2 Tổ chức các sản phẩm thông tin- thư viện

Hệ thống mục lục truyền thống của Trung tâm hiện nay có 02 loại: Mục

lục chữ cái và mục lục phân loại.

Mục lục chữ cái: là tập hợp các phiếu mô tả thư mục theo trật tự chữ cái

họ tên tác giả hoặc tên tài liệu (đối với tài liệu có từ 4 tác giả trở lên)

Mục lục phân loại: là tập hợp các phiếu mô tả được sắp xếp theo trật tự

môn loại của một bảng phân loại tài liệu nhất định.

Mục lục phân loại của Trung tâm được chia thành 2 phần gồm các phiếu

mô tả tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước ngoài. Trong mỗi phần, các phiếu

được sắp xếp theo đúng trật tự khung phân loại DDC và trong từng môn loại, các

phiếu mô tả lại được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ, tên tác giả. Cùng một tài

liệu một tác giả được tái bản nhiều lần thì ưu tiên xếp tài liệu có năm xuất bản

mới hơn lên trước.

Ưu điểm của hệ thống mục lục phiếu của Trung tâm:

- Có khả năng linh hoạt, hàng năm Trung tâm tiến hành thanh lý, loại bỏ

bớt những tài liệu cũ, lạc hậu ở các kho. Hệ thống mục lục phiếu có khả năng

linh hoạt để đáp ứng kịp thời những thay đổi này.

Nhược điểm:

- Cồng kềnh, khó luân chuyển tới tận tay người dùng tin.

- Chi phí để làm một hệ thống mục lục khá tốn kém.

Như vậy, muốn tìm tài liệu theo dấu hiệu tên tác giả hoặc tên sách, NDT

thực hiện tra cứu qua mục lục chữ cái và tìm tài liệu theo dấu hiệu nội dung

thông qua mục lục phân loại.

Phiếu mô tả trong mục lục chữ cái

VV-D1



NGUYỄN THÀNH PHÚ



001245



Tự học thiết kế trang web / Thành Phú . - H. :



Thống kê, 2002. - 261 tr.



DDC: 006.7



52



Phiếu mô tả trong mục lục phân loại

VV-D1

001245

Tự học thiết kế trang web / Thành Phú . - H. :

Thống kê, 2002. - 261 tr.



DDC: 006.7



2.2.1.2 Mục lục truy cập công cộng trực tuyến OPAC (Online Puplic

Access Catalogs)

OPAC là mục lục được máy tính hóa và người sử dụng trực tiếp tra tìm

tài liệu qua mạng Intranet tại Trung tâm hoặc qua mạng Inernet thông qua

website: http://www.lic.vnu.edu.vn. Như vậy, OPAC chính là cổng giao tiếp giữa

NDT và CSDL của Trung tâm.

OPAC được đông đảo NDT sử dụng và đánh giá cao vì những ưu điểm

sau: hỗ trợ người dùng tin tìm kiếm thông tin về tài liệu một cách nhanh chóng,

chính xác, đạt hiệu quả cao. Tạo ra khả năng đa truy cập: nhiều người có thể

truy cập vào các CSDL do Trung tâm xây dựng vào cùng một thời điểm và cùng

lúc có thể sử dụng một biểu ghi.

Để sử dụng mục lục trực tuyến bạn đọc có 2 cách: Bạn đọc có thể đến trực

tiếp thư viện, sử dụng hệ thống máy tính tra cứu được đặt tại các phòng PVBĐ

có biểu tượng tra cứu được tạo sẵn. Bạn đọc có thể truy cập vào trang web của

trung tâm: http://www.lic.edu.vn, sau đó kích vào mục Tra tìm tài liệu, màn hình

sẽ hiện ra giao diện bạn đọc có thể sử dụng để tìm kiếm tài liệu như đang sử

dụng Libol tại Trung tâm.



