Chương 2: Các vấn đề phương pháp

Luận văn tốt nghiệp

16

Khoa tin học kinh

tế

1.2. Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt

Khi hệ thống thông tin hoạt động sẽ sản sinh ra thông tin phục vụ cho

việc ra quyết định của nhà quản lý. Chính vì vậy một HTTT hoạt động kém

sẽ là nguồn gốc gây ra những hiệu quả nghiêm trọng.

Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT đợc đánh giá thông qua chất lợng thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lợng của thông tin gồm:

- Độ tin cậy: Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính

xác của thông tin

- Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn

đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông

tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không

đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế.

- Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin đa ra phải thích hợp cho ngời

nhận, sáng sủa, bố trí các phần tử thông tin một cách hợp lý.

- Tính đợc bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức

cũng nh vốn và nguyên vật liệu. Thông tin phải đợc bảo vệ và chỉ

những ngời có thẩm quyền mới đợc phép tiếp cận tới thông tin. Sự

thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho

tổ chức.

- Tính kịp thời: Thông tin phải đợc gửi tới ngời yêu sử dụng đúng lúc

cần thiết.

2.



Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin



2.1. Lý do phải phát triển một hệ thống thông tin

Việc bắt tay xây dựng một HTTT chắc chắn không phải là một sự

ngẫu hứng tức thời mà nó xuất phát từ những nguyên nhân thực tiễn nảy

sinh bên trong hệ thống và cả do những tác động bên ngoài

Một hệ thống thông tin hoạt động kém hiệu quả là nguồn gốc gây ra

những tổn thất rất lớn cho tổ chức vì vậy lý do dẫn tới việc phải phát triển

một hệ thống thông tin mới trớc tiên là do sự hoạt động tồi tệ của HTTT,



Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

17

Khoa tin học kinh

tế

những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ do sử dụng thông tin

tồi. Ngoài ra còn có những nguyên nhân khác nữa nh:

-



Những vấn đề về quản lý: Những yêu cầu mới của quản lý cũng có



thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin

mới chẳng hạn nh những luật mới của chính phủ mới ban hành, việc ký kết

một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản

phẩm mới hoặc dịch vụ mới.

-



Những yêu cầu mới của nhà quản lý: Nhà quản lý có thể có những



thay đổi trong cách thức quản lý hoặc phạm vi quản lý mà HTTT hiện tại

cha thoả mãn đợc yêu cầu.

-



Sự thay đổi của công nghệ: Việc xuất hiện của công nghệ mới cũng



có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem xét lại những thiết bị hiện có

trong hệ thống thông tin của mình.

-



Vấn đề cạnh tranh: Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh



cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những

hành động đáp ứng.

-



Sự thay đổi trong sách lợc chính trị: Vai trò của những thách thức



chính trị cũng không thể bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến

việc phát triển một HTTT.

2.2 Các giai đoạn phát triển một HTTT

Bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào cũng mong muốn có một hệ

thống thông tin hoạt động tốt và có hiệu quả. Để đạt đợc điều này cần phải

xem xét các giai đoạn để phát triển một HTTT bao gồm 7 giai đoạn sau:

Giai đoạn1: Đánh giá yêu cầu:

Đánh giá yêu cầu nhằm cung cấp cho lãnh đạo tổ chức thông tin về

tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển HTTT. Giai đoạn này

gồm có các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

18

Khoa tin học kinh

tế

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết:

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của

hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của

những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ

thống đồng thời đa ra những mục tiêu mà hệ thống mới phải đạt đợc. Giai

đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố của giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.

Giai đoạn3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định các thành phần logic của một HTTT, cho

phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu

đặt ra cho hệ thống mới. Mô hình lô gíc của hệ thống mới sẽ bao gồm

thông tin mà hệ thống mới sẽ đa ra, nội dung cơ sở dữ liệu( các tệp, quan hệ

giữa các tệp),các xử lý hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liệu đầu

vào. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế các xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgic

- Hợp thức hoá mô hình lôgic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp:

Giai đoạn này nhằm xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô

hình logic. Mỗi một phơng án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của



Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

19

Khoa tin học kinh

tế

hệ thống để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt

hơn các mục tiêu đã định trớc đây. Ngời sử dụng sẽ chọn lấy một phơng án

tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc

của tổ chức. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.

