Trong một số trường hợp, bạn muốn lưu lại những gì bạn vừa s
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (5.05 MB, 224 trang )
Tài liệu Tin học đại cương
Bộ môn Tin học
6.4.2 Sử dụng chức năng Track Change
Trước hết, bạn phải kích hoạt chức năng Track Changes bằng một trong các cách
sau:
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + E.
Vào menu Tools \ Track Changes.
Double-click biểu tượng TRK trên thanh trạng thái
Nhấn nút
trên thanh công cụ Reviewing.
Sau khi được kích hoạt, biểu tượng TRK trên thanh trạng thái sẽ sáng:
Khi tài liệu được hiệu chỉnh thì các quá trình thay đổi chỉnh sửa văn bản nguồn sẽ
được đánh dấu lại. Tài liệu được xem ở các chế độ khác nhau như Normal View,
Print Layout View,… sẽ được hiển thị hơi khác nhau.
Ví dụ:
Bạn đang có một tài liệu với nội dung ban đầu là:
Hãy bật chức năng Track Change, sau đó hiệu chỉnh một vài nội dung:
Xóa chữ “học”:
Ở dạng Print Layout View, tài liệu trông có dạng như sau:
Ở dạng Normal View, tài liệu trông có dạng như sau:
Chèn thêm một số từ mới:
Định dạng in đậm từ “Track Change”
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003
Trang 221
Tài liệu Tin học đại cương
Bộ môn Tin học
Nếu không muốn hiệu chỉnh trực tiếp lên tài liệu, bạn có thể để lại ghi chú hay lời
bình bằng chức năng Insert \ Comment (hoặc nút Insert Comment trên thanh công
cụ Reviewing)
Bạn có thể thiết lập lại các tùy chọn cho Track Change nếu không thích cách hiển thị
mặc định của Word. Dùng một trong các cách sau để định lại tùy chọn cho Track
Change:
Vào menu Tools \ Options, chọn thẻ Track Changes.
Trên thanh công cụ Reviewing, chọn nút Show
Options.
Mục Markup cho phép thiết lập lại cách đánh dấu các thao tác hiệu chỉnh như
Insertions (chèn), Deletions (xóa), Formatting (định dạng), Changed lines (đánh dấu
dòng), comment (chèn lời bình).
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003
Trang 222
Tài liệu Tin học đại cương
Bộ môn Tin học
Bạn có thể quy định màu cho từng loại thao tác hiệu chỉnh trong hộp thả Color
tương ứng. Tuy nhiên, nếu có nhiều người chỉnh sửa trên cùng tài liệu thì nên chọn By
Author, trường hợp này Word sẽ quy định màu khác nhau cho mỗi người.
Để Word phân biệt được giữa các người dùng, bạn phải xác nhận đúng thông tin về
mình trong thẻ User Information của hộp thoại Options (Tools \ Options) trước khi
bắt đầu việc hiệu chỉnh.
Khi xem lại tài liệu, bạn muốn biết ai đã thay đổi phần nội dung nào thì chỉ cần mở
cửa sổ Reviewing.
Hoặc chỉ cần lướt chuột trên nội dung đó (hoặc vào balloon tương ứng), thông tin về
người dùng sẽ được hiển thị.
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003
Trang 223
Tài liệu Tin học đại cương
Bộ môn Tin học
6.4.3 Duyệt tài liệu với thanh công cụ Reviewing:
Dùng các nút
Dùng nút
và
để di chuyển giữa các phần nội dung hiệu chỉnh, lời bình.
để chấp nhận phần hiệu chỉnh đang duyệt.
Dùng nút
để từ chối phần hiệu chỉnh đang duyệt, đồng thời xóa luôn lời bình
trên phần nội dung đó (nếu có).
mở cửa sổ Reviewing khi duyệt tài liệu. Trong cửa sổ này, bạn có thể
Dùng nút
click chuột chọn phần hiệu chỉnh để chấp nhận hoặc từ chối một cách dễ dàng.
Nếu có quá nhiều nội dung hiệu chỉnh làm rối mắt, bạn có thể tắt bớt các balloon
bằng cách vào nút Show
Balloon và chọn tùy chọn hiển thị balloon tương ứng:
Always (luôn hiển thị), Never (ẩn hết tất cả), Only for Comment/Formatting (chỉ
hiển thị cho lời bình, định dạng)
Nếu có nhiều người thao tác trên tài liệu, bạn có thể cho hiển thị hoặc ẩn nội dung
hiệu chỉnh của từng người cụ thể bằng cách check chọn trong nút Show
Reviewers.
Nếu tài liệu gốc được phân phối cho nhiều người hiệu chỉnh, bạn muốn ghép các tài
liệu này lại thành một để duyệt thì vào menu Tools \ Compare and Merge
Documents, word cung cấp các tùy chọn ghép tài liệu sau:
Merge
Merge into current document
Merge into new document
Phần 5: Microsoft Powerpoint 2003
Trang 224