53



Giao diện của phân hệ tra cứu trong phần mềm thư viện điện tử Libol 5.5

2.2.2. Các cơ sở dữ liệu

2.2.2.1 CSDL thư mục

Hiện nay Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đã xây dựng được các CSDL thư

mục sau:

CSDL sách: 180.000 biểu ghi

CSDL bài trích tạp chí: 6374 biểu ghi

CSDL các công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ ĐHQGHN (Kỷ

niệm 100 năm ĐH Đông Dương - tiền thân của ĐHQGHN) gồm 16.000 biểu ghi

thư mục.

- CSDL môn học là danh mục các tài liệu phục vụ các môn học được thiết

kế theo khung chương trình đào tạo cử nhân của ĐHQGHN.

- CSDL Thư mục về tư tưởng đạo đức chủ tịch Hồ Chí Minh: 2172 biểu

ghi

- CSDL Thư mục về G.s Nguyễn Văn Đạo: 604 biểu ghi

2.2.2.2. CSDL toàn văn

- Có 09 CSDL toàn văn, tổng số 9757 tên tạp chí với 8.306.140 bài

- Có 05 CSDL sách điện tử với tổng số 56.127 cuốn



54



- CSDL Luận văn – luận án: 7020 cuốn

Cùng với các sản phẩm được bổ sung do mua hoặc nhận trao đổi, tặng

biếu, một số thư viện còn tự xây dựng các CSDL đặc thù như CSDL thư mục

tổng quát hoặc chuyên đề, CSDL đề tài và kết quả nghiên cứu khoa học, CSDL

luận văn luận án.

Bảng 2.8: Mức độ sử dụng sản phẩm thông tin – thư viện tại ĐHQGHN

ST



Sản phẩm



Tổng số



CBQL,



CBNC,



NCS,CH,



LĐ



GV



SV



T

SL



%



SL



%



SL



%



SL



%



1



Mục lục phiếu



30



16.6



0



0



0



0



30



24



2



Mục lục truy cập

trực tuyến OPACS



147



81.6



2



20



10



25



125



100



3



CSDL thư mục



64



35,5



2



13,3



12



30



50



40



4



CSDL toàn văn



94



52,2



8



53,3



19



47,5



67



53,6



5



Website Trung tâm



125



42



5



30



20



50



100



80



6



Bản tin điện tử



84



46,6



7



46,6



10



25



65



52



7



Thư mục dạng in



57



31.6



2



13,3



5



12,5



50



40



2.2.3. Các sản phẩm thông tin – thư viện khác

2.2.3.1. Cổng thông tin điện tử của Trung tâm

Trang web là cổng thông tin quan trọng, quảng bá, giới thiệu các sản

phẩm dịch vụ của thông tin- thư viện đến cho người dùng tin một cách nhanh

nhất mọi lúc, mọi nơi. Website của Trung tâm tích hợp nhiều sản phẩm và dịch

vụ như: Trang chủ, Tra tìm tài liệu, Bản tin điện tử, Thư viện khoa, Cơ sở dữ

liệu trực tuyến, Tài nguyên số, Đại học khu vực, Vinaren, phần mềm học ngoại

ngữ Langmaster.

Trang chủ của một website có ý nghĩa nhiều hơn nhiều các cổng dẫn

thông tin khác của website. Trang chủ chứa các thông tin giới thiệu về quá trình

hình thành và phát triển cũng như các tin tức – sự kiện nổi bật về hoạt động của



55



Trung tâm qua các chỉ mục: Giới thiệu chung, Thông tin nội bộ, Những điều cần

biết, Tin tức- Sự kiện, Thông báo và tại đó các tin tức mới sẽ được đưa lên cổng

thông tin của Trung tâm.

Website của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN bao quát một khối lượng thông

tin lớn thông qua việc giới thiệu quá trình hình thành, phát triển và hoạt động của

Trung tâm, phản ánh bộ sưu tập tài liệu của thư viện và kết nối với các tổ chức

thư viện trong nước và thế giới, các thư viện công cộng và thư viện đại học.

Website thể hiện được nguồn tài nguyên, các sản phẩm và dịch vụ trung tâm có

thể cung cấp để phục vụ NDT, thể hiện cách thức tổ chức khoa học khiến NDT

có thể truy cập và sử dụng một cách dễ dàng.

