CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ LOGISTICS TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFCO

Đề tài



Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ logistics tại Công ty

cổ phần Vinafco



Ngƣời kinh doanh dịch vụ logistics phải giải quyết các vấn đề này bằng

những phƣơng pháp và kinh nghiệm cần thiết. Khi lựa chọn phƣơng thức vận

tải thƣờng sử dụng kết hợp một số tiêu chí quan trọng:

 Chi phí vận tải

 Tốc độ vận chuyển

 Tính linh hoạt

 Khối lƣợng/trọng lƣợng giới hạn

 Khả năng tiếp cận

 Tính linh hoạt

Tất cả dịch vụ logistics đều nhằm mục đích thỏa mãn cao nhất cho nhu

cầu của khách hàng (ngƣời sản xuất và ngƣời tiêu dùng). Trong dây chuyền

cung ứng gồm rất nhiều khâu, giữa mắt xích của các khâu có các dịch vụ:

giao nhận, xếp dỡ, lƣu kho... Nếu để hàng hóa phải tồn kho nhiều hoặc lƣu

kho quá lâu sẽ gây thiệt hại cho hãng sản xuất, do đó cần phải giải quyết khâu

này bằng những biện pháp khác nhau:





Xác lập kênh phân phối, chọn thị trƣờng tiêu thụ







Chọn vị trí kho hàng







Thiết lập các trung tâm phân phối, trung tâm logistics







Quản lý quá trình vận chuyển...



Có một số hãng đã đạt đƣợc quy trình sản xuất “không lƣu kho” đối với

một số mặt hàng nhất định, và đã đạt đƣợc lợi nhuận cao.

Trong logistics các hoạt động mua hàng, sản xuất, phân phối và tiêu

dùng, cùng với những phế thải phát sinh trong quá trình diễn ra các hoạt động

trên sẽ gây tác động xấu ở mức độ khác nhau đến môi trƣờng. Điều này yêu

cầu phải có sự kiểm tra trong việc lựa chọn nguyên liệu, sự phù hợp trong



Trần Ngọc Diệp – A6K42B



71



Đề tài



Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ logistics tại Công ty

cổ phần Vinafco



khâu mua hàng, tính hiệu quả trong việc giao hàng và xử lý rác thải theo tinh

thần: “Tái sử dụng, cắt giảm và tái chế”.

Giai đoạn 1: Phân phối vật chất

Quản lý một cách có hệ thống các hoạt động liên quan đến nhau để đảm

bảo cung cấp sản phẩm, hàng hoá cho khách hàng một cách có hiệu quả. Bao

gồm các hoạt động nghiệp vụ sau:





Vận tải







Phân phối







Bảo quản hàng hoá







Quản lý kho bãi







Bao bì, nhãn mác, đóng gói



Giai đoạn 2: Hệ thống Logistics

Kết hợp quản lý 2 mặt trên một hệ thống: Cung ứng vật tƣ và Phân phối

sản phẩm.

Giai đoạn 3: Quản trị dây chuyển cung ứng (Supply Chain

Management)

Đây là khái niệm mang tính chiến lƣợc về quản trị chuỗi quan hệ từ

ngƣời cung cấp nguyên liệu – đến ngƣời sản xuất – đến ngƣời tiêu dùng. Khái

niệm này coi trọng việc phát triển các quan hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ

giữa ngƣời sản xuất với ngƣời cung cấp, ngƣời tiêu dùng và các bên liên

quan: các công ty vận tải, kho bãi, giao nhận và các công ty công nghệ thông

tin.