- Xây dựng các phơng án của giải pháp.

- Đánh giá các phơng án của giải pháp ( để giúp ngời sử dụng lựa chọn

phơng án thích hợp nhất)

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án

của giải pháp.

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này nhằm đa ra tài liệu chứa tất cả các đặc trng của hệ thống

mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu mô tả phần thủ công và phần

tin học hoá cho dành cho ngời sử dụng. Giai đoạn này bao gồm các công

đoạn sau:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện

- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả của giai đoạn này nhằm đa ra phần mềm và các tài liệu mô tả hệ

thống và hớng dẫn sử dụng. Giai đoạn này gồm những công việc:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác



Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

20

Khoa tin học kinh

tế

Giai đoạn này nhăm chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới và tiến

hành khai thác hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

- Đánh giá.

3.



Phân tích hệ thống

Để xây dựng một hệ thống thông tin hoạt động tôt đáp ứng đúng với



yêu cầu quản lý thì ta phải tiến hành phân tích hệ thống đang tồn tại nhằm

đa ra đợc những vấn đề cũng nh nguyên nhân chính của hệ thống hiện tại từ

đó đa ra đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất các giải pháp

để đạt đợc mục tiêu trên.

3.1. Thu thập thông tin về hệ thống.

Muốn phân tích đợc hệ thống thì phải tiến hành thu thập thông tin về

hệ thống từ đó có sự hiểu biết sâu sắc về môi trờng trong đó hệ thống phát

triển và hiểu thấu đáo hoạt động chính của hệ thống. Có các phơng pháp thu

thập thông tin nh sau:

- Tiến hành phỏng vấn: Đó là việc gặp và hỏi trực tiếp ngời chịu trách

nhiệm trên thực tế đối với hệ thống, thu đợc những nội dung cơ bản khái

quát về hệ thống từ những ngời liên quan.

- Nghiên cứu tài liệu: Cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh

của tổ chức nh: hoạt động của tổ chức, vai trò nhiệm vụ của các thành viên,

nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra

- Sử dụng phiếu điều tra: Phơng pháp này đợc sử dụng khi cần lấy

thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng.

- Quan sát: Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể

hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn nh tài liệu lu trữ ở đâu, chuyển cho ai,

có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lu trữ có khoá hoặc không khoá



Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

21

Khoa tin học kinh

tế

3.2. Mô hình hoá hệ thống

Sau khi thu thập thông tin ta tiến hành mô tả hệ thống thông qua các

mô hình. Có các công cụ chuẩn cho việc mô hình hoá hệ thống bao gồm:

- Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ này dùng để mô tả HTTT theo cách thức

động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế

giới vật lý bằng các sơ đồ.

Các ký pháp sử dụng của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

. Xử lý:



Thủ công



Giao tác ngời_máy



Tin học hoá hoàn toàn



. Kho lu trữ dữ liệu:



Thủ công



Tin học hoá



. Dòng thông tin:



. Điều khiển:



Tài liệu



- Sơ đồ luồng dữ liệu(Sơ đồ DFD):Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả

HTTT nh sơ đồ luồng dữ liệu nhng trên góc độ trừu tợng. Trên sơ đồ

chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và

đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu

trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ đơn thuần mô tả HTTT

làm gì và để làm gì.

Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu:



Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

tế

. Nguồn hoặc đích:



Khoa tin học kinh



22



Tên người/bộ phận

phát/nhận tin



. Tiến trình xử lý :



.Dòng dữ liệu:

Tên dòng dữ liệu



.Kho dữ liệu



Tên

tiến

trình

xử lý



Tên tệp dữ liệu



Các mức của sơ đồ DFD:

. Sơ đồ ngữ cảnh( context diagram): Thể hiện khái quát nội dung chính

của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao

cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Sơ đồ

ngữ cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0

. Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân

rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh ngời ta phân rã thành sơ đồ mức 0, tiếp

sau mức 0 là mức 1.