Trung tâm đã hoàn thiện và sử dụng Cổng thông tin với giao diện đẹp, dễ

khai thác và tìm kiếm thông tin. Đến nay đã có 582.580 lượt bạn đọc truy cập và

khai thác thông tin trên Cổng thông tin của Trung tâm.



Cổng thông tin của Trung tâm TT-TV, ĐHQGHN

2.2.3.2. Bản tin điện tử



56



Trung tâm TT-TV xây dựng bản tin điện tử dưới hai dạng: Xuất bản thành

ấn phẩm ra hàng tháng và dạng điện tử trên website của Trung tâm:

- Bản tin điện tử trên website: Trung tâm TT-TV ĐHQGHN xây dựng và

phát triển Bản tin điện tử trên website của mình (http://www.lic.vnu.vn) với các

CSDL thư mục bài trích, tạp chí, điểm sách mới, CSDL Luận án tiến sĩ và Luận

văn thạc sĩ, thư mục sách mới và CSDL môn học.

- Bản tin điện tử dạng ấn phẩm: Thông tin TT-TV ĐHQGHN xuất bản

các bản tin điện tử dạng ấn phẩm hàng tháng bên cạnh Bản tin điện tử xây dựng

trên website để hỗ trợ NDT tìm các bài trích tạp chí có nội dung khoa học hoặc

các tài liệu mới nhập về của Trung tâm. Nội dung tổng hợp thông tin và cập nhật

hàng tháng về các lĩnh vực tin học, thư viện, kinh tế, khoa học, công nghệ môi

trường, khoa học xã hội và nhân văn, giáo dục, giới thiệu sách mới, luận án tiến

sĩ, luận văn thạc sĩ được bảo vệ ở ĐHQGHN, đề tài nghiên cứu cấp ĐHQG, cấp

nhà nước do cán bộ ĐHQG làm chủ đề tài đã được nghiệm thu.

Bản tin điện tử gồm hai phần chính: Phần thứ nhất giới thiệu các tin tức

và sự kiện ngành thông tin- thư viện và điểm sách mới của một số nhà xuất bản;

phần thứ hai là các bài trích tạp chí đã được xử lý hình thức và nội dung, được

sắp xếp theo trật tự khung phân loại DDC giúp NDT dễ dàng tra cứu.

2.2.3.3. Thư mục dạng in

Thư mục là một sản phẩm thông tin – thư viện mà phần chính là tập hợp

các biểu ghi thư mục (có hoặc không có tóm tắt, chú giải) được sắp xếp theo một

trật tự, xác định, phản ánh các tài liệu có chung một hay một số dấu hiệu về nội

dung hay hình thức [27]. Thư mục là công cụ quan trọng giúp TTTT-TV

ĐHQGHN giới thiệu nguồn tài nguyên thông tin của mình. Một số các sản phẩm

thư mục của Trung tâm:

Thư mục giới thiệu sách mới

Đây là loại thư mục nằm trong Bản tin điện tử của Trung tâm.

Thư mục được tổ chức biên soạn thường xuyên theo định kỳ hàng tháng. Thư

mục phản ánh toàn bộ tài liệu mới được bổ sung về Trung tâm. Công việc biên

soạn thư mục do cán bộ phòng Thông tin – Nghiệp vụ đảm nhiệm.

Các tài liệu trong thư mục được sắp xếp theo chủ đề của Bảng phân loại

DDC 14.



57



Trong mỗi môn loại, tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái ABC theo tên

tác giả hoặc tên sách. Các yếu tố được mô tả trong thư mục bao gồm:

- Tên tài liệu

- Tên tác giả

- Năm xuất bản, nơi xuất bản, nhà xuất bản, lần xuất bản.

- Ký hiệu phân loại

- Ký hiệu xếp kho.