Đối với VINAFCO, sự phát triển của dịch vụ logistics có vai trò rất to

lớn trong việc giành và giữ đƣợc các khách hàng. Còn trong các doanh nghiệp

sản xuất – kinh doanh có nhu cầu ứng dụng logistics, thì các dịch vụ logistics

Trần Ngọc Diệp – A6K42B



72



Đề tài



Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ logistics tại Công ty

cổ phần Vinafco



giải quyết cả đầu ra lẫn đầu vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nhờ có

thể thay đổi các nguồn tài nguyên đầu vào hoặc tối ƣu hoá quá trình chu

chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ,… các dịch vụ logistics của

VINAFCO sẽ giúp giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Có nhiều doanh nghiệp thành công lớn nhờ có đƣợc chiến lƣợc và hoạt động

logistics đúng đắn, ngƣợc lại có không ít doanh nghiệp gặp khó khăn, thất bại

do có các quyết định sai lầm nhƣ: chọn nguồn cung cấp tài nguyên sai, chọn

sai vị trí, dự trữ không phù hợp, tổ chức vận chuyển không hiệu quả.

Bên cạnh đó, một số dịch vụ vận tải và giao nhận mà công ty có thể

cung cấp cho khách hàng, nhƣ :





Quản lý quá trình vận tải.







Phát hành chứng từ.







Quản lý đơn hàng.







Logistics ngƣợc.



Hơn nữa, để hội nhập với ngành logistics toàn thế giới, VINAFCO cần

hƣớng tới việc cung cấp dịch vụ logistics cho hàng hóa vận chuyển bằng

đƣờng hàng không, bao gồm các dịch vụ sau:





Giao nhận hàng từ kho tới kho bằng đƣờng hàng không( door to

door).







Giao nhận hàng đến các sân bay.







Khai báo hải quan.







Vận tải liên hợp hàng không-đƣờng biển qua các điểm chuyển tải

chính ở Đông Nam á, Châu á và Châu Âu.



Logistics là một hoạt động còn khá mới mẻ đối với các công ty giao

nhận Việt Nam nói chung và với VINAFCO nói riêng. Việc cung cấp dịch vụ

logistics một cách hoàn thiện đòi hỏi phải đầu tƣ mọi mặt, và đặc biệt phải có

Trần Ngọc Diệp – A6K42B



73



Đề tài



Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ logistics tại Công ty

cổ phần Vinafco



quyết tâm lớn. Các công ty khách hàng luôn kiếm cách giảm tối thiểu lƣợng

hàng lƣu kho. Suy ra những xí nghiệp đòi đƣợc giao hàng mỗi lần một số

lƣợng nhỏ nhƣng làm nhiều lần và đƣợc giao hàng đúng kỳ hạn. Do vậy,

VINAFCO cần phải hƣớng tới các tiêu chuẩn trong quá trình vận tải, đó là :





Bảo đảm tính liên tục và nhạy bén của những phƣơng tiện vận tải

và chuyển tải,







Vận dụng công nghệ vận tải đa phƣơng tiện, chủ yếu bằng

container







Giảm tối thiểu những khâu chuyển tải,







Giảm tối thiểu những khâu lƣu kho và lƣợng lƣu kho ở mỗi khâu

sản xuất,







Tăng cƣờng những dịch vụ viễn thông và xử lý giao dịch không

giấy tờ.



Tóm lại, dịch vụ vận tải, giao nhận và phân phối hàng là một trong

những mắt xích quan trọng của chuỗi logistics. Để phát triển về cả mặt dịch

vụ cũng nhƣ doanh số, VINAFCO cần chú trọng đầu tƣ hơn nữa vào những

dịch vụ trên để nâng cao khả năng đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của

khách hàng. Danh mục đầu tƣ dự kiến bao gồm một số phƣơng tiện kĩ thuật

nhằm nâng cao hiệu quả trong vận tải và kinh doanh kho bãi nhƣ hệ thống xe

nâng chạy bằng điện, hệ thống cần trục và cầu trục trong kho, xe đầu kéo và

moóc 40 feet .

1.2.



Dịch vụ kho bãi



Để phát triển dịch vụ kho bãi thì công ty cần nâng cao việc quản lý và

nâng cấp kho hàng, phát triển dịch vụ gia tăng cho hàng hóa tại kho.



