, quý, năm. Phòng chất lợng tổng hợp lại, đối

chiếu với những thông tin mà phòng tài chính kế toán thu thập, để phân

tích, đa ra kết luận và những phơng hớng điều chỉnh, cải tiến hệ thống tính

chi phí chất lợng .

6.



rủi ro và yêu cầu khi áp dụng chi phí chất lợng

Rủi ro

Việc đa ra các mục tiêu COQ không rõ ràng, mục đích sử dụng COQ



có thể gây ra hiểu lầm, xung đột lợi ích giữa các thành viên, các phòng ban

trong doanh nghiệp. COQ có thể sẽ trở thành phơng sách cạnh tranh giữa

các phòng ban, các nhân viên. điều này sẽ làm che lấp đi các lối thoát thực

tế và các nguyên nhân gây nên các vấn đề về chất lợng. Việc sử dụng cách

tính COQ mang tính cạnh tranh sẽ ngăn chặn các cá nhân và các cán bộ

quản lý đứng ra chịu trách nhiệm về sai hỏng; đặc biệt là nếu quyết định

của nó có tác động thuận lợi tới một ngời nào khác, hoặc một phòng ban

nào khác .

Yêu cầu khi triển khai COQ

Để việc triển khai COQ thành công trong doanh nghiệp cần:



10