Bảng 7: Kế hoạch kinh doanh trong những năm tới

TT



Các chỉ tiêu cơ bản



Đơn vị



KH 2004



2004/2003



1.



Tổng số lao động



Ngời



144



45



45,45%



-Biên chế







102



-Hợp đồng khác







42



10



31,25%



Tổng thu nhập



Nghìn



216.000



34,727



19,25%



-Từ quỹ lơng







210.000



-Khác







6.000



Thu nhập bình quân



Đồng



1500.000 250.000



tháng







1500.000



-Tiền lơng







2.



3.



16,67%



Nguồn số liệu :Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm 2004

Phòng kế hoạch.

Trong năm 2004 chi nhánh đã có kế hoạch tăng số lợng lao động từ 99

lao động(năm 2003)lên 144 lao động năm 2004 tăng 45 lao động tơng ứng

45,45%.Thu nhập bình quân của ngời lao động cũng tăng rõ rệt từ

1.250.000 lên 1.500.000 tơng ứng với 16,67%.

2. Đối với vấn đề hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức của công ti

2.1. Mục tiêu của việc hoàn thiện :

Ngày nay cơ cấu tổ chức là một trong nhũng nhân tố quyết định sự

thành bảitong hoạt động sản xuất kinh doanh .Cơ cấu tổ chức và bộ máy

quản lý chính là phơng tiện với mục tiêu là sao cho quá trình kinh doanh

luôn diễn ra nhịp nhàng liên tục ,thuận lợi tạo điều kiện cho mỗi thành viên

có thể hoàn thành đợc mục tiêu với hiệu quả cao nhất .



Cơ cấu tổ chức mà gọn nhẹ đơn giản ,bám sát thực tế có mức độ hoẹp lý

trong việc tổ chức phân quyền và tập quyền thì sẽ tạo nên sự thống nhất ,các

luồng thông tin đựoc đảm bảo chính xác ,thông suốt ,có khả năng phát hiện

và xử lý nhanh nhạy các vấn đề phát sinh tạo cho ngời lao động sự tự

chủ ,năng động trong sản xuất phát huy đợc cao nhất khả năng của mình

còn ngời quản lý thì dễ dàng đạt đợc các mục tiêu đã định .

2.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện

a-Hoàn thiện bộ máy phải đảm bảo tính tối u ,linh hoạt và kinh tế :

Với quy mô ngày càng lớn của chi nhánh thì việc sắp xếp cơ cấu tổ

chức ,bộ máy quản lý phải đảm bảo các yêu cầu đặt ra ,tổ chức các phòng

chức năng theo hóng chuyên tinh gọn nhẹ đồng thời phải hết sức coi trọng

các bộ phận nghiệ vụ có tinh chủ yếu ,đến ccá bộ phận có quan hệ trực tiếp

với khách hàng ,nghiên cứu thị trờng ,chiến lợc phát triển ..Đồng thời cơ

cấu tổ chức phải linh hoạt và có thể thích ứng nhanh với sự thay đổi liên tục

trong thời địa của nền kinh tế thị trờng ,kinh tế tri thức và công nghệ thông

tin .

Để đạt đợc điều này công ti phải đảm bảo ;





giữa các bộ phận các cấp quản lý phải đợc thiết lập mối liên hệ hợp

lý với số lợng cấp quản lý ít nhất .







Phải đảm bảo tính chính xác của tất cae các thông tin ,đảm bảo sự

phối hợp hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong công ti .







Có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra

trong công ti cũng nh trong môi trờng bên ngoài .



b-Hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức phải gắn liền với với việc phân cấp

,phân quyền và chỉ huy thống nhất :

Xu hớng phân cấp quản lý đối lập với xu hớng tập trung hoá và thích hợp

với điều kiện thị trờng luôn có những biến động đặc biệt là trong lĩnh vực

tài chính và tiền tệ .Việc phân cấp quản lý trong chi nhánh nhằm:





Tránh đợc sự quan liêu thờng nảy sinh trong điều hành của bộ máy

quản lý







Tổ chức thông tin kịp thời và thông suốt ,phát huy sức mạnh tổng hợp

của hệ thống quản lý .







Xác định nhiệm vụ u tiên và vai trò chiến lợc của bộ phận quản lý

cấp cao ,đảm bảo tính hiệu lực của bộ phận này .