Trần Ngọc Diệp – A6K42B



74



Đề tài



Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ logistics tại Công ty

cổ phần Vinafco



Trƣớc hết, VINAFCO cần quản lý kho hàng một cách hiệu quả, không

chỉ cho hoạt động của chính doanh nghiệp mà còn sử dụng hiệu quả cho việc

cho thuê kho bãi.

Quản lý kho hàng (quản lý dự trữ hàng) là một bộ phận của hoạt động

logistics nhằm quản lý việc dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và hàng

hóa trong sản xuất và lƣu thông. Mục đích của hoạt động quản lý vật tƣ,

nguyên vật liệu là đảm bảo cho sản xuất, lƣu thông đƣợc diễn ra liên tục và

hiệu quả, cân đối cung cầu và đề phòng rủi ro, bất trắc. Các công việc liên

quan đến quản lý kho hàng trong hoạt động logistics bao gồm: Thiết lập mạng

lƣới kho và chọn vị trí kho hàng (số lƣợng, quy mô); thiết kế và lắp đặt các

thiết bị kho hàng; tổ chức việc xuất nhập, lƣu kho, bảo quản hàng hóa; thực

hiện các công việc sổ sách, thống kê liên quan đến nghiệp vụ kho hàng...

Bên cạnh đó, VINAFCO cần mở rộng thêm các dịch vụ làm tăng giá trị

gia tăng tại kho, bao gồm :





Kiểm tra mã số mã vạch;







Đóng pallét;







Phân loại hàng;







Kiểm đếm và đóng hàng vào container;







Dịch vụ kho bãi gia tăng giá trị;







Điều phối hàng lƣu kho;







In nhãn và scan hàng hóa: công nghệ in nhãn hàng và scan mã

vạch trên thùng hàng carton giúp khách hàng có thể tránh đƣợc

các nhãn in ấn không chính xác hoặc in các dữ liệu mà hệ thống

không nhận dạng đƣợc. Nhờ đó khách hàng có thể yên tâm rằng

hàng hóa của mình sẽ không bị trễ tàu.



Trần Ngọc Diệp – A6K42B



75



Đề tài



Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ logistics tại Công ty

cổ phần Vinafco



Ngoài ra , việc nâng cao công tác quản lý, cung ứng vật tƣ, nguyên vật

liệu cũng hết sức quan trọng trong việc nâng cao chất lƣợng dịch vụ kho bãi.

Quản lý vật tƣ là một bộ phận của hoạt động logistics nhằm quản lý

nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc, các phụ kiện và bán thành phẩm (tất cả

những thứ mà doanh nghiệp sử dụng để tạo ra sản phẩm hàng hóa). Mục đích

của hoạt động quản lý vật tƣ, nguyên vật liệu là đảm bảo chất lƣợng sản

phẩm, đảm bảo tiết kiệm chi phí (hạ giá thành sản phẩm). Các công việc liên

quan đến quản lý vật tƣ, nguyên vật liệu: quản lý cung ứng vật tƣ (đặt quan hệ

trƣớc để mua hàng, đặt quan hệ trƣớc với các nhà cung cấp khi mà sản phẩm

còn đang trong quá trình thiết kế; thực hiện việc mua hàng và các hoạt động

của quá trình thu mua; nghiên cứu các cơ hội và thách thức của môi trƣờng

cung ứng vật tƣ; phát triển các chiến lƣợc và kế hoạch thu mua nguyên vật

liệu; cải tiến dây chuyền cung ứng.

Tóm lại, đối với dịch vụ kho bãi , công ty cần tăng cƣờng quản trị chuỗi

cung ứng, bao gồm:





Quản lý các yêu cầu xếp hàng của khách hàng (booking note).







Xin chỉ dẫn xếp hàng của khách hàng trƣớc khi xếp

hàng(shipping instrution).







Đóng hàng vào container và xếp hàng theo đúng chỉ dẫn.







