sổ đối chiếu luân chuyển.

Khóa luận tốt nghiệp



Viện kinh tế và quản lý



Ghi chú:

- Ghi hàng ngày:

- Ghi cuối tháng:

- Ghi đối chiếu:

1.3.1.3. Phương pháp ghi sổ số dư.

*Nguyên tắc: tại kho ghi chép theo chỉ tiêu số lượng, còn tại phòng kế toán theo

chỉ tiêu giá trị

*Trình tự ghi chép:

- Ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập - xuất - tồn của từng loại hiện vật

trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song nhưng cuối tháng thủ kho lập sổ số

dư trên cơ sở số liệu số tồn nguyên vật liệu trên thẻ kho, sau đó chuyển số này cho kế

toán nguyên vật liệu.

- Ở phòng kế toán: hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số

dư.

Bước 1: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho đem

đến ghi đơn giá tình thành tiền.

Bước 2: Định kỳ 5 hoặc 10 ngày kế toán nguyên vật liệu tổng hợp giá trị

nguyên vật liệu nhập và xuất vào bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn.

Bước 3: Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu tính ra số tồn về giá trị cho từng

loại nguyên vật liệu trên bảng kê luỹ kế nhập - xuất - tồn.

Bước 4: Cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến kế toán

tính thành tiền cho từng loại nguyên vật liệu tồn kho và ghi vào sổ số dư cột giá trị.

Bước 5: Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu tự tiến hành đối chiếu số liệu về

giá trị sổ số dư và bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên

nhân và điều chỉnh.

Bước 6: Cuối tháng kế toán nguyên vật liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp về

tổng giá trị nhập xuất tồn, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh.

*Ưu điểm: giảm được khối lượng ghi chép hàng ngày.

*Nhược điểm: khó kiểm tra khi sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá

trị từng nhóm nguyên vật liệu.

*Phạm vi áp dụng: phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp

vụ kinh tế về nhập - xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại và xây dựng được hệ

thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình

nhập - xuất - tồn, yêu cầu về trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao.



11



Sinh viên: Trần Thị Mai Hoa



11



Khóa luận tốt nghiệp



Viện kinh tế và quản lý



Sơ đồ 1.3: Quá trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp sổ số dư.

Thẻ kho



Chứng từ xuất



Chứng từ nhập

Sổ số dư



Phiếu giao nhận chứng từ xuất



Phiếu giao nhận chứng từ nhập



Bảng luỹ kế

Nhập - xuất - tồn

Ghi chú:

- Ghi hàng ngày:

- Ghi cuối tháng:

- Ghi đối chiếu:

1.3.2. Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng

*Tài khoản sử dụng:

TK 152 - Nguyên vật liệu

Kết cấu tài khoản:

Bên nợ :

+ Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho

+ Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại

+ Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê

Bên có :

+ Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho

+Số tiền NVL trả lại người bán hoặc giảm giá chiết khấu thương mại

hàng mua

+ Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê.

Số dư nợ : Phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ kế toán

TK 151 - Hàng mua đang đi đường

Bên nợ : + Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường

Bên có : + Phản ánh trị giá hàng mua đang đi đường tháng trước, tháng này đã về

nhập kho hàng đưa vào sử dụng ngay hoặc chuyển thẳng

+ Trị giá hàng hoá mua đang đi trên đường kỳ trước mất mát, thiếu hụt,…

phát hiện kỳ này

Số dư nợ : Trị giá hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường (chưa về

nhập kho đơn vị)

12



Sinh viên: Trần Thị Mai Hoa



12



Khóa luận tốt nghiệp



Viện kinh tế và quản lý



TK 611 - Mua hàng

Bên nợ :

+ Giá trị thực tế vật tư tồn đầu kỳ theo kiểm kê.