Nếu việc phân cấp quản lý không hợp lý sẽ tạo ra sự phân tán của hoạt

động quản lý ,nguy cơ những quyết định quản lý bị lợi dụng tăng lên làm

giảm tác động của luồng thông tin đi xuống từ từ lãnh đạo tới cơ sở .Mặt

khác phân cấp mở rộng có thể làm phình to về tổ chức nhng hiệu quả lại

giảm sút .Việc kiểm tra giám sát có thể trở nên khó khăn phức tạp hơn .Tuy

nhiên việc phân cấp ,phân quyền và chỉ huy thống nhất chính là xu thế tất

yếu của sụ phát triển của một tổ chức nên nếu làm tốt việc này thì sẽ dảm

bảo cơ cấu tổ chức đó vận hành trơn tru và có hiệu quả .

3. Đối với các cán bộ công nhân viên trong toàn chi nhánh:

Bao giờ cũng vậy con ngời chính là trung tâm của mọi hoạt động nói

chung và của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng .Yếu tố con ngời

bao giờ cũng là yêú tố then chốt có tính quyết định tới mọi thành bại trong

hoạt động sản xuất kinh doanh .

Để đảm bảo cho mỗi cán bộ công nhân viên trong chi nhánh thật sự là

một tế bào vững mạnh trong một thân cây vững chắc có điều kiện để phát

huy năng lực của mình mong muốn đợc đóng góp nhiều hơn nữa cho sự

phát triển phồn thịnh của chi nhánh thì



- Phải khuyến khích sự tự chủ ,năng động sáng tạo của mỗi nhân viên .

- Thu hút đợc sự tham gia của cán bộ công nhân viên trong chi nhánh

vào hoạt động quản lý cũng nh hỗ trợ cho hoạt động quản lý .

- Tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ,thực hiện những biện nhằm nâng cao

năng lực ,đào tạo bồi dỡng kiến thức ,xác định sự phù hợp giữa ngời và

việc .

- Đảm bảo chế dộ khen thởng .phúc lợi hợp lý có tính kích thích sự say

mê trong công việc ,không thoã mãn trớc sự thành công ban đầu .Đề bạt cất

nhắc những cán bộ có thành tích vợt trội ,đóng góp lớn cho chi nhánh. tạo

ra môi trờng làm việc thuận lợi tạo sự đoàn kết trong nội bộ công ti vì ngôi

nhà chung.

II. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ

cấu tổ chức tại NHN0 Và PTNT chi nhánh nam Hà

Nội :

1. Phân công phụ trách về các phòng giao dịch cơ sở và chi nhánh con

Là một bộ phận

chuyên trách về các giao dịch do đó các phòng giao dịch cơ sở nên đặt dới

sự điều hành của phòng KT-NQ.Trớc đây các thông tin đi lên (kết quả giao

dịch ) mà thờng là rất lớn (6 phòng giao dịch )đợc báo cáo trực tiếp với

giám đốc .Nh vậy sẽ có hai điều bất lợi sau:

Giám đốc là ngời quản lý

chung và trực tiếp phụ trách tới 3 phòng ban chức năng và hàng ngày nếu

phải tiếp tục xử lý khối lợng thông tin từ các phòng giao dịch thì sẽ rất vất

vả và quá tải

Những kết quả từ các giao

dịch mang tính chất chuyên môn thuộc về phòng KT-NQ Do đó xin đề xuất

vài ý kiến nh sau Trong phòng KT-NQ đề bạt thêm 1 PTP trực tiếp phụ



trách các phòng giao dịch cơ sở



.Các luồng thông tin từ các phòng giao



dịch cơ sở nên do phó trởng phòng giao dịch này phụ trách .Chủ thể quản

lý này ngoài chuyên môn nghiệp vụ giỏi nên có thêm khả năng về quản lý

đã đợc thừa nhận qua công việc hoặc qua các chứng chỉ .Nh vậy :Tại phòng

KT-NQ .Trớc đây gồm :

-1 TP

-2 PTP

-12 Nhân viên



thành:



-1 TP

-2PTP chuyên trách +1 PTP trực tiếp phụ

trách

Chức danh:



Đại học hoặc thạc sĩ về tín dụng

Chứng chỉ quản lý



- 11 Nhân viên Còn về phía các phòng giao dịch con có thể do 1 phó

giám đốc chi nhánh đảm nhận và cụ thể có thể do phó giám đốc phụ trách

thanh toán đảm nhận

2. Bổ sung phòng kinh doanh thành lập phòng marketing

Bổ sung thêm phòng kinh doanh những cán bộ chuyên môn trong lĩnh

vực marketing .Sự ra đời của bộ phận marketing sẽ góp phần làm cho thơng

hiệu ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn đến với ngày một đông

đảo công chúng đa công chúng đến làm việc với chi nhánh nhiều hơn .Đồng

thời marketing là một bộ phận rất nhậy cảm với sự thay đổi của thị trờng để

từ đó xây dụng đợc mô hình marketing thích hợp cũng nh sẽ ảnh hởng tới

đờng lối hoạt động của toàn chi nhánh .Do đó bộ phận marketing đợc thành

lập với các nhiệm vụ sau:





Xây dựng chiến lợc và sách lợc marketing cho từng giai đoạn cụ thể

và tổ chức triển khai khi đợc duyệt .