Cung cấp dịch vụ kho bãi và bảo quản hàng hóa.







Cung cấp các dịch vụ gia tăng cho hàng hóa







Phát hành vận đơn(HBL-house bill of lading) hoặc chứng

từ nhận hàng(FCR-forwarder cargo receipt).







Nhận và kiểm tra chứng từ đến các bên liên quan.







Gửi chứng từ tới các bên liên quan.







Thông báo và quản lý tình hình hàng hóa của từng đơn

hàng



Trần Ngọc Diệp – A6K42B



76



Đề tài





Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ logistics tại Công ty

cổ phần Vinafco

(PO-purchase order).



1.3. Hướng phát triển các dịch vụ khác

Bên cạnh đó, công ty cần có chiến lƣợc đầu tƣ phát triển các dịch vụ

logistics nội địa; liên doanh, liên kết với các công ty logistics nƣớc ngoài.

Thực hiện chiến lƣợc này với mục tiêu là dựa vào khách hàng Logistics

của công ty nƣớc ngoài, cung cấp toàn bộ dịch vụ Logistics nội địa (khắc

phục đƣợc tình trạng bẻ gãy chuỗi logistics); tiếp thu công nghệ kỹ thuật,

trình độ quản lý Logistics, kinh nghiệm,… khi đủ lớn mạnh về thế và lực có

thể vƣơn ra cung cấp Logistics toàn cầu.

Chiến lƣợc thực hiện qua hai giai đoạn:

-



Giai đoạn 1: Liên doanh, liên kết với các công ty Logistics nƣớc

ngoài để chuyển giao công nghệ, tích lũy kinh nghiệm, tích lũy

vốn.



-



Giai đoạn 2: Phát triển các dịch vụ logistics của mình một cách

độc lập.



Bên cạnh đó, xây dựng các trung tâm phân phối hàng hóa hiện đại cũng

là một hƣớng phát triển tốt. Trung tâm phân phối này bao gồm các nhiệm vụ

sau :

- Đa dạng các dịch vụ giá trị gia tăng trong hoạt động kho CFS và kho

ngoại quan.

- Xây dựng các trung tâm phân phối (DC – Distribution Center) của

riêng các công ty giao nhận, hoặc những trung tâm phân phối, kho đa năng

(Cross – docking) hiện đại để kinh doanh cho thuê.



Trần Ngọc Diệp – A6K42B



77



Đề tài



Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ logistics tại Công ty

cổ phần Vinafco



- Hƣớng tới việc xây dựng các trung tâm phân phối và kho đa năng của

VN tại thị trƣờng nƣớc ngoài.

2. Đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp

Đối với bất cứ doanh nghiệp dịch vụ nào, nguồn nhân lực cũng chính là

yếu tố quyết định sự thành công. Trong những năm gần đây, ngành dịch vụ

logistic tại Việt Nam đã và đang phát triển rất nhanh chóng, từ một vài doanh

nghiệp giao nhận quốc doanh của đầu thập niên 90, đến nay hàng trăm công

ty đƣợc thành lập và hoạt động trên cả nƣớc. Để phát triển và nâng cao tính

cạnh tranh của mình, công ty cần tập trung cho việc đào tạo nguồn nhân lực

chuyên nghiệp, đáp ứng đƣợc sự phát triển của dịch vụ logistics cũng nhƣ yêu

cầu ngày càng khắt khe của khách hàng.

Việc đầu tiên công ty có thể làm ngay là cử nhân viên tham gia các

trƣơng trình đào tạo của Hiệp hội giao nhận vận tải Việt Nam- VIFFAS đã và

đang kết hợp với các Hiệp hội giao nhận các nƣớc Asean, các chƣơng trình

của Bộ Giao thông Vận tải, tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ giao nhận,

gom hàng đƣờng biển, cùng với Trƣờng cao đẳng Hải quan mở lớp đào tạo về

đại lý khai quan, cấp bằng chứng chỉ cho các hội viên trong thời gian qua.