+ Giá trị thực tế của vật tư mua vào trong kỳ

Bên có :

+ Giá thực tế vật tư tồn cuối kỳ theo kiểm kê

+ Giá trị thực tế của vật tư trả lại người bán hoặc được người bán giảm giá

+ Giá trị thực tế vật tư xuất trong kỳ (ghi một lần vào cuối kỳ)

Cuối kỳ : Không có số dư

Tài khoản này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

+ Tài khoản 6111 - Mua nguyên vật liệu

+ Tài khoản 6112 - Mua hàng hoá

*Chứng từ kế toán sử dụng:

Các chứng từ kế toán bao gồm: + Hóa đơn giá trị gia tăng ( Mẫu 01GTKT-3LL)

+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)

+ Phiếu xuất kho (Mẫu 02 -VT)

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03 - VT)

1.3.3. Phương pháp kế toán tổng hợp NVL

1.3.3.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là cách phương pháp theo dõi và phản ánh

tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng TK nói chung và nguyên vật liệu nói

riêng một cách thường xuyên, liên tục tên các TK phản ánh từng loại phương pháp này

được sử dụng phổ biến vì có được chính xác cao và cung cấp thông tin một cách kịp

thời, cập nhật. Tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được nhập - xuất

- tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng nhưng bên

cạnh đó phương pháp này còn một số hạn chế đố là tốn nhiều thời gian và công sức.



13



Sinh viên: Trần Thị Mai Hoa



13



Khóa luận tốt nghiệp



Viện kinh tế và quản lý



Sơ đồ 1.4: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường

xuyên (thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)

TK 151



TK 152



Nguyên vật liệu đi đường



TK 621

Xuất NVL dùng trực tiếp để

chế tạo sản phẩm



TK 111, 112, 331… kỳ trước



Tăng do mua ngoài



TK 627,641,642,241



Xuất NVL cho phục vụ QLSX,



kỳ này đã về nhập kho



bán hàng, QLDN,XDCB…



TK 133.1

(phương pháp khấu

trừ VAT)



TK 632 (157)

Xuất, gửi bán NVL



TK 333.2, 333.3

Thuế nhập khẩu,thuế TTĐB

Thuế GTGT



TK 128, 222



NVL nhập khẩu (nếu có)

TK 411



Xuất góp vốn liên doanh



được khấu trừ

TK 138.1, 642



Nhận vốn góp bằng NVL

NVL thiếu phát hiện khi

TK 338.1

kiểm kê



NVL thừa phát hiện



TK 128, 222



TK 154



Xuất NVL thuê ngoài gia



khi kiểm kê



công



Nhập lại vốn góp



TK 412



Chênh lệch giảm do đánh



liên doanh bằng NVL



giá lại NVL



CL tăng do đánh giá lại NVL

14



Sinh viên: Trần Thị Mai Hoa



14



Khóa luận tốt nghiệp



Viện kinh tế và quản lý



*Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên

Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm

hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng một cách thường xuyên liên tục

trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho.

Phương pháp này được sử dụng phổ biến vì có độ chính xác cao và cung cấp

thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Tại bất kì thời điểm nào cũng có

thể xác định được lượng nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu. Tuy nhiên phương pháp này

không nên áp dụng đối với những doanh nghiệp có giá trị đơn vị hàng tồn kho nhỏ,

thường xuyên xuất dùng, xuất bán.

Kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 152- nguyên liệu, nguyên vật liệu: theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL

hiện có, tăng giảm qua kho doanh nghiệp.

- TK 151- Hàng mua đi đường: dùng theo dõi giá trị NVL mà doanh nghiệp đã

mua hay chấp nhận mua nhưng chưa về nhập kho.

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên

quan khác như 113, 112, 111, 331...

Trình tự hạch toán: kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường

xuyên.

1.3.3.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Theo phương thức này, giá trị vật tư xuất dùng được tính theo công thức:

Giá thực tế

Giá thực tế NVL

NVL xuất dùng =

tồn kho

+

trong kỳ

đầu kỳ



Giá thực tế NVL

nhập kho

trong kỳ



-



Giá thực tế

NVL tồn

cuối kỳ



Các TK 151, 152 chỉ phản ánh kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và

cuối kỳ chứ không phản ánh biến động tăng, giảm nguyên vật liệu nên ở phương pháp

này kế toán sử dụng TK 611.



