2 HOẠT ĐỘNG GIA CÔNG VÀ THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨUHÀNG GIA CÔNG TẠI CÔNG TY TNHH POUYUEN VIỆT NAM

Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Ths. Mai Xuân Đào



Giải quyết khiếu nại

2.2.1



Phân tích hợp đồng



Khi nhận được đơn đặt hàng từ phía Đài Loan gửi qua thì công ty tiến hành xem xét

đơn đặt hàng trên cơ sở :

− Yêu cầu chất lượng, số lượng của sản phNm.

− Giá sản phNm

− Thời gian và tiến độ giao hàng

− Năng lực sản xuất (lao động, nguyên vật liệu, tình trạng công nghệ máy móc, tài

chính), kế hoạch sản xuất của công ty.

Xét thấy những yêu cầu trên có thể thực hiện được thì công ty sẽ tiến hành ký kết và

thực hiện đơn đặt hàng này, và nếu cảm thấy có gì không thể thực hiện được thì công ty

sẽ thương lượng lại với khách hàng Đài Loan (Sky High).

Ví dụ: Ngày đặt hàng là 26/01/2013 với số lượng là 6492 đôi giày hiệu Converse và

bên Đài Loan yêu cầu giao hàng sau 20 ngày kể từ ngày đặt hàng có nghĩa là ngày

15/02/2013, và được chỉ định là xuất sang Italy, nếu mình dự kiến lô hàng không thể

thực hiện 20 ngày thì công ty phải thương lượng lại, nếu bên Đài Loan đồng ý thì mình

sẽ tiến hành thực hiện và nếu họ không đồng ý thì mình sẽ không nhận đơn đặt hàng

này, bởi vì nếu lô hàng thanh toán bằng thư tín dụng thì mình có thể bị phạt tiền hoặc

không được thanh toán do giao hàng trễ. Và thông thường đơn hàng sẽ được xử lý

trong khỏang 30-50 kể từ ngày nhận đơn, tùy vào số lượng và nguyên vật liệu có sẵn

hay không.

Cụ thể như sau :

HỢP ĐỒNG MUA BÁN

Số hợp đồng : CON-13070

Ngày ký hợp đồng : 26/01/2013

SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh



Trang 71/121



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Ths. Mai Xuân Đào



Tên và địa chỉ người bán: CÔNG TY TNHH POUYUEN VIỆT NAM

D10/89Q, Quốc lộ1A, P. Tân Tạo, Q. Bình Tân, TP.HCM

Tên và địa chỉ người mua: SKY HIGH TRADING LIMITED

14F, NO.78-2, SEC 3, TAICHUNG KANG ROAD,

TAICHUNG 40764, TAIWAN

-



Điều khỏan thứ 1:



Người mua và người bán đồng ý nhận và gửi bằng fax, người mua được bảo đảm bởi

Incoterms 1990, và nhận được hàng hóa được thể hiện như bảng phía dưới và phải

thanh tóan tới người bán trong vòng 180 ngày kể từ khi nhận được hàng hóa và khấu

trừ trong 5 năm góp vốn tài sản.



Xưởn

g



Đơn đặt

của xưởng



Đơn đặt

số



Mã số

hình

thể



Tên giày



175



KV130101

07



857/2013

/3



13871

1C



PRO LTHR LP

ZIP MID



1800



15,7

3



175



KV130101

11A



859/2013

/3



14068

5C



PRO LTHR LP

ZIP MID



4692



11,8 55.600,20

5



TỔNG CỘNG



6.492



Số

Đơn

Tồng

lượng giá

tiền

(pairs (US

(USD)

)

D)

FCA Viet Nam

28.314



83.914,20 USD



Số tiền bằng chữ: Tám mươi ba ngàn chín trăm mười bốn đô la Mỹ và hai mươi

xu.

Nơi đến: Cảng LA SPEZIA , ITALY

Gửi tới: CONVERSE ITALIA SRL

SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh



Trang 72/121



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Ths. Mai Xuân Đào



VIA DEL LAVORO 2

31041 CORNUDA (TV) ITALY

-



Điều khỏan thứ 2: Chất lượng



Người bán phải cung cấp hàng hóa cho người mua với chất lượng theo yêu cầu .

-



Điều khỏan thứ 3: Giao hàng



Người bán phải giao hàng tới nơi đến như trên, và như người mua đã hướng dẫn thì

hàng hóa trên phải được xuất theo điều kiện FCA Việt Nam, ngày giao hàng là trong

thời hạn 3 tháng được tính từ khi ký kết hợp đồng. Chuyển tải được phép. Người bán

phải chịu trách nhiệm gửi chứng từ sau đây tới người mua :

Hóa đơn thương mại: 03 bản

Vận đơn đường biển: 03 bản gốc, 03 bản sao

Phiếu đóng gói: 03 bản

Những chứng từ này phải được gửi tới người mua trong vòng 7 ngày sau khi hàng đã

xuất (có thể thay đổi tùy theo trường hợp hoặc có quy định khác).