Về giao nhận hàng không, Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế- IATA

thông qua Việt Nam Airlines đã tổ chức đƣợc một số lớp học nghiệp vụ và tổ

chức thi cấp bằng IATA có giá trị quốc tế. Nếu tham gia các chƣơng trình học

và có đƣợc chứng chỉ của IATA thì việc cung cấp dịch vụ của VINAFCO sẽ

chuyên nghiệp hơn với những nhân viên có trình độ cao.

Bên cạnh đó, công ty có thể tìm kiếm các nguồn tài trợ trong nƣớc và

quốc tế cho các chƣơng trình đào tạo ngắn hạn trong và ngoài nƣớc. Phối hợp

và tranh thủ hợp tác với các tổ chức FIATA, IATA và các tổ chức phi chính

phủ khác để có nguồn kinh phí đào tạo thƣờng xuyên hơn. Mặt khác, các

Trần Ngọc Diệp – A6K42B



78



Đề tài



Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ logistics tại Công ty

cổ phần Vinafco



doanh nghiệp cũng cần phải kết hợp chặt chẽ với Hiệp hội, thông báo với hiệp

hội nhu cầu đào tạo nhân lực của mình để hiệp hội có hƣớng giải quyết.

Tóm lại, nhất thiết công ty cần đầu tƣ để đào tạo, đào tạo lại, nâng cao

năng lực của nhân viên và thu hút nhân tài từ xã hội. Phát triển nguồn nhân

lực có trình độ và chuyên môn cao là nhân tố quan trọng quyết định sự sống

còn và thành công trong hoạt động Logistics – một hoạt động mang tính chất

toàn cầu.



3. Tăng cƣờng hoạt động marketing

Nâng cao công tác dịch vụ khách hàng

Trƣớc hết, để có một dịch vụ tốt thì công ty cần nâng cao công tác dịch

vụ khách hàng. Công tác dịch vụ khách hàng là những hoạt động cụ thể của

doanh nghiệp nhằm giải quyết các đơn đặt hàng của khách hàng. Mục đích

của hoạt động dịch vụ khách hàng là tạo cho quá trình mua bán, trao đổi đƣợc

thông suốt và đạt đƣợc kết quả của quá trình này là làm tăng giá trị sản phẩm

trao đổi. Các công việc liên quan đến dịch vụ khách hàng là: tìm hiểu thị

trƣờng, xác định nhu cầu thị trƣờng; xây dựng mục tiêu và kế hoạch dịch vụ

khách hàng; giới thiệu và cung cấp dịch vụ khách hàng, xử lý tình huống, duy

trì uy tín với khách hàng; lắp đặt, bảo hành, sửa chữa và các dịch vụ khác;

theo dõi sản phẩm.

Xây dựng chiến lƣợc khách hàng nhằm gia tăng thị phần của công ty

trên thị trƣờng.

Nhằm tạo đƣợc nguồn hàng vận chuyển ổn định; xây dựng đƣợc mối

quan hệ chặt chẽ với khách hàng để có điều kiện thuận lợi trong việc thiết kế

Trần Ngọc Diệp – A6K42B



79



Đề tài



Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ logistics tại Công ty

cổ phần Vinafco



chuỗi logistics và giảm chi phí cho khách hàng, tăng lợi nhuận cho công ty

Logistics.

Bƣớc 1: Lựa chọn khách hàng mục tiêu. Không chỉ tập trung vào

những khách hàng lớn nhƣ Honda, ICI..mà còn chọn lọc một số khách hàng là

doanh nghiệp vừa và nhỏ để có thể khai thác tối đa năng lực cung cấp dịch vụ

của công ty.

Bƣớc 2: Xây dựng mối liên kết chặt chẽ giữa công ty và khách

hàng. Phát triển dịch vụ Chăm sóc khách hàng - Customer Care .

Chăm sóc khách hàng luôn luôn là một yêu cầu cần thiết trong công

việc kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và VINAFCO nói riêng.