Thư mục tóm tắt luận án, luận văn sau đại học

Thư mục tóm tắt luận án, luận văn sau đại học của Trung tâm được in

thành quyển. Thư mục này giới thiệu tóm tắt một cách có hệ thống các luận án,

luận văn sau đại học của cán bộ trường Đại học Tổng hợp cũ và ĐHQG Hà Nội

hiện nay. Bản thư mục bao gồm:

Phần 1: Mục lục

- Lời giới thiệu

- Hướng dẫn sử dụng thư mục

- Phương pháp phân loại.

Phần 2: Nội dung của tài liệu

- Tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả

- Tài liệu được phân loại theo bảng phân loại BBK

Phần 3: Bảng tra cứu:

Hiện nay Thư mục tóm tắt Luận án- Luận văn trong Bản tin điện tử của

Trung tâm. Thư mục được tổ chức biên soạn thường xuyên theo định kỳ hàng

tháng. Thư mục phản ánh toàn bộ tài liệu mới được bổ sung về Trung tâm. Công

việc biên soạn thư mục do cán bộ phòng Thông tin – Nghiệp vụ đảm nhiệm.

Thư mục bài trích tạp chí

Thư mục bài trích tạp chí nằm trong Bản tin điện tử, phản ánh các bài viết

có giá trị đăng trong tạp chí chuyên ngành.

2.2.4. Các công cụ và quy trình tạo lập các sản phẩm thông tin- thư viện

2.2.4.1. Các công cụ tổ chức các sản phẩm thông tin – thư viện

Hệ thống sản phẩm thông tin- thư viện là kết quả của hàng loạt các hoạt

động thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin tư liệu của một cơ quan thông tin - thư



58



viện. Sản phẩm thông tin – thư viện của Trung tâm Thông tin - Thư viện,

ĐHQGHN đa dạng và tương đối phong phú.

Sau hơn 10 năm hoạt động theo mô hình mới, Trung tâm đã có những sản

phẩm thông tin - thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin – tư liệu cho sự nghiệp đào

tạo và nghiên cứu khoa học của ĐHQGHN. Một trong những nguyên nhân dẫn

đến thành công trên là Trung tâm đã thực hiện tốt chiến lược chuẩn hóa từng

bước các tiêu chuẩn nghiệp vụ thông tin- thư viện theo hướng hội nhập khu vực

và quốc tế. Trung tâm đã có những bước đi thích hợp trong quá trình chuẩn hóa

các khâu nghiệp vụ TT-TV để đi đến các tiêu chuẩn khu vực và quốc tế. Đó là:

- Áp dụng khổ mẫu MARC 21 trong biên mục: Toàn bộ CSDL các dạng tài

liệu, kết quả của biên mục đã tạo ra mục lục điện tử, được đưa lên mạng LAN

của Trung tâm, mạng VNUnet và kết nối Internet, phục vụ người dùng tin cả

trong và ngoài ĐHQGHN. Từ kết quả phân loại, biên mục tài liệu, có thể dễ

dàng tạo lập ký hiệu xếp giá và in nhãn xếp giá cho kho mở, in phiếu mục lục, in

thư mục thông báo sách mới hàng tháng giới thiệu trong Bản tin điện tử của

trung tâm.

- Áp dụng qui tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2

- Áp dụng bảng phân loại rút gọn DDC 14

Những tiêu chuẩn nghiệp vụ trên được áp dụng trong công tác xử lí tài

liệu của Trung tâm đã tạo ra những sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng

cao, có khả năng chia sẻ với các cơ quan TT-TV khác trong và ngoài nước.

Thực hiện quy trình xây dựng CSDL tài liệu mới (sách chuyên khảo, ấn

phẩm định kỳ, luận văn luận án, đề tài NCKH, tài liệu phi giấy, nguồn tin điện

tử), CSDL hồi cố, hệ thống mục lục điện tử, hướng dẫn tổ chức kho.

- Phần mềm: Libol 5.5. Hệ thống quản lý thư viện Libol 5.5 đã vận hành

8/10 module, chưa dùng module liên thư viện và module phát hành. Hiện tại

phần mềm đã đáp ứng thực tế nghiệp vụ thư viện thông thường như: quản lý

mượn, trả; bổ sung; biên mục theo AACR2 và MACR21

- Phần cứng: hệ thống máy tính và mạng, kết nối:….