15



Sinh viên: Trần Thị Mai Hoa



15



Khóa luận tốt nghiệp



Viện kinh tế và quản lý



Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ



TK 151, 152



TK 611



Kết chuyển giá trị NVL



Kết chuyển giá trị NVL



cuối kỳ



TK 111,112,331…

tồn kho đầu kỳ

Giá trị NVL mua vào



TK 111,112, 331



Giảm giá hàng mua hoặc



(phương pháp trực tiếp)

Giá trị NVL mua vào



TK 151,152



TKtrả

133.1

lại NVL cho người bán

Thuế VAT không được



133.1

(phương pháp TK

khấu

trừ)

Thuế VAT



khấu trừ của hàng trả lại

TK 621, 627, 641,642



được khấu trừ



Xuất NVL sử dụng cho



TK 333

Thuế nhập khẩu



SX, bán hàng, quản lý



TK 411

Nhập vốn liên doanh



TK 412



TK642,138

Giá trị thiếu hụt mất mát



bằng NVL

Chênh lệch tăng do



TK 412

Chênh lệch giảm do đánh



đánh giá lại NVL



giá lại NVL



16



Sinh viên: Trần Thị Mai Hoa



16



Khóa luận tốt nghiệp



Viện kinh tế và quản lý



*Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ

Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình

biến động của các loại vật tư hàng hoá... trên các tài khoản không phản ánh từng loại

hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kì và cuối kì của chúng trên cơ sở

kiểm kê cuối kì, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh

doanh và các mục đích khác. Độ chính xác không cao, tiết kiệm được công việc ghi

chép, thích hợp với các đơn vị kinh doanh chủng loại vật tư khác nhau, giá trị thấp,

TK 632

thường xuyên xuất dùng, xuất bán.

Kế toán sử dụng các tài khoản sau:

Xuất bán NVL

- TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 6111- mua NVL): dùng theo dõi tình hình thu

mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế, từ đó xác định giá trị vật tư xuất dùng.

- TK 152- Nguyên liệu: giá trị thực tế tồn kho của NVL.

- TK 151- Hàng mua đi đường: dùng để phản ánh giá trị số hàng mua nhưng

đang đi đường hay gửi tại kho người bán.

Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác như 133, 331, 111, 112... có nội dung

và kết cấu như phương pháp kê khai thường xuyên.

1.3.3.3. Đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu

Đánh giá lại NVL nhằm xác định giá trị phù hợp của NVL tại thời điểm đánh

giá lại.

Đánh giá lại NVL thường được thực hiện:

+ Khi có quyết định của Nhà nước

+ Khi đem góp vốn liên doanh

+Khi chưa tách hợp nhất, giải thể, phá sản chấm dứt hoạt động hoặc mua bán,

khoán, cho thuê của doanh nghiệp

+ Khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp

Khi đánh giá lại NVL, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban đánh giá

lại. Chênh lệch đánh giá, đánh giá ghi trên sổ kế toán được phản ánh vào TK 412 chênh lệch đánh giá lại tài sản.

1.3.3.4. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho

* Mục đích lập phòng:

Dự phòng giảm giá NVL thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí

chưa thực chi vào chi phí kinh doanh của niên độ để có nguồn tài chính bù đắp những

thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ liền sau đó các yếu tố khách quan làm giảm giá

vật tư. Mục đích của lập dự phòng giảm giá NVL đề phòng sự giảm giữa giá thị trường

với giá gốc trên sổ sách. Đặc biệt khi chuyển nhượng, cho vay, thanh lý. Bên cạnh đó,

kế toán cũng có thể xác định giá trị thực tế của NVL trên hệ thống báo cáo tài chính.