Khách hàng ngày nay - theo cách nói của các nhà kinh doanh - không phải là

một “đám đông màu xám”, mà họ là những con ngƣời đầy đòi hỏi, muốn

đuợc đối xử nhã nhặn, đƣợc tôn trọng và đƣợc nghe những lời cảm ơn chân

thành. Những điều mà khách hàng cần hỏi khi mua sản phẩm dịch vụ là rất

nhiều và gần nhƣ vô tận. Họ không chỉ mong đựơc đem lại những dịch vụ giá

trị gia tăng từ doanh nghiệp, mà còn quan tâm đến việc họ có thể liên hệ đƣợc

với công ty dễ dàng hay không, liệu các sự cố họ gặp phải có đƣợc giải quyết

một cách nhanh chóng,… Không chỉ vậy, đối với khách hàng, họ còn đánh

giá một dịch vụ tốt theo cách đối xử của nhân viên bởi cung cách phục vụ của

nhân viên sẽ phản ánh một phần chất lƣợng dịch vụ chăm sóc khách hàng của

doanh nghiệp. Tất cả những yếu tố này sẽ ảnh hƣởng đến cảm xúc của khách

hàng: vui hay buồn, hài lòng hay thất vọng,… Và doanh nghiệp nên nhớ rằng

cảm xúc đóng vai trò quan trọng trong quyết định mua hàng.

Vì vậy, hệ thống chăm sóc khách hàng dựa trên thiết bị công nghệ hiện

đại, theo một quy trình tận tình, chuyên nghiệp đang ngày càng trở nên quan

trọng và cần thiết với các nhà kinh doanh.

Trần Ngọc Diệp – A6K42B



80



Đề tài



Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ logistics tại Công ty

cổ phần Vinafco



Bên cạnh đó, dịch vụ chăm sóc khách hàng phải là một "sản phẩm" trọn

vẹn, tổng hợp. Công ty cần phải kết hợp hoạt động giữa các bộ phận trong

công ty, từ bộ phận R&D, marketing, bán hàng cho đến bộ phận chăm sóc

khách hàng nhằm xây dựng các chiến phù hợp. Dịch vụ chăm sóc khách hàng

tốt thể hiện sự nhất quán trong hoạt động của một công ty, nhờ vậy mà khách

hàng không phải mất nhiều thời gian chờ đợi hay mất công đi gặp hết bộ phận

này đến bộ phận khác khi có vấn đề cần giải quyết.

Bƣớc 3: Thiết kế hoạt động logistics phù hợp với yêu cầu của từng

khách hàng/ nhóm khách hàng riêng biệt.

4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động logistics

Muốn quản trị logistics thành công thì trƣớc hết phải quản lý đƣợc hệ

thống thông tin rất phức tạp trong quá trình này. Việc nâng cấp hệ thống

thông tin hiện tại trong công ty nên chia làm hai giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ (Intranet), hệ

thống thông tin trong từng bộ phận chức năng (Logistics, kỹ thuật, kế toán,

marketing,…), hệ thống thông tin ở từng khâu trong dây chuyền cung ứng

(kho tàng, bến bãi, vận tải,…) và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức, bộ

phận, công đoạn nêu trên. áp dụng tin học hoá trong các hoạt động của công

ty, lắp đặt các phầm mềm phục vụ cho hoạt động của công ty, chuẩn hóa các

cơ sở dữ liệu… tạo cơ sở nền tảng trong hệ thống thông tin Logistics.

- Giai đoạn 2: Kết nối hệ thống thông tin nội bộ với bên ngoài theo

hai phƣơng thức:

Phƣơng thức 1: Sử dụng Internet. Đây là một xu hƣớng mà các

công ty Logistics trên thế giới đang hƣớng tới nhƣ là một công cụ

không thể thiếu trong hoạt động Logistics.

Trần Ngọc Diệp – A6K42B



81