-



Điều khỏan thứ 4: Thanh toán



Người mua sẽ thực hiện thanh toán cho người bán bởi phương thức T/T trong vòng 180

ngày sau ngày tàu chạy, đồng tiền thanh tóan là USD. Việc thanh tóan sẽ được chuyển

từ công ty Sky High với số tài khỏan là 0021543-32-5 Deutsche Bank AG, chi nhánh

Taipei tới công ty Pouyuen Việt Nam với The Hongkong Shanghai Banking

Corporation Ltd chi nhánh TP.Hồ Chí Minh, swift code: HSBCVNVX 001-006220001 .

-



Điều khỏan thứ 5: Những điều khỏan chung



SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh



Trang 73/121



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Ths. Mai Xuân Đào



Cả hai bên cam kết thực hiện đúng thời hạn và điều kiện quy định trong hợp đồng. Nếu

có mọi vấn đề phát sinh cả hai bên sẽ cùng nhau thỏa thuận trên tinh thần hợp tác và vì

lợi ích của nhau.

Nếu cả hai bên tự giải quyết hòa giải không được thì sẽ giải quyết vấn đề theo Incoterm

1990.

Trong trường hợp, có thay đổi hợp đồng thì phải được cả hai bên đồng ý và ký xác

nhận bằng văn bản.

Hợp đồng này được làm thành 4 bản bằng tiếng anh có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 2

bản.

Người mua

Sky High Trading Limited



2.2.2



Người bán

Pouyuen Vietnam Company Limited



Chu+n bị hàng xuất:



2.2.2.1



Mua nguyên phụ liệu và thủ tục hải quan đối với nguyên vật liệu

nhập kh+u:



Công ty thu mua nguyên vật liệu ở nước ngoài và cả trong nước. Thông thường công ty

mua da bò, da heo, da nhân tạo, vải các loại, mắt giày, tem dán thùng ở các Đài Loan,

Thái Lan, Trung Quốc, Mỹ, Hàn Quốc, Nhật; và thu mua thùng giấy đựng giày, hạt

nhựa dán giày, dây giày, đế giày…ở Việt Nam.

Được thể hiện qua các yêu cầu sau:

− Trước khi mua nguyên phụ liệu cần phải tìm hiểu các bảng yêu cầu sử dụng

nguyên vật liệu và mua tại xưởng cung ứng nào do khách hàng cung cấp .

− Sau đó tiến hành lập đơn đặt hàng trên đơn đặt bắt buộc phải có :

Số đơn đặt để tiện việc theo dõi .

SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh



Trang 74/121



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Ths. Mai Xuân Đào



Tên vật liệu phải rõ ràng chi tiết từ quy cách cho đến màu sắc, khổ…( ví dụ: da

heo 0.9mm, 1.0mm; da bò 1.2mm-1.4mm, 1.4mm-1.6mm…, chất liệu có chống

thấm hay không ).

Số lượng đặt hàng sẽ được thể hiện rõ ràng ( bao nhiêu m, bao nhiêu feet...)

Đơn giá cho mỗi vật liệu

Ngày yêu cầu giao hàng và phương thức vận chuyển: xưởng cung ứng phải dựa

theo ngày này để xuất hàng nếu không xưởng cung ứng phải xuất hàng bằng

đường hàng không hoặc chuyển phát nhanh cho công ty, nếu không công ty sẽ

không kịp sản xuất để giao hàng cho khách hàng. Thậm chí, nếu vật liệu giao

quá trễ, khách hàng yêu cầu xuất hàng bằng đường hàng không hoặc chuyển

phát nhanh thì xưởng cung ứng cũng sẽ phải thanh tóan chi phí này.