17



Sinh viên: Trần Thị Mai Hoa



17



Khóa luận tốt nghiệp



Viện kinh tế và quản lý



* Nguyên tắc xác định:

Số dự phòng cần phải lập cũng dựa trên số lượng của mỗi loại NVL theo kiểm

kê thực tiễn diễn biến giá trong năm có kết hợp với dự báo giá sẽ diễn biến trong niên

độ tiếp theo.

Ta có:

Mức dự phòng cần phải

Số lượng NVL

Mức chênh lệch, giảm giá

x

=

lập trong niên độ sau

mỗi loại

của mỗi loại

Theo quy định chỉ lập dự phòng giảm giá của những NVL thuộc quyền sở hữu

doanh nghiệp, có những chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, chứng minh giá gốc của

chúng.

Như vậy, về mặt kinh tế cũng như tài chính, hành vi dự phòng cho phép doanh

nghiệp luôn thực hiện được những nguyên tắc xác định tài sản theo giá phí gốc, lại

vừa có thể ghi nhận trên các báo cáo tài chính của mình giá trị thực tế của tài sản, mặt

khác dự phòng tạo lập cho mỗi doanh nghiệp mọt quỹ tiền tệ đủ sức khắc phục trước

mắt những thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh.

TK sử dụng dùng để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm

giá NVL và các loại hàng tồn kho khác là TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Kết cấu của TK 159:

Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trích vào chi phí

Số dư có: Phản ánh số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có.

1.3.4.Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong hạch toán NVL

Ở các doanh nghiệp việc sử dụng loại sổ nào trong hạch toán nguyên vật liệu là

tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. Theo chế độ kế toán

hiện hành có thể sử dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau:

- Nhật ký chung

- Nhật ký - chứng từ

- Chứng từ ghi sổ

- Nhật ký sổ cái

Mỗi một hình thức sổ kế toán sẽ có một hệ thống sổ và có quy định ghi sổ riêng.



1.3.4.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung

18



Sinh viên: Trần Thị Mai Hoa



18



Khóa luận tốt nghiệp



Viện kinh tế và quản lý



Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung



Chứng từ kế toán



Sổ nhật ký

đặc biệt



SỔ NHẬT KÝ CHUNG



SỔ CÁI



Thẻ, sổ kế toán

chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết



Bảng cân đối

số phát sinh



BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng, định kỳ:

Quan hệ đối chiếu :

* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung:

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật

ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội

dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ

Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

* Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt,

- Sổ Cái,

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.



1.3.4.2. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

19



Sinh viên: Trần Thị Mai Hoa



19



Khóa luận tốt nghiệp



Viện kinh tế và quản lý



Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ



Chứng từ gốc



Sổ quỹ



Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Thẻ, sổ kế toán

chi tiết



Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

CHỨNG TỪ GHI SỔ



Bảng tổng hợp chi tiết



SỔ CÁI

Bảng CĐ số PS



BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng, định kỳ:

Quan hệ đối chiếu :

* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế

toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng

hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo

số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải

được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

* Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Chứng từ ghi sổ,

- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ,

- Sổ Cái,

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

1.3.4.3. Hình thức kế toán Nhật ký – chứng từ

20



Sinh viên: Trần Thị Mai Hoa



20



Khóa luận tốt nghiệp



Viện kinh tế và quản lý



Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ



Ư



Bảng kê



NHẬT KÝ

CHỨNG TỪ



SỔ CÁI



Thẻ, sổ kế toán

chi tiết

Bảng tổng hợp

chi tiết



BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng, định kỳ:

Quan hệ đối chiếu:

* Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ:

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi

trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất

phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ,

sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng

từ có liên quan.

Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì

căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào

Nhật ký - Chứng từ.

- Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối

chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng

hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực

tiếp vào Sổ Cái.

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi

trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng

tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ,

Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.

* Hình thức kế toán Nhật ký – chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

21



Sinh viên: Trần Thị Mai Hoa



21