Tổ chức diều tra ,đánh giá nhu cầu thị tờng tổ chức thông tin ,tuyên

truyền ,quảng bá về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công

ti .Đề xuất các biện pháp cần thiết để mở rộng thị trờng và thu hút

khách hàng .







Xây dựng chiến lợc khách hàng ,xây dựng các mô hình thí điểm xem

xét hành vi của khách hàng trớc giả định về sự thay đổi của thị trờng ,của các chính sách tín dụng ,tiền tệ ,chính sách hối đoái..



Từ đó xây dựng lại mô hình cơ cấu của phòng kế hoạch kinh doanh nh

sau :

Chức danh

1TP



Trình độ



nghành đào tạo



Thạc sĩ



Quản trị kinh doanh



1PTP



ĐH



Quản trị kinh doanh



4 Nghiệp vụ KTKH



ĐH



QTKD,Marketing



3 NV Marketing



ĐH



Marketing



4 NVphụ trách nguồn



ĐH



Tài chính ,tín dụng



vốn tín dụng



Nh vậy có sự thuyên chuyển nh sau

1 TP KHKD



1PTP

KHKD

Thêm

mới 3



3 NV

marketing



4 NV

KTKH



4 NV phụ

trách

nguồn vốn

tín dụng



Các nhân viên marketing có thể tuyển dụng trực tiếp hoặc từ những học

viên đang đạt kết quả tốt mới ra trờng hoặc điều động từ các đơn vị kinh

doanh khác .Các nhân viên marketing nên là những ngời trẻ tuổi bởi do tính

chất riêng của lĩnh vực kinh doanh này là sáng tạo ,năng động dám nghĩ

dám làm ,sẵn sàng đơng đầu với những khó khăn .

3. Định biên lại lao động trong phòng HC-NS:

Sau khi đã phân tích rõ thực trạng về hoạt động của phòng HC-NS xin

đợc nh sau :

Theo bảng yêu cầu về công việc và trình độ đào tạo thực tế ta thấy có sự

không phù hợp đối với trởng phòng và phó trởng phòng do đó nên đợc đào

tạo thêm về chuyên ngành kinh tế lao động hoặc quản trị nhân lực hợc tham

gia các lớp ngắn ,trung hạn về 2 chuyên nghành.







Đối với công tác văn th lu trữ ,văn phòng có thể chỉ cần 1 cán bộ là

đủ .Nh vậy là từ 2 cán bộ có thể rút ngắn xuống còn 1.







Về mảng lao động tiền lơng ,BHXH,bảo hộ lao động theo nh phân

tích thì đã có sự quá tải do chỉ 1 cán bộ phụ trách nên sẽ không thể

hoàn thành tốt nhất tất cả các bộ phận của mảng này .Do đó chi

nhánh nên tuyển thêm ngời để có thể chia sẻ ,đảm đơng bớt các công

việc .cán bộ này có thể phụ trách về mảng BHXH hu trí hoặc

BHLĐhay về các chính sách phúc lợi khác .Yêu cầu về chức danh

công việc này là có trình độ đại học về kinh tế lao động cộng với khả

năng ngoại ngữ và tin học .







Nh đã nêu ở phần thực trạng ,việc cả chi nhánh không có lấy 1 cán

bộ phụ trách về công tác y tế để chăm sóc đảm bảo sức khoẻ cho các

cán bộ công nhân viên là một điều rất bất hợp lý bởi sức khỏe bao

giờ cũng là vốn quý nhất của con nguời nên việc bố trí thêm 1 cán bộ

y tế là 1 điều cần thiết và nên làm ngay .Do đó ta có thể xây dựng

bảng đề xuất nh sau :



Bảng đề xuất cơ cấu phòng HC-NS

Chức danh



Trình độ



Nghành đào tạo



1.Trởng phòng HC-NS



ĐH



QTNL,KTLĐ



2.Phó trởng phòng



ĐH



QTNL,KTLĐ



3.Cán bộ y tế



ĐH



Bác sĩ ,dợc sĩ



Và cơ cấu tổ chức sau khi đợc định biên :



1TP



Thuyên chuyển

1



1 PTP



1 CB văn

thư



3 lái xe



2 CB

KTLĐ



đã thêm mới 1



1CB phụ

trách kt



1 CB y tế



đã thêm mới 1



đã thêm

Nh vậy trớc đây phòng có 9 nhân viên sau khi đợc định biên lại phòng

mới 1

có 10 nhân viên thêm 2 nhân viên mới và thuyên chuyển 1 nhân viên

thêm mới 1

4. Thành lập phòng đào tạo và tin học

Sau khi thành lập phòng đào tạo thì chi nhánh sẽ có cả thảy là 8 phòng

ban chức năng tăng thêm 2 phòng ban so với cũ là 6 .Tuy nhiên nh đã qua

phân tích thực trạng thì thành lập phòng này cũng là tất yếu .

