Chương 3: Phânt tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý lương

Luận văn tốt nghiệp

tế



Vũ Thị Tuyến



32



Khoa tin học kinh



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

tế



33



Khoa tin học kinh



Bảng 2:Bảng hệ số giờ

Ngày

Hệ số ngày

Ngày thờng

1

Ngày chủ nhật

2

Ngày lễ

3

Bảng 2:Bảng hệ số ngày

Ngoài ra còn có thể có các khoản phụ cấp, khấu trừ khác phát sinh

trong tháng.

Công thức tính lơng cuối tháng của công nhân viên sẽ đợc tính nh sau:

Lơng= Luơng ngày công + Lơng thêm giờ + Phụ cấp khác- khấu trừ

BHYT BHXH

Trong đó:

. Lơng ngày công = Lơng 1 ngày công * Số ngày công đi làm

. Lơng 1 ngày công = (Lơng cơ bản + Phụ cấp trách nhiệm)/ số ngày

chuẩn

. Lơng thêm giờ = Lơng 1 giờ * số giờ * hệ số giờ * hệ số ngày.

. Lơng 1 giờ = Lơng 1 ngày công/ 8

BHYT+ BHXH= Lơng cơ bản * 0.06

2.



Quy định về BHYT và BHXH

Hàng tháng công ty sẽ khấu trừ 5% lơng của mỗi nhân viên và trích



thêm một số tiền bằng 15% lơng phải trả cho công nhân viên để đóng

BHXH theo quy định của nhà nớc. Cuối mỗi tháng công ty sẽ nộp cho cơ

quan BHXH thành phố 17% còn giữ lại 3% để trợ cấp cho nhân viên ốm

đau, thai sản hay bị tai nạn lao động

Hàng tháng công ty sẽ khấu trừ 1% lơng của mỗi nhân viên và trích thêm

một số tiền bằng 2% tiền lơng phải trả cho nhân viên để nộp cho cơ quan

bảo hiểm y tế thành phố.

Hàng tháng công ty sẽ trích 2% số tiền lơng phải trả cho nhân viên, nộp

1% cho liên đoàn lao động thành phố, giữ lại 1% để làm quỹ công đoàn.



Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

34

Khoa tin học kinh

tế

3. Các công việc chính của hệ thống tính lơng

Qua quá trình khảo sát tại công ty ta có thể hình dung các công việc

của hệ thống tính lơng tại công ty nh sau:

+ Lập các mẫu biểu, chứng từ lao động tiền lơng hàng tháng theo quy

định của nhà nớc hiện hành, lập bảng chấm công, bảng lơng tạm ứng, bảng

thanh toán tiền lơng, lơng ngoài giờ, báo cáo đóng BHYT, BHXH, thuế thu

nhập cho các cơ quan chức năng..

Cụ thể:

. Chấm công cho nhân viên

. Tính tiền công thêm giờ

. Theo dõi các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ vào tiên lơng của

nhân viên

. Tổng hợp thông tin để tính tiền lơng phải trả cho nhân viên

. Tính thuế thu nhập của nhân viên phải nộp ngân sách

.Tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phải nộp cho cơ quan chức năng.

+ Cuối tháng dựa trên kết quả tổng hợp của các chứng từ lao động tiền lơng

để xuất tiền quỹ trả các khoản.

4.



Yêu cầu đối với hệ thống tính lơng.

Tiền lơng là điều ảnh hởng trực tiếp tới lợi ích kinh tế của ngời lao



động, nó là một công cụ đòn bẩy quan trọng khuyến khích ngời lao động

tích cực tham gia sản xuất, gắn bó với công ty nếu đó là mức lơng công

bằng hợp lý.

Vì vậy yêu cầu cơ bản đầu tiên đối với hệ thống tính lơng là cần phải

thực hiện chính xác đến từng con số, rõ ràng, sáng tỏ các khoản phụ cấp,

khấu trừ, cập nhật và thanh toán kịp thời cho ngời lao động, các bảng biểu,

phiếu lơng cần đợc trình bày dễ hiểu sao cho tạo sự tin cậy ở ngời xem

tránh đợc những thắc mắc nghi ngờ gây ảnh hởng không tốt đến tâm lý của

ngời lao động.

Cụ thể đối với hệ thống tính lơng của công ty TNHH T&S để tính lơng

đợc chính xác và đa ra đợc các báo cáo đầu ra cần thiết cho nhà quản lý thì

Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

35

Khoa tin học kinh

tế

từng công đoạn trong quá trình quản lý và tính lơng phải đáp ứng đợc

những yêu cầu sau:

- Đối với việc chấm công:

Việc chấm ngày công cho công nhân viên là việc làm thủ công của ngời quản lý các bộ phận, bảng chấm công là dữ liệu đầu vào quan trọng cho

hệ thống để thực hiên việc tính lơng. Vì vậy bảng chấm công phải đợc cập

nhật, lu trữ cho từng bộ phận và từng nhân viên của công ty theo từng

tháng. Trên bảng chấm công là thông tin về số ngày đi làm hợp lệ của nhân

viên để làm căn cứ tính lơng và đánh giá quá trình lao động của nhân viên.