Điều kiện thanh toán: thanh toán bằng T/T trả sau và thư tín dụng ( cần thể hiện

rõ ràng phương thức thanh toán)

− Sau đó công ty sẽ ký kết hợp đồng với xưởng cung ứng mà công ty cần mua

nguyên vật liệu với các nội dung sau:

Bên bán : DAEWOO INTERNATIONAL CORPORATION

1746-1 SONGJEONG-DONG, GANGSEO-GU, PUSAN, KOREA

Bên mua: POUYUEN VIETNAMCOMPANY LIMITED

D10/89Q NATIONAL HIGHWAY 1A, TAN TAO WARD,

BINH TAN DISTRICT, HO CHI MINH CITY, VIETNAM

Số hợp đồng: HN130402

Ngày hợp đồng: 25/3/2013

Cùng các điều khỏan quy đinh chi tiết yêu cầu: quy cách (da nhân tạo khổ 54”),

số lượng (955 mét), đơn giá (9.49 usd/ mét), tổng tiền (9062.95 usd), chất lượng

hàng hóa giao như người mua yêu cầu, ngày yêu cầu giao hàng (trong tháng



SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh



Trang 75/121



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Ths. Mai Xuân Đào



4/2013), số lượng chứng từ yêu cầu, và bên mua sẽ thanh toán cho bên bán T/T

trả sau 30 ngày theo C&F incoterm 1990.

− Do công ty là đơn vị gia công xuất khNu nên bên cạnh việc dựa theo bảng yêu cầu

sử dụng nguyên vật liệu và mua tại xưởng cung ứng nào của khách hàng cung

cấp, công ty còn có thể lựa chọn và mua nguyên vật liệu của các nhà cung ứng

khác dựa theo uy tín trên thị trường, chất lượng sản phNm mà họ cung ứng, giá

cả…Nếu bên khách hàng muốn kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu do nhà cung

ứng khác cung cấp thì công ty sẵn sàng tạo mọi điều kiện.

− Tiếp theo công ty sẽ gửi mẫu cho xưởng cung ứng để họ dựa theo làm hàng, và

trước khi bên xưởng cung ứng xuất hàng cho công ty sẽ gửi lại một miếng mẫu cỡ

A4 mà xưởng cung ứng đã làm để công ty xác nhận vật liệu trước, nếu mẫu hàng

được xác nhận là giống với mẫu yêu cầu của công ty thì xưởng cung ứng sẽ xuất

hàng ngay, ngược lại xưởng cung ứng sẽ làm hàng lại.

− Đến ngày xuất hàng như công ty đã yêu cầu thì xưởng cung ứng sẽ gửi cho nhân

viên thu mua của công ty bộ chứng từ bằng mail gồm : hóa đơn thương mại, phiếu

đóng gói, vận đơn đường biển. Tiếp theo, công ty giao nhận sẽ gửi cho nhân viên

thu mua của công ty tờ thông báo hàng đến ( Arrival notice) thể hiện: tên tàu

(HEUNG-A DRAGON), số chuyến (0059S), cảng xuất (PUSAN, KOREA), cảng

đến



(CAT



LAI),



ngày



tàu



đến



(10/04/2013),



số



vận



đơn



chính



(HASL0250D4DA538), số vận đơn phụ (BUSHCM074183), số container, số seal,

loại container, số lượng bao kiện (33 cuộn), mô tả hàng hóa (da nhân tạo), trọng

lượng (599 kgs), số khối (1.584 cbm) .

− Sau khi nhận được hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, tờ

thông báo hàng đến kèm hợp đồng thì nhân viên thu mua sẽ gửi cho bộ phận làm

tờ khai để mở tờ khai nhập khNu.



SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh



Trang 76/121



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Ths. Mai Xuân Đào



− Đến ngày tàu đến thì nhân viên công ty sẽ cầm vận đơn đường biển, giấy giới

thiệu kèm chứng minh nhân dân đến văn phòng của hãng tàu tại địa chỉ được thể

hiện trên tờ thông báo hàng đến để lấy lệnh giao hàng (D/O – delivery order).

Nhân viên hãng tàu sẽ tiếp nhận và đưa ra mức phí phải đóng, nhân viên công ty

sẽ đóng tiền phí đó và nhận D/O (trên D/O có đóng dấu của hãng tàu tại Việt

Nam. Đồng thời nhân viên công ty sẽ ký xác nhận là đã lấy D/O tránh trường hợp

khiếu nại sau này.

− Nhân viên công ty cần kiểm tra các nội dung sau trên D/O tránh trường hợp sai

xót về sau:

Tên tàu

Số vận đơn

Tên và địa chỉ người nhận

Người gửi hàng

Tên hàng

Loại hàng ( hàng lẻ: kiểm tra số kiện, khối lượng hay hàng container: kiểm tra

số container, số seal, loại container, số kiện)

Cảng bốc hàng

Cảng dỡ hàng

− Đặc biệt nhân viên công ty phải chú ý đến thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề

lưu kho, lưu bãi, lưu container ( có hãng tàu miễn phí khi D/O hết hiệu lực, có

hãng tàu tính phí) để sắp xếp thời gian hợp lý nhận hàng.