Theo ý kiến của cá nhân thì phòng đào tạo nên đợc cơ cấu nh sau :

Giám đốc có thể trực tiếp phụ trách phòng và có thể làm chủ tịch hội đồng

đào tạo

Phòng có 2 mảng là đào tạo và tin học

Về mảng đào tạo :Điểm đặc biệt đói với bộ phận này là số cán bộ có thể

là không cố định và không thòng trực .Sở dĩ nh vậy là vì :

Trong một doang nghiệp thì có hai phơng thức đào tạo chính là đào tạo

trong doang nghiệp và đào tạo ngoài doanh nghiệp .Đối với đào tạo trong

doanh nghiệp có các u điểm sau:





Tiết kiệm đợc chi phí đào tạo do tận dụng đợc cơ sở vật chất hiện có

của doanh nghiệp trong giảng dạy ,các giáo viên có thể là các cán bộ

có trình độ có kinh nghiệm trực tiếp tham gia đào tạo







Học viên đợc thực hành trực tiếp nên có khả năng vận dụng cao và

sau đó có thể bắt tay ngay vào những công việc tại chi nhánh







Do có tính thực hành cao nên học viên nhanh chóng ghi nhớ đựoc

kiến thức đã học



Tuy nhiên phuơng pháp này lại có những nhợc điểm:





Học viên không có đợc kiến thức lý thuyết có hệ thống ,bài bản







Các giáo viên chủ yếu là sử dụng kinh nghiệm của mình truyền dạy

nên có thể có những phuơng pháp không thật sự tối u do đó các học

viên có thể học phải những nhợc điểm này .



Còn đối với phuơng pháp đào tạo ngoài doanh nghiệp .Đây là phơng

pháp đào tạo thờng đựoc áp dụng đối với những doanh nghiệp đòi hỏi vể

kiến thức cao.Phơng pháp này thì có những u điểm nổi bật sau:





Học viên sẽ có đợc một nền tảng kiến thức có hệ thống ,bài bản chính

quy .







Đợc đào tạo bởi những chuyên gia giỏi với phuơng pháp học tập tối u

có tính khoa học cao.







Học viên có thể chuyên tâm vào học do thờng đợc cử đi học dài hạn

nên không phải chia sẻ công việc tại công ti .



Tuy nhiên nó lại có những nhợc điểm nh sau :





Chi phí đào tạo tốn kém







Công ti phải có những kế hoạch thay thế nhng cán bộ đi học do dó có

thể hiệu quả làm việc giảm sút .







Học viên ít đựoc thực hành hơn nên khả năng vận dụng có thể không

bằng đựoc phơng pháp đào tạo trong doanh nghiệp.



Đối với chi nhánh việc sử dụng phơng pháp đào tạo nào lại tuỳ thuộc

vào yêu cầu đòi hỏi thực tế từ công việc .Nếu nh mảng cần đào tạo ở chi

nhánh có các cán bộ thực sự đủ khả năng thì nên áp dụng phơng pháp đào

tạo thứ nhất và do đó một số cán bộ của bộ phận đào tạo chính là cán bộ

của chi nhánh tuy nhiên việc mời các chuyên gia có uy tín là điều cần thiết

họ có cách nhìn khách quan và toàn diện hơn vê công tác đào tạo của chi

nhánh



Về bộ phận tin học :Theo những chức năng và nhiệm vụ đã nêu ra ở

phần thực trạng thì ta có thể xây dựng nhiệm vụ nh sau :1 cán bộ phụ trách

công việc sửa chữa máy móc thiết bị bảo trì hệ thống máy móc ,

2 cán bộ là thành viên của bộ phận đào tạo đồng thời có thể kiêm các

nhiệm vụ sau phụ trách về mạng máy tính cho toàn chi nhánh ,xây dựng,

thu thập các phần mềm chuyên dụng nghành ngân hàng ,giải đáp những

khúc mắc khó khăn gặp phải khi sử dụng tác ngiệp của các nhân viên trong

chi nhánh ..

Từ đó ta có thể xây dựng bảng chức danh cho nhân viên phòng nh sau

Ngành đào tạo

1.Nhân viên tin học



Trình độ

đại học



Ngành đào tạo

điện tử viễn thông



2.Nhân viên tin học



đại học



CNTT



3.Nhân viên tin học



đại học



CNTT