Mạng máy tính Trung tâm hiện nay có cấu trúc hình sao, được chia ra làm

04 mạng cục bộ. Toàn mạng có 05 máy chủ, hơn 200 máy trạm, 05 switch và 28

hub. Hệ điều hành của máy chủ là Windows 2000 Advance Server và Windows



59



2003 server. Quản trị CSDL là SQL Server 2000. Các máy trạm dùng hệ điều

hành Windows XP.

2.2.4.2. Quy trình xử lý tài liệu

* Tài liệu được xử lý từ đầu (Biên mục gốc) gồm tài liệu mới và hồi cố nhưng

chưa có trong CSDL, bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài

- Nhận tài liệu từ phòng Bổ sung (theo ĐKCB của từng kho)

- Sắp xếp theo tên tài liệu (một tên có nhiều bản tại nhiều kho)

- Tổng kết số tên tài liệu theo ngôn ngữ

- Xử lý kỹ thuật:

+ Phân loại (khung phân loại DDC 14 rút gọn)

+ Định ký hiệu xếp giá (theo quy định Trung tâm)

+ Mô tả tài liệu trên phần mềm Libol (phân hệ Biên mục)

+ Làm tóm tắt (đối với tài liệu dạng luận án, luận văn, đề tài NCKH)

+ Định từ khóa (theo bảng từ khóa có kiểm soát của Trung tâm TT KH &

CNQG; Bảng của TVQGVN).

+ Kiểm tra dữ liệu

- Chia, sắp xếp lại tài liệu theo ĐKCB của các kho

- Lọc, in nhãn xếp giá trên giấy A4 (theo ĐKCB ở từng kho)

- Kiểm tra số nhãn đã in theo thứ tự ĐKCB

- Cắt nhãn, dán nhãn, viết ký hiệu xếp giá lên từng cuốn

- Bó buộc, in dán nhãn từng bó

- Chuyển tài liệu giao xuống các kho phục vụ.

(Đối với tài liệu tiếng nước ngoài như: tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng

Nhật,... mời chuyên gia dịch nội dung và cố vấn về ngôn ngữ phần biên mục).

*Xử lý tài liệu có biểu ghi được Phòng Bổ sung tải về (Biên mục sao chép)

Biểu ghi được tải về quy trình xử lý giống tài liệu tiếng Việt và tiếng nước

ngoài không tải về, riêng phần xử lý kỹ thuật chỉ cần hiệu đính ký hiệu phân loại

cho phù hợp với hệ thống đang sử dụng và tạo ký hiệu xếp giá, định từ khóa

bằng tiếng Việt.

- Hiệu đính chỉ số phân loại (khung phân loại DDC 14 tiếng Việt)

- Xây dựng ký hiệu xếp giá (theo quy định Trung tâm)

- Định từ khóa (theo trường 653)



60



- Kiểm tra dữ liệu

- Những biểu ghi không được tải về, không lấy được cấu trúc MARC21,

có thể truy cập vào các trang Web của các thư viện nước ngoài để tham khảo

biên mục và lấy thông tin của các trường tương ứng cần thiết.

+ Lọc dữ liệu, sắp xếp, in thư mục thông báo sách mới giới thiệu hàng

tháng

+ Lọc dữ liệu, sắp xếp, đưa thông báo sách mới xử lý lên cổng thông tin

của Trung tâm hàng tuần.

* Xây dựng CSDL bài trích:

Nguồn trích:

Phòng Thông tin lựa chọn những tạp chí chuyên ngành có giá trị nội dung

cao như: Tạp chí Cộng sản, Tạp chí Kinh tế và dự báo, tạp chí nghiên cứu Quốc

tế..