Sau khi phân tích hệ thống ta phải mô tả tổng lợc làm nổi rõ những đặc trng cốt yếu của hệ thống, chuẩn đoán về hệ thống hiện tại, xác định các

yếu tố của giải pháp, đánh giá tính khả thi của giải pháp từ đó làm tài

liệu cho việc thiết kế HTTT mới.

4. Thiết kế hệ thống thông tin

Thiết kế hệ thống thông tin là quá trình nhằm xác định một cách chi tiết các

thành phần, bộ phận của hệ thống thông tin nhằm đa ra đợc một hệ thống

thông tin mới đáp ứng đợc các yêu cầu đặt ra. Giai đoạn này bao gồm:

4.1. Xác định hệ thống máy tính

Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính là xác định bộ phận nào

sẽ đợc xử lý bằng máy tính, bộ phận nào đợc xử lý thủ công. Hay nói cách

khác đây chính là việc xác định biên giới tin học hoá. Việc xác định biên

giới này phụ thuộc vào khả năng đạt đợc các mục tiêu đề ra, phụ thuộc vào

chi phí cho HTTT tin học hóa và phần lợi ích thu đợc



Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

23

Khoa tin học kinh

tế

Công cụ dợc sử dụng để xác định hệ thống máy tính là sơ đồ DFD.

Ngời ta chia các tiến trình lô gic của DFD thành các tiến trình vật lý. Một

số trong chúng có thể đợc đảm nhiệm bằng máy vi tính và một số khác do

ngời sử dụng đảm nhiệm.

4.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Khi triển khai một ứng dụng thì việc thiết kế tốt một cơ sở dữ liệu

ngay từ ban đầu là điều rất quan trọng. Làm thế nào để hệ thống không bị

cứng nhắc mà có thể thay đổi một cách linh hoạt đồng thời có thể duy trì

bảo dỡng một cách dễ dàng, ít tốn kém phiền hà cho ngời sử dụng. Nếu giải

quyết tốt các yêu cầu trên thì thực sự ta đã có đợc một cơ sở dữ liệu hoàn

hảo.

4.3. Thiết kế giao diện ngời - máy

Thiết kế giao diện ngời - máy nhằm tạo ra giao diện thân thiện trong

quá trình ngời sử dụng giao tiếp với máy, tạo điều kiện thuận lợi cho quá

trình tiếp xúc đạt hiệu quả cao nhất.

Các chỉ tiêu quan trọng khi đánh giá một giao diện ngời - máy :

- Dễ sử dụng và dễ học ngay cả với ngời ít kinh nghiệm.

- Tốc độ thao tác nhanh.

- Kiểm soát : Ngời sử dụng thực hiện hoặc kiểm soát đàm thoại.

- Dễ phát triển.

Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện :

- Phù hợp nhiệm vụ đợc giao.

- Phù hợp với ngời sử dụng.

Một số kiểu giao diện cơ bản :

- Hỏi và đáp :

Kiểu này rất phù hợp với ngời ít kinh nghiệm.

- Ngôn ngữ lệnh :

Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

24

Khoa tin học kinh

tế

Là phạm trù rộng và phức tạp, bao gồm từ câu lệnh đơn giản đến ngôn

ngữ điều khiển phức tạp. Theo kiểu giao diện này thì sự tinh vi và tính mềm

dẻo bị giới hạn bởi ngữ pháp của ngôn ngữ, tuy vậy nó lại phù hợp đối với

ngời sử dụng là chuyên gia.

- Điền mẫu:

Là một dạng đối thoại đợc dùng phổ biến nhất đối với dữ liệu và nó cũng

đợc sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu. Mẫu đợc thể hiện trên màn hình

nh bản báo cáo mẫu. Trên màn hình có tên mẫu chú thích cho các trờng hợp

và các thông báo hớng dẫn sử dụng. Kiểu giao diện này phù hợp với tất cả

ngời sử dụng.