− Tiếp theo nhân viên làm tờ khai sẽ khai dữ liệu trên hệ thống Hải quan điện tử

gồm các nội dung: người xuất khNu, người nhập khNu (gồm mã số thuế), loại hình

(nhập đầu tư sản xuất xuất khNu), số hóa đơn (HN130402), ngày hóa đơn

(04/04/2013), số hợp đồng (HN130402), ngày hợp đồng (25/03/2013), ngày hết

hạn hợp đồng (21/09/2013), số/ngày vận đơn (BUSHCM074183 – 04/04/2013),

SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh



Trang 77/121



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Ths. Mai Xuân Đào



cảng xếp hàng (KOREA), cảng dỡ hàng (CÁT LÁI), phương tiện vận tải

(HEUNG-A DRAGON 0059S), ngày đến (10/04/2013), nước xuất khNu

(KOREA), điều kiện giao hàng (FOB), phương thức thanh toán (TT), tỷ giá tính

thuế (20.828), mô tả hàng hóa ( giả da), mã số hàng hóa (59031000), lượng hàng

(1.566,72), đơn vị tính (yard), đơn giá nguyên tệ, trị giá tính thuế, thuế suất (12%)

và in tờ khai hải quan điện tử hàng nhập (màu xanh) đã có con dấu và chữ ký của

người có thNm quyền.

−



Sau khi hòan tất thủ tục Hải quan, nhân viên công ty tới cửa khNu hải quan khu

vực nộp bộ hồ sơ tại phòng đăng ký tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tiền nợ thuế. Nếu

không có vấn đề gì thì ký tên đóng dấu vào ô 38 xác nhận thông quan. Nếu lô

hàng nào có kiểm hóa thì nhân viên công ty tìm hàng hóa dể sẵn rồi mời kiểm hóa

viên (02 người) đến kiểm hàng hóa. Nếu hàng hóa thuộc luồng xanh miễn kiểm

thì tờ khai sẽ được đóng dấu vào ô số 36 xác nhận của hải quan giám sát.



− Sau đó nhân viên công ty sẽ tới thương vụ trình D/O để được đóng dấu xác nhận

đem hàng hóa về công ty.

− Và chậm nhất là 15 ngày làm việc kể từ ngày tờ khai hết hiệu lực, công ty phải

làm thủ tục thanh khỏan tờ khai với chi cục Hải quan, hồ sơ gồm:

Tờ khai hải quan điện tử nhập khNu ( 01 bản chính )

Giấy phép nhập khNu ( bản sao)

Hợp đồng mua bán ( 01 bản sao)

Sổ theo dõi hàng hóa nhập khNu



2.2.2.2



Kiểm tra nguyên phụ liệu mua về



SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh



Trang 78/121



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Ths. Mai Xuân Đào



− Sau khi nguyên phụ liệu đã được mua về thì bộ phận KCS (bộ phận kiểm tra chất

lượng sản phNm) sẽ kiểm tra theo xác suất về tất cả các chỉ tiêu tại bộ phận KCS

và kiểm tra số lượng để đảm bảo những nguyên vật liệu đã qua kiểm tra và đạt

chất lượng mới được đưa vào sử dụng.

− Nếu nguyên phụ liệu nào đạt sẽ được nhập kho, có dán tem thể hiện nguồn gốc,

ngày nhập kho, tên vật liệu, số lượng, tình trạng nguyên phụ liệu và được nhập

kho chờ sử dụng .

− Nếu nguyên phụ liệu không đạt thì tổ KCS sẽ làm báo biểu thông báo tới kho và

bộ phận thu mua để trả lại hàng hoặc giải quyết với xưởng cung ứng .

Ví dụ: Da bò nhập về sai màu sắc so với bản mẫu ban đầu, thì thông báo với xưởng

cung ứng biết để xử lý bằng cách: đem da bò nhuộm lại màu, nếu loại da này nhuộm

không được hoặc đã nhuộm nhưng vẫn chưa đạt thì xưởng cung ứng đi hỏi ý kiến

khách hàng xem họ có cho sử dụng được không, nếu họ cho phép sử dụng thì nhà

máy sẽ tiến hàng sản xuất như bình thường, nếu khách hàng không đồng ý thì xưởng

cung ứng phải xuất gấp để đổi lại hàng khác cho công ty.