Hoạt động xử lý bài trích tạp chí đóng vai trò quan trọng trong hoạt động

của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN. Cho đến nay phòng đã xây dựng được 6374

biểu ghi CSDL bài trích tạp chí. Xử lý kỹ thuật nội dung bài trích bao gồm: tuân

thủ trình tự xử lý tiền máy (mô tả, phân loại, định từ khóa, tóm tắt) → Nhập biểu

ghi → Kiểm tra CSDL.

- Để tiến hành xử lý nội dung và hình thức cho bài trích. Xử lý hình thức

cho bài trích là biên mục trên máy các trường của khổ mẫu MARC21. Hiện nay,

Trung tâm sử sụng biêu mẫu nhập tin dành cho ấn phẩm định kỳ để tiếp tục xây

dựng CSDL tên các ấn phẩm định và CSDL bài trích tạp chí, trong đó có mở

rộng các trường 008 (trường kiểm soát) và trường 856 cung cấp các liên kết truy

cập các nguồn tin điện tử có liên quan từ biểu ghi thư mục hiện tại.

- Phân loại bài trích theo khung phân loại DDC: các bài trích sau khi được

định chủ đề sẽ được người cán bộ phân loại theo khung phân loại DDC

- Tóm tắt bài trích tạp chí: Trung tâm áp dụng hình thức tóm tắt hỗn hợp

ngắn gọn, cô đọng nhưng phản ánh các nội dung chính của bài trích giúp NDT

sơ bộ nắm được nội dung trong bài và giúp cho Trung tâm giới thiệu các bài

trích có giá trị nội dung cao, mới và đáp ứng đúng nhu cầu thông tin của NDT.



61



- Định từ khóa: Định từ khóa cho bài trích tạp chí cũng tương tự như các

tài liệu khác: sách, luận án, luận văn…Trung tâm đã sử dụng hai bộ từ khóa

kiểm soát để đảm bảo tính thống nhất trong quá tình định từ khóa..

- Giới thiệu thư mục bài trích trong Bản tin điện tử xuất bản hàng tháng.

2.3. Tổ chức các dịch vụ thông tin- thư viện

2.3.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc

2.3.1.1 Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ

Phục vụ đọc tại chỗ là dịch vụ mang tính truyền thống của các Trung tâm

thông tin – thư viện, đây là dịch vụ cung cấp tài liệu gốc nhằm giúp người dùng

tin thỏa mãn nhu cầu thông tin của mình. Khi sử dụng dịch vụ này, người dùng

tin có thể được đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu, tìm các thông tin dữ kiện, số

liệu, các thuật ngữ, bài báo, tạp chí và các vật mang tin khác. Vốn tài liệu tại hệ

thống các phòng đọc rất đa dạng và phong phú, thường xuyên được bổ sung về

các môn loại. Kho tài liệu của hệ thống phòng đọc của Trung tâm TT-TV được

tổ chức theo hai hình thức. Kho đóng (kho kín) và kho mở. Đối với kho đóng

bạn đọc muốn mượn tài liệu phải thông qua cán bộ thư viện, đối với kho mở, bạn

đọc mượn đọc tài liệu theo phương thức tự chọn.

Phục vụ đọc tài liệu theo hình thức kho đóng

Phương thức mượn đọc tài liệu thông qua cán bộ thư viện được áp dụng

cho những kho tài liệu có qui mô lớn, chủ yếu là tài liệu tham khảo và giáo trình.

Ưu điểm của phương thức phục vụ này là: Đảm bảo trật tự tài liệu trong kho, tiết

kiệm diện tích kho. Tuy nhiên phương thức phục vụ này khiến độc giả mất nhiều

thời gian tìm kiếm và tài liệu không được sử dụng hiệu quả do bạn đọc chưa khai

thác hết nguồn tài liệu có trong kho đóng.

Do việc hạn chế khả năng tiếp cận với tài liệu của người dùng tin của các

kho kín. Trong thời gian qua, Trung tâm TT-TV đã và đang thay thế dần các kho

tài liệu kín bằng các kho tài liệu mở đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người

dùng tin trong ĐHQG. Điều này là một trong những bước tiến của quá trình xây



62