- Đối với việc chấm giờ làm thêm:

So với việc chấm công thì việc chấm giờ làm thêm phức tạp hơn vì

không chỉ phản ánh đơn thuần số giờ làm thêm của công nhân viên mà còn

phải xác định xem số giờ ấy thuộc hệ số nào để tính lơng làm thêm. Vì vậy

ngoài việc cập nhật số giờ làm thêm còn phải cụ thể hoá số giờ đó thuộc

tính chất ngày nào, ca nào để làm căn cứ tính hệ số giờ chính xác.

Ngoài việc cập nhật những thông tin riêng liên quan đến thời gian lao

động của từng công nhân viên thì hệ thống còn phải cập nhật những quy

định mới về chính sách BHYT, BHXH, KPCĐ của bộ lao động thơng bĩnh

xã hội và công đoàn thành phố. Những chính sách mới về thuế thu nhập

của bộ tài chính để hệ thống có thể tính thuế thu nhập đối với ngời lao động

trong công ty.

II.



Phân tích hệ thống



1. Một số sơ đồ luồng thông tin

1.1. Sơ đồ luồng thông tin của việc lập hồ sơ công nhân viên khi tuyển

dụng



Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

tế



Thời gian

Khi nhân viên

bắt đầu đợc

nhận vào công

ty



36



Công nhân viên Giám đốc



Hồ sơ xin

việc



Khoa tin học kinh



Kế toán



Quyết định

tuyển dụng

Phân công

công việc



Hồ sơ công

nhân viên



Cập nhật hồ

sơ công nhân

viên

Hồ sơ nhân viên



Cuối quý



Báo cáo

nhân sự



Vũ Thị Tuyến



In báo cáo

nhân sự



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

37

tế

1.2. Sơ đồ thông tin việc tính lơng

Thời điểm

Quản lý Bộ Phận Kế toán

Cuối tháng

Thông tin

tính lương



Khoa tin học kinh



Giám đốc



Nhập



Tính lơng



Bảng



lương



In bảng lơng



Bảng lương

đã duyệt



Vũ Thị Tuyến



Bảng lương



Bảng lương đã

duyệt



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

38

Khoa tin học kinh

tế

1.3 Sơ đồ luồng thông tin của việc tính lơng ngày công

Thời điểm

Ngời lao động

Quản lý bộ phận

Kế toán lơng

Trong tháng

Lập bảng

Ngày công

chấm công

đi làm

Bảng chấm

công



Nhập bảng

chấm công



Bảng

chấm

công



Cuối tháng



Tính lơng

ngày công



Tuỳ theo tính chất công việc công ty đợc chia thành nhiều bộ phận khác

nhau nh: bộ phận may, bộ phận cắt, bộ phận kiểm hàng.. Mỗi bộ phận sẽ

có một ngời quản lý chịu trách nhiệm giám sát, chấm công cho nhân viên

để cuối tháng chuyển bảng chấm công cho kế toán lơng của công ty thực

hiện việc tính và thanh toán tiền lơng.



Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

39

tế

1.2.1 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống tính lơng



Quản Lý Bộ

phận



Khoa tin học kinh



Giám đốc

Bảng

Chấm

công



Tổng

hợp

báo

cáo



Tính Lương

Biểu

thuế

thu

nhập

k



Phiếu lơng, bảng lơng



Kế Toán Lơng



Sở tài chính



Bảng lơng



BHYT,BHXH



Vũ Thị Tuyến



Cơ quan BHXH,

BHYT



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

tế



40



Khoa tin học kinh



1.2.2. Sơ đồ chức năng hệ thống thông tin quản lý lơng



Hệ THốNG THÔNG TIN QUảN Lý LƯƠNG



Cập nhật



tính lơng



Lập báo cáo



1.2.3. Sơ đồ DFD phân rã các chức năng xử lý

Từ sơ đồ chức năng chung của hệ thống thông tin quản lý lơng ta xây

dựng sơ đồ DFD phân rã các chức năng xử lý của hệ thống nh sau.

1.2.3.4 Sơ đồ DFD mức 1



Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

tế



Khoa tin học kinh



41



Tệp lơng cơ bản

ngàycông



1.0

chấm

công



Nhân viên



3.0

Tính

BHX

H



bảng chấm công



DS BHXH



2.0 Tính lư

ơng ngày

công



Bảng

Lơng ngày

Công

4.0 Tính lư

ơng trước

thuế



Phiếu

Nộp

BHXH

Cơ quan

BHXH



danh

sách lơng

trớc thuế

Bảng thuế



Bộ TC



5.0 Tính

thuế TN



Lơng sau thuế

Bảng

Lơng

Thực

Lĩnh



Nhân viên



Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A



Luận văn tốt nghiệp

tế



Khoa tin học kinh



42



1.2.3.4 Sơ đồ DFD mô tả chức năng tính lơng ngày công.



Nhân viên



Lương cơ

bản



Ngày

công



1.1 Chấm

công



Bảng chấm

công



Phụ cấp trách

nhiệm



1.2 Tính lư

ơng n. c



Tệp lương

ngày công



Vũ Thị Tuyến



Lớp tin 43A