2.2.2.3



Sản xuất



− Đối với công ty thì chất lượng sản phNm là quan trọng nhất cho nên trong quá

trình sản xuất được kiểm tra rất kỹ từ khâu mua nguyên phụ liệu cho đến công

đoạn chặt, lạng da, gò đế, điều độ. Sau khi sản phNm hoàn thành sẽ được kiểm tra

qua các thông số:

Loại hàng: đúng lệnh sản xuất : PRO LTHR LP ZIP MID

Mã hàng: đúng mã quy định : KV13010107; KV13010111A

Size: đúng với lệnh sản xuất : L03.5 - L11.5

Hình in: theo mẫu chuNn (rõ, đẹp)

SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh



Trang 79/121



Chuyên đề tốt nghiệp



GVHD: Ths. Mai Xuân Đào



Màu sắc ( da, vải) : theo mẫu chuNn : A. NAVY/VAPO ;

WHITE/MIRAGE

Chất liệu: theo mẫu chuNn

Trọng lượng: theo lệnh sản xuất

− Sau khi hoàn tất công đoạn sản xuất và kiểm tra trong quá trình sản xuất thì sản

phNm sẽ được kiểm tra lại một lần nữa bởi tổ kiểm tra chất lượng tại hiện trường

để chuNn bị đóng gói, kiểm tra các nội dung sau:

Số lượng giày (6.492 đôi)

Size (L03.5 - L11.5)

Màu sắc (da, vải), chất lượng in, logo.

Dây xỏ giày.

Độ chịu lực

− Việc đóng gói cũng phải theo yêu cầu cụ thể của khách hàng. Vì đây là hàng tiêu

dùng không phải là mặt hàng nguy hiểm hoặc gây độc hại nên không cần phải

phun thuốc diệt trùng hay nguyên phụ liệu trong quá trình vận chuyển. Do đó

giảm được phần nào chi phí .

− Những sản phNm đã qua đóng gói sẽ được chuyển xuống kho thành phNm, được

bảo quản ở nơi thoáng mát sạch sẽ để chất lượng sản phNm không suy giảm so với

ban đầu.

2.2.2.4



Kiểm tra số lượng, chất lượng, bao bì đóng gói



Trước khi xuất hàng, khách hàng ( khách hàng có văn phòng tại công ty) sẽ kiểm tra lại

số lượng, chất lượng, bao bì lại một lần nữa, nếu hàng hóa đạt chất lượng theo yêu cầu

sẽ được phép xuất hàng, mặc khác hàng hóa sẽ được tái chế lại, sản xuất lại tùy vấn đề.

SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh



Trang 80/121



Chuyên đề tốt nghiệp



2.2.3



GVHD: Ths. Mai Xuân Đào



Giao hàng xuất cho người vận tải:



− Do công ty là sản xuất xuất khNu và hợp đồng tính theo giá FCA - Incoterm 1990

nên người vận tải quốc tế do khách hàng thuê và chỉ định, còn người vận tải nội

địa thì công ty sử dụng công ty vận tải Vĩnh Hưng Long ( địa chỉ: 20-22 đường số

50, phường Tân tạo, quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh).

− Thông thường việc giao hàng được thực hiện theo đúng như hợp đồng hoặc thỏa

thuận giữa công ty với khách hàng. Nhưng công ty thường giao hàng theo chỉ

định của khách hàng (Ví dụ : khách hàng của công ty là công ty Sky High ở Đài

Loan nhưng hàng hóa không xuất sang Đài Loan mà xuất sang một nước khác (

Italy) với khách hàng khác (Converse Italia SRL). Và đối với khách hàng công ty

sẽ chịu trách nhiệm về chất lượng sản phNm trong qúa trình vận chuyển và chi phí

vận chuyển nội địa.

Trình tự các bước giao hàng:

− Trước tiên công ty sẽ yêu cầu khách hàng gửi hướng dẫn giao hàng để từ đó nhân

viên của công ty dựa vào đây để đóng và giao hàng theo đúng yêu cầu của khách

hàng. Hướng dẫn giao hàng bao gồm: công ty giao nhận, hướng dẫn đóng hàng,

điều kiện giao hàng (FCL hoặc LCL)…

− Sau đó nhân viên làm booking sẽ kiểm tra xem hàng hóa của mình đã sẵn sàng

chưa và khách hàng đã thanh toán tiền hàng chưa ( do phía đài Loan cung cấp

thông tin). Nếu tất cả đã hoàn tất thì nhân viên này sẽ:

Tiến hành gửi yêu cầu gửi hàng (Shipping Request/ Booking

Information) cho công ty giao nhận.

Sau đó công ty giao nhận sẽ chuyển sang cho khách hàng xác nhận

(Converse Italia SRL)

Khách hàng sẽ kiểm tra thông tin và phản hồi lại cho công ty giao nhận :

SVTH: Huỳnh Thị Hồng Oanh



Trang 81/121