Tóm lại, trong giai đoạn thiết kế này, nhà phân tích có thể sử dụng các

công cụ theo cách đánh giá của mình để giải quyết vấn đề mà hệ thống đặt

ra sao cho có hiệu quả nhất, phù hợp với thực tiễn của tổ chức hiện tại.

5.



Các phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu

Có hai phơng pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệuđó là thiết kế



cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ravà thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng

pháp mô hình hoá.

* Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra

Theo phơng pháp này ta tiến hành các bớc sau để thiết kế cơ sở dữ liệu:

Bớc 1: Xác định các thông tin đầu ra

Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra, nội dung tần suất và nơi nhận của

chúng. Ví dụ nh với cơ sở dữ liệu nhân sự ta sẽ có các thông tin đầu ra nh

sau: danh sách cán bộ, danh sách phòng ban, danh sách cán bộ theo phòng

bandanh sách cán bộ theo giới tính, danh sách cán bộ theo độ tuổi.

Bớc 2: Xác định các tên tệp cần thiết cung cấp đủ giữ liệu cho việc tạo ra

từng đầu ra, trong bớc này ta cần làm các công việc nh sau:

Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra

Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của mỗi phần tử thông tin cụ thể.

Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

25

Khoa tin học kinh

tế

Đánh dấu các thuộc tính lặp, các thuộc tính thứ sinh.

Gạch chân các thuộc tính khoá.

Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh.

Thực hiện chuẩn hoá mức1 (1.NF)

Chuẩn hoá một quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợc chứa

danh sách lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó

thành các danh sách con, co ý nghĩa dới góc độ quản lý.

Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và

thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.

Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF)

Chuẩn mực hoá hai quy định rằng, trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính

phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một

phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính

phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới.

Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới

này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh

sách.

Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

Chuẩn hoá mức ba quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính này phụ thuộc

hàm vào các thuộc tính kia thì phải tách chúng ra thành các thuộc tính khác

nhau có quan hệ với nhau.

Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới.

Mô tả các tệp

Sau khi đã tiến hành chuẩn hoá xong ta tiến hành mô tả các tệp dữ liệu.

Mỗi danh sách xác định đợc sau bớc chuẩn hoá mức ba sẽ là một tệp cơ sơ

dữ liệu. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu tệp.

Bớc 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu

Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

26

Khoa tin học kinh

tế

Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của các bớc 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh

sách và mỗi danh sách liên quan đến một đối tợng quản lý, có sự tồn tại

riêng tơng đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả một thực thể thì

tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất

cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó.

Bớc 4: Xác định khối lợng cho từng tệp và cho toàn bộ sơ đồ

Xác định số lợng các bản ghi của từng tệp

Xác định độ dài của từng thuộc tính. Tính độ dài cho bảng ghi.

Bớc 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ

liệu giữa các tệp

Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai

chiều, nếu quan hệ một- nhiều thì vẽ hai mũi tên hớng về đó

* Thiêt kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá

Phơng pháp này dựa vào các khái niệm thực thể, thuộc tính, liên kết,

quan hệ để xây dựng nên những mỗi ràng buộc chặt chẽ giữa các thực thể

với nhau. Từ đó sẽ tiến hành chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ

cấu trúc dữ liệu.

Theo phơng pháp này ta không đi mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra

mà ta sẽ dùng các mô hình để biểu diễn các thông tin, biểu diễn sự liên

kết giữa các thực thể thông tin với nhau.

Theo phơng pháp mô hình hoá các thực thể không tồn tại độc lập mà có

quan hệ với nhau, các quan hệ này gồm có: liên kêt một- một, liên kết mộtnhiều, liên kết nhiều- nhiều.

Cụ thể các mối liên kết nh sau:

1@1 Liên kết Một - Một

Một lần xuất hiện của thực thể A đợc liên kết với chỉ một lần xuất hiện

của thực thể B và ngợc lại.



Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A